Como definir prazos realistas em tempos imprevisíveis
Manter todos alinhados: Cronogramas claros ajudam a alinhar os esforços da equipa e a manter o fluxo de trabalho, evitando atrasos que podem perturbar o seu projeto e outros projetos relacionados na sua organização.
O efeito dominó dos atrasos: Um único atraso pode repercutir-se nos projetos e perturbar os seus cronogramas cuidadosamente planeados. Por isso, é importante incorporar flexibilidade e margens de segurança no seu plano, para ter espaço adicional caso seja necessário.
As ferramentas não são varinhas mágicas: O software pode ser uma grande ajuda no planeamento de prazos realistas, mas continuará a precisar de intervir para resolver problemas relacionados com os prazos, definir expectativas realistas e manter uma supervisão consistente.
Se a pergunta "quando poderemos lançar?" o faz sentir-se como um veado encandeado pelos faróis, é provável que esteja a ter dificuldade em definir (e cumprir) prazos realistas.
Com o número de sistemas de gestão de tarefas e ferramentas de gestão de projetos existentes, poderá pensar que tudo o que tem de fazer é carregar o seu plano de projeto, atribuir o trabalho e os prazos, e deixar a equipa fazer o seu trabalho (e, se for um gestor de projetos experiente, provavelmente acabou de se rir).
Eis por que razão é importante definir prazos realistas e como fazê-lo corretamente, para poder entregar projetos dentro do prazo e manter os seus clientes e partes interessadas satisfeitos.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Porque é importante definir prazos realistas?
Definir prazos é essencial para o sucesso de um projeto por muitos motivos, entre os quais cumprir os compromissos e não falhar prazos.
- Num contexto de agência, os projetos são vendidos com base na capacidade projetada da equipa. Adiar as coisas um ou dois dias, aqui e ali, normalmente não tem um efeito negativo a longo prazo, mas prolongar os prazos por semanas ou meses pode prejudicar os calendários de outros trabalhos que dependem desses membros da equipa.
- Isto não é muito diferente do trabalho de projetos interno. Imagine que está a gerir o lançamento de um novo site. Diz à equipa de comunicação que o site ficará disponível três meses depois da sua reunião de lançamento. Depois, um dos intervenientes acrescenta algumas funcionalidades novas um mês depois do início. Agora, está a considerar cinco ou seis meses até ao lançamento. Precisa de reafetar recursos para acomodar a nova data de conclusão.
Estes exemplos ilustram como a ausência de prazos definidos pode devastar as equipas de projeto e toda a organização, mas também poderá encontrar-se numa situação em que um prazo de projeto irrealista é imposto à equipa por um cliente ou parte interessada.
Como definir prazos realistas: a versão dos manuais
Se frequentou alguma formação em gestão de projetos, provavelmente passou bastante tempo a aprender a estimar prazos realistas para as tarefas. Isto pode ser feito através de uma técnica de estimativa descendente, de uma técnica de estimativa ascendente ou de um processo de estimativa por analogia.
Por exemplo, digamos que está a estimar o tempo necessário para conceber a página inicial de um novo site. Se já utilizou um registador de tempo, sabe que, no passado, o seu designer demorou:
- 6 horas a criar um modelo do design inicial
- 1 hora para a equipa interna o rever (designer, programador, gestor de projetos, diretor criativo)
- 1 hora para o apresentar a um cliente ou às partes interessadas
- 2 horas para fazer revisões
- 1 hora para a revisão interna
- 1 hora para uma nova revisão com o cliente
- 2 horas para finalizar o design e preparar os ficheiros para o desenvolvimento
- 1 hora para a transferência entre o design e o desenvolvimento
Quantos dias deve estimar para este processo nas suas instruções de planeamento do projeto? Digamos que decide por duas semanas com base nos seus dados atuais. Como fica? Divida as tarefas do projeto da seguinte forma:
Semana 1
- Segunda-feira/terça-feira: criar o modelo do design inicial
- Quarta-feira: revisão interna
- Quinta-feira: revisão pelo cliente ou pelas partes interessadas
- Sexta-feira: comentários do cliente ou das partes interessadas
Semana 2
- Segunda-feira: revisões
- Terça-feira: revisão interna
- Quarta-feira: revisão pelo cliente ou pelas partes interessadas
- Quinta-feira: comentários do cliente ou das partes interessadas
- Sexta-feira: revisões finais, preparação dos ficheiros e transferência para a equipa de desenvolvimento
Se o prazo acima parecer demasiado ambicioso, pode acrescentar uma margem ao calendário e prolongá-lo para duas semanas e meia ou três semanas. Isto é útil em situações em que sabe que as partes interessadas terão muitos comentários e que o seu designer não conseguirá concluir as revisões num prazo tão apertado.
