Como Melissa Magee está a passar da gestão de projetos para a arquitetura de sistemas
Melissa Magee explica como ferramentas de IA, como o Copilot, o SharePoint e o Asana, transformaram a sua abordagem à gestão de projetos numa abordagem de arquitetura de sistemas. Descubra como está a automatizar aprovações, a reduzir os tempos de ciclo e a poupar anualmente 40–60 mil dólares à sua organização.
Melissa Magee
Gestora de projetos e portefólio na Chaucer
Transformação através da IA: Melissa Magee explica como a IA está a transformar as suas tarefas e o seu papel na gestão de projetos.
Benefícios da automatização: Os sistemas baseados em IA poupam tempo e dinheiro, melhorando a visibilidade e a eficiência dos projetos.
Preparação eficaz: Informar previamente a IA sobre as necessidades aumenta a qualidade e a eficiência dos resultados.
Integração de ferramentas: Magee utiliza ferramentas de IA, como o Copilot, o SharePoint e o Asana, para simplificar a gestão de projetos.
Limitações da IA: Embora a IA aumente a produtividade, o contacto humano é essencial para gerir emoções e as particularidades dos projetos.
Melissa Magee é Gestora de Projetos e Portefólio na Chaucer e trabalhou anteriormente como gestora de projetos internacionais numa empresa de tecnologia e consultoria de RH. Paralelamente, cria recursos para ajudar as pessoas a fazer a transição para a gestão de projetos.
Falámos com ela para saber como a IA está a transformar o seu trabalho. Contou-nos que está a assumir cada vez mais o papel de arquiteta de sistemas.
Como a IA transforma a execução de projetos e as tarefas de gestão
Chamo-me Melissa Magee. Atualmente, sou Gestora de Projetos e Portefólio numa empresa de fruta liofilizada. Faço a gestão de um portefólio B2B com mais de 100 projetos. Trabalho diretamente com a equipa de vendas e com os clientes para desenvolver novos produtos e fornecer ingredientes. Também trabalho na área de operações, onde criei vários processos novos para melhorar a eficiência.
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Há três anos, fiz a transição do ensino de Espanhol no 3.º ciclo para a gestão de projetos. Antes da minha função atual, fui gestora de projetos internacionais numa empresa de tecnologia e consultoria de RH. Paralelamente, também criei recursos para ajudar as pessoas a fazer a transição para a gestão de projetos ou a sair do ensino.
Utilizo IA todos os dias. Crio planos de projeto, aperfeiçoo processos e recolho notas com a sua ajuda. Também utilizo IA para escrever de forma mais sucinta e ajustar o tom das minhas comunicações. Revejo o meu portefólio de projetos e identifico itens de ação por resolver utilizando IA. Já a utilizei para programar e criar novos sites, iniciar documentos e estruturas, e gerir projetos complexos.
Utilizo IA todos os dias. Crio planos de projeto, aperfeiçoo processos e recolho notas com a sua ajuda.
Como os sistemas baseados em IA permitem poupar $40-60k por ano
Recentemente, transferi todo o nosso processo de aprovação e sistema de armazenamento de despesas de capital do disco Z para o SharePoint. Criei todos os fluxos de trabalho e notificações, o que poupou horas à nossa equipa executiva em aprovações, emails e processos manuais. Também aumentou a visibilidade dos projetos, para que todos saibam em que estado de aprovação se encontra cada projeto. Deixou de ser necessário adivinhar.
Para isso, criei uma biblioteca de documentos e utilizei a função "lista" no SharePoint. Pré-carreguei cerca de 45 projetos de despesas de capital pré-aprovados para 2026, com ligações para as pastas dos respetivos documentos, e um fluxo de trabalho de aprovação. Assim que cada pessoa valida o documento e altera o seu estado, a pessoa seguinte recebe automaticamente uma notificação. Também incluí outras tarefas e notificações. Utilizei o Copilot para criar alguns dos fluxos de trabalho. Reduzi a duração de alguns ciclos de projeto até 90% e evitei aumentos de preços resultantes de aprovações paradas e orçamentos expirados, poupando aproximadamente $40-60k por ano num total de $11M em projetos.
