O Que É Um Portefólio de Gestor de Projetos? + Modelo Fácil de Utilizar
Se está a perguntar-se como convencer um responsável de recrutamento de que tem o necessário para contribuir para a equipa, considere compilar um portefólio de gestor de projetos para contar a história das suas conquistas profissionais.
Embora sobreviver ao desafio de fazer passar o seu CV ou currículo de gestor de projetos pelo recrutador não seja tarefa fácil, a análise por parte do responsável de recrutamento é um desafio ainda maior. Qual é a melhor forma de se destacar da multidão?
Crie um portefólio profissional que evidencie a sua experiência única na gestão de programas — a forma como orientou um portefólio de projetos, tomou decisões ponderadas, geriu riscos e resolveu problemas incansavelmente para maximizar os objetivos empresariais.
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O que é um portefólio de gestor de projetos?
Não confundir com a gestão de portefólio de projetos (PPM) — que consiste em gerir uma combinação de projetos inter-relacionados, dependentes e conectados —, aquilo de que estou a falar aqui é da forma como pode estruturar o conjunto da sua experiência em gestão de projetos para otimizar as suas credenciais enquanto gestor de projetos digitais.
É mais comum utilizar um portefólio de gestor de projetos em conjunto com o seu currículo ou CV quando está a tentar conseguir um novo emprego, mas é igualmente útil quando:
- Está a tentar conseguir um novo projeto ou juntar-se a um gabinete de gestão de projetos (PMO).
- Está à procura de um mentor ou de um mentorando.
- Está a defender o seu direito a um aumento ou uma promoção.
- Está a explicar as suas credenciais a um novo cliente ou patrocinador do projeto.
- Está a candidatar-se à certificação PMP.
- Está a refletir sobre a sua própria excelência.
Quando é bem elaborado, um portefólio de gestor de projetos pode causar uma primeira impressão extraordinária e servir de base para uma conversa mais aprofundada que o ajudará a chegar mais rapidamente onde pretende. Quando é mal elaborado, pode ser medíocre, na melhor das hipóteses, ou lançar dúvidas sobre a sua honestidade, na pior.
Então, quais são alguns exemplos de portefólios sólidos de gestores de projetos?
Exemplos de portefólios de gestores de projetos
Antes de abordar os elementos que compõem um portefólio de gestor de projetos bem-sucedido, vejamos alguns exemplos. Pode:
- Criar um portefólio de gestor de projetos em formato de apresentação (um diapositivo por projeto). A MPUG tem um modelo de portefólio de gestor de projetos que utilizei aqui para resumir um dos projetos que geri.
- Vantagens: possibilidade de incluir painéis ou outras representações visuais dos resultados; pode personalizar os diapositivos a incluir com base na função pretendida
- Desvantagens: formato de apresentação estático; o responsável de recrutamento pode ignorar os anexos
- Criar um sítio Web que funcione também como portefólio de gestão de projetos
- Vantagens: tem um aspeto profissional; formato de apresentação dinâmico; é mais provável que o responsável de recrutamento analise um sítio Web do que um anexo
- Desvantagens: dispendioso de desenvolver e manter
Modelo de portefólio de gestor de projetos
Se procura um modelo de portefólio de gestor de projetos que possa personalizar, consulte esta versão que criei utilizando o Canva. Para editar este modelo, selecione Ficheiro -> Fazer uma cópia.
Baseei esta versão no modelo “Designer de moda” do Canva, por isso, se as cores vibrantes não forem do seu agrado, pode criar a sua própria versão (o Canva disponibiliza centenas de milhares de modelos de apresentação.)
Porque é importante ter um portefólio de gestão de projetos?
Depois de analisar os modelos e exemplos acima, pode estar a pensar que os portefólios são para profissionais criativos, como designers, arquitetos e semelhantes — não para gestores de projetos. Certo? Errado.
Contratar um gestor de projetos digitais não é diferente de contratar para outra função — um responsável de recrutamento tem de avaliar quais as competências que os DPM trazem para a função. A nossa função não consiste simplesmente em criar planos de projeto e gráficos de Gantt bonitos.
A nossa função é alcançar resultados que promovam os objetivos empresariais e contribuam para os objetivos estratégicos. Fazemo-lo considerando a estratégia empresarial, planeando com uma visão global, resolvendo problemas, comunicando e liderando equipas de projeto e partes interessadas ao longo do ciclo de vida do projeto.
Quando um responsável de recrutamento avalia gestores de projetos, quer saber se a pessoa que contrata é competente e adaptável, com base na sua experiência na gestão de projetos relacionados. Qualquer candidato pode afirmar que possui estas competências — o candidato excecional comprova-o.
E, mesmo que seja um contador de histórias incrível quando entra na sala, pode precisar de contar essa história *antes* de entrar na sala. É isso que um portefólio fará por si. Complementará o seu currículo com histórias do mundo real que captam o coração e a imaginação de quem as lê.
Também pode ser útil quando concorre a uma promoção. Um portefólio pode demonstrar que possui as competências e a experiência necessárias para progredir na sua organização.
Para os gestores de projetos profissionais freelance, é também uma forma inteligente de criar confiança junto de potenciais clientes, especialmente quando combinado com software de gestão de projetos para freelancers que demonstre como planear, acompanhar e entregar projetos de forma autónoma.
O que incluir no seu portefólio
Enquanto gestores de projetos digitais, sabemos que temos de trabalhar dentro de determinadas restrições. Por muito que gostasse de equipar o seu portefólio com o maior número possível de funcionalidades, sabe que provavelmente não é a melhor opção. Em vez disso, faça o que faz melhor: compreenda o seu público e concentre-se em dar prioridade aos projetos certos para apresentar.
Um excelente portefólio inclui os seguintes elementos, sem comprometer qualquer informação sensível:
- Contexto relevante: conta a sua história com base na forma como beneficia o seu público-alvo. Isso significa que tem de personalizar o seu portefólio sempre? Não necessariamente. O segredo está em apresentar o valor de uma forma universalmente compreensível e amplamente convincente.
- Detalhes: que informações adicionais ajudarão o seu público a compreender melhor a sua função? Qual era a dimensão da equipa? Qual era o orçamento? Qual era o prazo? Quais eram os marcos e as dependências? Quais eram os objetivos estratégicos? Que outras equipas estavam envolvidas? Que ferramentas e metodologias de gestão de projetos utilizou?
- A sua contribuição: que valor único acrescentou? Utilize, tanto quanto possível, dados quantitativos e métricas (por exemplo, dinheiro ou horas poupados com base nos fluxos de trabalho que implementou, decisões de afetação de recursos e de gestão de recursos que tomou, ou um membro da equipa que conseguiu manter.)
- Desafios: quais foram alguns dos principais desafios do projeto que enfrentou ao longo do caminho? Como é que o seu sistema de gestão e/ou as suas competências de gestão da mudança ajudaram a ultrapassá-los?
- Resultados: qual foi o impacto empresarial destas iniciativas? Não diga apenas que entregou o projeto dentro do prazo e do orçamento sem explicar o que este conjunto de projetos permitiu à empresa alcançar. Como é que os projetos individuais criaram ou desbloquearam valor? Qual foi o retorno do investimento do projeto consigo ao leme?
Como criar um portefólio de gestor de projetos
Encontre aqui instruções detalhadas sobre como criar um portefólio de gestor de projetos. Siga-as utilizando o meu modelo gratuito acima — verá que já fiz grande parte do trabalho pesado por si.
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