A gestão de projetos tradicional é uma responsabilidade, afirma o VP de Estratégia e Gestão de Projetos
Fola Alabi, VP de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting, partilha como a IA está a reformular fundamentalmente a execução de projetos — expondo estratégias frágeis e acelerando a tomada de decisões.
Fola Alabi
VP de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting
Perspetivas de especialistas: Fola Alabi utiliza a IA para transformar a estratégia e a execução de projetos, alcançando resultados executivos mensuráveis.
Avanços da IA: A IA reformula os papéis na execução de projetos, transferindo o foco da coordenação de tarefas para a arquitetura da tomada de decisões.
Inteligência estratégica: A Strategic Project Intelligence™ reformula o sucesso dos projetos, passando dos prazos para a obtenção dos resultados certos através da IA.
Evolução dos papéis: Os gestores de projetos evoluem para tradutores estratégicos, aumentando o valor através de perspetivas inteligentes baseadas em IA.
Foco na integração: Maximizar as ferramentas existentes através da integração da IA otimiza a tomada de decisões e aumenta a eficácia da gestão de projetos.
Fola Alabi é especialista na entrega de projetos. É VP de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting, onde colmata a lacuna entre a estratégia e o valor real. Prestou apoio a portefólios de vários milhares de milhões de dólares e ajudou organizações a passar da gestão de projetos para a obtenção de resultados mensuráveis.
Reunimo-nos com a Fola para saber mais sobre a forma como está a evoluir a sua abordagem à entrega de projetos com IA. Eis o que nos disse.
Como a inteligência estratégica de projetos melhora o sucesso da entrega
Trabalho na interseção entre estratégia, liderança e entrega de projetos. Sou VP de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting, e o meu trabalho centra-se num problema fundamental: colmatar a lacuna entre a estratégia e o valor real. Em vários setores, prestei apoio a portefólios de vários milhares de milhões de dólares e ajudei organizações a passar da gestão de projetos para a obtenção de resultados mensuráveis. Atualmente, o meu papel tem menos que ver com supervisionar cronogramas e mais com definir a forma como tomamos decisões, estruturamos portefólios e concretizamos valor através da execução.
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Também desenvolvo modelos como o Strategic Project Intelligence™ e aconselho executivos sobre como transformar a entrega de projetos numa vantagem competitiva, e não apenas numa função operacional. Passo a maior parte do meu tempo a montante, onde a estratégia é definida, porque é aí que começam a maioria das falhas na entrega.
Na prática, o meu trabalho inclui:
Traduzir a estratégia dos executivos em portefólios executáveis
Conceber sistemas de governação que impulsionem decisões, e não apenas relatórios
Acompanhar líderes e PMO para que atuem como parceiros estratégicos
Integrar IA e dados nos modelos de entrega para obter maior capacidade de previsão e rapidez
Acompanhar a concretização dos benefícios, em vez de a presumir
Porque é que a IA transforma os papéis e as prioridades na entrega de projetos
A IA não está apenas a mudar a entrega; está também a expor as fragilidades que já existiam. O papel do profissional de projetos passa da coordenação de tarefas para a arquitetura de decisões. Atualmente, dedico significativamente menos tempo a relatórios de estado, atualizações manuais e consolidação de informação. A IA assume cada vez mais estas atividades.
A IA não está apenas a mudar a entrega; está também a expor as fragilidades que já existiam.
VP de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting,
Agora concentro-me na lógica das decisões, nos compromissos, na modelação de cenários e em garantir o alinhamento entre portefólios. A IA acelerou o acesso à informação, mas também elevou o padrão de exigência do pensamento. Atualmente, os líderes têm de interpretar sinais, antecipar riscos e orientar a direção com muito maior precisão. No dia a dia, a IA permite uma síntese mais rápida de dados complexos, informações em tempo real sobre os riscos da entrega e um planeamento mais dinâmico. Mas a verdadeira mudança é esta: já não gerimos projetos; gerimos a velocidade das decisões e o fluxo de valor.
Como as ferramentas baseadas em IA reforçam a capacidade de decisão nos projetos
Num portefólio de transformação que liderei, a organização registou atrasos significativos em várias iniciativas. À primeira vista, parecia um problema de execução, mas, após uma análise mais aprofundada, descobrimos que se tratava de um problema de priorização e tomada de decisões. Integramos dados financeiros, cronogramas de entrega e indicadores de risco num painel centralizado, utilizando ferramentas como o Power BI e o Excel. Adicionámos também análises baseadas em IA para identificar padrões nos projetos.
