Jak wybrać metodykę zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Czym dokładnie jest metodyka zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (EPMM)?

Czym jest zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie?

Tradycyjne metody zarządzania projektami koncentrują się na pojedynczym projekcie o jasno określonych celach, podczas gdy zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie (EPM) polega na wspólnym zarządzaniu wszystkimi projektami w organizacji.

EPM postrzega organizację jako całość, a nie jako sumę jej części. Nadaje priorytet strategicznym celom biznesowym i podkreśla ich znaczenie, aby wybierać wyłącznie projekty zgodne z celami organizacji. Zarządza wszystkimi projektami organizacji wspólnie oraz wdraża strategie zarządzania projektami w celu zwiększenia skuteczności i efektywności na dużą skalę.

Projekty w organizacji nie są realizowane w odosobnieniu. Zazwyczaj są one organizowane w ramach zarządzania portfelem projektów (PPM). Zarządzanie portfelem projektów w przedsiębiorstwie (EPPM) strategicznie łączy zarządzanie portfelem, programami i projektami (zwykle przy pomocy oprogramowania EPPM) w celu tworzenia synergii i generowania wartości. Obejmuje ono wszystkie poniższe działania:

1. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie lub oprogramowania do obsługi przepływów pracy w przedsiębiorstwie, aby pomóc kierownikom projektów w skutecznym zarządzaniu projektami oraz umożliwić kadrze zarządzającej śledzenie wszystkich projektów w firmie dzięki zapewnieniu skonsolidowanego widoku.
2. Utworzenie biura zarządzania projektami w przedsiębiorstwie (EPMO) w celu centralizacji i koordynowania działań związanych z zarządzaniem projektami.
3. Wybór lub opracowanie EPMM i wdrożenie jej w całej firmie.
4. Szkolenie kierowników projektów w zakresie skutecznego korzystania z EPMM i wybranego narzędzia do zarządzania projektami.
5. Utworzenie centralnego repozytorium do przechowywania i wyszukiwania różnych wytycznych i artefaktów związanych z zarządzaniem projektami.
6. Ciągłe doskonalenie zdolności firmy w zakresie zarządzania projektami.

Krótko mówiąc, celem EPM jest zwiększenie skuteczności i jakości zarządzania projektami oraz zapewnienie, że projekty dostarczają firmie wartość.

Czym jest metodyka zarządzania projektami w przedsiębiorstwie?

Istnieją setki, jeśli nie tysiące, sposobów zarządzania projektem. Styl zarządzania zmienia się w zależności od branży i różni się w przypadku każdego kierownika projektu. EPMM porządkuje i łączy różne style zarządzania projektami w ramach jednego wspólnego systemu.

EPMM to zbiór zasad, procedur, wytycznych, przepływów pracy i technik służących do zarządzania projektami w całej organizacji. Obejmuje również zbiór szablonów, list kontrolnych, formularzy i innych pomocnych artefaktów wykorzystywanych przez wyznaczonego kierownika projektów w przedsiębiorstwie oraz sponsora projektu do zarządzania ich projektami.

EPMM koordynuje, wdraża i usprawnia standardowe praktyki dotyczące wszystkich projektów na poziomie przedsiębiorstwa. Standaryzuje wszystkie poniższe elementy zarządzania projektami:

1. Identyfikacja, analiza, priorytetyzacja, reagowanie na ryzyko i jego kontrola
2. Szacowanie czasu trwania, kosztów i zasobów
3. Regularne monitorowanie projektu i sprawowanie nad nim kontroli
4. Okresowe przeglądy i ocena projektu
5. Zarządzanie zasobami
6. Zarządzanie problemami i mechanizm ich eskalacji
7. Zarządzanie jakością i zapobieganie defektom
8. Ciągłe doskonalenie
9. Zarządzanie dokumentacją
10. Ilościowe zarządzanie projektami

Korzyści wynikające ze stosowania metodyk zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Chociaż 25% produktu krajowego brutto (PKB) w krajach rozwiniętych przeznacza się na realizację projektów, zwykle brakuje spójności w sposobie zarządzania poszczególnymi projektami w organizacji. Na ogół prowadzi to do powielania działań i marnowania wysiłku. Organizacje często tracą rentowne możliwości z powodu niespójnego podejmowania decyzji.

Raport „Puls zawodu” z 2018 roku, przygotowany przez Project Management Institute (PMI), wykazał, że ponad $1,000,000 przepada co 20 sekund. Kwota ta odpowiada około $2 bilionom marnowanym każdego roku. Organizacje mogą ograniczyć te straty, wdrażając EPMM.

Oprócz ograniczenia strat wdrożenie EPMM może prowadzić do:

1. Ograniczenia konieczności ponownego wykonywania prac
2. Tworzenia produktów końcowych wysokiej jakości
3. Podniesienia poziomu umiejętności i produktywności zasobów ludzkich
4. Zwiększenia przewidywalności i ograniczenia ryzyka projektowego
5. Usprawnienia realizacji projektów
6. Ogólnego obniżenia kosztów projektów i zwiększenia rentowności organizacji

Według Uniwersytetu Villanova firmy przechodzące na model EPM zwiększają swoje zyski nawet o 20%. Kadra kierownicza wyższego szczebla w organizacji musi strategicznie dostosować projekty do siebie nawzajem i polecić kierownikom projektów stosowanie tej samej metodyki, aby uniknąć powielania pracy, zwiększyć wskaźnik sukcesu projektów i ograniczyć ryzyko niepowodzenia projektu.

