Como Ajudar Membros da Equipa com Esgotamento: 6 Formas
Reconheça Cedo os Sinais de Esgotamento: Detetar precocemente o esgotamento, identificando sintomas como a diminuição da produtividade, o desinteresse e a redução da qualidade do trabalho, facilita a reversão da situação.
Pratique a Empatia com a Sua Equipa: Compreender e validar os sentimentos da sua equipa e promover conversas abertas ajudá-la-á a ultrapassar o esgotamento (e poderá evitar que este ocorra em primeiro lugar).
Acompanhe de Perto as Cargas de Trabalho: Verifique regularmente as tarefas atribuídas a cada pessoa, realize reuniões individuais frequentes para discutir prioridades e utilize software de gestão de projetos para equilibrar e redistribuir as tarefas conforme necessário.
Esteja Aberto ao Feedback: Crie um ambiente onde os membros da equipa se sintam à vontade para expressar as suas opiniões, pratique a escuta ativa quando partilharem preocupações e implemente mudanças conforme necessário para manter a equipa envolvida e motivada.
É normal sentir stress enquanto se trabalha num projeto. O stress e a adrenalina que este gera podem ajudar a impulsionar uma equipa de projeto a cumprir uma data de entrega ou um prazo.
No entanto, o que acontece quando os fatores de stress se tornam excessivos e começam a afetar negativamente o projeto? O que acontece quando a equipa está tão stressada que entra em esgotamento? Este artigo irá destacar alguns dos sinais de alerta que permitem identificar o esgotamento e o que pode fazer para ajudar uma equipa a evitá-lo.
Sinais de esgotamento nos membros da sua equipa
O esgotamento na sua equipa pode ser subtil no início, mas torna-se mais evidente com o tempo. Pode afetar não só a vida profissional da sua equipa, mas também a sua vida pessoal.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Para além das implicações do esgotamento na saúde física e mental, este também pode levar a problemas de recrutamento e retenção, com elevadas taxas de rotatividade na organização.
Para evitar uma situação em que o esgotamento se agrava ao ponto de prejudicar a sua equipa (física, mental e emocionalmente), eis alguns sinais comuns a que deve estar atento.
1. Diminuição da produtividade
Se uma equipa estiver a sofrer de esgotamento, isso irá refletir-se nos resultados do seu trabalho. Estes sinais incluem:
- Redução dos resultados e da eficiência
- As tarefas demoram mais tempo a ser concluídas do que seria suposto
- Aumento dos enganos ou erros
Se notar que uma equipa está subitamente a ter um desempenho inferior e não existem outros problemas (como limitações de tempo, custos e âmbito), então a equipa pode estar a sofrer de esgotamento.
2. Diminuição do envolvimento
Embora ninguém consiga estar totalmente concentrado 100% do tempo, de um modo geral, a maioria das equipas de projeto estará envolvida no projeto e demonstrará interesse nas atividades do projeto.
No entanto, se a equipa estiver a sofrer de esgotamento, poderá observar uma diminuição do envolvimento entre os seus membros, que se manifesta da seguinte forma:
- Falta de interesse nas reuniões ou discussões da equipa
- Afastamento das interações sociais com os membros da equipa
- Menor iniciativa ou relutância em assumir novas tarefas
- Absentismo ou ausências não planeadas do trabalho
Se o envolvimento dos colaboradores na equipa era excelente, mas de repente notar que a equipa já não demonstra o mesmo interesse, o esgotamento profissional pode ser a razão.
3. Exaustão física e emocional
O esgotamento pode assumir muitas formas, incluindo exaustão física, mental e emocional. Se observar alguma das situações seguintes, a equipa pode estar a sofrer de esgotamento:
- Fadiga ou stress visíveis nos membros da equipa
- Queixas de problemas de sono ou de saúde física
- Explosões emocionais ou irritabilidade fora do habitual
Se observar algum destes sinais na sua equipa, ou notar uma alteração no bem-estar emocional de um dos seus membros, isso poderá indicar esgotamento.
4. Redução da qualidade do trabalho
É provável que a sua equipa de projeto seja constituída pelas melhores e mais brilhantes pessoas — altamente competentes e capazes no seu trabalho.
Por isso, quando notar uma alteração significativa na qualidade do trabalho, poderá querer considerar se o esgotamento é um sintoma dos seguintes fatores:
- Uma diminuição notória do padrão de qualidade do trabalho entregue
- Prazos não cumpridos ou trabalho feito à pressa
Ninguém quer entregar deliberadamente um trabalho de má qualidade, mas se existirem outros fatores a afetar a equipa (como o esgotamento), isso poderá contribuir para uma qualidade geral deficiente.
5. Isolamento
Independentemente de a sua equipa utilizar uma estrutura de entrega de projetos ágil ou em cascata, a comunicação, o envolvimento dos colaboradores e a colaboração são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto.
