Jak lepiej rozpoczynać projekty z klientami

Celem kontaktu i spotkania z klientem przed „prawdziwym” spotkaniem rozpoczynającym jest ujednolicenie oczekiwań poza kontekstem potencjalnie znacznie bardziej politycznego „prawdziwego” spotkania rozpoczynającego. To okazja do nawiązania relacji z klientem, przekazania najważniejszych informacji dotyczących projektu i zespołu oraz zebrania jak największej ilości istotnych informacji przed spotkaniem rozpoczynającym, aby dopracować jego agendę. Rozmowa powinna koncentrować się na tym, jak będziecie współpracować, oraz w miarę możliwości ustalać i uzgadniać oczekiwania.

Przykładowa agenda wstępnego spotkania rozpoczynającego projekt z klientem

Aby szybko zapoznać się z agendą, obejrzyj nasz film:

Pre-Client Kickoff Meeting Agenda | 10 Things You Should Know

Chociaż każdy projekt będzie wymagał dostosowania własnej agendy, warto zadbać o omówienie niektórych z tych podstawowych kwestii. Oto przybliżony podział czasu, który pozwoli zmieścić to w 60-minutowym spotkaniu:

• Przedstawienie się – trochę ciepłej i swobodnej rozmowy (5 min)
• Przegląd zespołów projektowych – kto za co odpowiada? (3 min)
• Proces zatwierdzania – jaki jest proces i kto zatwierdza rezultaty? (3 min)
• Przegląd SoW – co robimy, kiedy, jak i co wytworzymy? (20 min)
• Omówienie zarządzania ryzykiem, problemami i zmianami – jakie jest nastawienie klienta i jego podejście do zarządzania ryzykiem i zmianami? (3 min)
• Raportowanie – jak będziemy śledzić i komunikować postępy projektu oraz komu? (3 min)
• Współpraca – jakich narzędzi użyjemy do wspólnej pracy? (3 min)
• Zasoby – czego potrzebujemy, aby rozpocząć? (5 min)
• Agenda spotkania rozpoczynającego – co omówimy podczas spotkania rozpoczynającego z klientem? (5 min)
• Sprawy różne – czy jest coś jeszcze, co powinniśmy omówić? (5 min)

1. Przedstawienie się – trochę ciepłej i swobodnej rozmowy (5 min)

O ile klient nie przyprowadził ze sobą całego zespołu projektowego, jest to okazja do szczerej rozmowy, dzięki której będziecie mogli lepiej poprowadzić projekt i uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Celem jest poznanie klienta poza kontekstem projektu oraz rozpoczęcie budowania relacji i poziomu zaufania, które rozwijają się z czasem i pomagają przejść przez wzloty i upadki projektu.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Przegląd zespołów projektowych – kto za co odpowiada? (3 min)

Podczas „prawdziwego” spotkania rozpoczynającego będzie okazja, aby wraz z całym zespołem projektowym przypomnieć role i zakresy odpowiedzialności, dlatego celem omówienia zespołu projektowego jest uzyskanie i wymiana informacji na temat dynamiki zespołu.

Próbujesz uzyskać perspektywę zza kulis dotyczącą tego, kto będzie zaangażowany w projekt i w jakim zakresie. Chcesz wiedzieć, jak najlepiej się z tymi osobami komunikować, aby pomogły posuwać projekt do przodu. Bardzo pomocne jest zrozumienie, kto może być sprzymierzeńcem lub wspierać projekt, a kto najprawdopodobniej będzie powodować problemy.

To także okazja, aby zaprezentować zasoby, które zostały zarezerwowane do realizacji projektu, dzięki czemu klient zyska pewność co do zespołu, który pojawi się na spotkaniu inauguracyjnym. Pokazując mu nieco informacji zza kulis dotyczących Twojego zespołu, masz nadzieję, że klient odwdzięczy się tym samym i przedstawi pokrótce osobowości osób, które mogą wpłynąć na projekt — pozytywnie lub negatywnie.

3. Proces zatwierdzania — proces i osoby odpowiedzialne za akceptację rezultatów? (3 min)

Po omówieniu tego, „kto jest kim” w zespołach projektowych i zidentyfikowaniu zespołu, łatwo przejść do kwestii zarządzania oraz tego, kto będzie musiał zatwierdzić poszczególne elementy w trakcie projektu. Ważne jest wyjaśnienie na podstawie SoW, jakie przyjęto założenia dotyczące akceptacji w odniesieniu do harmonogramu i liczby rund poprawek.