Wdrażanie metodyki zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

Wdrożenie nowej metody zarządzania projektami nie tylko poprawi efektywność organizacji, lecz także pomoże jej zwiększyć możliwości. Ważne jest jednak wybranie odpowiedniej metodyki.

Istnieją tysiące opublikowanych metodyk zarządzania projektami, a także dziesiątki tysięcy nieopublikowanych metodyk opracowanych przez konkretne firmy. Nie zapominajmy również, że zarządzanie projektami jest rozwijającą się dziedziną, w której każdego dnia pojawiają się nowe podejścia.

Znalezienie metodyki odpowiedniej dla organizacji przypomina szukanie igły w stogu siana. Przyjrzyjmy się jednak niektórym popularnym metodykom.

W szerokim ujęciu metodyki zarządzania projektami dzielą się na trzy kategorie:

1. Predykcyjne
2. Zwinne
3. Specjalnego przeznaczenia

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Metodyki predykcyjne

Metodyki te są przydatne, gdy wymagania i technologia są w dużym stopniu określone, a projekty wiążą się z niskim ryzykiem. Chociaż termin „predykcyjne” jest dość popularny, metodyki te określa się również jako sterowane planem, sekwencyjne lub kaskadowe.

W projektach wykorzystujących te metodyki kierownicy projektów tworzą większość elementów planu projektu przedsiębiorstwa na początku projektu oraz gromadzą wymagania z wyprzedzeniem.

Oto niektóre popularne metodyki predykcyjne:

PRINCE2 (Projekty w kontrolowanych środowiskach)

Metodyka PRINCE2 została pierwotnie opracowana przez rząd Wielkiej Brytanii do realizacji projektów informatycznych. Nadal sprawdza się w przypadku dużych przedsięwzięć związanych z IT. Jest to metodyka zarządzania nadzorem nad projektem i, podobnie jak każda predykcyjna struktura zarządzania projektem, dzieli cały projekt na wiele etapów.

Cykl życia tworzenia oprogramowania (SDLC)

SDLC zazwyczaj odnosi się do grupy tradycyjnych metodyk, które wykorzystują podejście etapowe do tworzenia nowego oprogramowania lub przebudowy istniejącego oprogramowania. W tym podejściu projekt jest zazwyczaj podzielony na pięć faz: wymagania, projektowanie, tworzenie, testowanie i wdrożenie.

Zadania są całkowicie liniowe i realizowane zgodnie z uporządkowanym podejściem, a każda faza rozpoczyna się kolejno po zakończeniu poprzedniej.

PRiSM (projekty integrujące zrównoważone metody)

Zarządzanie projektami PRiSM to metodyka zorientowana na zasady, oparta na standardzie P5 dotyczącym zrównoważonego rozwoju w zarządzaniu projektami. Różni się od wielu tradycyjnych metodyk, ponieważ obejmuje koncepcje zarządzania pełnym cyklem życia zasobu, a nie tylko projektem.

Jej cykl życia obejmuje pięć faz, w tym planowanie przed rozpoczęciem projektu, przyjęcie produktu/usługi oraz integrację. Fazy po zakończeniu projektu obejmują realizację korzyści.

2. Metodyki zwinne

Metodyka zwinna jest przydatna, gdy wymagania lub technologia są obarczone dużą niepewnością, a projekty wiążą się z większym ryzykiem. Zespoły korzystające z tych metodyk zakładają, że wymagania będą się stale zmieniać w trakcie projektu. 

Dlatego stosuje się przyrostowe i iteracyjne podejście, aby uzyskiwać informacje zwrotne i lepiej planować kolejną część projektu. Plany są korygowane i aktualizowane przyrostowo w miarę uzyskiwania większej ilości informacji z przeglądu rezultatów.

Jakie organizacje powinny stosować zwinne zarządzanie projektami?

1. Projekty realizowane przez małe zespoły
2. Częste zmiany wymagań
3. Wymagań nie można w pełni określić na początku
4. Zespoły są dojrzałe i samoorganizujące się

Do popularnych metodyk zwinnych należą:

Scrum

Tworzenie oprogramowania w ramach metodyki Scrum odbywa się w krótkich iteracjach nazywanych sprintami. Każdy sprint dostarcza przyrostowy, działający produkt, z którego użytkownicy końcowi mogą korzystać. Czas trwania sprintu jest stały i zazwyczaj bardzo krótki. Sprint trwa zwykle od 2 do 4 tygodni, ale może również trwać dłużej.

Scrumban

Scrumban to podejście hybrydowe. Jak sugeruje nazwa, łączy Scrum i Kanban. W tym podejściu zasady Scrum są wykorzystywane do realizacji projektu, a poszczególne zadania są pobierane do planu sprintu z tablic Kanban.