Se a afirmação abaixo descrever o estado da colaboração na equipa, o esgotamento poderá estar a contribuir para esta falta de comunicação e colaboração:
- Membros da equipa a trabalhar isoladamente em vez de colaborarem
- Falta de comunicação aberta
- Menor capacidade de resposta
Se os membros da equipa estiverem a sofrer de esgotamento profissional, poderão apresentar sinais de isolamento.
Como ajudar os membros da equipa com esgotamento profissional
Eis seis passos para ajudar os membros da sua equipa ou os seus colaboradores que sofrem de esgotamento profissional.
1. Leve a situação a sério
O esgotamento profissional e o stress são reais. A saúde mental dos colaboradores é tão importante como cumprir o prazo de um projeto ou concretizar uma venda. De acordo com a Deloitte, no Canadá, os problemas de saúde mental representam, em média, 30 a 40 por cento dos pedidos de incapacidade temporária (STD) e 30 por cento dos pedidos de incapacidade prolongada (LTD).
Esta é uma realidade que tem impacto na sua organização. Embora possa não ser algo que consiga observar fisicamente na sua equipa, o esgotamento profissional e o stress a ele associado podem ser mentais e emocionais.
Ignorar ou desvalorizar sinais de stress e fadiga pode ser perigoso para a sua equipa. Os membros da equipa que normalmente são enérgicos parecem apáticos ultimamente? Existe falta de entusiasmo entre a equipa? Pode ajudar levando a sério a situação e quaisquer sinais, como alterações nos comportamentos ou hábitos, e não os ignorando.
2. Aborde-os com empatia
É importante que os membros da equipa sintam que têm um líder que compreende aquilo por que estão a passar. Ter empatia e compreender a posição dos outros é importante para ajudar os membros da equipa a lidar com o esgotamento profissional.
Tente compreender como se poderia sentir no lugar deles (assustado, ansioso, frustrado) e como seria passar por um esgotamento profissional. Ter empatia contribuirá para uma cultura em que os membros da equipa possam discutir abertamente o esgotamento profissional com os seus líderes e em que possam ser desenvolvidas soluções.
3. Identifique a causa
Compreender quais são as causas do esgotamento profissional pode ser muito útil para ajudar os membros da equipa a lidar com o problema. As causas podem incluir:
- Prazos de projeto irrealistas e uma carga de trabalho pesada
- Recursos de projeto inadequados (frequentemente, recursos insuficientes)
- Âmbito e requisitos pouco claros por parte dos clientes
- Conflitos dentro da equipa
Ao procurar resolver e prevenir o esgotamento profissional dos colaboradores dentro da equipa, é importante concentrar-se na causa principal do problema e não nos sintomas.
4. Monitorize atentamente as cargas de trabalho
Uma das formas de ajudar a resolver o esgotamento profissional é garantir que a carga de trabalho da sua equipa está equilibrada e que os membros da equipa não são sujeitos a cargas de trabalho excessivas.
Uma das formas de o fazer é utilizar uma ferramenta de software de gestão de projetos que ajude no agendamento e no planeamento de recursos.
Uma gestão adequada dos recursos pode ajudar a garantir que os membros da equipa ou os recursos não ficam sobrecarregados nem são subutilizados.
Além disso, realizar algum tipo de reunião regular de acompanhamento com a sua equipa (ou uma reunião diária breve, se a sua equipa utilizar métodos ágeis) pode ajudá-lo a monitorizar a carga de trabalho da equipa, dando a conhecer as tarefas e limitações de todos.
5. Crie uma cultura de equipa que promova o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal
Para ajudar a prevenir o esgotamento profissional na equipa, os líderes devem procurar criar uma cultura que promova o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Os prazos são importantes, mas o bem-estar, a saúde e a segurança dos colaboradores também o são. Esta é uma mensagem que não deve ser apenas comunicada pela liderança de uma organização, mas também posta em prática.
Uma forma de o fazer é estabelecer um conjunto de horas de trabalho essenciais e horários de trabalho flexíveis nos quais os membros da equipa possam colaborar. Isto permite que os membros da equipa tenham flexibilidade durante o dia para organizarem o trabalho como entenderem ou agendarem atividades como consultas pessoais.
Da mesma forma, os líderes devem procurar planear atividades que promovam um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal. Eventos sociais, como piqueniques ao ar livre ou outras atividades de convívio, podem ajudar a prevenir o esgotamento profissional.
Da mesma forma, as organizações podem incentivar os membros da equipa a usufruírem de PTO e a «desligarem-se» do escritório sem receio de que o seu desempenho seja prejudicado. Muitas organizações disponibilizam recursos e apoio sob a forma de benefícios de saúde e bem-estar, como programas de assistência aos colaboradores (EAPs).
Os empregadores também podem disponibilizar serviços e outros benefícios que promovam a saúde e o bem-estar, como acesso a aconselhamento ou reembolso de atividades físicas (e incentivar ativamente a equipa a utilizá-los).
