Wskazówki dotyczące ustalania priorytetów: 8 sposobów na usprawnienie listy zadań
Opanuj swoją listę zadań: Skup się na działaniach, które mają największy wpływ, i kieruj swoje wysiłki ku najbardziej wartościowym rezultatom — możesz to osiągnąć, porządkując i szeregując elementy na swojej liście.
Zacznij od najtrudniejszego zadania: Uwolnij czas i przestrzeń w swoim umyśle, „zjadając żabę” — wykonując największe i najtrudniejsze zadanie z listy od razu na początku dnia.
Wypróbuj powolną produktywność: Pośpiech i ciągłe przełączanie się między zadaniami mogą w rzeczywistości sprawić, że praca zajmie więcej czasu z powodu błędów, konieczności ponownego wykonywania zadań oraz czasu potrzebnego mózgowi na przystosowanie się do każdej zmiany.
Jako kierownik projektu nie jesteś obcy w zmaganiach z ogromną listą rzeczy do zrobienia (nie wspominając już o zarządzaniu listami zadań swojego zespołu). Kiedy ciągnie cię w milion różnych kierunków, trudno zdecydować, od czego zacząć. Oto kilka moich najlepszych wskazówek i trików, które pomogą ci myśleć bardziej strategicznie i realizować zadania.
1. Sporządź pełną listę
Dlaczego to działa: Znasz powiedzenie, że nie widzi się lasu spośród drzew? Rozpoczęcie od pełnej listy pozwala zobaczyć zarówno las, jak i drzewa, dzięki czemu możesz zdecydować, co naprawdę jest najważniejsze, a co może poczekać.
Jeśli pracujesz nad kilkoma różnymi projektami lub odpowiadasz przed wieloma interesariuszami, pełna lista może pomóc ci ustalić priorytety i zdecydować, od czego zacząć. Nie chodzi o to, by wszyscy byli zadowoleni; chodzi o podejmowanie najlepszych decyzji dotyczących wykorzystania ograniczonych zasobów (czyli czasu i energii).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jak zacząć: Sporządź listę wszystkiego, czym musisz się zająć, i nie martw się o ustalanie kolejności według priorytetów, dopóki nie zrobisz pełnego zrzutu myśli.
Gdy masz już kompletną listę, możesz zacząć układać zadania od najważniejszych do najmniej ważnych. Jeśli znajdziesz zadania, które możesz szybko wykonać lub przekazać komuś innemu, zrób to od razu — to dodatkowa korzyść.
2. Zjedz żabę
Dlaczego to działa: Zjedzenie żaby oznacza zajęcie się w pierwszej kolejności najtrudniejszymi lub najbardziej nieprzyjemnymi zadaniami z listy. Zaczynając od najbardziej kłopotliwego zadania, uwalniasz przestrzeń w głowie, która w przeciwnym razie mogłaby być rozpraszana przez wiszące nad tobą zadanie. Budujesz też rozpęd, który może pomóc ci zająć się kolejnymi punktami listy (po zjedzeniu żaby), zwłaszcza gdy lista jest długa.
Jak zacząć: Weź swoją listę (zobacz wskazówkę numer jeden) i wybierz najważniejsze zadanie. Podziel je na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kroki i odhaczaj je po kolei, aż ukończysz główne zadanie. Podział na mniejsze kroki sprawia, że zadanie jest mniej przytłaczające psychicznie i łatwiejsze do wykonania.
3. Jeśli wszystko jest pilne, nic nie jest pilne
Dlaczego to działa: Gdy członkowie zespołu projektowego, klienci i interesariusze przychodzą do ciebie z pilnymi zadaniami, pytaniami lub potrzebami, może to być przytłaczające i generować chaos. Ustalenie właściwych poziomów priorytetu i nauczenie się mówienia „nie” staje się niezbędne. Zastanów się nad najwyższym priorytetem — jeśli wszystko jest ważne, możesz się zablokować lub skupić na niewłaściwych rzeczach.
Jak zacząć: Naucz zespół swojej definicji pilności. Na przykład, jeśli ktoś czeka na informacje lub opinię z twojej strony, a ich brak uniemożliwia mu wykonanie pracy w sposób, który może zagrozić terminowi, to rzeczywiście jest to pilne. Możesz również zastosować metodę Ivy Lee, aby uporządkować codzienne priorytety i zmniejszyć prawdopodobieństwo, że rozproszenie odciągnie cię od pracy.
