Czym są działania projektowe & jak je definiować

Działania projektowe a kamienie milowe projektu

Działania projektowe to zadania i podzadania wykonywane przez członków zespołu projektowego w celu ukończenia projektu, podczas gdy kamienie milowe to wyraźnie określone momenty na osi czasu projektu.

Przykłady kamieni milowych obejmują podpisanie umowy, ukończenie fazy projektowania, uruchomienie strony internetowej lub osiągnięcie 50 rejestracji użytkowników. Są to jasno określone momenty w projekcie, w których przechodzisz z jednej fazy do drugiej.

Ukończenie działań projektowych przybliża Cię do osiągnięcia odpowiadającego im kamienia milowego. Na przykład, aby ukończyć fazę projektowania, Ty i Twój zespół możecie wykonywać takie działania jak tworzenie tablic inspiracji i makiet szkieletowych albo przeprowadzanie wewnętrznych przeglądów oraz przeglądów z klientem.

Działania projektowe a produkty projektu

Działania projektowe to zadania i podzadania składające się na pracę nad projektem, podczas gdy produkty projektu są rezultatami tych działań. Działaniem może być stworzenie przewodnika po stylu, a produktem projektu jest ten przewodnik po stylu (który zostanie przedstawiony klientowi lub wewnętrznym interesariuszom).

Przykłady produktów projektu obejmują dokumenty strategiczne, raporty, prezentacje lub takie elementy jak treści, strony internetowe, produkty cyfrowe i aplikacje. Jest to wszystko, co przekazujesz klientowi lub zespołowi interesariuszy.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dlaczego działania projektowe są ważne?

Działania projektowe są ważne, ponieważ zapewniają projektowi porządek i strukturę oraz ułatwiają realizację pracy nad projektem.

Jeśli powiesz zespołowi projektowemu: „Zbudujmy 10-stronicową stronę internetową do przyszłego miesiąca”, jego członkowie poczują się przytłoczeni i nie będą wiedzieć, od czego zacząć.

Jeśli jednak powiesz zespołowi projektowemu: „Zbudujemy 10-stronicową stronę internetową do przyszłego miesiąca. Rozpiszmy działania, które musimy wykonać”, sytuacja będzie mniej przytłaczająca. Może to zwiększyć efektywność i ograniczyć powielanie wysiłków.

Na przykład, jeśli Adam wie, że Stephanie przygotuje do przyszłego tygodnia tablicę inspiracji i makiety szkieletowe do jego przeglądu, może skupić się na innych działaniach zamiast próbować jej „pomagać” lub wykonywać te zadania za nią.

Metody planowania działań projektowych

Istnieje wiele technik zarządzania projektami, których możesz użyć do planowania działań projektowych wraz z zespołem. Nie musisz za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa, ale możesz dostosować te metodyki zarządzania projektami do rodzaju projektów, którymi zarządzasz, oraz zespołów, z którymi pracujesz.

• Model kaskadowy: Metodyka kaskadowa obejmuje pięć faz: inicjowanie, planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolę oraz zamknięcie. Na początku planujesz cały projekt i wszystkie działania, a następnie realizujesz ten plan. Jednym z takich działań jest utworzenie struktury podziału pracy (WBS) — kompletnej listy wszystkich prac projektowych wraz z informacją, kto je wykona i kiedy. Model kaskadowy jest dobrym wyborem w przypadku mniejszych, mniej złożonych projektów, w których występuje niewiele niepewności lub nie ma jej wcale.
• Model zwinny lub Scrum: Choć terminy te są używane zamiennie (często nieprawidłowo), metodyki zwinne i Scrum pozwalają planować działania podczas spotkań takich jak planowanie sprintu i sesje udoskonalania. Będziesz także organizować codzienne spotkania, aby śledzić, nad którymi działaniami projektowymi pracuje każda osoba, co zostało ukończone poprzedniego dnia oraz jakie występują blokady.
• Model hybrydowy: Metodyka hybrydowa łączy elementy wielu metodyk. Możesz użyć modelu kaskadowego do zaplanowania wszystkich działań projektowych i utworzenia WBS, a także organizować codzienne spotkania lub planować pracę w krótszych sprintach. Zapewnia to zespołowi przejrzystość planowania całego projektu oraz elastyczność pracy w sprintach.
• Kanban: Kanban to prosty, wizualny sposób planowania działań związanych z pracą. Tworzysz tablicę Kanban z kilkoma kolumnami. Działania projektowe są przedstawiane jako karty w tych kolumnach (można to zrobić w oprogramowaniu do zarządzania projektami, więc nie trzeba wykonywać tego ręcznie). Nagłówki kolumn informują o statusie działania (np. do zrobienia, w toku, ukończone).

Jak definiować działania projektowe?

Jeśli patrzysz na swoją kartę projektu lub opis zakresu prac i zastanawiasz się, jak Ty i Twój zespół zdołacie to zrealizować, nie martw się. Oto jak zdefiniować działania projektowe i stworzyć plan realizacji.

