9 przyczyn opóźnień projektu i jak ich uniknąć
Współpraca jest kluczem do sukcesu: Współpraca i jasno określone role w zespole mają kluczowe znaczenie dla zapobiegania opóźnieniom, pokonywania przeszkód i terminowej realizacji projektów.
Konsekwencja ma znaczenie: Monitoruj swój projekt i w razie potrzeby dostosowuj plany. Pomoże Ci to utrzymać projekt w zgodzie z ogólnymi celami biznesowymi oraz szybko zmienić kierunek działania, jeśli pojawią się problemy.
Planuj z wyprzedzeniem: Poświęcenie czasu na określenie jasnego zakresu projektu i ustalenie realistycznych terminów może znacznie zwiększyć szanse na sukces projektu.
Znasz statystyki — skoro nawet 70% projektów kończy się niepowodzeniem i nie przynosi zamierzonych rezultatów, opóźnienia w projektach mogą wydawać się nieuniknioną konsekwencją prowadzenia działalności. Ale nie musi tak być.
W tym artykule omówię typowe przyczyny opóźnień w projektach i podzielę się wskazówkami, co możesz zrobić, aby trzymać się harmonogramów projektów i uniknąć przekroczenia kosztów. Często sprowadza się to do korzystania z odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami.
1. Nieporozumienia w komunikacji
Słaba komunikacja jest jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień w projektach. Nieporozumienia pojawiają się, gdy interesariusze nie są zgodni co do zakładanych celów projektu lub nie rozliczają się z realizacji zadań projektowych.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego powoduje opóźnienia
Jeśli członkowie zespołu nie zgadzają się co do celu projektu lub nie wiedzą dokładnie, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania, może to prowadzić do dezorientacji. Działania mogą nie zostać ukończone na czas lub w ogóle, a także może zabraknąć koordynacji z innymi zespołami przy przekazywaniu zadań zależnych.
Jak temu zapobiec
Na etapie planowania projektu:
- Współpracuj z interesariuszami, aby udokumentować cele projektu w karcie projektu
- Utwórz strukturę podziału pracy, aby podzielić rezultaty projektu na odrębne zadania
- Przygotuj macierz RACI, która jasno określa osoby odpowiedzialne za kluczowe zadania oraz osoby rozliczane z ich realizacji
- Określ plan komunikacji w projekcie.
Podczas realizacji i monitorowania projektu organizuj regularne spotkania kontrolne z zespołem projektowym, aby informować interesariuszy o postępach projektu i upewnić się, że dotrzymujesz terminów projektu.
2. Niewystarczające planowanie projektu
Słabe planowanie to niezawodny sposób na zagrożenie pomyślną realizacją projektu. Aby osiągnąć sukces projektu, poświęć czas na zrozumienie, dlaczego realizujesz projekt, jak wygląda sukces oraz jaki proces zastosujesz podczas wdrażania.
Dlaczego powoduje opóźnienia
Jeśli nie przemyślisz podejścia do wprowadzania zmian, każdy rodzaj zakłócenia powoduje opóźnienie w harmonogramie, które zagraża przesunięciem terminów projektu.
Jak temu zapobiec
Przed rozpoczęciem prac nad nową inicjatywą utwórz plan projektu, który szczegółowo opisuje sposób zarządzania różnymi aspektami projektu, w tym między innymi zakresem projektu, harmonogramem projektu, budżetem, zarządzaniem zasobami, komunikacją oraz zarządzaniem ryzykiem.
3. Nieoczekiwane zmiany zakresu
Nieoczekiwane zmiany zakresu pojawiają się, gdy interesariusze podejmują oficjalną decyzję o modyfikacji zakresu projektu poza pierwotnie uzgodnione ramy.
Powiązanym, ale bardziej zakłócającym zjawiskiem jest niekontrolowane rozszerzanie zakresu — sytuacja, w której zmiany zakresu nieoficjalnie przenikają do rezultatów projektu, ale harmonogram i budżet nie zostają dostosowane do tych zmian.
Dlaczego powoduje opóźnienia
Dodanie jednej lub dwóch funkcji, aby spełnić chwilową zachciankę interesariusza, może w danym momencie nie wydawać się wielkim problemem, ale wszystkie te stopniowe, często wprowadzane w ostatniej chwili zmiany zaczynają się kumulować, co może obniżyć jakość i doprowadzić do niedotrzymania lub przesunięcia terminów.
