Poziomowanie zasobów w zarządzaniu projektami: kompletny przewodnik

Jeśli potrzebny Ci członek zespołu jest zajęty pracą nad innym zadaniem o wyższym priorytecie, możesz przełożyć dane zadanie na inny termin, gdy podaż zasobów (czyli osób dostępnych do pracy nad zadaniem) będzie odpowiadać zapotrzebowaniu na zasoby (czyli osobom wymaganym do realizacji konkretnego zadania).

Stosuj poziomowanie zasobów, gdy masz elastyczny harmonogram projektu. Jeśli jednak data zakończenia projektu i ścieżka krytyczna są niezmienne, zastosuj inną technikę o nazwie wygładzanie zasobów (więcej informacji o różnicy między wygładzaniem a poziomowaniem zasobów znajdziesz tutaj).

Zazwyczaj poziomowanie zasobów można przeprowadzać za pomocą oprogramowania do zarządzania zasobami.

Kiedy stosować poziomowanie zasobów

Stosuj poziomowanie zasobów, gdy:

• Wymagane zasoby mają ograniczoną dostępność. Załóżmy, że inżynier DevOps może pracować nad projektem rozwoju oprogramowania tylko przez jeden tydzień. Dostosowujesz harmonogram zasobów do jego dostępności.
• Wymagane zasoby muszą być współdzielone. Załóżmy, że specjalista ds. zapewnienia jakości musi dzielić swój czas między dwie linie produkcyjne. Dostosowujesz harmonogramy monitorowania i kontroli jakości dla obu linii do dostępności specjalisty ds. zapewnienia jakości.
• Wymagane zasoby są dostępne w ograniczonych ilościach. Załóżmy, że projekt budowlany wymaga dwóch dźwigów, ale dostępny jest tylko jeden i nie ma możliwości uzyskania kolejnego. Organizujesz harmonogram projektu na nowo, tak aby zadanie o wyższym priorytecie jako pierwsze korzystało z dźwigu.
• Wymagane zasoby są nadmiernie przydzielone. Załóżmy, że dwa nakładające się na siebie działania wymagają udziału inżyniera konstrukcji. Przekładasz inspekcję o niższym priorytecie, aby inżynier konstrukcji mógł najpierw przeprowadzić inspekcję o wyższym priorytecie.
• Wykorzystanie zasobów musi być wyrównane. Załóżmy, że działanie ma szacowany czas trwania wynoszący pięć dni, przy czym Deweloper A pracuje przez trzy dni po 16 godzin, a przez dwa dni nie pracuje. Po wypoziomowaniu zasobów Deweloper A pracuje po osiem godzin dziennie przez sześć dni, wydłużając czas trwania działania o jeden dzień.

Matematycznie korekta wygląda następująco:

16 godzin/dzień x 3 dni = 48 godzin = 8 godzin/dzień x 6 dni

4 korzyści z poziomowania zasobów

Poziomowanie zasobów, jako technika optymalizacji zasobów, umożliwia stworzenie optymalnego planu wykorzystania zasobów. Poniżej przedstawiono konkretne korzyści z poziomowania zasobów.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Oszczędne działanie

Umożliwia Tobie, kierownikowi projektu (lub menedżerowi zasobów), pełne wykorzystanie i zarządzanie zasobami, a jednocześnie ogranicza konkurujące ze sobą zapotrzebowanie na dostępne zasoby. Nie ma potrzeby zatrudniania większej liczby osób ani pozyskiwania dodatkowego sprzętu, jeśli możesz dostosować harmonogram projektu do dostępności zasobów.

2. Realistyczne planowanie

Poziomowanie zasobów zapewnia systematyczny sposób uwzględniania ograniczeń zasobów w fazie planowania projektu. Rezultatem jest harmonogram, którego przestrzeganie jest bardziej prawdopodobne niż w przypadku harmonogramu nieoptymalizowanego. Jeśli będziesz trzymać się nieoptymalizowanego harmonogramu, istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia opóźnień.

3. Umożliwia maksymalną optymalizację zasobów

W poziomowaniu zasobów najważniejszym czynnikiem jest dostępność zasobów. Model harmonogramu jest budowany wokół dostępności zasobów lub modyfikowany zgodnie z ograniczeniami zasobów. Dzięki temu poziomowanie zasobów umożliwia maksymalną optymalizację zasobów.

