Najlepsze praktyki DAM: 5 wskazówek dotyczących tagowania treści
Jak ważne jest dla Ciebie uzyskanie wyników, których szukasz, gdy korzystasz z Google? Równie ważne jest, aby Twój zespół mógł znaleźć zasoby cyfrowe w swoim narzędziu do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM), gdy wyszukuje treści cyfrowe. Dlatego pomyślałem, że możesz zainteresować się bliższym poznaniem najlepszych praktyk tagowania w systemach DAM.
Wcześniej omawiałem czym jest DAM i czym różni się od systemu zarządzania treścią (CMS). Tym razem przyjrzyjmy się bliżej działaniu oprogramowania DAM i sprawdźmy, czy istnieje właściwy sposób podejścia do tagowania.
Czym jest tag w zarządzaniu zasobami cyfrowymi (DAM)?
Tag to etykieta umieszczana na zasobach multimedialnych, która pomaga określić, co znajduje się w danym elemencie. Na przykład:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
To zdjęcie, przechowywane na przykład w narzędziu DAM dla fotografów, może mieć tagi takie jak plaża, palma, ocean czy zachód słońca. Są one również znane jako metadane opisowe — elementy widoczne na obrazie, które pomagają stworzyć wyobrażenie o tym, co się na nim znajduje. Właściwe kategoryzowanie plików cyfrowych za pomocą odpowiednich tagów poprawia możliwość ich wyszukiwania i zwiększa ogólną wygodę użytkownika.
Dlaczego tagowanie jest ważne w systemach DAM?
Tagowanie zasobów ma kluczowe znaczenie dla utrzymania porządku w bibliotece zasobów cyfrowych. Tagi będą ostatecznie służyć Tobie i członkom Twojego zespołu jako hasła wyszukiwania. Dlatego im więcej tagów, tym lepiej (potencjalnie — wyjaśnię to za chwilę). Wróćmy do naszego przykładu. Wyobraź sobie, że ktoś w Twojej firmie pracuje nad nową kampanią dla biura podróży, które jest Waszym klientem. Ta osoba chce ponownie wykorzystać zasoby marki opracowane kilka miesięcy wcześniej do prezentacji ofertowej i wpisuje w pasku wyszukiwania „zachód słońca na plaży z palmami”. Tagi, które wcześniej umieściliśmy na powyższym obrazie, sprawiłyby, że pojawiłby się on w wynikach tego zapytania.
Gdy odpowiednio otagujesz swoje pliki cyfrowe, zwiększasz szanse na odnalezienie danego zasobu. Możesz ponownie wykorzystywać zasoby cyfrowe i łatwo udostępniać je w ramach kampanii marketingowych.
Dowiedz się więcej: Czy korzystasz z systemu DAM jako elementu strategii marketingowej wydarzeń? Sprawdź naszą listę narzędzi do zarządzania zasobami cyfrowymi na potrzeby wydarzeń.
Czy tagowanie w systemach DAM odbywa się ręcznie czy automatycznie?
Tagowanie nie jest całkowicie ręczną procedurą. W rzeczywistości automatyzacja odgrywa obecnie dużą rolę w sposobie działania systemów zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM). Sztuczna inteligencja (AI) zdominowała większość naszych rozmów w pracy, kanały w mediach społecznościowych oraz wiele zadań, które jeszcze kilka lat temu wydawały się niemożliwe. Oto kolejny powód, aby porozmawiać o narzędziach wykorzystujących AI na jutrzejszym spotkaniu!
Większość nowoczesnych programów do zarządzania zasobami cyfrowymi wykorzystuje automatyzację opartą na AI, aby pomagać w tagowaniu zasobów przesyłanych do systemu.
Tak to działa: gdy przesyłasz obraz, wbudowana w oprogramowanie AI analizuje jego zawartość, wyodrębnia z niej informacje i sugeruje potencjalne tagi, które możesz dodać do zasobu. Następnie możesz wybrać spośród tych sugestii lub ręcznie dodać tagi uzupełniające elementy pominięte przez AI.
Kto taguje zasoby cyfrowe w systemie DAM?