Se não tiver a certeza sobre os benefícios disponíveis para os colaboradores que ajudam a evitar o esgotamento, consulte os seus colegas dos recursos humanos.
6. Esteja aberto às opiniões
Para evitar e combater o esgotamento, os líderes devem estar abertos a receber opiniões honestas da sua equipa. Devem estar dispostos a ouvir, sem julgamentos, as causas e os sintomas do esgotamento que a equipa possa estar a sentir, e empenhar-se em tomar medidas para os resolver.
Isto não só criará uma cultura em que as pessoas se sentem à vontade para comunicar com os seus líderes, como também poderá criar uma cultura que apoia o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
Da mesma forma, se os colaboradores tiverem opiniões sobre questões como o stresse no local de trabalho e outras experiências dos colaboradores que possam contribuir para o esgotamento, devem sentir-se à vontade para discutir o assunto com a liderança.
Erros a evitar
Não entre em pânico! O facto de a sua equipa poder estar a apresentar alguns dos sinais de esgotamento não significa que o seu mundo esteja prestes a desabar. Evitar o esgotamento na sua equipa exige uma abordagem proativa e consciente. Eis alguns erros comuns a evitar:
1. Ignorar os primeiros sinais de alerta
Ignorar ou desvalorizar os sinais de stresse e fadiga em si próprio é prejudicial e também pode ser perigoso ignorar esses sinais nos outros. Preste atenção aos sinais de esgotamento mencionados anteriormente neste artigo e tome medidas para os resolver.
Uma forma simples de o fazer é realizar reuniões regulares de acompanhamento com a sua equipa (quer sejam realizadas a nível de grupo, quer individualmente com os membros da equipa). Fale com as suas pessoas e pergunte-lhes sobre os seus níveis de stresse e quaisquer preocupações ou problemas que possam ter com a cultura do local de trabalho.
Esteja disponível para ouvir! Isto é especialmente importante se a sua empresa tem crescido rapidamente—o esgotamento está frequentemente associado a um crescimento rápido e à mudança numa organização.
2. Não gerir a carga de trabalho
Sobrecarregar os membros da equipa com demasiadas tarefas ou prazos irrealistas geralmente não é benéfico para os projetos, pois pode levar ao esgotamento, à rotatividade dos colaboradores e a problemas de retenção na organização. Para ajudar a evitar o esgotamento, procure equilibrar a distribuição do trabalho e agendar os recursos de forma equilibrada em toda a equipa.
Da mesma forma, é importante que todos compreendam que trabalho está incluído e não incluído no âmbito do projeto, de modo a ajudar a gerir a carga de trabalho. A falta de clareza relativamente às prioridades e ao âmbito pode levar a confusão e excesso de trabalho.
3. Negligenciar o tempo de descanso
Todos os projetos têm um calendário com uma data de início e uma data de conclusão. A pressão para cumprir essa data de conclusão dentro do prazo pode ser stressante para uma equipa de projeto. Pode ser muito fácil os membros da equipa não tirarem ou adiarem o tempo de descanso do trabalho por PTO, ou até evitarem fazer pausas durante o dia de trabalho.
Os gestores de projeto devem incentivar uma cultura de atenção plena, em que fazer pausas ou tirar férias seja encorajado. Qualquer ausência planeada do trabalho (feriados, PTO e outras ausências, como dias dedicados à saúde mental ou ao autocuidado) deve ser contabilizada no planeamento do projeto geral.
Isto ajudará a fazer com que os membros da equipa sintam que podem realmente tirar este tempo de descanso e desligar-se. Se tirar tempo de descanso do trabalho for ignorado ou malvisto e os limites entre a vida profissional e pessoal não forem respeitados, práticas como trabalhar fora do horário ou não tirar férias podem tornar-se a norma, o que pode causar esgotamento ou agravá-lo.
4. Maus exemplos por parte da liderança
Enquanto gestor de projeto, juntamente com os outros líderes da organização, desempenha um papel na prevenção do esgotamento da equipa ao dar o exemplo certo. Quando os líderes trabalham horas excessivamente longas ou não fazem pausas, estão a dar um exemplo pouco saudável.
Não dar o exemplo de uma abordagem equilibrada ao trabalho e à vida pessoal é um erro que deve evitar.
Não deixe tudo desabar
Agora que está preparado para reconhecer os primeiros sinais de alerta do esgotamento e evitá-lo na sua equipa, fale com os membros da sua equipa e veja como estão. Nunca é tarde demais para organizar uma pausa para café da equipa ou um encontro para um jogo de perguntas.
Quer estabelecer contacto com outros gestores de projetos digitais para partilhar recursos e boas práticas? Junte-se à nossa comunidade de membros e obtenha acesso a mais de 100 modelos, amostras e exemplos, e estabeleça contacto com centenas de outros gestores de projetos digitais no Slack.
