Playlista dotycząca prowadzenia zespołu projektowego przez zmiany: Wielka Rezygnacja 2022
Przed 2020 rokiem takie wyrażenia jak „dystans społeczny” nie miały właściwie większego znaczenia ani kontekstu. Pandemia nie tylko wzbogaciła nasz słownik o takie zwroty jak „dystans społeczny”, ale także przyniosła nowe wyrażenia, takie jak „wielka rezygnacja z 2022 roku”. Niezależnie od tego, czy organizacje przechodzą restrukturyzację przedsiębiorstwa, czy ludzie dobrowolnie decydują się szukać lepszych możliwości, pracownicy opuszczają swoich obecnych pracodawców i zespoły.
Oprócz wzbogacenia naszego słownictwa pandemia zmusiła również wielu z nas do kreatywnego zajęcia się sobą podczas kwarantanny. Poza maratonami seriali na Netfliksie, zagraniem we wszystkie dostępne gry planszowe i odkrywaniem swojej okolicy mogliście także sięgnąć po muzykę i aplikacje takie jak Spotify. Ponieważ muzyka jest ścieżką dźwiękową naszego życia, naturalne jest, że może pomóc nam przejść przez zmiany i transformacje zespołu.
Jako lider projektu zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i start-upach, przez ponad 15 lat uczestniczyłem w transformacjach kadrowych i kierowałem zespołami w ich trakcie. Transformacje mogą być trudne zarówno dla zespołów, jak i liderów, a coś takiego jak muzyka, która koi duszę, może okazać się niezwykle pomocne. Posłuchajcie mojej playlisty inspirowanej transformacją, aby pomóc sobie i swojemu zespołowi przejść przez ten okres.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jeśli jesteście w odpowiednim nastroju i chcielibyście pobrać playlistę, jest ona dostępna tutaj w serwisie Spotify.
Wiatr zmian – „Wielka rezygnacja z 2022 roku”
Przyszłość jest w powietrzu
„Wiatr zmian” zespołu Scorpions
Czuć ją wszędzie
Wieje wraz z wiatrem zmian
Ludzie nie są stworzeni do pozostawania w miejscu. Ruch i transformacja są częścią życia. Jak śpiewają Scorpions, zmiany są wszędzie i pojawiają się równie często jak wiatr. Ludzie mogą zmieniać role i przechodzić z jednego zespołu lub organizacji do innego z różnych powodów.
Jednak najnowsze trendy i dane wskazują, że ludzie zmieniają pracę na większą skalę niż przed 2020 rokiem. Według firmy Gartner „roczna dobrowolna rotacja pracowników w Stanach Zjednoczonych prawdopodobnie wzrośnie w tym roku o niemal 20% – z przedpandemicznej średniej rocznej wynoszącej 31,9 miliona pracowników odchodzących z pracy do 37,4 miliona odchodzących w 2022 roku” (Gartner).
Na pierwszy rzut oka 20-procentowy wzrost dobrowolnej rotacji może wydawać się przede wszystkim problemem dla pracowników działów zasobów ludzkich oraz planów organizacji dotyczących rekrutacji i utrzymania pracowników. Jednak osoby opuszczające organizację mogą być członkami Twojego projektu.
Jako kierownik projektu powinieneś się tym bardzo niepokoić, biorąc pod uwagę trend wskazujący na to, że sytuacja prawdopodobnie utrzyma się w 2022 roku i będzie trwać również w 2023 roku. Musisz upewnić się, że masz wystarczające zasoby i ludzi do realizacji swojego projektu.
Co się stanie, jeśli członek Twojego zespołu projektowego odejdzie w trakcie realizacji projektu? Wpłynie to nie tylko na morale i dynamikę zespołu, ale również na takie obszary jak zakres projektu, zasoby, zaangażowanie interesariuszy, komunikacja i ryzyko. Kierownik projektu może być zmuszony nie tylko do przeprowadzenia zespołu przez zmiany w jego dynamice, ale także do przeanalizowania i zaplanowania wpływu, jaki odejście wywrze na projekt.
Przyjrzyjmy się bliżej niektórym obszarom projektu, na które może wpłynąć decyzja o dołączeniu do wielkiej rezygnacji, oraz temu, co kierownik projektu może zrobić, aby pomóc zespołowi przejść przez tę transformację.
Rozstania są trudne: wpływ na morale zespołu
Pomyśl o wszystkim, przez co przeszliśmy
„Rozstania są trudne” Neila Sedaki
A rozstania są trudne
Ludzie mogą opuszczać Twój zespół projektowy z różnych powodów. Na początku swojej kariery pracowałem w dużej organizacji, która przeszła bardzo rozległą i nagłośnioną restrukturyzację przedsiębiorstwa. Podjęto decyzje, w wyniku których wielu członków zespołów projektowych zostało przymusowo odłączonych od firmy (mówiąc wprost: nastąpiły zwolnienia). To było zarówno smutne, jak i przerażające obserwować, jak wielu utalentowanych współpracowników opuszcza organizację.