Embora não pareça haver demasiadas horas para cumprir nesse prazo, poderá querer acrescentar proativamente algum tempo de reserva, para que o trabalho não se prolongue e perturbe todo o seu calendário.
Como definir prazos realistas: a versão do mundo real
Está na altura de uma dose saudável de realidade. Tem de aprender a ler nas entrelinhas quando gere um projeto bem-sucedido com prazos realistas.
Considere o cenário descrito acima — precisa de ter em conta as pessoas que realizam o trabalho. Se tiver um designer que adia tarefas ou que não possui competências de gestão de prazos, crie um sentido de urgência para que o trabalho seja concluído. Quanto mais souber sobre os hábitos da sua equipa, mais fácil será definir prazos realistas.
Outro aspeto essencial são os elementos desconhecidos ou fatores X. Estes ficam fora do âmbito do planeamento ou da estimativa típicos de um projeto, mas podem ter um impacto profundo no calendário e na sua capacidade de definir prazos realistas.
Pense nisto: quando lhe pedem para definir um calendário do projeto, tarefas e datas de conclusão no arranque do projeto, pode não saber muito sobre os detalhes do projeto e as partes interessadas envolvidas. À medida que o projeto avança, conseguirá definir prazos de trabalho realistas para o projeto com muito mais precisão.
Exemplos de elementos desconhecidos ou fatores X que podem afetar os prazos e os calendários dos projetos incluem:
- Novas partes interessadas que entram num projeto à última hora
- Condições meteorológicas extremas e pandemias globais
- Despedimentos em massa ou reduções de pessoal
- Novas tecnologias ou descontinuação da tecnologia atual para integrações ou dependências
Como saber que está na altura de alterar um prazo
Se precisar de alterar um prazo, seja proativo. Por exemplo, se estiver a trabalhar num sítio Web e este estiver programado para ser lançado num dia específico que coincide com outras atividades de marketing (um comunicado de imprensa, cobertura mediática planeada ou o lançamento de uma campanha), estas atividades têm de acontecer pela ordem correta.
Neste cenário, o sítio Web deve ser lançado alguns dias antes do início da campanha de marketing. Dessa forma, haverá tempo para resolver quaisquer problemas finais ou corrigir eventuais erros. Mas todos sabemos como as coisas acontecem: um início tardio ou aprovações atrasadas ao longo do processo podem obrigar-nos a apertar bastante os prazos.
Se parecer que o projeto está muito atrasado e a data de lançamento se estiver a aproximar, provavelmente será boa ideia coordenar-se com as partes interessadas para acelerar o trabalho, dar prioridade ao que é necessário para o dia do lançamento ou alterar o prazo.
Faça verificações frequentes para avaliar o estado da equipa e acompanhar o progresso do projeto.
Como saber se deve pressionar a equipa para cumprir os prazos ou começar a reorganizar as coisas? Existem alguns sinais subtis (e outros nem tanto) de que está na altura de fazer a gestão dos prazos do projeto e realinhar o seu calendário com prazos mais realistas. Estes incluem:
- O trabalho está bloqueado porque as tarefas dependentes não estão concluídas
- O âmbito do projeto foi alterado e o calendário nunca teve em conta trabalho adicional
- A equipa começa a sentir-se sob pressão
- Existem riscos acrescidos associados à execução apressada das tarefas
- Foram identificados requisitos adicionais
- Foram revelados erros significativos ou problemas de qualidade
Se ainda não tiver a certeza de que um prazo relacionado com o tempo precisa de ser ajustado, crie um plano de contingência com os membros da sua equipa. Peça-lhes que tentem cumprir o prazo original, mas estabeleça um ponto de verificação (bem antes do prazo efetivo) para avaliar o progresso e tomar a decisão final.
Dessa forma, permite que a equipa conclua o trabalho o mais rapidamente possível, mas continua a proporcionar uma rede de segurança caso seja necessária.
E agora?
Saiba mais sobre como definir prazos realistas consultando as nossas ofertas de cursos na DPM School.