4. Większa szansa na pomyślny rezultat

Jeśli niezbędne zasoby są dostępne wtedy, gdy ich potrzebujesz, istnieje duża szansa, że osiągniesz oczekiwane rezultaty. Wyrównywanie zasobów zwiększa szanse na sukces, ponieważ pozwala ułożyć harmonogram projektu zgodnie z dostępnością zasobów projektowych.

Ograniczenia wyrównywania zasobów

• Nie można go stosować w sytuacjach, w których nie ma elastyczności w harmonogramowaniu projektu. Wyrównywanie zasobów pozwala rozwiązywać konflikty poprzez zmianę harmonogramu działań i wydłużenie ścieżki krytycznej. Nie można przeprowadzić wyrównywania zasobów, jeśli nie wolno tego robić.
• Zmienia harmonogram projektu. W projektach, w których utrata czasu oznacza znaczne koszty lub straty, planowanie harmonogramu wokół dostępności zasobów może być kosztowne. Lepszym rozwiązaniem jest pozyskanie dodatkowych zasobów zamiast czekania, aż obecne zasoby staną się dostępne.

Przykład wyrównywania zasobów

Załóżmy, że masz prosty projekt składający się z trzech działań — Działania A, Działania B i Działania C — z następującymi zależnościami i szacowanym czasem trwania:

• Działanie A, trwające dwa dni, musi się rozpocząć, aby mogło rozpocząć się Działanie B
• Działanie B, trwające jeden dzień, musi się zakończyć, aby mogło zakończyć się Działanie A
• Działanie C, trwające jeden dzień, może rozpocząć się po zakończeniu Działania A i Działania B

W obecnej formie szacowany czas trwania projektu wynosi trzy dni.

Poniżej przedstawiono projekt na prostym wykresie Gantta.

Załóżmy, że nasz hipotetyczny projekt wymaga następujących zasobów ludzkich.

Dla uproszczenia załóżmy, że poza dostępnością zasobów ludzkich nie występują żadne inne ograniczenia zasobów.

Roger i Greg pracują również przy innym projekcie. Są dostępni tylko przez część dnia: Roger przez cztery godziny, a Greg przez trzy godziny.

Przedstawmy dzienną dostępność zasobów na tle przydziału zasobów do poszczególnych działań.

Na podstawie powyższych informacji powinny być widoczne wyraźne ograniczenia zasobów projektu. Oto kilka z nich:

• Działanie A wymaga 16 godzin pracy Rogera, a planowany czas jego trwania wynosi 2 dni. Roger może jednak pracować nad tym projektem tylko cztery godziny dziennie.
• Działanie B wymaga czterech godzin pracy Rogera. Jednak Działanie B częściowo pokrywa się z Działaniem A.
• Działanie A wymaga ośmiu godzin pracy Minervy. Działanie B wymaga od niej czterech godzin. Jednak Działanie B częściowo pokrywa się z Działaniem A.

Dzienne zapotrzebowanie projektu na określone zasoby ludzkie znacznie przekracza dzienną dostępność tych zasobów.

Należy dostosować harmonogram projektu, aby uwzględnić dostępność zasobów z zachowaniem istniejących zależności między zadaniami. Należy również obliczyć zdolność zasobów i wskaźniki wykorzystania, a także unikać nadmiernego obciążania zasobu i przekraczania jego możliwości, jeśli nie jest to konieczne.

Rozważania te prowadzą do przedstawionego poniżej harmonogramu z wyrównanymi zasobami.

A oto Twój nowy wykres Gantta.

Wyrównywanie zasobów wydłużyło harmonogram z trzech do 11 dni, ponieważ konieczne było ponowne rozdzielenie zasobów zgodnie z ich dostępnością.

Proces wyrównywania zasobów

1. Podziel harmonogram projektu na możliwe do zarządzania przedziały czasowe, na przykład jednodniowe.
2. Dla każdego przedziału czasowego w harmonogramie projektu zidentyfikuj zasoby (ludzi, materiały, sprzęt) wymagane przez zadanie lub zadania zaplanowane na dany dzień.
3. Jeśli którykolwiek z zasobów wymaganych przez zaplanowane zadanie nie jest dostępny, przełóż to zadanie na inny dzień, w którym niedostępny zasób będzie dostępny.
4. Jeśli dwie aktywności projektowe są zaplanowane na ten sam dzień i konkurują o te same zasoby, ustal priorytet jednej z tych dwóch aktywności, decydując, która z nich jest ważniejsza.
5. Jeśli uznasz aktywności z ujemnym lub zerowym zapasem czasu za ważniejsze lub mające wyższy priorytet, przydziel ograniczone zasoby zadaniu z ujemnym lub zerowym zapasem czasu, a konkurencyjne zadanie przenieś do innego przedziału czasowego.