Este novo processo poupa à liderança executiva 10-15 minutos por projeto, o que se acumula ao longo do ano. Também fornece à equipa financeira informações mais diretas, permitindo-lhe concluir os relatórios mensais 20-30 minutos mais rapidamente. No primeiro trimestre deste ano, mais do que duplicámos a taxa de projetos de despesas de capital aprovados graças à eficiência e à visibilidade. Recebo comentários de diretores e responsáveis de departamentos que estão muito satisfeitos com este novo processo; poupa-lhes tempo e já não têm de aceder à VPN a partir de casa, o que era um enorme incómodo para todos.
Reduzi a duração de alguns ciclos de projeto até 90% e evitei aumentos de preços resultantes de aprovações paradas e orçamentos expirados, poupando aproximadamente $40–60k por ano num total de $11M em projetos.
Ajudar a IA a compreender as necessidades aumenta a eficácia
Ao fazer algumas perguntas antes de solicitar um resultado, obtenho um produto mais simples e melhor. Alguns minutos de boa preparação para ajudar a IA a compreender as minhas necessidades poupam bastante tempo. Também pergunto à IA que perguntas devo fazer.
Digo à IA aquilo de que preciso e pergunto: 'Antes de criares isto, do que precisas da minha parte para criares um resultado melhor?' Considero esta forma de trabalhar particularmente eficaz.
Como a IA automatiza a gestão de projetos e o controlo documental
Há tantos processos de aprovação online que podem ser automatizados, e podemos automatizar ainda mais. Vários processos exigem aprovações, incluindo o controlo documental, as escaladas de problemas e as aprovações de faturas. Atualmente, tratamos destes processos manualmente através de correio eletrónico ou de folhas de cálculo Excel pouco práticas. A automatização destes processos permitir-nos-ia analisar e aprovar com um único clique.
Estou atualmente a criar um processo de escalada para Problemas de Fornecedores. Um formulário do SharePoint irá acionar automaticamente uma lista, recolher informações e automatizar os passos seguintes para análise. Também utilizo o Asana e a sua funcionalidade de IA para me ajudar a programar partes complexas. Enquanto trabalhava num plano de projeto para monitorizar 300 carrinhos, pedi à IA que criasse o código, que copiei e colei no Asana. Em poucos minutos, tinha uma forma de acompanhar o progresso de 300 reparações, uma tarefa que me teria levado horas a criar manualmente.
Em poucos minutos, tinha uma forma de acompanhar o progresso de 300 reparações, uma tarefa que me teria levado horas a criar manualmente.
Também estou a automatizar o controlo documental. Mais uma vez, seria preenchido um formulário, acionando o percurso adequado com base no responsável. Isto forneceria as salvaguardas necessárias para atualizar documentos, garantindo o alinhamento com as nossas equipas Técnicas e Regulamentares e a conformidade durante as auditorias. Atualmente, tratamos desse processo inteiramente por correio eletrónico e manualmente.
Automatizei o seguinte:
- Controlo de alterações (processo de controlo documental)
- Fluxos de trabalho para alterações de código ou atualizações de itens
- Automatização da conversão de reuniões em tarefas
- Aprovações de CAPEX, visibilidade e automatização do ciclo de vida
- Automatização da cadência do portefólio e dos relatórios
Outras automatizações: as alterações de estado preenchem automaticamente as datas e acionam notificações para as Finanças, as Operações e os Diretores. Um estado "Necessita de mais informações" encaminha o trabalho de volta para o responsável para acompanhamento. Isto impõe consistência ao processo e elimina os acompanhamentos manuais por parte do gestor de projeto.
Utilizo o Copilot para resolver problemas relacionados com fórmulas, campos e cálculos das Listas, bem como para gerar resumos.
As partes da gestão de projetos que continuam a exigir intervenção humana envolvem a manipulação de cronogramas, a incorporação de contingências e a compreensão do fator humano. A inteligência emocional continua também a ser uma parte crucial da gestão de projetos. Isto inclui saber quando, porquê e com quem falar, bem como ter sensibilidade relativamente às personalidades e ao tom de voz.