1. Wyznacz kamienie milowe lub etapy prac

Sukces projektu nie oznacza tylko, że projekt został ukończony na czas i w określonym zakresie. To projekt, który miał jasny kierunek, zgrany zespół i nie był kompletnym chaosem ani wyścigiem do mety wygranym w ostatniej chwili. To nie dzieje się przypadkiem.

Wszystko zaczyna się od dobrego planowania. Zacznij od przemyślenia zakresu projektu i najprostszego planu jego realizacji. Przypomina to decyzję o schudnięciu lub zaoszczędzeniu pieniędzy. Możesz zacząć od określenia, ile kilogramów chcesz zrzucić albo ile pieniędzy chcesz odłożyć.

Możesz potraktować oszczędzanie pieniędzy jak projekt. Załóżmy, że chcesz zaoszczędzić $5,000 w ciągu 10 miesięcy. Aby trzymać się planu, musisz odkładać $500/miesiąc lub około $125/tydzień. Każdy tygodniowy lub miesięczny cel jest kamieniem milowym na drodze i może pomóc Ci śledzić postępy. Jeśli minęły dwa miesiące, a udało Ci się odłożyć tylko $900, wiesz, że masz opóźnienie.

2. Sporządź listę działań projektowych

Po zdefiniowaniu etapów lub kamieni milowych zacznij definiować działania. Ta część dotyczy tego, co należy zrobić, oraz tego, ile czasu to zajmie (czasu trwania działań).

W przypadku naszego projektu oszczędnościowego możesz poszukać tańszych usługodawców, przełożyć podróż na inny termin albo opracować alternatywne plany, które nie będą tyle kosztować. Pomyśl o wszystkim, co musisz zrobić, i o tym, ile czasu Twoim zdaniem zajmie wykonanie tych czynności.

3. Określ kolejność i zależności

Gdy masz już listę, zastanów się nad kolejnością działań i zależnościami. To stanie się harmonogramem projektu. W zależności od kolejności zadań niektóre z nich mogą wymagać wykonania przed innymi. Możesz na przykład anulować subskrypcję przed wykupieniem tańszej, aby nie płacić za dwie subskrypcje w jednym miesiącu.

Pracując nad kolejnością lub harmonogramem, sprawdź, jak szybko możesz ukończyć prace. Pierwotnym celem było zaoszczędzenie $5,000 w ciągu 10 miesięcy. Wydawało się to rozsądne, a nasz budżet wyglądał tak, jakby można było ograniczyć wydatki o $125/tydzień. Ale co, jeśli chcesz lub musisz przyspieszyć realizację?

Ścieżka krytyczna to najkrótszy czas, w jakim można ukończyć projekt. Biorąc pod uwagę nasze działania i zależności, jak szybko możesz oszczędzać? Jeśli jednym z działań jest otrzymanie wynagrodzenia (czyli wpływ pieniędzy), możesz ukończyć projekt dopiero wtedy, gdy wpłynie $5,000. 

Jeśli zarabiasz $3,000 miesięcznie i w ogóle nie wydajesz pieniędzy, potrzebujesz co najmniej dwóch miesięcy, zakładając, że otrzymujesz wypłatę pod koniec miesiąca. Nie jest to jednak ścieżka krytyczna, ponieważ Twoje wydatki wynoszą $1500 miesięcznie. W rzeczywistości, ze względu na zależność związaną z wydatkami, potrzebujesz co najmniej czterech miesięcy.

4. Zaplanuj zasoby

Kolejnym krokiem w planie projektu lub w planowaniu działań projektowych jest zaplanowanie zasobów. Jeśli chodzi o ogólną realizację projektu, co mamy i czego potrzebujemy?

W przypadku projektu oszczędnościowego możesz utworzyć arkusz śledzenia budżetu, aby monitorować, ile udało Ci się zaoszczędzić w czasie. Możesz także spotkać się z ekspertem ds. planowania finansowego, który pomoże Ci znaleźć dodatkowe sposoby oszczędzania pieniędzy lub trzymania się budżetu.

Przykładowa lista działań projektowych

Oto przykład listy działań projektowych dla projektu cyfrowego — małej witryny internetowej. Przygotowałem tę listę na podstawie wcześniejszych doświadczeń, ale jeśli dopiero zaczynasz zarządzanie projektami, możesz skopiować moją listę i edytować ją tak, aby lepiej odpowiadała zakresowi prac, albo znaleźć szablon zarządzania projektem (wiele z nich jest dostępnych w naszej społeczności członkowskiej), który przedstawia przykładowe kroki i działania.