Jak temu zapobiec
Aby przeciwdziałać rozszerzaniu zakresu, jasno opisz w planie projektu, co wchodzi w zakres, a co się poza nim znajduje. Zachowaj ostrożność podczas tworzenia szacunków projektu, aby uniknąć ocen, które mogą być zbyt optymistyczne, i przygotuj plany awaryjne uwzględniające wszelkie nieoczekiwane opóźnienia. Na koniec prowadź rejestr decyzji, który będzie śledzić zmieniające się podejście do zakresu w trakcie realizacji projektu.
4. Przestarzałe narzędzia programowe
Być może całkiem dobrze radzisz sobie z zarządzaniem projektami za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel i ręcznie utworzonego wykresu Gantta.
Jednak gdy Twoje projekty zaczną się zwiększać pod względem rozmiaru i złożoności, a Twoja organizacja będzie się rozwijać, aby zarządzać większym portfelem projektów, możesz zauważyć, że używane narzędzia do zarządzania projektami zaczynają nie wystarczać.
Dlaczego powoduje to opóźnienia
Przestarzałym narzędziom programowym może brakować funkcji oszczędzających czas podczas realizacji projektu, takich jak możliwość generowania wizualizacji projektu lub ustawiania automatycznych alertów, gdy koszty projektu zbliżają się do wcześniej określonych progów.
Im bardziej napięte są Twoje możliwości jako kierownika projektu, tym większe prawdopodobieństwo, że przeoczysz zależność lub termin, przez co będziesz desperacko próbować dotrzymać kamieni milowych projektu.
Jak sobie z tym poradzić
Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania projektami, aby ograniczyć zgadywanie podczas zarządzania harmonogramami projektów.
5. Nieprzewidziane okoliczności
Można argumentować, że każde zdarzenie mające miejsce w trakcie realizacji projektu może być nieprzewidziane.
Mamy tu jednak na myśli tak zwane zdarzenia siły wyższej, takie jak klęski żywiołowe, które pozostają poza czyjąkolwiek kontrolą i nie mogą być wcześniej przewidziane.
Dlaczego powoduje to opóźnienia
Nieprzewidziane okoliczności mogą mieć ogromny wpływ. Mogą sprawić, że cele projektu staną się nieaktualne, a harmonogramy legną w gruzach. Pandemia COVID-19 z 2020 roku, globalne wydarzenie, którego zapobieżenie, a nawet przewidzenie, można było uznać za niemożliwe dla kogokolwiek, jest przykładem zestawu nieprzewidzianych okoliczności, które wywróciły do góry nogami wiele planów projektów.
Jak sobie z tym poradzić
Chociaż niewiele można zrobić, aby przewidzieć okoliczności, które z definicji są nieprzewidziane, nadal można uwzględnić w projekcie plany awaryjne, które mogą pomóc ograniczyć wpływ wszelkich nieznanych niewiadomych, które się pojawią.
Przykładem może być przystosowanie wydarzenia stacjonarnego do udziału zdalnego, aby uwzględnić wszelkie nieprzewidziane opóźnienia w podróży związane ze zdrowiem, pogodą lub innymi przyczynami.
6. Niedokładne szacunki
Szacowanie projektu obejmuje określenie zasobów wymaganych do pomyślnej realizacji projektu oraz związanych z nimi kosztów. Niedokładne szacunki powstają, gdy błędnie oceniasz zasoby wymagane do ukończenia projektu.
Dlaczego powoduje to opóźnienia
Tworzenie dokładnych szacunków jest trudne, ponieważ wymaga przewidywania przyszłości, a na dzień pisania tego tekstu nikt jeszcze nie znalazł sposobu, aby robić to bezbłędnie.
Zaniżenie szacunków dotyczących czasu i wysiłku potrzebnych do wykonania zadania zmusza Cię do nadrabiania zaległości, gdy nie dotrzymasz pierwotnie określonych terminów. W takich sytuacjach czasami można utrzymać bazowy harmonogram projektu poprzez przyspieszenie realizacji przez dodanie większej liczby zasobów do harmonogramu lub przyspieszenie zadań tak, aby odbywały się równolegle.