A inteligência emocional continua a ser uma parte crucial da gestão de projetos.
Que ferramentas de IA revolucionam a execução e os relatórios de projetos
A minha combinação de ferramentas de IA inclui:
- ChatGPT
- Microsoft Facilitator: tira notas das reuniões e estabelece ligações ao Planner para tarefas e ao Loops. Com resumos de reuniões gerados por IA, atribuo tarefas no Loop.
- Asana: Utilizo o Asana para gerir o desenvolvimento de novos produtos e comunicar com muitas partes interessadas em toda a empresa. Utilizo-o para fluxos de trabalho automatizados, que notificam automaticamente as pessoas quando as tarefas estão concluídas e prontas para a sua intervenção. Isto poupa tempo, torna os processos mais eficientes e evita que as tarefas se percam nos e-mails. Criei um plano de projeto no Asana para acompanhar 100 peças de equipamento. A IA ajudou-me a gerar instruções para duplicar a configuração do acompanhamento em poucos minutos. Também implementei o Asana para processos específicos, como o nosso processo de NPD. Tenho modelos pré-preenchidos, pelo que atribuo pessoas a funções e o sistema atribui automaticamente tarefas e datas de conclusão com base na data de início do projeto.
- Microsoft Copilot: Utilizo-o para resumir reuniões e reunir todos os meus e-mails relacionados com um tópico específico. Também o utilizo para criar apresentações PowerPoint e documentos Word, para me ajudar a definir os próximos passos em projetos ou questões complexas, bem como para me ajudar a escrever código ou reduzir horas de trabalho técnico.
- Scribe: automatiza a criação de procedimentos operacionais normalizados, poupando horas de trabalho manual.
Gosto particularmente da forma como as ferramentas de IA da Microsoft acedem a todos os meus e-mails, documentos da empresa e notas de reuniões do Teams, reunindo tudo. A componente do histórico é inestimável. Fui a primeira pessoa na minha empresa a defender estas ferramentas, pelo que muitas vezes formo outras pessoas para as utilizarem.
Quando tivemos problemas com um fornecedor de morangos, reuni todos os e-mails, notas de reuniões (graças ao Facilitador) e documentos para criar um resumo de alto nível do problema. Criei apresentações PowerPoint e folhas de cálculo Excel com validação de dados, tudo em poucos minutos. Utilizei o Copilot com o Microsoft Forms para criar formulários de recolha de dados para propostas de CapEx e usei a IA para exportar dados para apresentações. Como pré-carrego agendas em todas as minhas reuniões, a IA ajuda-nos a manter o foco. Faço-lhe perguntas como: "Foi feita durante esta reunião alguma pergunta que ainda não tenha sido respondida?" para garantir que nada é esquecido. Ajuda-me a reforçar a responsabilização e complementa as minhas notas. Utilizo o Loop para registar notas de reuniões com resumos gerados por IA. Utilizo o Power Automate no SharePoint para muitos dos processos que criei.
Como o Copilot e o SharePoint simplificam a gestão de projetos
Utilizo o Copilot em todo o trabalho de projeto para gerar planos de projeto, dependências e cronogramas, um processo que anteriormente demorava horas. O Copilot gera resultados estruturados (Word, PPT, Excel) a partir de dados brutos em poucos minutos. As ferramentas de IA substituirão a elaboração de planos e cronogramas, a transformação de reuniões em documentação e o cálculo manual do estado dos projetos. Encaro o Copilot como um analista júnior ou assistente do PMO.
Encaro o Copilot como um analista júnior ou assistente do PMO.
Com o SharePoint e as Listas, deixei de andar atrás de atualizações; tenho um verdadeiro controlo de versões e todos temos visibilidade sobre o estado do projeto. Isto cria uma única fonte de verdade. Posso utilizar vistas para filtrar por responsável, fase e tarefas. Posso consultar painéis em tempo real que são atualizados automaticamente. Criei uma Lista para a nossa reunião diária das 10h00 de KPI/Reunião diária. Nesta reunião diária de 15 minutos, discutimos as operações da fábrica, analisamos os KPI diários, entre outros assuntos. Também criei um registo de problemas para acompanhar questões que requerem seguimento. Atribuímos datas de conclusão e a automatização notifica as pessoas à medida que a data de conclusão se aproxima.