Z drugiej strony uczestniczyłem w wielu zespołach projektowych – zarówno jako członek zespołu, jak i kierownik projektu – w których członek zespołu postanowił odejść, aby skorzystać z ekscytującej nowej możliwości. Mogła to być szansa na rozwój kariery, rozpoczęcie nowej działalności lub powody osobiste. W takich przypadkach wspaniale jest obserwować, jak współpracownicy idą dalej i realizują swoje pragnienia oraz cele.
Jednak niezależnie od tego, czy członek zespołu odchodzi przymusowo, czy dobrowolnie, wpłynie to na morale i dynamikę zespołu. Pozostali członkowie zespołu projektowego mogą doświadczać całego spektrum emocji, w tym smutku, strachu, radości, zazdrości, rozpaczy i niepokoju.
Jako kierownik projektu możesz podczas realizacji projektu pełnić wiele ról. Możesz być doradcą, a czasami także osobą, na której można się oprzeć. Jeśli członkowie zespołu odczuwają smutek, gdy ktoś odchodzi, wpłynie to na morale, a to może przełożyć się na produktywność zespołu. Jak śpiewał Neil Sedaka, rozstanie z pewnością może być trudne, zwłaszcza jeśli zespół dobrze się zżył i powstały silne relacje zawodowe oraz osobiste.
Jeśli jesteś członkiem projektu i zauważasz niskie morale zespołu po odejściu jednego z jego członków, ważne jest, aby przypomnieć zespołowi i zapewnić go, że zmiany są czymś normalnym i nie są czymś złym. Przejścia i zmiany są naturalne, a każdy doświadczy ich w pewnym momencie swojej kariery.
Jeśli odchodzący członek zespołu był lubiany i przyjaźnił się z pozostałymi osobami, zachęć członków zespołu do utrzymywania z nim kontaktu i korzystania z aplikacji takich jak LinkedIn do komunikacji. To, że ta osoba odeszła, nie oznacza, że zapadła się pod ziemię! Relacje można podtrzymywać, choć z czasem mogą przybrać inną formę.
Podobnie dobrze jest dać zespołowi czas i przestrzeń na przyswojenie tego, co wydarzyło się w okresie przejściowym. Czasami utrata ukochanego członka zespołu projektowego może przypominać śmierć członka rodziny.
Pozwól członkom zespołu przeżywać różne emocje i bądź dostępny osobiście lub wirtualnie, jeśli będą potrzebować wsparcia albo kogoś do rozmowy. Bądź autentyczny i angażuj się w relacje z zespołem, aby zapewnić mu wsparcie lub opiekę, których może potrzebować w trudnym procesie przejścia.
Na koniec warto również przypomnieć zespołowi, że nadal jest zespołem. Odejście jednej osoby nie oznacza, że zespół przestaje istnieć. Spróbuj przeprowadzić ćwiczenie polegające na poproszeniu zespołu o wskazanie jednej jego mocnej strony lub jednej rzeczy, którą zespół robi dobrze. Takie ćwiczenie może pomóc ponownie skupić uwagę zespołu na tym, co jest dobre. Pamiętaj — w słowie „zespół” nie ma „ja”!
Dbanie o sprawy: wpływ na zakres
I będę dbać o sprawy (każdego dnia)
„Dbanie o sprawy” zespołu Bachman-Turner Overdrive
Dbać o sprawy (na każdy sposób)
Podczas fazy planowania lub przygotowania projektu kierownik projektu i jego zespół przeanalizowaliby wszystkie prace projektowe, które należy ukończyć (zakres projektu). W związku z tym harmonogramy, budżety i plany zasobów zostały opracowane na podstawie zakresu projektu.
Podczas fazy planowania projektu można było przyjąć założenie, że wszystkie zasoby, w tym osoby zaangażowane w projekt, będą dostępne wtedy, gdy będą potrzebne, i przez cały czas trwania projektu. Jak sugeruje klasyczna kanadyjska piosenka „Dbanie o sprawy”, zakłada się, że zespół projektowy będzie w stanie ukończyć projekt w przewidzianym czasie i wykonać powierzone zadania.
Co się stanie, jeśli to założenie przestanie być aktualne po odejściu członka zespołu? Czy pozostali członkowie zespołu będą w stanie zrealizować zakres projektu? To bardzo dobre pytania, które będą wymagały od całego zespołu projektowego przeanalizowania deklaracji zakresu (WBS, epików i historyjek) oraz ustalenia, czy pozostały zespół może ją ukończyć. Należy to zrobić przed przekazaniem informacji interesariuszom, takim jak sponsor, i ewentualnym złożeniem wniosku o zmianę zakresu.