Chcesz dowiedzieć się od klienta, czy proces założony w SoW będzie działać. Czy harmonogram jest wystarczająco długi? Czy w SoW uwzględniono wystarczającą liczbę rund poprawek? Czy ustalenie terminów spotkań lub uzyskanie akceptacji od niektórych członków zespołu jest trudne? Czy podczas realizacji projektu będą na urlopie?

4. Przegląd SoW — co robimy, kiedy i jak oraz co dostarczymy?

Spośród wszystkich punktów agendy jest to prawdopodobnie najważniejszy element służący ujednoliceniu oczekiwań, dlatego warto poświęcić mu znaczną część czasu. Na „właściwe” spotkanie inauguracyjne trzeba wejść po szczegółowym omówieniu tego tematu, aby mieć wspólne rozumienie oczekiwań.

To okazja, aby szczegółowo przeprowadzić klienta przez roboczą wersję SoW — a to oznacza omówienie sposobu realizacji projektu, działań, które można wykonać, ich zakresu (w ramach proponowanego budżetu i harmonogramu) oraz rezultatów, które zostaną dostarczone. Ważne jest, aby podkreślić rundy przeglądu, zależności i założenia, tak aby wszyscy mieli takie samo rozumienie tego, co projekt ostatecznie dostarczy.

Jeśli odłożysz dyskusję na temat SoW do „właściwego” spotkania inauguracyjnego z klientem, sytuacja może stać się nieprzyjemna — wymiana opinii przez duży zespół klienta na temat tego, co powinno znaleźć się w zakresie projektu, a co poza nim, nigdy nie przebiega dobrze. Dyskusje dotyczące zakresu najlepiej prowadzić podczas małych spotkań z klientem, na których można spokojnie omówić temat bez przekształcania go w debatę przy okrągłym stole.

5. Omówienie RAID (ryzyk, założeń, problemów i zależności) oraz zarządzania zmianą — jakie jest nastawienie klienta i jego podejście do zarządzania ryzykiem i zmianą? (3 min)

W ramach uzupełnienia dyskusji na temat SoW warto omówić z klientem jego preferencje dotyczące radzenia sobie z ryzykami i problemami, a także jego gotowość na zmiany. Jeśli to możliwe, przed spotkaniem przygotuj rejestr ryzyk lub rejestr RAID i omów go podczas spotkania. Od początku warto jasno zakomunikować, że chcesz w sposób przejrzysty i wspólnie identyfikować ryzyka oraz problemy, a także na nie reagować.

Warto dowiedzieć się od klienta, jaki jest margines elastyczności budżetu. Dobrym sposobem na ujęcie tego tematu może być zapytanie klienta, czy dostępny jest dodatkowy budżet na zmianę kierunku projektu, jeśli pojawią się nowe możliwości — takie jak dodatkowe rundy opracowywania projektu, rozbudowa funkcji lub testy z użytkownikami. Potrzebujecie wspólnie ustalić, czy klient ma nadzieję na

Pamiętaj również, aby omówić wykorzystanie rezerwy i uzgodnić, na co jest przeznaczona oraz w jaki sposób można jej używać; czy jest to budżet na ryzyka i problemy, czy też ma służyć uwzględnianiu niewielkich zmian w miarę postępu projektu? Zaproponuj sposób jej wykorzystania, który Twoim zdaniem będzie właściwy, aby jasno określić, co zrobicie, gdy w projekcie pojawi się coś, czego nie planowaliście.

6. Raportowanie — jak będziemy śledzić postępy projektu i informować o nich oraz kogo będziemy informować? (3 min)

Śledzenie postępów projektu będzie wymagało raportu statusu, który pokaże, jak projekt przebiega pod względem budżetu, harmonogramu, zadań i kamieni milowych. Podobnie jak w przypadku przygotowań do zaprezentowania sposobu zarządzania ryzykiem, warto przygotować raport statusu, który można udostępnić klientowi, aby upewnić się, że jego format i poziom szczegółowości są dla niego odpowiednie.

Właściwy format i szczegółowość raportu statusu mogą mieć duże znaczenie, ponieważ raport jest zazwyczaj powiązany z rozliczeniami. Musisz upewnić się, że klient otrzymuje odpowiedni poziom bieżących informacji, aby nie wstrzymywał płatności faktur. Aby to ułatwić, uwzględniaj w raporcie statusu stan budżetu wraz z kwotą najbliższej faktury i informacją, kiedy zostanie wystawiona.