Wyjaśnij osobie składającej prośbę, w jaki sposób ustalasz, czy coś jest pilne, i upewnij się, że jesteście zgodni. Dzięki temu nie będziesz podważać własnej decyzji ani czuć się źle, jeśli później pojawi się szczegół, przez który uznasz, że nieprawidłowo oceniłeś pilność.
Na przykład zarządzałem tworzeniem niestandardowego oprogramowania dla klienta. Główny inżynier próbował dokończyć ulepszenie, aby zespół klienta mógł je przetestować. Tymczasem klient był sfrustrowany, ponieważ w rejestrze zadań znajdowało się inne zadanie dotyczące naprawy drobnego problemu, który przeszkadzał mu podczas korzystania z oprogramowania.
Inżynier założył jednak, że kończąc najpierw ulepszenie przeznaczone do testów, pomaga klientowi, dając mu więcej czasu na testowanie przed uruchomieniem. Rozwiązaliśmy tę sytuację, potwierdzając priorytety z klientem podczas kolejnych spotkań kontrolnych.
4. Jeśli to możliwe, negocjuj późniejsze terminy
Dlaczego to działa: Dodatkowa przestrzeń na oddech może pomóc Ci zwiększyć produktywność i skuteczność, a także zmniejszyć przytłoczenie, które może towarzyszyć sprzecznym priorytetom.
Jak zacząć: Przyjrzyj się swojej liście priorytetów i poszukaj możliwości, które pozwolą Ci samodzielnie poprzesuwać zadania. Macierz priorytetów może pomóc Ci kategoryzować zadania na podstawie pilności i ważności, aby zidentyfikować elementy, które można przesunąć. Jeśli nie możesz nic znaleźć, porozmawiaj z członkami zespołu lub interesariuszami o tym, co można dostosować. Często rzeczy nie są tak pilne, jak nam się wydaje. Zakomunikowanie swoich ograniczeń i uzyskanie zewnętrznej perspektywy może być pomocne.
Jeśli nie możesz przesunąć zadań na swojej liście, sprawdź, gdzie indziej możesz odzyskać trochę czasu. Czy musisz uczestniczyć w każdym spotkaniu? Nawet dodatkowe pół godziny lub godzina w ciągu dnia na skupienie się na liście zadań może być niezwykle pomocna. Daje Ci więcej czasu na koncentrację i eliminuje kolejną sytuację, w której musisz przełączać kontekst (co jest znanym zabójcą produktywności).
5. Zwolnij, aby przyspieszyć
Dlaczego to działa: Kiedy pospiesznie wykonujesz zadania i nieustannie przełączasz kontekst, łatwiej przeoczyć istotne szczegóły lub popełnić błędy, co prowadzi do konieczności ponownego wykonywania pracy. Zwolnij, aby szybciej przejść przez swoją listę — nie będziesz musieć poświęcać tyle czasu na poprawianie błędów ani, co gorsza, na dostosowywanie harmonogramów projektów, ponieważ zapomniałeś wykonać zadania, uzyskać zatwierdzenia lub przydzielić zasób.
Jak zacząć: Zarezerwuj w kalendarzu bloki czasu i przypisz określoną ilość czasu do każdego zadania, pozostawiając sobie dużo czasu na jego wykonanie. Możesz na przykład zarezerwować godzinę rano na przejrzenie wiadomości e-mail, aby mieć wystarczająco dużo czasu na przemyślane odpowiedzi przed pierwszym spotkaniem.
6. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby planować i ustawiać przypomnienia
Dlaczego to działa: Przesuwając priorytety, nie trać z oczu ważnych zadań. Przechowuj je w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami lub systemie zarządzania zadaniami, aby odciążyć pamięć (lub zwolnić miejsce w notatkach, jeśli wolisz korzystać z długopisu i papieru). W razie potrzeby ustaw terminy na kilka tygodni lub miesięcy do przodu — przyszły Ty docenisz przypomnienia pojawiające się we właściwym czasie.
Jak zacząć: Śledząc własne zadania w tym samym narzędziu, w którym zarządzasz projektami, nie będziesz musieć szukać w wielu miejscach różnych informacji potrzebnych do wykonywania pracy, co zmniejsza obciążenie poznawcze. Dodawaj linki do zasobów lub dokumentów, których będziesz potrzebować podczas zarządzania zadaniami, aby Twoje narzędzie było jednym miejscem do realizowania zadań.