Przykładowa lista działań projektowych

1. Określenie stron, które należy utworzyć
2. Utworzenie mapy witryny zawierającej wszystkie potrzebne strony
3. Ustalenie, które strony wymagają indywidualnych projektów
4. Przedstawienie klientowi lub interesariuszowi proponowanej mapy i projektów w celu zatwierdzenia planu
5. Potwierdzenie budżetu i harmonogramu na podstawie zatwierdzonego planu
6. Przygotowanie makiet stron
7. Wewnętrzny przegląd zespołu projektowego
8. Wewnętrzne poprawki
9. Przedstawienie makiet klientowi lub interesariuszowi
10. Uwzględnienie opinii klienta lub interesariusza
11. Drugie przedstawienie projektu
12. Końcowy przegląd klienta
13. Zatwierdzenie makiet
14. Projektowanie stron
15. Wewnętrzny przegląd zespołu projektowego
16. Wewnętrzne poprawki
17. Przedstawienie projektów klientowi lub interesariuszowi
18. Uwzględnienie opinii klienta lub interesariusza
19. Drugi przegląd klienta lub interesariusza
20. Uwzględnienie końcowych uwag
21. Zatwierdzenie projektów
22. Przygotowanie projektów do wdrożenia
23. Przegląd projektanta i programisty
24. Rozstrzygnięcie wszelkich pytań programisty
25. Wdrożenie
26. Wewnętrzne zapewnienie jakości
27. Naprawa zidentyfikowanych problemów
28. Testy akceptacyjne użytkowników
29. Naprawa zidentyfikowanych problemów
30. Działania przed uruchomieniem
31. Uruchomienie
32. Działania po uruchomieniu

Narzędzia do planowania działań projektowych

Planowanie działań projektowych jest łatwiejsze niż kiedykolwiek — istnieje tak wiele narzędzi do zarządzania projektami, które mogą pomóc w definiowaniu i zarządzaniu działaniami projektowymi. Nie musisz już wykonywać tych czynności ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym ani zaczynać od zera przy każdym projekcie. 

Oto lista najlepszych programów do zarządzania projektami służących do planowania i śledzenia działań projektowych. 

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Najlepszy wybór do realizacji projektów międzydziałowych w dużych przedsiębiorstwach
2. 2. Productive — Najlepsze do projektów agencyjnych i budżetowania
3. 3. monday AI Workspace — Najlepsza do optymalizacji zasobów opartej na AI
4. 4. Hive — Najlepsze rozwiązanie do wspólnego zarządzania projektami
5. 5. Celoxis — Najlepszy do uproszczonego planowania i przepływów pracy
6. 6. Copper — Najlepsze dla agencji usprawniających proces od sprzedaży do realizacji
7. 7. Zoho Projects — Najlepsze rozwiązanie do integracji z pakietem Zoho
8. 8. Ziggu — Najlepsze rozwiązanie do integracji portalu klienta
9. 9. Quickbase — Najlepsze rozwiązanie pod względem wszechstronności platformy
10. 10. Bubble PPM — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania portfelem

Najlepsze praktyki planowania działań projektowych

Oto kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać podczas planowania działań projektowych.

• Uwzględniaj czas trwania działań: Podczas planowania działań projektowych zastanów się, ile czasu powinno zająć każde działanie, i weź pod uwagę daty rozpoczęcia oraz zakończenia. Pomoże Ci to zaplanować ogólny harmonogram i upewnić się, że nie przydzielasz nadmiernej liczby zadań osobom ani zasobom.
• Za każde działanie może odpowiadać tylko jedna osoba: Kiedy każdy uważa, że odpowiedzialność spoczywa na kimś innym, nikt nie wykonuje zadania. Każde działanie powinno mieć jednego jasno określonego właściciela, nawet jeśli jest realizowane zespołowo. Odpowiedzialność musi spoczywać na konkretnej osobie.
• Dodawaj szczegóły do każdego działania: Ułatwia to osobie odpowiedzialnej zrozumienie, co musi zrobić, oraz pomaga uniknąć nieporozumień i ponownej pracy. Upewnij się, że ma wystarczający kontekst i rozumie oczekiwany rezultat. Może to oznaczać dodanie odnośnika do dokumentu wymagającego przejrzenia albo dołączenie do szczegółów odpowiedniej standardowej procedury operacyjnej.
• Bądź realistą: Nie przeceniaj tego, ile może zrobić członek zespołu. Analizując czas trwania działań, sprawdź wszystkie działania przypisane konkretnej osobie w danym dniu i upewnij się, że ich liczba jest rozsądna. Jeśli projekty są od siebie odizolowane, liderzy projektów powinni regularnie analizować obciążenie każdej osoby, aby zmniejszyć ryzyko niedotrzymania terminów.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Dołącz do naszej społeczności!

Masz cele projektu, które chcesz zrealizować? Szukasz grupy doświadczonych i angażujących kierowników projektów, z którymi możesz porozmawiać o pracy? The Digital Project Manager to idealna społeczność dla Ciebie. Dołącz do nas, aby uzyskać dostęp do narzędzi, szkoleń i aktywnej (a przy tym świetnej) społeczności na Slacku!