Za tagowanie treści odpowiada przede wszystkim osoba, która je przesyła. Każdy pracownik przesyłający zasoby multimedialne na platformę DAM powinien zastosować odpowiednie tagi. Czy jednak wystarczy tagować wszystko, co widzę, i dodawać tyle tagów, ile tylko mogę? Niekoniecznie...
DAM jest tak dobry, jak dobre jest skonfigurowanie tagów. Jeśli ludzie nie przestrzegają procesu, nikt nie znajdzie treści i zaczną mówić: „ten system nie działa.
Posiadanie właściwego procesu ma kluczowe znaczenie, ponieważ nie chcesz nieskończonej liczby tagów. Jest to szczególnie ważne w większych organizacjach z odizolowanymi zespołami (np. uniwersytetach korzystających z oprogramowania DAM, zespołach e-commerce korzystających z oprogramowania DAM), ponieważ takie zespoły mogą nie komunikować się ze sobą ściśle, co prowadzi do dezorganizacji oprogramowania i utrudnia wyszukiwanie zasobów. Można mieć zbyt wiele tagów, a skutkiem tego jest to, że zasoby mogą zacząć pojawiać się w nieistotnych wynikach wyszukiwania. Na przykład dodanie tagu „wakacje letnie” do obrazu z naszego przykładu mogłoby być przesadą, ponieważ opisujemy coś opartego na konsekwencji procesu myślowego, a nie na tym, co znajduje się na obrazie.
Może to zależeć od wdrożonego procesu cyklu życia zasobów cyfrowych. Jak więc utrzymać wszystko pod kontrolą?
Jak tworzyć zasady zarządzania DAM zapewniające spójność tagowania
Zanim zagłębisz się zbyt mocno w procesy tagowania, warto cofnąć się o krok i spojrzeć na szerszy obraz: kto za co odpowiada i jak zamierzasz zachować spójność w dłuższej perspektywie. Właśnie tutaj niezbędna staje się kompleksowa strategia zarządzania zasobami cyfrowymi. To właśnie tutaj pojawia się zarządzanie.
Zasady zarządzania DAM to w zasadzie twój regulamin. Określają oczekiwania dotyczące sposobu korzystania z systemu DAM, zarządzania wykorzystaniem zasobów oraz stosowania tagów w całej organizacji. Bez nich sytuacja może szybko wymknąć się spod kontroli, zwłaszcza gdy coraz więcej użytkowników przesyła treści i próbuje poruszać się po systemie. Właściwa ochrona zasobów cyfrowych zaczyna się od ustanowienia tych podstawowych zasad.
Jeśli chcesz wdrożyć to w najlepszy możliwy sposób, rozważ uzyskanie certyfikatu z zakresu zarządzania zasobami cyfrowymi. Jeśli jednak jesteś raczej osobą kierującą się zasadą YOLO i chcesz zrobić to samodzielnie, oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić podczas tworzenia zasad zarządzania:
- Dostęp użytkowników i uprawnienia: Określ, kto może przesyłać zasoby, kto może je tagować, kto może usuwać lub archiwizować elementy oraz kto może zatwierdzać zmiany.
- Zasady tagowania i standardy metadanych: Określ spójne konwencje nazewnictwa i struktury nazewnictwa plików. Wyraźnie wskaż, jakiego rodzaju tagów należy używać, jak postępować z wymaganymi i opcjonalnymi metadanymi oraz jak unikać nadmiernego tagowania.
- Kontrola wersji i daty wygaśnięcia: Zapobiegaj pojawianiu się nieaktualnych treści w wynikach wyszukiwania.
- Bieżący nadzór: Najlepiej, aby za zasady odpowiadała konkretna osoba — na przykład bibliotekarz cyfrowy lub administrator DAM — która regularnie przeprowadza audyty i przeglądy, aby zasady pozostawały zgodne ze sposobem pracy zespołu.
Nawet jeśli twój zespół jest niewielki, odrobina struktury może wiele zmienić. Wprowadzenie tych zasad wspiera spójność marki i zapewnia zarządzanie prawami. Przygotowuje system na skalowanie bez konieczności rozplątywania bałaganu niespójnych tagów i uprawnień.