Jednak nawet jeśli unikniesz konieczności wydłużenia harmonogramu projektu, zwiększenie obciążenia zespołu jest receptą na wypalenie zawodowe i słabą wydajność, co ostatecznie może wymagać ponownego wykonania pracy. W żadnym wypadku nie jest to dobra sytuacja.
Jak sobie z tym poradzić
Aby zwiększyć dokładność szacunków, jasno określ zakres projektu i wymagania, aby upewnić się, że wszyscy mają wspólne rozumienie zamierzonych celów projektu. Jeśli to możliwe, wykorzystuj dane historyczne do tworzenia szacunków. Na koniec zgromadź zespół projektowy dysponujący odpowiednim zestawem umiejętności do realizacji produktów projektu.
7. Nierealistyczne terminy
Nierealistyczne terminy powstają, gdy tworzysz harmonogram, aby spełnić żądania interesariuszy, zamiast odzwierciedlić rzeczywisty czas potrzebny na realizację projektu przy dostępnych czasie, budżecie i zasobach.
Dlaczego powoduje opóźnienia
Wyznaczanie nierealistycznych terminów nie uwzględnia możliwości przerobowych i/lub dostępności zasobów. Może również nie uwzględniać czasu potrzebnego na wykonanie zadania, nawet jeśli zostanie do niego przydzielony odpowiedni zasób. To sprawia, że dotrzymanie zakładanych terminów projektu jest wysoce mało prawdopodobne.
Jak sobie z tym poradzić
Wyznaczaj realistyczne terminy w oparciu o dane historyczne i od samego początku projektu dbaj o zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy. Uwzględniaj rezerwę czasową, aby zapewnić sobie margines bezpieczeństwa na wypadek, gdyby wykonanie zadania zajęło więcej czasu, niż przewidywano.
Jeśli interesariusz nalega na uwzględnienie nierealistycznego terminu, udokumentuj to jako ryzyko i informuj o nim przez cały czas trwania projektu, aby uniknąć niespodzianek.
8. Niejasne priorytety
Niejasne priorytety są skutkiem braku uzgodnienia między interesariuszami dotyczącego zakładanych celów projektu oraz tego, w jaki sposób te cele wspierają cele biznesowe organizacji.
Dlaczego powoduje opóźnienia
Jeśli interesariusze nie są zgodni co do tego, co projekt ma osiągnąć, ustalenie priorytetu tego projektu lub zadań w jego ramach staje się trudne. Członkowie zespołu nie otrzymują wskazówek potrzebnych do wykonania swoich zadań, co spowalnia tempo realizacji i negatywnie wpływa na harmonogram projektu.
Jak sobie z tym poradzić
W trakcie fazy planowania projektu wypracuj porozumienie dotyczące celów projektu i dokładnie udokumentuj, co wchodzi w zakres projektu, a co się w nim nie mieści, w oparciu o te cele. Następnie przełożysz wizję projektu na zestaw działań, za których realizację odpowiadają członkowie zespołu.
W trakcie realizacji projektu monitoruj wyniki przydzielonych działań, usuwaj przeszkody w ich realizacji i informuj o postępach projektu, aby upewnić się, że działania są realizowane w odpowiednim czasie.
9. Wąskie gardła w projekcie
Wąskie gardła w projekcie spowalniają tempo pracy, uniemożliwiając realizację zadań i przekazywanie rezultatów projektu. Do typowych przyczyn powstawania wąskich gardeł w projekcie należą brak dostępności zasobów, konkurujące ze sobą priorytety projektowe, niejasno określone role i zakresy odpowiedzialności lub oczekujące zatwierdzenia.
Dlaczego powoduje opóźnienia
Jeśli członek zespołu oczekuje na zatwierdzenie od osoby podejmującej decyzje w projekcie lub nie ma pewności, które zadania ma wykonać, uniemożliwia to realizację zadań zależnych, wywołując efekt domina w całym harmonogramie projektu.
Jak sobie z tym poradzić
Podczas planowania projektu przypisz dostępne zasoby do zadań najlepiej dopasowanych do ich kompetencji. Ustal jasne zasady komunikacji, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień podczas realizacji projektu.
Podczas realizacji planu realokuj zasoby w czasie rzeczywistym, uwzględniając postępy projektu i wszelkie konkurujące ze sobą priorytety. W razie potrzeby dostosuj procesy, aby zoptymalizować je pod kątem szybszego dostarczania zadań.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu projektami
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz skontaktuj się na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