Enquanto gestor de projetos, crio o sistema e o processo; o sistema garante o seu cumprimento para sempre. Isto torna-me mais uma arquiteta de processos do que uma gestora de projetos tradicional.
Como os sistemas simples substituem os métodos tradicionais de gestão de projetos
Não utilizamos documentos de constituição de projetos nem realizamos várias reuniões com as partes interessadas. Os resumos são frequentemente feitos durante reuniões semanais ou por e-mail. Acompanhamos tarefas e perguntas na secção de comentários das nossas ferramentas de gestão de projetos, eliminando a necessidade de realizar uma reunião sempre que surge uma questão.
No nosso processo de Capex, em vez de processos manuais em que as pessoas enviam várias cópias e versões de aprovações e formulários assinados, utilizamos uma única fonte de verdade. Enviamos ligações em vez de cópias de documentos. Já não temos de gerir o histórico de versões nem de nos questionar sobre a fase em que nos encontramos no processo de aprovação. Depois de formar toda a equipa e utilizar métodos de gestão da mudança para obter a sua adesão, a resposta foi muito positiva. A área financeira comunicou que isto lhe poupa tempo na elaboração dos relatórios mensais, e o processo de aprovação é muito menos frustrante para os responsáveis pelos projetos e para os aprovadores.
Não usamos documentos de constituição do projeto nem realizamos várias reuniões com as partes interessadas. Os resumos são frequentemente feitos durante as reuniões semanais ou por e-mail.
Como os fluxos de trabalho orientados por IA transformam a gestão de projetos
A IA proporcionou-me mais opções. Agora tenho a possibilidade de atribuir notificações numa ordem em cascata, em vez de numa abordagem ágil (todas ao mesmo tempo). Embora algumas operações ainda exijam uma ordem rígida, as automatizações reduzem os tempos intermédios e aceleram o processo global. Estou a afastar-me da gestão de projetos tradicional. Em vez de sistemas de controlo centrados no gestor de projeto e repletos de documentos, utilizo agora sistemas incorporados e orientados por fluxos de trabalho, nos quais a responsabilidade, o estado e as decisões permanecem no local onde o trabalho acontece.
Gestão de projetos tradicional: Baseia-se em planos de projeto, gráficos de Gantt e ferramentas centrais de acompanhamento, comunicando o progresso fora do local onde o trabalho acontece.
Agora: Crio previamente as estruturas dos projetos e incorporo diretamente no sistema o estado e as aprovações. O tradicional "plano de projeto" já não é apenas um documento (tal como é ensinado no PMBOK e nos 49 processos); o "plano" é, por si só, um fluxo de trabalho. As pessoas não precisam de consultar um plano; atuam dentro do sistema. Esta é uma grande mudança em relação à gestão de projetos tradicional.
O “plano” é, por si só, um fluxo de trabalho. As pessoas não precisam de consultar um plano; atuam dentro do sistema.
Gestão de projetos tradicional: Exigia que eu, enquanto gestor de projeto, acompanhasse manualmente os assuntos através de e-mails e lembretes, insistindo na obtenção de aprovações.
Agora: As alterações automáticas de estado e as notificações desencadeiam e-mails e pedidos de aprovação. O sistema impõe a responsabilização e eu assumo menos o papel de "polícia sinaleiro".
Gestão de projetos tradicional: Exige planos detalhados e configurações personalizadas para cada projeto.
Agora: Utilizo modelos, funções e dependências reutilizáveis. Posso usar a IA para gerar cronogramas e ajudar-me com as dependências e a encontrar o caminho crítico.
Gestão de projetos tradicional: Utilizamos reuniões para comunicar o estado, enviar notas e atribuir tarefas de acompanhamento mais tarde.
Agora: Com ferramentas de IA, o sistema pode gerar automaticamente estes elementos durante a reunião ou imediatamente após a mesma. Isto proporciona uma visibilidade rápida e clara, com menos transferências.