Jaka jest rola bibliotekarza cyfrowego w DAM?
Jeśli myślisz, że to wymierający zawód, niespodzianka! Pozwól, że przedstawię ci ewolucję profesji odpowiedzialnej za to, aby wszystkie książki w budynku można było łatwo znaleźć przy użyciu najbardziej zagmatwanego systemu na Ziemi.
Bibliotekarz cyfrowy to osoba odpowiedzialna za utrzymywanie porządku w rozwiązaniu do zarządzania zasobami, zarządzanie kontrolą wersji, wspieranie tworzenia taksonomii DAM, monitorowanie bazy danych oraz wprowadzanie wszelkich zmian wymaganych, aby zasoby były dostępne dla wszystkich.
Ponadto bibliotekarz szkoli pracowników w zakresie korzystania z systemu DAM i wybierania odpowiednich tagów, wskazuje, gdzie znaleźć dokumentację, oraz pomaga osobom, które później potrzebują wyjaśnień.
Jeśli jednak nie masz budżetu na zatrudnienie bibliotekarza, musisz uwzględnić niektóre z jego najlepszych praktyk w codziennym korzystaniu z narzędzia DAM.
Najlepsze praktyki zarządzania zasobami
1. Określ wytyczne dotyczące dotychczasowych i przyszłych treści
Ważne jest, aby wiedzieć, jak zamierzasz postępować z zasobami cyfrowymi, które zostały utworzone w przeszłości. Czy należy dodać tag, taki jak „stara treść”, „do uporządkowania” lub inne oznaczenia? Jeśli od pewnego czasu tworzysz treści, zajęcie się nimi tak samo jak nowymi treściami może na początku wymagać zbyt wiele pracy.
Kolejna dobra praktyka dotyczy bieżących i przyszłych treści.
2. Utwórz taksonomię
Zastanów się, jak zamierzasz klasyfikować treści w przyszłości. To bardzo ważny krok, ponieważ nie chcesz, aby każdy oznaczał treści tym, co akurat przyjdzie mu do głowy. Zdefiniowanie typu pliku, kategorii treści i podkategorii ułatwi znajdowanie treści w przyszłości.
3. Opracuj nazewnictwo do ręcznego oznaczania treści
Ustal konwencje nazewnictwa tagów (np. "PRJ-clientname-asset"), aby usprawnić wyszukiwanie. Poinformuj pracowników dokładnie, jak mają zapisywać tagi dodawane ręcznie. Możesz chcieć, aby dodawali jeden tag zawierający trzyliterowy kod projektu, po którym następuje myślnik i nazwa klienta. Możesz też chcieć, aby wszystkie elementy zapisywali małymi literami, z wyjątkiem nazw kont. Niezależnie od przyjętych zasad staraj się, aby były one możliwie jasne i spójne.
4. Przygotuj instrukcje szkoleniowe
Po opracowaniu wytycznych nadszedł czas na przygotowanie dokumentów lub filmów, które pomogą szkolić pracowników w całej firmie. Opracuj materiały szkoleniowe i samouczki dla członków zespołu. Powinny one zawierać jasne instrukcje dotyczące tego, gdzie znaleźć informacje, z kim skontaktować się w razie pytań oraz przykłady sytuacji związanych z oznaczaniem, które mogą napotkać, wraz z informacjami, jak sobie z nimi poradzić.
Pamiętaj, że z instrukcji będą korzystać zarówno osoby obeznane z technologią, jak i te mniej zaawansowane, dlatego postaraj się zachować ich maksymalną prostotę. Ponieważ masz już dużą wiedzę na temat DAM, możesz paść ofiarą klątwy wiedzy.