Aby pomóc zespołowi w analizie, dostępne są opcje ponownego przydzielenia zadań w ramach pozostałego zakresu. Metody alokacji zasobów, takie jak poziomowanie i wyrównywanie zasobów, mogą zostać zastosowane przed złożeniem wniosku o zmianę zakresu projektu.
Podobnie, zanim członek zespołu odejdzie, należy opracować pewnego rodzaju plan przejścia, który określi zadania i działania, nad którymi pracował, oraz wskaże, jak może wyglądać plan przekazania obowiązków. W ramach tego planu należy również określić wszelkie umiejętności, informacje i wiedzę potrzebne do ukończenia prac.
Jeśli zespół dojdzie do wniosku, że przy dostępnych zasobach nie jest w stanie ukończyć pozostałego zakresu, kierownik projektu powinien wówczas zaangażować sponsora projektu i innych niezbędnych interesariuszy, aby poprosić o zmniejszenie zakresu, wydłużenie harmonogramu lub zwiększenie budżetu w celu zatrudnienia kolejnego członka zespołu, który pomoże ukończyć zakres. Pamiętaj — zakres jest częścią potrójnego ograniczenia.
Zmiana zakresu mająca na celu dostosowanie go do zmniejszonej zdolności zespołu może wpłynąć na budżet i/lub harmonogram projektu, dlatego należy ją dokładnie rozważyć. Proces składania wniosku o zmianę wynikającą z przejścia członka zespołu powinien zostać uwzględniony w planie zarządzania zmianą projektu.
Z odrobiną pomocy przyjaciół: wpływ na zasoby
„Och, radzę sobie dzięki odrobinie pomocy przyjaciół”
„Z odrobiną pomocy przyjaciół” zespołu The Beatles
Odejście członka zespołu wpłynie na zespoły, których członkowie są ze sobą silnie związani. Jeśli zespół dobrze się zżył i powstały relacje, członkowie zespołu mogli otrzymywać „odrobinę pomocy od przyjaciół”, aby ukończyć prace nad projektem.
Kiedy członek zespołu odchodzi, ma to oczywiście wpływ na plan zasobów projektu. Jak wspomniano, mogły zostać przyjęte założenia, że cały zespół projektowy będzie pracował razem przez cały czas trwania projektu. Co się dzieje, gdy ktoś odchodzi?
Bardzo ważne jest tutaj przyjęcie właściwego sposobu myślenia. Kierownik projektu powinien pamiętać, że z zespołu nie odszedł po prostu „zasób”, ale człowiek. Podejście do zasobów projektu z myślą, że odchodzącego członka można po prostu zastąpić, wydaje się chłodne i bezduszne (nie wspominając już o tym, że jest zwyczajnie niemiłe). Nie można zastąpić człowieka, ale można obsadzić rolę, którą pozostawił.
Pozytywniejszym sposobem myślenia może być przyjrzenie się roli, która jest dostępna w zespole. Jakiej pracy, umiejętności i doświadczeń brakuje teraz w zespole projektowym? Czy tę lukę mogą wypełnić obecni członkowie zespołu? Jeśli nie, czy kierownik projektu może poprosić sponsora i innych kluczowych interesariuszy o wsparcie w uzupełnieniu tej luki (co może obejmować budżet na zatrudnienie nowego członka zespołu)?
Przyjęcie takiego sposobu myślenia może również pomóc w stworzeniu w zespole kultury szacunku i troski. Jeśli członkowie zespołu będą czuli, że nie są po prostu „zasobami”, które można w każdej chwili zastąpić, poczują się bardziej doceniani, szanowani i zaangażowani w pracę w zespole. Pamiętaj, że prowadzenie projektu z empatią jest dla kierownika projektu równie ważną umiejętnością jak zdolność do planowania i realizacji.
Dowiedziałem się pocztą pantoflową: wpływ na interesariuszy i komunikację
Powtarzaj za mną: lepiej dmuchać na zimne, niż później żałować
„I Heard It Through the Grapevine” Marvina Gaye’a
Kiedy członek zespołu projektowego odchodzi, z pewnością będzie to wiadomość dla części Twoich interesariuszy. W zależności od okoliczności odejścia może to być wiadomość pozytywna lub negatywna. W związku z trwającą Wielką Rezygnacją konieczne będzie komunikowanie interesariuszom zmian i transformacji zachodzących w zespole.