7. Zbieraj dane, aby określić swoje możliwości
Dlaczego to działa: Możesz czuć się stale przytłoczony lub przeciążony, ale czy nadal jesteś produktywny? Śledź swoje zadania do wykonania przez kilka tygodni, a nawet kilka miesięcy. Ile zadań wykonujesz każdego dnia i ile jest dodawanych? Jeśli otrzymujesz pracę szybciej, niż jesteś w stanie ją wykonać, i masz wrażenie, że coraz bardziej zostajesz w tyle, zbierz dane, aby to udowodnić.
Te dane mogą pomóc Ci uzasadnić potrzebę dodatkowego wsparcia w postaci koordynatora projektu lub kolejnego kierownika projektu. Jeśli nie wydaje się to konieczne, być może nadszedł czas, aby poszukać wskazówek dotyczących lepszego zarządzania czasem lub wypróbować nowe techniki zarządzania czasem.
Jak zacząć: Oznacz kolorami swoją listę zadań na dany dzień (lub użyj funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, aby wyróżnić początkowe zadania). Jeśli musisz dodać coś do listy, użyj atramentu w innym kolorze lub odpowiednio oznacz zadania. Możesz także dodawać czas poświęcony na każde zadanie w miarę upływu dnia. Pamiętaj, aby odnotować każdą przerwę w pracy (np. czas na posiłek lub przerwy).
Pod koniec każdego dnia zanotuj, jak dużą część swojej listy zadań udało Ci się zrealizować oraz ile dodatkowych godzin potrzebowałbyś, aby ukończyć całą listę. Możesz potrzebować kilku dodatkowych godzin, ale jeśli zadania mogą poczekać, może to nie wystarczyć, aby uznać, że masz zbyt dużo pracy.
Powtarzaj to ćwiczenie, aby sprawdzić, jak duża jest różnica między tym, co udaje Ci się zrobić każdego dnia, a tym, co musisz zrobić. Mogą występować okresy wzmożonej i mniejszej aktywności (nie każdego dnia ilość pracy jest taka sama). Możesz również wykonać to ćwiczenie zarówno w okresie największego natężenia pracy (jeśli taki u Ciebie występuje), jak i w okresie mniejszej liczby zadań, aby zobaczyć różnicę.
Jeśli w Twojej firmie występują duże różnice między okresami wzmożonej pracy a okresami przestoju, porozmawiaj z zespołem kierowniczym o zatrudnieniu tymczasowej pomocy na czas większego obciążenia zamiast zatrudniania kolejnego pracownika na pełny etat. Jeśli pracujesz jako wykonawca, to ćwiczenie może pomóc Ci określić, ile godzin lub projektów możesz obsługiwać jednocześnie.
8. Wypróbuj wspólną pracę w ciszy
Dlaczego to działa: Jeśli łatwo się rozpraszasz i potrzebujesz pomocy w skupieniu, cicha praca z partnerem lub małą grupą może pomóc. Chociaż ta technika, znana jako wspólna praca w ciszy, jest często zalecana osobom z ADHD, możesz odnieść z niej korzyści nawet jeśli nie masz takiej diagnozy.
Jako kierownik projektu możesz mieć na swojej liście żmudne i mało atrakcyjne zadania, za których realizację nie jesteś szczególnie zachwycony. Ktoś musi je wykonać i to zupełnie w porządku, jeśli potrzebujesz odrobiny zewnętrznej motywacji.
Jak zacząć: Zaproś współpracownika lub utwórz pokój na Zoomie. Ogranicz czas sesji, przeznaczając na nią za każdym razem około godziny. Określ cel sesji. Może to być na przykład kontrola kart czasu pracy, tworzenie nowego harmonogramu projektu lub aktualizowanie szablonów retrospektyw.
Przystąp do pracy i pozwól partnerowi zrobić to samo. Gdy czas się skończy, powiedz partnerowi, co udało Ci się zrobić (lub czego nie udało Ci się zrobić). W razie potrzeby powtarzaj ćwiczenie, aż ukończysz wszystkie zadania.
Dołącz do społeczności Digital Project Manager, aby zdobyć więcej informacji
Jeśli chcesz poznać więcej praktycznych wskazówek lub dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami i najlepszych praktykach zwiększających produktywność, dołącz do naszej społeczności i uzyskaj dostęp do naszego obszaru roboczego Slack, gdzie możesz nawiązać kontakt z innymi osobami z branży.