Descobrimos que uma parte substancial das iniciativas consumia recursos sem proporcionar um valor significativo. Reformulámos por completo as reuniões de governação, passando de atualizações de estado para sessões de tomada de decisões. Em vez de apresentar atualizações, estruturamos cada sessão de governação em torno de três perguntas: O que devemos parar, o que devemos acelerar e o que precisa de mudar? Isto exigiu a reformulação dos painéis de controlo para destacarem o valor, a exposição ao risco e a alocação de recursos em tempo real, em vez de se limitarem a cronogramas e marcos.
Em poucas semanas, a liderança passou a ter uma visibilidade que nunca tinha tido. Realocámos recursos para áreas de elevado impacto, reduzimos significativamente a latência na tomada de decisões e aumentámos a confiança na execução. A principal conclusão: o problema nunca foi o esforço; foi a clareza. A AI ajudou a revelar os padrões, mas foi a liderança que desbloqueou o valor.
A principal conclusão: o problema nunca foi o esforço; foi a clareza. A AI ajudou a revelar os padrões, mas foi a liderança que desbloqueou o valor.
Vice-presidente de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting,
Como a AI expõe estratégias frágeis na execução de projetos
A AI proporciona valor imediato em áreas bem definidas, especialmente em tarefas repetitivas, com grande volume de dados e morosas. A AI pode reduzir significativamente o esforço e melhorar a precisão na elaboração de relatórios, na identificação de riscos através do reconhecimento de padrões, na documentação e na previsão. Quando implementada corretamente, a AI melhora a visibilidade e acelera a geração de conhecimentos.
Mas a AI não substitui o pensamento; expõe o pensamento frágil.
Quando a informação se torna instantânea e abundante, revela imediatamente qualquer falta de clareza relativamente às prioridades, aos resultados ou à tomada de decisões. Muitas organizações acreditavam que o seu desafio era a execução, mas a AI revelou que o verdadeiro problema era a ambiguidade na estratégia e o desalinhamento na tomada de decisões. A AI não corrige uma estratégia deficiente. Acelera as suas consequências. Esta tem sido simultaneamente a maior oportunidade e o maior alerta.
O núcleo da execução continua a exigir discernimento humano. A definição de prioridades estratégicas, o alinhamento das partes interessadas, a gestão de compromissos e a liderança da mudança não podem ser automatizados. Estas atividades profundamente humanas exigem contexto, inteligência emocional e responsabilização. O futuro não consiste em substituir pessoas por AI; consiste em capacitar as pessoas para se concentrarem nas decisões que realmente importam.
Notas da Fola
O núcleo da execução continua a exigir discernimento humano. A definição de prioridades estratégicas, o alinhamento das partes interessadas, a gestão de compromissos e a liderança da mudança não podem ser automatizados.
Porque é que a integração, em vez da fragmentação, otimiza os conjuntos tecnológicos
O nosso conjunto tecnológico atual assenta na integração, e não na fragmentação. Utilizamos o Power BI para obter visibilidade ao nível executivo, modelos avançados de Excel para o planeamento de cenários e o acompanhamento do valor, e ferramentas como o Azure DevOps ou o Jira para a execução. Utilizamos ferramentas de AI, como o ChatGPT, para a síntese, a análise e a aceleração do pensamento, enquanto plataformas como o Miro apoiam o alinhamento e a conceção da estratégia.
Uma das nossas ferramentas mais subestimadas é o Excel, mas não na sua forma básica. Quando concebido estrategicamente, o Excel torna-se um poderoso motor de decisão capaz de modelar cenários, acompanhar o valor e apoiar a otimização do portefólio. Quando combinado com AI, torna-se ainda mais impactante. A AI pode gerar conhecimentos e cenários, enquanto o Excel proporciona a estrutura e a disciplina necessárias para tomar decisões. Muitas equipas ignoram este facto e procuram novas plataformas, mas o valor reside frequentemente em maximizar as ferramentas que já possuem.
Muitas equipas procuram novas plataformas. O valor reside frequentemente em maximizar as ferramentas que já possuem.