Interesariusze mogą usłyszeć o odejściu członka zespołu i zacząć się zastanawiać: „Hmm... ciekawe, czy kultura pracy w zespole jest zła. Dlaczego ta osoba odeszła?”. Jeśli nie zostanie to bezpośrednio wyjaśnione, informacja o odejściu członka zespołu może prowadzić do plotek i stać się niepożądanym rozproszeniem dla zespołu projektowego.
Jeśli nie chcesz, aby pocztą pantoflową rozpowszechniały się nieprawdziwe informacje, najlepiej bezpośrednio przekazać interesariuszom wiadomości o wszelkich zmianach w zespole projektowym. W ramach zaangażowania interesariuszy projektu i planu komunikacji można wykorzystać narzędzia takie jak raport statusu projektu jako sposób informowania interesariuszy o zmianach personalnych.
Jeśli interesariusze mają obawy dotyczące sposobu zarządzania zmianą i czują, że panuje duża niepewność, pomocne może być również udostępnienie dokumentu takiego jak plan transformacji. Podobnie jak w przypadku zespołu projektowego, daj interesariuszom możliwość zadawania pytań i dzielenia się wszelkimi obawami. Tak jak zespół projektowy, interesariusze również mogą odczuwać niepokój. Najlepiej umożliwić im podzielenie się obawami, jednocześnie przypominając im o zaangażowaniu pozostałych członków zespołu projektowego.
Ryzykowny interes: wpływ na zarządzanie ryzykiem
Powtarzaj za mną: lepiej dmuchać na zimne, niż później żałować
„Take On Me” zespołu A-ha
Nikt nie chce, aby członek zespołu projektowego odszedł. Jednak biorąc pod uwagę tendencję do rezygnacji, prawdopodobnie nie byłoby dobrym pomysłem zakładać, że coś takiego nigdy nie wydarzy się podczas realizacji projektu. Badanie przeprowadzone przez McKinsey & Company w lipcu 2022 roku wskazuje, że 40% pracowników rozważa odejście z obecnej pracy w ciągu od 3 do 6 miesięcy.
40%! To niemało. Nawet jeśli członkowie Twojego zespołu faktycznie nie odejdą, nadal jest to ryzyko, na które należy się przygotować. W przeciwieństwie do przeboju z lat 80. „Take on Me” lepiej dmuchać na zimne, niż później żałować. Podejmowanie ryzyka poprzez nieplanowanie sytuacji, która z dużym prawdopodobieństwem może się wydarzyć, nie jest dobrym pomysłem.
Uwzględnij tę możliwość w planie zarządzania ryzykiem projektu i, jeśli zajdzie taka potrzeba, przygotuj plan awaryjny na wypadek wystąpienia ryzyka. Jakie działania może podjąć Twój zespół, aby ograniczyć wpływ ryzyka, gdyby się zmaterializowało? Oto kilka pomysłów:
- Planowanie sesji przekazywania wiedzy, aby zapewnić, że wiedza nie będzie należeć tylko do jednej osoby
- Dbanie o dobrą dokumentację projektu na wypadek odejścia kogoś z zespołu i konieczności wdrożenia nowego członka zespołu
- Jeśli to możliwe, uwzględnienie pewnego zapasu czasu w działaniach/zadaniach projektowych na wypadek odejścia członka zespołu i konieczności przeplanowania
Choć możesz nie być w stanie uniknąć ryzyka odejścia członka zespołu, jak zawsze powinieneś mieć przygotowany plan na taką sytuację, aby zapewnić gotowość zespołu projektowego, jeśli do tego dojdzie.
Zmiany: Tupac miał rację
Taki już jest ten świat (Zmiany). Nic już nigdy nie będzie takie samo
„Zmiany” Tupaca Shakura
Tak, zmiany i okresy przejściowe będą się zdarzać. Jak wskazał Tupac w swojej piosence „Zmiany”, sytuacja w zespole projektowym nie będzie już taka sama. Gdy zachodzą zmiany i trwa okres przejściowy, wpłynie to na dynamikę zespołu, a być może również na zakres projektu, zasoby, zaangażowanie interesariuszy, komunikację i ryzyko związane z projektem.
Jeśli Twój zespół przechodzi obecnie okres transformacji w ramach Wielkiej Rezygnacji, będzie oczekiwał od lidera projektu nie tylko wskazania kolejnych kroków taktycznych, lecz także wsparcia i przywództwa. Okresy przejściowe mogą być trudne, ale dzięki pozytywnemu nastawieniu i podejściu zespół projektowy będzie mógł iść naprzód.
Jeśli Ty lub Twój zespół projektowy przechodzicie okres przejściowy, podziel się śmiało wskazówkami lub sprawdzonymi sposobami, które okazały się dla Ciebie skuteczne, za pośrednictwem serwisów Twitter lub LinkedIn.