Proces wyrównywania zasobów ma charakter iteracyjny. W obliczu ograniczeń zasobów projektu będziesz odpowiednio zmieniać terminy aktywności, aż zoptymalizujesz zasoby i uzyskasz harmonogram projektu z wyrównanymi zasobami.

Oczywiście zdarzą się sytuacje, w których aktywności po prostu nie będzie można przełożyć, nawet jeśli wymagane zasoby są niedostępne lub inny rezultat ma priorytet w korzystaniu z takich wymaganych zasobów.

Ilekroć tak się stanie, możesz nie mieć innego wyjścia, jak pozostawić konkurencyjne aktywności zgodnie z harmonogramem, odnotować niedobór zasobów i rozwiązać problem ograniczeń zasobów w inny sposób.

More Articles

• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

Popularne narzędzia do wyrównywania zasobów

Oto kilka technik wyrównywania zasobów i narzędzi, których możesz użyć podczas realizacji tego procesu w swoich projektach.

• Korzystaj z wykresów Gantta. Jak pokazano w przedstawionym powyżej przykładzie, wykresy Gantta są niezwykle przydatne do wizualizacji zadań i terminów zakończenia lub czasu trwania projektów, a także do identyfikowania zależności wpływających na zapotrzebowanie na zasoby i ich przydzielanie.
• Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami (do zarządzania wszystkimi aspektami projektów) lub oprogramowanie do zarządzania zasobami (umożliwiające szczegółowe zarządzanie zasobami i planowanie zasobów), które zapewniają widoki zasobów i ich przydziału. Często zawierają algorytmy, które automatycznie rozwiązują konflikty harmonogramu zgodnie z określonymi przez Ciebie kryteriami.
• Zidentyfikuj ścieżkę krytyczną (zwaną również metodą ścieżki krytycznej lub CPM). Ponieważ wyrównywanie zasobów może prowadzić do zmiany ścieżki krytycznej projektu, ważne jest, aby wcześniej dokładnie wiedzieć, jak ona wygląda. Dzięki temu możesz odpowiednio wcześnie ostrzec klienta lub interesariuszy, jeśli ścieżka krytyczna (a wraz z nią termin ukończenia projektu lub termin realizacji projektu) może ulec zmianie.

5 najlepszych praktyk wyrównywania zasobów

• Stale monitoruj przydział zasobów: Wyrównywanie zasobów nie jest sytuacją, którą można załatwić raz na zawsze. Przez cały czas trwania projektu monitoruj swoje metody przydzielania zasobów pod kątem konfliktów (np. pilne prośby dotyczące innych projektów, nieoczekiwane nieobecności, takie jak dni chorobowe itp.)
• Staraj się równomiernie rozdzielać pracę: W miarę możliwości staraj się równomiernie rozdzielać pracę między członków zespołu. Pozwoli to uniknąć wypalenia niektórych członków zespołu lub pozostawienia innych bez zajęcia.
• Informuj otwarcie o zmianach: Gdy musisz wprowadzić zmiany w harmonogramach lub w tym, kto jest przydzielony do zadania, poinformuj o tym zarówno interesariuszy, jak i zespół.
• Miej plan awaryjny: Jeśli konkretny członek zespołu jest niedostępny lub absolutnie nie możesz przesunąć terminu, miej plan B — przydziel pracę innemu członkowi zespołu, skróć harmonogram itp.
• Stwórz pętlę informacji zwrotnej: Oprócz monitorowania obciążenia pracą zespołu za pomocą narzędzia programowego pamiętaj, aby regularnie rozmawiać z jego członkami o ich obciążeniu. Czasami odkryjesz szczegóły, które nie są odzwierciedlone w oprogramowaniu (np. inne projekty, które nie zostały w nim wprowadzone itp.)

Co dalej?

Masz więcej pytań dotyczących wyrównywania zasobów? Dołącz do rozmowy na Slacku z setkami innych cyfrowych kierowników projektów dzięki członkostwu DPM!