Porque é que os métodos tradicionais de gestão de projetos são irrelevantes (e o que fazer em alternativa)
Não estou apenas a afastar-me dos métodos tradicionais de gestão de projetos. Estou a questionar ativamente a sua relevância no contexto atual e a repensar o caminho a seguir para garantir a robustez num mundo definido pela volatilidade, pela incerteza, pela complexidade, pela aceleração da AI e por taxas persistentemente elevadas de insucesso dos projetos. Não estamos perante uma mudança incremental; é claramente necessária uma mudança de paradigma.
A gestão de projetos tradicional foi concebida para uma era mais previsível, que pressupunha estabilidade e mudanças mais lentas. Dá ênfase ao controlo, à elaboração de relatórios e ao cumprimento de planos predefinidos. No ambiente atual, essa abordagem não está apenas desatualizada: é uma responsabilidade. Cria a ilusão de progresso enquanto o valor se vai degradando silenciosamente, muitas vezes sem ser detetado até ser demasiado tarde.
Adotei uma abordagem que designo por Inteligência Estratégica de Projetos™ (SPI). A SPI representa a evolução da gestão de projetos para a orquestração de valor. Reformula o sucesso, que deixa de consistir em cumprir prazos e orçamentos para passar a significar a obtenção dos resultados certos através de decisões atempadas e informadas. O planeamento torna-se dinâmico, a governação passa a ser orientada para a decisão e a execução passa a ser orientada pela inteligência, através da integração de IA, dados e discernimento humano.
Mais importante ainda, o papel do profissional de projetos é agora valorizado. Deixam de ser coordenadores de tarefas para se tornarem tradutores estratégicos que ligam a intenção da direção à execução e influenciam a criação de valor em tempo real. O resultado é mensurável. Observamos maior precisão, um alinhamento mais forte e uma visibilidade clara do valor, não apenas do progresso.
A realidade é simples: a gestão de projetos falha não devido à execução, mas porque a sua conceção nunca incorporou o pensamento estratégico. A SPI preenche essa lacuna. Uma vez adotada, as organizações não regressam ao modelo anterior, porque as melhorias no ROI e nas taxas de sucesso tornam o modelo antigo inaceitável.
O papel do profissional de projetos é agora valorizado. Deixam de ser coordenadores de tarefas para se tornarem tradutores estratégicos que ligam a intenção da direção à execução e influenciam a criação de valor em tempo real.
Vice-presidente de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting,
Como reformular a tomada de decisões e deixar para trás a gestão de projetos tradicional
Afastámo-nos da gestão de projetos tradicional não através da introdução de mais ferramentas, mas reformulando a tomada de decisões e ligando as ferramentas ao valor. No seu cerne, implementámos um sistema integrado de tomada de decisões que liga a estratégia, a execução e os resultados financeiros numa única perspetiva.
Afastámo-nos da gestão de projetos tradicional não através da introdução de mais ferramentas, mas reformulando a tomada de decisões e ligando as ferramentas ao valor.
Na prática, isto significou combinar ferramentas como o Power BI para painéis de controlo da direção, modelos avançados de Excel para o planeamento de cenários e o acompanhamento do valor, e plataformas de execução como o Jira ou o Azure DevOps para garantir visibilidade sobre a execução. Além disso, incorporámos ferramentas de IA para sintetizar dados, identificar padrões e acelerar a geração de conhecimentos.
Implementámos também estruturas dinâmicas de priorização no Excel e no Power BI, através das quais avaliamos continuamente os projetos relativamente ao alinhamento estratégico, ao valor esperado, ao risco e às limitações de recursos. Isto permite à direção efetuar rapidamente compromissos informados, em vez de esperar pelas revisões trimestrais. Integrámos a análise assistida por IA nos fluxos de trabalho de execução. Por exemplo, utilizámos IA para analisar registos de riscos, identificar padrões recorrentes entre projetos e detetar sinais de alerta precoces que normalmente não são identificados nas revisões manuais. Isto permitiu às equipas passar de uma gestão reativa de problemas para uma mitigação proativa de riscos.
Estas alterações tiveram um impacto significativo nos resultados. Num caso, uma organização identificou mais de vinte por cento das iniciativas que consumiam recursos sem gerar valor significativo e reafectou esses recursos a áreas de maior impacto no espaço de poucas semanas. Encurtámos os ciclos de tomada de decisões, melhorámos o alinhamento entre a direção e aumentámos a confiança geral na execução.