5. Zbieraj opinie
O tej ostatniej zasadzie łatwo zapomnieć. Po wdrożeniu rozwiązania zaplanuj regularne audyty i kontrole stanu systemu z udziałem interesariuszy oraz poproś o opinie, aby sprawdzić, czy rozwiązanie działa dla użytkowników. Ostatecznie z systemu będzie korzystać wiele osób, które będą przesyłać treści, a niektóre określone przez Ciebie wytyczne mogą nie być najbardziej efektywne dla każdego użytkownika. Wiedza o tym, co sądzą użytkownicy, i modyfikowanie wytycznych jest lepsze niż sytuacja, w której po cichu ignorują zasady oznaczania treści i tworzą chaos w Twoim pięknym systemie.
Jak integracja DAM wpływa na oznaczanie treści i wydajność przepływu pracy
Jeśli korzystasz z DAM wyłącznie jako odrębnego systemu, prawidłowe oznaczanie treści jest już ważne. Gdy jednak DAM zostanie połączony z innymi systemami używanymi przez zespół na co dzień — takimi jak CMS, CRM czy narzędzia do zarządzania informacjami o produktach — tagi stają się kluczowe dla sposobu wykonywania pracy.
Integracja DAM z innymi platformami umożliwia płynne przemieszczanie zasobów cyfrowych między systemami. Na przykład zespoły marketingowe pracujące w CMS mogą bezpośrednio pobierać zatwierdzone obrazy z DAM, bez konieczności ponownego przesyłania ich lub ręcznego wyszukiwania. Zespoły sprzedażowe korzystające z CRM mogą uzyskać dostęp do najbardziej aktualnych treści na potrzeby prezentacji dla klientów. Zespoły produktowe połączone za pośrednictwem PIM mogą zachować spójność materiałów wizualnych i dokumentów w wielu kanałach.
Celem jest uczynienie z DAM jedynego wiarygodnego źródła informacji, co ułatwia lepsze tworzenie treści, przyspiesza przepływy pracy i zapewnia spójny przekaz marki.
Dlatego inwestowanie w spójne oznaczanie treści nie polega wyłącznie na utrzymywaniu porządku w DAM. Chodzi o to, aby cały stos technologiczny działał lepiej jako całość.
Korzyści ze spójnych metadanych i oznaczania treści w DAM
Praktyki te mają na celu zapewnienie prawidłowego oznaczania treści. Prawidłowe oznaczanie treści może pomóc w:
- zwiększeniu ponownego wykorzystania zasobów
- skróceniu czasu wyszukiwania
- zapobieganiu duplikowaniu danych
- utrzymaniu spójności marki
- optymalizacji przepływów pracy związanych z zarządzaniem zasobami cyfrowymi
- ograniczeniu wydatków związanych z ponownym tworzeniem treści
Jakie oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi jest najlepsze dla mojej firmy?
Rozważając wdrożenie systemu DAM w swojej organizacji, zalecam przygotowanie zapytania ofertowego RFP dotyczącego zarządzania zasobami cyfrowymi, które pomoże porównać dostępne opcje. Weź pod uwagę takie funkcje, jak przyjazny dla użytkownika interfejs, solidne mechanizmy kontroli dostępu, integracja z interfejsami API oraz uwierzytelnianie i bezpieczeństwo. Funkcje te pomagają usprawnić działania i zwiększyć funkcjonalność całego ekosystemu treści. Chociaż nie mogę dokładnie powiedzieć, które oprogramowanie będzie miało najlepszą funkcjonalność w Twojej sytuacji, oto lista dostępnych obecnie na rynku opcji oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi, od których możesz zacząć. Przeczytaj o nich, poszukaj wersji próbnej lub przygotuj się do prezentacji i wybierz rozwiązanie najlepiej dopasowane do swoich potrzeb!
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Podsumowanie
Odpowiednie oznaczanie zasobów jest jednym z najważniejszych filarów skutecznego systemu zarządzania zasobami cyfrowymi. Dzięki solidnej strategii DAM, konsekwentnemu oznaczaniu i właściwemu rozwiązaniu DAM możesz stworzyć skalowalny system, który obsługuje wszystko — od tworzenia zasobów po zarządzanie prawami.
Jeśli wcześniej nie słyszałeś o oprogramowaniu DAM, dowiedz się więcej o tym, czym jest DAM i jaki jest zwrot z inwestycji w oprogramowanie DAM.
