Planowanie wydajności a planowanie zasobów: najważniejsze różnice
Wąskie gardło wydajności: Planowanie wydajności pomaga ocenić, ile pracy mogą podjąć członkowie zespołu, i upewnić się, że zasoby odpowiadają zapotrzebowaniu bez tworzenia wąskich gardeł.
Zasoby gotowe do działania: Planowanie zasobów koncentruje się na przydzielaniu odpowiednich narzędzi i pracowników do właściwych zadań, dzięki czemu każdy projekt otrzymuje niezbędne wsparcie, aby zakończyć się sukcesem przy minimalnym marnotrawstwie.
Dynamiczny duet: Połączenie planowania wydajności i planowania zasobów pomaga optymalizować wyniki, równoważyć podaż i popyt oraz dostosowywać zasoby do celów strategicznych.
Efekt kryształowej kuli: Proaktywne planowanie wydajności i zasobów zapewnia kryształową kulę, która pomaga przewidywać wyzwania i możliwości, dzięki czemu projekty można realizować na czas i w ramach budżetu.
Planowanie zdolności i planowanie zasobów to ściśle powiązane pojęcia o nieco różnym zakresie.
Oceniając zdolności, porównujesz podaż z popytem, a następnie podejmujesz decyzje dotyczące sposobu uzupełnienia ewentualnych braków. W planowaniu zasobów skupiasz się bardziej na szczegółach — na tym, jakie zasoby są potrzebne oraz jak je przydzielać i zarządzać nimi w celu skutecznego zarządzania portfelem.
Czym jest planowanie zdolności?
Planowanie zdolności polega na porównaniu dostępności członków zespołu z wymaganiami projektu, a następnie podjęciu decyzji dotyczących sposobu uzupełnienia ewentualnych braków. Możesz użyć oprogramowania do planowania zdolności, aby łatwiej monitorować dostępność zasobów w czasie rzeczywistym i prognozować przyszły popyt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Przykład planowania zdolności
Jak w praktyce przebiega proces planowania zdolności? Oto przykład planowania zdolności obciążenia pracą:
- Portfel projektów obejmuje dwie linie produktowe obsługiwane przy użyciu obecnych zasobów.
- W kolejnym kwartale chcesz dodać nowy projekt wprowadzający trzecią linię produktową.
Najpierw oceń istniejącą podaż zasobów ludzkich w porównaniu z popytem, korzystając z zgrubnego planowania zdolności. Załóżmy więc, że w tym przykładzie masz 10 inżynierów pracujących w pełnym wymiarze godzin oraz 2 kierowników produktu pracujących w pełnym wymiarze godzin, aby zaspokoić potrzeby istniejących projektów.
Mimo że ci członkowie zespołu pracują w pełnym wymiarze godzin, nie oznacza to, że mają 8 godzin dziennie na pracę nad Twoim projektem. Musisz uwzględnić czas na lunch i przerwy na skorzystanie z toalety, a także zwolnienia chorobowe i płatny czas wolny, jeśli są oni stałymi pracownikami FTE (a nie kontraktorami).
Bardziej realistyczne oszacowanie zdolności to 5 godzin dziennie. Przekłada się to na 12 pracowników x 5 godzin dziennie x 5 dni w tygodniu = 300 godzin tygodniowo.
Następnie porównaj podaż z przewidywanym zapotrzebowaniem na projekt. Jeśli założysz, że trzecia linia produktowa będzie wymagać takiej samej liczby pracowników FTE (1 kierownika produktu i 5 inżynierów), przewidywany popyt wyniesie 6 pracowników x 5 godzin dziennie x 5 dni w tygodniu = 150 godzin tygodniowo.
Jak pogodzić różnicę między podażą a popytem?
- Opcja 1: Przestań wspierać jedną z istniejących linii produktowych i zamiast tego przydziel zasoby do nowej linii produktowej. To kwestia ustalania priorytetów.
Jeśli interesariusze zdecydują, że nowa linia produktowa musi zostać dodana, masz jeszcze dwie opcje:
- Opcja 2: Zatrudnij dodatkowe osoby o odpowiednich umiejętnościach, aby wesprzeć nową linię produktową. Wiąże się to z wyborem jednej z trzech różnych strategii planowania zdolności:
- Jeśli wykorzystasz nadwyżkę zdolności przed wystąpieniem rzeczywistego zapotrzebowania, będzie to strategia wyprzedzająca. Może to być ryzykowne, jeśli prognozowany popyt nie wystąpi, ponieważ negatywnie wpłynie to na rentowność.
- Jeśli będziesz stopniowo zatrudniać pracowników w miarę pojawiania się potrzeb, będzie to strategia dopasowania.
- Jeśli będziesz czekać z zatrudnieniem do momentu wystąpienia popytu, zastosujesz strategię opóźnioną (produkcja może się opóźnić, gdy będziesz czekać na pozyskanie i wdrożenie nowych zasobów).
- Opcja 3: Obsługuj trzy linie produktowe przy obecnej zdolności. Jest to ryzykowne, ponieważ nadmierne przydzielenie zadań może prowadzić do wypalenia zawodowego.
Nasz szablon planowania zdolności (dostępny w ramach naszej społeczności członkowskiej) oraz nasz przewodnik po najlepszych praktykach zarządzania zdolnościami okażą się pomocne podczas realizacji tego procesu.
Czym jest planowanie zasobów?