Como a IA influencia a definição do âmbito e o alinhamento da equipa
O verdadeiro valor da IA surge quando a integramos nos momentos de tomada de decisões, e não apenas no acompanhamento de tarefas. Na definição do âmbito, a IA alterou fundamentalmente a forma como estabelecemos a clareza desde o início.
O verdadeiro valor da IA surge quando a integramos nos momentos de tomada de decisão, e não apenas no acompanhamento de tarefas.
VP de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting,
Workshops com as partes interessadas e requisitos estáticos: Em vez de depender exclusivamente de workshops com as partes interessadas e de documentos de requisitos estáticos, utilizamos a IA para sintetizar contributos de várias fontes, como dados de projetos anteriores, feedback das partes interessadas, registos de riscos e até sinais do mercado. Num caso, a IA identificou dependências ocultas e expectativas divergentes logo na fase inicial de definição do âmbito, que, de outro modo, só teriam surgido muito mais tarde sob a forma de pedidos de alteração dispendiosos. Isto permitiu-nos definir o âmbito com base no que criaria valor, e não apenas no que tinha sido solicitado, reduzindo significativamente o retrabalho.
Alinhamento da equipa: A IA tornou-se uma ferramenta poderosa para traduzir a estratégia em planos acionáveis para as equipas. Utilizamo-la para decompor objetivos estratégicos de alto nível em ações claras e específicas para cada função, bem como para destacar desalinhamentos entre equipas. Na prática, os líderes já não partem do princípio de que existe alinhamento. Conseguem ver onde as interpretações divergem e resolver essas diferenças de imediato. Numa iniciativa de transformação, isto reduziu o atrito entre funções e melhorou a velocidade de execução, porque as equipas já não trabalhavam com versões ligeiramente diferentes do mesmo objetivo.
Processos de validação: A IA permite uma validação contínua, em vez de depender de revisões periódicas. Ao integrar dados de execução, métricas de desempenho e ciclos de feedback, a IA avalia se aquilo que construímos está a avançar na direção dos resultados pretendidos. Num exemplo, utilizámos a IA para comparar os benefícios esperados com os sinais de execução em tempo real, o que revelou atempadamente que uma solução, embora estivesse tecnicamente no caminho certo, não alcançaria o impacto empresarial pretendido. Essa perceção permitiu-nos mudar de direção antes de assumirmos um compromisso total.
Ao integrar dados de execução, métricas de desempenho e ciclos de feedback, a IA avalia se aquilo que construímos está a avançar na direção dos resultados pretendidos.
Gestão da execução: A IA fez com que as equipas passassem de uma atitude reativa para uma atitude proativa. Em vez de esperar por problemas comunicados, a IA analisa padrões em cronogramas, riscos e dependências para identificar sinais de alerta precoces. Isto altera o papel do líder de execução, que passa de gerir problemas a antecipá-los. Num portefólio, isto reduziu os ciclos de escalada e melhorou a previsibilidade, porque tratámos os riscos antes de estes se transformarem em perturbações visíveis.
Em todas estas áreas, o elemento comum é o seguinte: a IA não substitui a liderança; torna-a mais precisa. Dá visibilidade a aspetos anteriormente ocultos e acelera o ciclo de feedback entre a intenção, a ação e o resultado. O resultado não é apenas uma execução mais rápida, mas também mais inteligente, mais alinhada e mais orientada para o valor.
Porque é que os fluxos de trabalho autónomos se concentram em tarefas de execução de elevado valor
Estamos a explorar fluxos de trabalho autónomos de forma seletiva, sobretudo em áreas como a agregação de dados, a elaboração de relatórios e a análise de riscos. São áreas em que a automatização pode reduzir significativamente o esforço manual e melhorar a velocidade. Os primeiros resultados mostram tempos de resposta mais rápidos, maior visibilidade e mais capacidade para as equipas se concentrarem em trabalho de maior valor.
Somos ponderados na forma como adotamos estas abordagens. A automatização total sem governação introduz riscos. O objetivo não é automatizar tudo, mas automatizar de forma inteligente, mantendo o controlo sobre as decisões críticas.
Notas da Fola
A automatização total sem governação introduz riscos. O objetivo não é automatizar tudo, mas automatizar de forma inteligente, mantendo o controlo sobre as decisões críticas.