Em suma, o meu papel enquanto gestor de projeto passou de otimizar projetos para operar sistemas. Estou mais focada nas operações, passando de uma abordagem centrada nos documentos para uma abordagem centrada nos fluxos de trabalho.
Como a IA torna os principais rituais de entrega de projetos “autoimpulsionados”
Ao reformular os rituais de entrega, a IA torna-se um participante ativo, e não apenas uma ferramenta de suporte reativa. Na gestão de projetos tradicional, o gestor de projeto define o âmbito antecipadamente, ficando este registado no documento de constituição ou no plano do projeto. As equipas lidam com as alterações através de um processo de gestão da mudança ou de um realinhamento manual. Isto pode ser complicado e moroso. Com a IA, o âmbito já não é estático. Os sistemas, os modelos e as regras limitam mais o âmbito, e a IA ajuda a geri-lo. Na gestão de projetos tradicional, o gestor de projeto valida o trabalho nos pontos de controlo das fases, nas reuniões de acompanhamento do estado e nas revisões formais. Com a IA e estas ferramentas, validamos dentro do fluxo de trabalho, e não em momentos de revisão separados. A IA sinaliza os problemas numa fase inicial. Adiciono lógica aos meus fluxos de trabalho (por exemplo, as propostas de projetos CAPEX incompletas regressam ao responsável) ou desencadeio e-mails com base nas alterações de estado. A validação torna-se contínua, em vez de depender apenas de momentos definidos.
Grande parte do meu trabalho principal é automatizado e “autoimpulsionado”. Em vez de eu andar atrás das pessoas, as atribuições de tarefas e os resumos identificam claramente os responsáveis. Também atribuem e acompanham prazos e itens em atraso. A IA proporciona igualmente visibilidade imediata. Continuo a gerir prioridades e, muitas vezes, a orientar as equipas sobre aquilo em que devem concentrar-se primeiro. Também continuo a resolver conflitos entre equipas e, claro, a conceber o próprio sistema. Se a IA apoiar e gerar estrutura, identificar lacunas e reduzir o tempo e a energia necessários para a coordenação, posso concentrar-me em tarefas de maior valor e na liderança de operações, não apenas na gestão de projetos.
Grande parte do meu trabalho principal é automatizado e “autoimpulsionado”. Em vez de eu andar atrás das pessoas, as atribuições de tarefas e os resumos identificam claramente os responsáveis.
Porque a relutância das TI dificulta a adoção de fluxos de trabalho autónomos
O nosso departamento de TI continua hesitante em relação à IA, por isso abro caminho e explico-lhes o seu funcionamento. Recentemente, propus formação sobre muitas das nossas ferramentas. Existe a preocupação de que as empresas atribuam licenças de IA sem a formação ou as salvaguardas adequadas.
Tive de apresentar o caso de negócio que justificava o acesso de toda a equipa de liderança à IA, explicando de que forma esta ajuda com tarefas manuais e estruturais, permitindo-nos concentrar-nos em atividades de maior valor.
Porque é que a IA não substituirá os gestores de projetos, mas melhorará a produtividade
As pessoas falam sobre a IA assumir os empregos, mas ela não assumirá completamente a gestão de projetos. Continuaremos a precisar de uma pessoa para interpretar as emoções e os sentimentos dos outros. No entanto, os gestores de projetos que não utilizarem estas ferramentas ficarão para trás. Crio mais projetos e realizo muito mais no mesmo dia de oito horas do que alguém que não utiliza IA. A longa lista de resultados que produzo supera largamente aquilo que alguém produz sem IA, e continuará a fazê-lo.
Adote a IA. Está a tornar-se mais avançada todos os dias. Pode poupar-lhe bastante tempo de várias formas. Aprenda a utilizá-la como algo mais do que um simples motor de pesquisa. Dedique alguns minutos a definir salvaguardas e ela poupar-lhe-á horas.
Acompanhe
Pode acompanhar o trabalho de Melissa Magee no LinkedIn e consultar o seu Topmate para obter recursos educativos sobre gestão de projetos.
Em breve, haverá mais entrevistas com especialistas no The Digital Project Manager!