Planowanie zasobów dotyczy sposobu, w jaki organizacja przydziela zasoby do realizacji działań projektowych. Jest to proces obejmujący identyfikowanie dostępnych zasobów, przydzielanie zadań projektowych odpowiednim zasobom na podstawie ich dostępności i zestawu umiejętności, a następnie codzienne zarządzanie tymi zasobami.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami przechowuje takie dane, jak dane historyczne dotyczące projektów, harmonogramy członków zespołu oraz pożądane wykorzystanie zasobów, aby pomóc Ci opracować solidny plan obsady kadrowej.
Przykład planowania zasobów
Wróćmy do przykładu, w którym Twoja organizacja chce dodać trzecią linię produktów. Ponownie załóżmy, że do wsparcia tego projektu potrzebnych będzie 5 inżynierów i 1 menedżer produktu.
Po przeprowadzeniu inwentaryzacji nadchodzących projektów i określeniu ich wymagań dotyczących zasobów musisz ustalić dostępność zasobów. Czy masz wystarczające zasoby wewnętrzne, aby wesprzeć tę pracę, czy musisz zatrudnić osoby z zewnątrz?
Następnie przydziel zasoby do zadań projektowych na podstawie wymaganych zestawów umiejętności. W tym miejscu należy przeanalizować szczegóły, takie jak liczba potrzebnych inżynierów zaplecza i warstwy interfejsu do wykonania pracy. Przygotuj plan awaryjny na wypadek, gdyby nie udało się zapewnić potrzebnych zasobów projektowych w preferowanym terminie.
Następnie, po przygotowaniu planu zarządzania zasobami, przydziel konkretne zasoby do projektu i monitoruj w czasie rzeczywistym sposób ich wykorzystywania. W razie potrzeby wprowadzaj zmiany w trakcie realizacji projektu, aby uniknąć potencjalnych niedoborów zasobów.
Planowanie wydajności a planowanie zasobów: różnice i podobieństwa
Oto podsumowanie najważniejszych różnic i podobieństw między planowaniem wydajności a planowaniem zasobów:
| Planowanie wydajności | Planowanie zasobów | Podobieństwa | |
|---|---|---|---|
| Cel | Porównuje dostępność zasobów z wymaganiami projektu | Identyfikuje zasoby, przydziela je i zarządza nimi, aby spełnić potrzeby projektu | Ocenia dostępność zasobów jako kluczowy element |
| Strategie | Strategia wyprzedzająca, strategia dopasowania lub strategia opóźniona | Uwzględnia dostępność zasobów, koszty, zakresy odpowiedzialności i zależności | Uwzględnia dostępność zasobów i zakresy odpowiedzialności |
| Zakres | Strategiczny przegląd podaży i popytu | Szczegółowy obraz alokacji zasobów i wykorzystania zasobów | Ocenia zapotrzebowanie na zasoby |
| Horyzont czasowy | Ciągły, najlepiej. W przeciwnym razie: na koniec kwartału lub roku obrotowego ALBO przed rozpoczęciem nowego projektu | Ciągły | Powinno być oceniane na bieżąco |
Różnice
1. Różne poziomy szczegółowości: podejście strategiczne a ukierunkowane na realizację
Planowanie wydajności analizuje globalne poziomy podaży i popytu w całym portfelu projektów oraz identyfikuje wszelkie luki. Możesz wykorzystać te informacje do ułatwienia podejmowania decyzji dotyczących ustalania priorytetów projektów i alokacji zasobów.
Planowanie zasobów analizuje sposób przydzielania zasobów na poziomie projektu i pomaga podejmować decyzje dotyczące obsady na podstawie dostępności, kosztów, zakresów odpowiedzialności i zależności.
2. Różne horyzonty czasowe
W zależności od dojrzałości procesu planowania wydajności pracowników w Twojej organizacji możesz zdecydować się na przeprowadzenie planowania wydajności jako jednorazowego ćwiczenia — na koniec kwartału lub roku obrotowego albo przed rozpoczęciem nowego projektu. Planowanie zasobów powinno być zawsze prowadzone na bieżąco.
Podobieństwa
1. Ocena dostępności zasobów
Dostępność zasobów jest brana pod uwagę zarówno w planowaniu wydajności, jak i w planowaniu zasobów.
Planowanie wydajności ocenia zdolność istniejącej puli zasobów do wsparcia nadchodzących projektów. Obejmuje to ustalenie, czy zasoby te mają dodatkowe możliwości, które można przeznaczyć na inne projekty.
W planowaniu zasobów również analizujesz dostępność zasobów, aby pomóc sobie w podejmowaniu decyzji dotyczących alokacji zasobów.
2. Uwzględnianie zapotrzebowania na zasoby
Zapotrzebowanie na zasoby to kolejny kluczowy element planowania wydajności i planowania zasobów. Jeśli nie jesteś w stanie dokładnie prognozować przyszłych potrzeb projektowych, trudno będzie opracować strategię dotyczącą odpowiedniego dostosowania wydajności lub alokacji istniejących zasobów.
Kiedy stosować planowanie wydajności i planowanie zasobów
Wykorzystaj kluczowe punkty zwrotne w cyklu biznesowym, takie jak koniec kwartału lub roku obrotowego albo rozpoczęcie nowego projektu, aby przeanalizować swoje obecne możliwości i porównać je z prognozowanym zapotrzebowaniem. Pomoże Ci to podejmować trafne i terminowe decyzje dotyczące zatrudnienia.
Gdy uzyskasz dobry obraz podaży i popytu, przydziel zasoby tak, aby zaspokoić zapotrzebowanie, a w razie potrzeby monitoruj sytuację i wprowadzaj korekty w trakcie realizacji projektu.
Przeczytaj także: Sprawdź naszą listę najlepszych programów do zarządzania zasobami pracowników które pomogą Ci skutecznie planować zasoby i moce przerobowe.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania zasobami
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.