Porque é que a inteligência estratégica de projetos irá redefinir a execução
A execução de projetos, tal como a conhecemos atualmente, deixará de existir como uma disciplina autónoma. O foco principal passará da gestão de projetos para a orquestração de valor em toda a empresa.
Neste futuro, os indicadores tradicionais de sucesso, como os prazos, os orçamentos e a conclusão de tarefas, passarão para segundo plano. As organizações perguntarão sobretudo se estão a tomar as decisões certas no momento certo para maximizar o valor. A IA assumirá a coordenação, a elaboração de relatórios e grande parte da complexidade operacional, mas também elevará o nível de exigência. O esforço ou a atividade já não conseguirão ocultar uma estratégia deficiente, uma priorização fraca e resultados pouco claros; a IA irá expô-los em tempo real.
O gestor de projetos evoluirá para um tradutor estratégico e orquestrador de valor — alguém que compreende a estratégia empresarial, tira partido da IA e da inteligência dos dados e molda ativamente as decisões, em vez de se limitar a executá-las. Os PMO deixarão de funcionar como centros de elaboração de relatórios. Evoluirão para Escritórios de Concretização da Estratégia, diretamente responsáveis pela entrega de valor, por uma alocação clara de capital e pela tomada de decisões ao nível do portefólio.
O gestor de projetos irá evoluir para um tradutor estratégico e orquestrador de valor.
As organizações distinguir-se-ão não pela forma como gerem projetos, mas pela forma como integram a inteligência nos seus sistemas de entrega. As que adotarem este novo modelo identificarão continuamente a criação e a fuga de valor. Irão realocar recursos mais rapidamente, adaptar-se à mudança com precisão e superar os concorrentes, não porque trabalham mais, mas porque tomam melhores decisões de forma consistente.
A verdade desconfortável é que muitas organizações não farão esta transição a tempo. Continuarão a otimizar a execução em sistemas que nunca foram concebidos para a complexidade atual e ficarão para trás.
A verdade desconfortável é que muitas organizações não farão esta transição a tempo.
Vice-presidente de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting,
Como podem os líderes de entrega navegar com sucesso pela mudança impulsionada pela IA
Este momento exige uma mudança de identidade. Já não pode limitar-se a coordenar tarefas ou a gerir cronogramas. Tem de se tornar um tradutor estratégico que compreende o negócio, liga a estratégia à execução e molda ativamente as decisões. Isso significa desenvolver a capacidade de questionar prioridades, quantificar o valor e tornar visíveis as cedências à liderança.
Deixe de se concentrar nas ferramentas e melhore a sua forma de pensar. Desenvolva a sua capacidade de adaptação e amplie a sua capacidade psicológica para compreender como os líderes tomam decisões.
A IA não é o fator diferenciador. A clareza estratégica, a capacidade de tomada de decisões e a orientação para o valor é que o são. Sem uma intenção clara, a IA limita-se a acelerar a confusão. Com clareza, torna-se um poderoso amplificador.
Muitos líderes apressam-se a adotar novas ferramentas, mas, sem uma compreensão clara do valor a criar, estas ferramentas limitam-se a acelerar o ruído. Se não definir corretamente o sucesso, a IA ajudá-lo-á a chegar mais rapidamente ao destino errado. A nível prático, comece por reformular o seu ambiente de entrega. Afaste-se dos relatórios de estado e avance para uma governação baseada em decisões. Garanta que cada reunião clarifica o que deve parar, o que deve ser acelerado e onde realocar recursos. Crie visibilidade não apenas sobre o progresso, mas também sobre a criação e a fuga de valor.
Se não definir corretamente o sucesso, a IA ajudá-lo-á a chegar mais rapidamente ao destino errado.
Vice-presidente de Estratégia e Gestão de Projetos na Strategic Project Leader Consulting,
É igualmente importante liderar as pessoas durante esta mudança. A IA irá alterar os fluxos de trabalho, mas também criará incerteza. Os líderes capazes de trazer clareza, construir confiança e alinhar as equipas em torno de resultados destacar-se-ão. É aqui que a liderança humana se torna ainda mais crítica.
Por fim, não espere por autorização nem por condições perfeitas. Os líderes que definem a próxima era da entrega começam agora, experimentam, aprendem rapidamente e aperfeiçoam a sua abordagem com intenção.
