7 dicas e truques de especialistas para gerir projetos no Jira
Quer se adore ou deteste, o Jira é omnipresente nas equipas de desenvolvimento de software e de TI. Independentemente do ponto do espectro de sentimentos em que se encontre relativamente ao Jira, utilizar as suas funcionalidades e capacidades a seu favor irá, pelo menos, facilitar-lhe a vida (embora não possa garantir que isso mudará os seus sentimentos).
Para esse efeito, apresentamos sete dicas e truques do Jira que lhe pouparão tempo, acelerarão os seus fluxos de trabalho e facilitarão a gestão de projetos.
Truques e dicas do Jira
Embora a interface de utilizador do Jira Software possa, reconhecidamente, estar um pouco desatualizada, é uma ferramenta poderosa. Estes truques simples (muitos deles provenientes da nossa comunidade de profissionais de gestão de projetos) proporcionarão algumas soluções alternativas e sistemas para navegar um pouco mais depressa.
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1. Configure painéis personalizados para monitorizar a saúde do projeto
Esta dica vem de Ryan Gilbreath, gestor de projetos digitais na Mobelux e membro da comunidade DPM.
Desenvolver um painel de controlo da saúde do projeto… revelou-se extremamente benéfico tanto para mim como para as partes interessadas internas e externas. Este painel inclui métricas como a velocidade da equipa em comparação com a individual, a saúde do sprint, datas importantes, riscos e muito mais.
A gestão das partes interessadas é uma parte crucial do trabalho de um gestor de projetos. Os gestores de projetos devem pensar em como tornar a informação do projeto tão fácil de encontrar e compreender quanto possível e, como afirma Gilbreath, em como demonstrar da melhor forma o valor que a equipa está a trazer para o projeto.
Enviar uma simples ligação para um quadro do Jira pode não transmitir eficazmente este valor. Apresentar uma visão geral de alto nível às partes interessadas pode ter um impacto mais significativo.
Aqui está um exemplo de um painel de controlo de gestão de projetos; é provável que o seu tenha um aspeto um pouco diferente, uma vez que dependerá das métricas que escolher acompanhar.
2. Faça com que a funcionalidade de lançamentos trabalhe a seu favor
Julia Kozlov, gestora de projetos digitais e membro da DPM, e a sua equipa utilizam a funcionalidade de lançamentos do Jira como um ponto central para acompanhar e elaborar relatórios sobre o trabalho realizado num projeto.
Permite-nos gerir lançamentos de funcionalidades, bem como correções urgentes para trabalhos rápidos que precisam de ser disponibilizados. A partir da funcionalidade de lançamentos, também consigo exportar rapidamente relatórios/resumos do trabalho que realizámos durante o mês, que posso enviar por e-mail aos nossos clientes.
É também uma excelente ferramenta de definição de prioridades e uma forma de acompanhar a velocidade da equipa, especialmente se estiver a utilizar a gestão ágil de projetos ou o Scrum.
Utilizo ativamente [isto] tanto com os meus clientes como com a minha equipa de desenvolvimento para [focar] as prioridades e [manter] uma velocidade sólida…
Eis o aspeto da ferramenta de lançamentos.
3. Etiquetas
Esta é simples, mas igualmente poderosa. O truque preferido de Sarah M. Hoban, Diretora Sénior do Gabinete de Gestão de Programas da Aura, para o Jira é utilizar etiquetas.
Quando a hierarquia de épicos, histórias e tarefas não é suficiente e já tem demasiadas relações entre elementos principais e secundários para conseguir mantê-las sob controlo, as etiquetas são as suas melhores amigas. Pode utilizá-las para categorizar e classificar qualquer atributo que desejar. Manter a sua equipa satisfeita sem complicar excessivamente a estrutura dos seus tíquetes? É uma situação vantajosa para todos!
Eis o aspeto que isto pode ter, assim que tiver um sistema robusto implementado.
4. Atalhos de teclado
Eis outra dica simples, mas eficaz, que nos chega de Tom Jauncey, fundador da Nautilus Marketing.
…Utilizar atalhos de teclado! Digamos que, ao premir a tecla do ponto (“.”), pode aceder diretamente ao menu de ações rápidas. Isto…permite-me navegar rapidamente por várias secções, sem sair do [ecrã] atual. Este truque poupa-me imenso tempo enquanto giro várias tarefas em simultâneo.
Pode decidir ativar ou desativar os atalhos no seu espaço através de um simples botão de alternância.
5. Codificação por cores
Geoffrey Bourne, cofundador da Ayrshare, explica o valor de utilizar cores nos tíquetes quando se trata de definir prioridades e garantir visibilidade.
Pode parecer básico, mas a utilização de cores simplifica e acelera os nossos processos. Atribuir uma cor a cada nível de prioridade significa que a nossa equipa consegue ver imediatamente o que é prioritário. Uma verificação visual rápida é muito mais eficaz do que analisar a situação em maior profundidade.
Mais uma vez, isto é bastante simples, mas ter uma indicação visual que assinala o nível de prioridade ou o estado de um item permite-lhe, a si e à sua equipa, compreender rapidamente o que está a acontecer com esse item, em vez de serem obrigados a perder mais tempo a analisá-lo em maior profundidade.
6. Ligue os tickets entre si
Encontrar e acompanhar facilmente tickets específicos em todo o seu projeto garante que consegue ver quais os responsáveis ou membros da equipa que estão a trabalhar em cada item e associar as alterações aos tickets à pessoa que as efetuou.
Katalin Ravasz, gestora de projetos e membro da comunidade The DPM, explica a importância de configurar uma hierarquia de tickets que lhe permita acompanhar tudo.
Os tickets não devem ficar soltos, mas sim ligados entre si através de estruturas hierárquicas (ou seja, épico → tarefa → subtarefa) e relações horizontais (vários tipos de ligações, etiquetas, componentes, etc.). Isto garante um maior nível de rastreabilidade quando precisa de encontrar um ticket.
Para isso, terá de dedicar algum tempo a pensar na forma como os tickets devem ser ligados (por exemplo, irá ligar tudo a um ticket principal, por ordem cronológica, etc.), configurar o seu sistema de ligações e, em seguida, integrar a sua equipa para garantir que utiliza corretamente o sistema.
7. Combine-o com o Confluence
Dependendo do seu caso de utilização, combinar o Jira com o Confluence, outra das soluções da Atlassian, oferece todo um conjunto de outras funcionalidades que lhe permitem poupar tempo.
Eis o que Stefan Chekanov, Co-Fundador e CEO da Brosix, diz sobre o valor que ele e a sua equipa obtêm ao combinar o Confluence com o Jira:
Considero o Confluence extremamente útil para organizar a documentação e obter maior clareza. É muito mais organizado do que incluir todos os detalhes nos tickets. Por exemplo, se estiver a trabalhar numa nova funcionalidade, crie um documento de requisitos no Confluence. Todos os seus procedimentos de teste e fluxos críticos também podem ser incluídos aí. A sua equipa de garantia de qualidade saberá exatamente o que testar e como fazê-lo, sem ter de procurar nos tickets do Jira.
Isto é especialmente útil se estiver a utilizar outras ferramentas do ecossistema da Atlassian, uma vez que se integram facilmente e funcionam bem em conjunto. Também poderá preferir uma ferramenta de gestão de projetos compatível com o Jira para manter a sincronização.
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