Uzgodnij listę dystrybucyjną raportu statusowego, aby wszyscy, którzy powinni być na bieżąco, otrzymywali aktualne informacje o tym, co dzieje się w projekcie. Zawsze lepiej rozesłać raport do szerszego grona odbiorców, niż jest to ściśle konieczne, aby w razie gdy coś nie pójdzie zgodnie z planem, nikt nie mógł później twierdzić, że nie był o tym poinformowany. Oprogramowanie do raportowania dla klientów może również pomóc częściowo zautomatyzować ten proces i wyeliminować konieczność podejmowania tej decyzji dla każdego tworzonego raportu statusowego.

7. Współpraca – jakich narzędzi użyjemy do wspólnej pracy? (3 min)

Większość kierowników projektów i zespołów ma określony domyślny zestaw narzędzi do współpracy. Niezależnie od tego, czy jest to Basecamp lub Jira, Trello lub Businessmap (wcześniej Kanbanize), ustalcie z zespołem plan wspólnej pracy, aby móc przedstawić klientowi plan dotyczący tego, czego będziecie używać i jak będziecie z tego korzystać. Następnie skonsultujcie się z klientem, aby upewnić się, że akceptuje wybrany zestaw narzędzi i może korzystać z tej platformy do udostępniania plików, informacji i aktualizacji statusu oraz prowadzenia rozmów dotyczących projektu.

Dowiedz się więcej: Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu rosnącą listą klientów? Sprawdź listę najlepszego oprogramowania do baz danych klientów.

8. Zasoby – czego potrzebujemy, aby rozpocząć pracę? (5 min)

Zawsze przed właściwym rozpoczęciem projektu potrzebne są różne „rzeczy”. Sporządź listę wszystkich elementów, o które musisz poprosić klienta, aby móc rozpocząć pracę, i uporządkuj ją według priorytetów, tak aby klient mógł najpierw zająć się najważniejszymi kwestiami.

• Dane logowania – CMS, analityka, media społecznościowe, biblioteki obrazów
• Marka – logotypy, czcionki, przewodniki po stylu, szablony
• Repozytorium – pliki witryny, bazy danych
• VPN – dostęp do intranetu klienta
• Fakturowanie – do kogo należy je kierować? Kto je zatwierdza?

9. Agenda spotkania rozpoczynającego projekt – o czym będziemy rozmawiać podczas spotkania z klientem? (5 min)

To okazja, aby omówić agendę „właściwego” spotkania rozpoczynającego projekt. Podczas gdy spotkanie przygotowawcze z klientem służy wyrównaniu oczekiwań, „właściwe” spotkanie rozpoczynające projekt powinno pomóc zrozumieć szerszy kontekst projektu oraz czynniki, które wpłyną na jego sukces.

Zapoznaj się z przewodnikiem dotyczącym spotkania rozpoczynającego projekt z klientem, ale ogólnie rzecz biorąc, w agendzie spotkania rozpoczynającego projekt powinny znaleźć się następujące punkty.

• Przedstawienie uczestników – kto pracuje nad projektem i jaka jest jego rola? (15 min)
• Informacje o projekcie – jak ten zakres wpisuje się w szerszą strategię i inne projekty? (10 min)
• Omówienie projektu – na czym polega problem biznesowy i jaka jest potrzeba klienta? (30 min)
• Sukces – skąd będziemy wiedzieć, że odnieśliśmy sukces, i co wcześniej się nie udało? (10 min)
• Zarządzanie projektem – przegląd harmonogramu, rezultatów, ról, raportowania, wyceny i zarządzania zmianą (10 min)
• AOB – czy jest coś, czego nie omówiliśmy, a powinniśmy? (10 min)
• Dalsze kroki – jakie są kolejne działania, które pozwolą posuwać projekt naprzód? (5 min)

10. AOB – czy jest coś jeszcze, co musimy omówić? (5 min)

Podsumuj rozmowę, jasno określając kolejne kroki i dając klientowi możliwość poruszenia wszystkich kwestii, które chce jeszcze omówić. Często samo pytanie: „Czy jest coś jeszcze, o czym powinniśmy wiedzieć?” skłoni klienta do podzielenia się informacjami, o których wcześniej nie wspomniał, a które warto znać.

Na koniec pamiętaj, aby zakończyć spotkanie w miłej atmosferze. Wróć do żartobliwej rozmowy, którą rozpocząłeś – to szansa na zbudowanie relacji i lepsze poznanie klienta; dowiedz się, co lubi robić poza pracą, jakie ma plany na weekend, co ogląda na Netfliksie lub jaki sport uprawia albo śledzi. Podejmij wysiłek, aby poznać go jako osobę, dzięki czemu następnym razem, gdy się skontaktujecie, będziecie mieć o czym rozmawiać.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.