Jego główną zaletą jest to, że pozwala członkom zespołu projektowego stale pobierać zadania z tablic Kanban zgodnie z ich dostępną mocą przerobową/możliwościami. Nie muszą ustalać zakresu pracy dla każdego sprintu na jego początku.

Programowanie ekstremalne (XP)

Programowanie ekstremalne jest stosowane w projektach realizowanych w szybkim tempie, w których obowiązują rygorystyczne terminy. Podejście to wykorzystuje krótkie cykle tworzenia oprogramowania, z wydaniami na koniec każdego cyklu.

Ułatwia to szybkie dostarczanie rezultatów i maksymalizację produktywności. Obejmuje określony zestaw zasad, których muszą przestrzegać wszyscy członkowie zespołu projektowego. Zasady te opierają się na pięciu wartościach: prostocie, komunikacji, informacji zwrotnej, szacunku i odwadze.

Metodyka Crystal

W przeciwieństwie do innych metodyk Crystal nie koncentruje się na narzędziach i procesach. Została opracowana przez IBM w celu poprawy rezultatów projektów poprzez skupienie uwagi na ludziach i sposobie ich wzajemnej interakcji.

W szczególności uwzględnia umiejętności, kompetencje, możliwości oraz współpracę między członkami zespołu. Jest to lekka metodyka, którą można łatwo dostosowywać.

Jest nieco podobna do Scrum, ponieważ praca odbywa się w określonym przedziale czasu, który obejmuje pętle informacji zwrotnej umożliwiające dalszy rozwój projektu. Może nie być odpowiednia dla zespołów wirtualnych, ponieważ wymaga częstej komunikacji i regularnych sesji burzy mózgów.

3. Metodyki do szczególnych zastosowań

Poza metodykami obejmującymi pełny cykl życia projektu istnieją metodyki przydatne w określonych obszarach projektu, np. w harmonogramowaniu i zarządzaniu ryzykiem. Do popularnych metodyk w tej kategorii należą:

Metoda ścieżki krytycznej (CPM)

CPM nie jest metodyką obejmującą cały projekt. Jest natomiast metodyką harmonogramowania, która pomaga opracować i monitorować zoptymalizowany harmonogram projektu. Opiera się na zasadzie ścieżki krytycznej, którą można zdefiniować jako najdłuższą ścieżkę pozwalającą ukończyć projekt w możliwie najkrótszym czasie.

Polega ona na identyfikacji poprzednika i następnika działania projektowego oraz utworzeniu diagramu sieciowego w celu wyznaczenia ścieżki krytycznej projektu. CPM ma kilka poważnych wad: wykorzystuje optymistyczne szacunki czasu trwania, niewłaściwie wykorzystuje zapasy czasu i zakłada nieograniczoną dostępność zasobów.

More Articles

• Metodyka zwinna a kaskadowa w zarządzaniu projektami

Zarządzanie projektami metodą łańcucha krytycznego (CCPM)

Podobnie jak CPM, CCPM również jest metodyką harmonogramowania. CCPM wykorzystuje CPM jako podstawową metodykę, ale stara się wyeliminować jej wady. Unika buforów zadań, ale wykorzystuje trzy rodzaje buforów, aby przezwyciężyć wady CPM: bufory zasilające, bufory projektu i bufory zasobów.

Kanban 

Kanban wykorzystuje serię tablic do przedstawienia przepływu pracy w projekcie. Tablice są elementami wizualnymi, które zawierają zdefiniowany wcześniej rejestr prac projektu. Członkowie zespołu pobierają pracę z rejestru w sposób ciągły, w zależności od swoich możliwości i kompetencji.

Praca jest przemieszczana przez serię kolumn na tablicy. Każda kolumna oznacza etap całego procesu projektowego. Kanban doskonale nadaje się do monitorowania postępów projektu, ponieważ zapewnia wizualny przegląd tego, na jakim etapie znajduje się każda część pracy w danym momencie.

Jak wybrać metodykę zarządzania projektami w przedsiębiorstwie dla swojej organizacji

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie koncentruje się na kluczowych misjach i celach strategicznych organizacji. Dlatego wybór EPMM rozpoczyna się od szczegółowego przeglądu bieżących projektów firmy, jej kultury organizacyjnej oraz czynników środowiskowych przedsiębiorstwa.

Nie istnieje jedna najlepsza metodyka zarządzania projektami, która poradziłaby sobie ze wszystkimi problemami, zwłaszcza gdy mówimy o dużych firmach. Wybór EPMM będzie się różnić w zależności od potrzeb każdej organizacji. To, co sprawdza się dobrze w jednej branży, może nie być odpowiednie w innej.

Firmy muszą określić, która metodyka najlepiej odpowiada ich pracy. Powinny koncentrować się na spójności i powtarzalności w zarządzaniu projektami i procesami.

Podczas finalizowania wyboru EPMM rozważ następujące pytania:

1. Do jakiej branży należy Twoja firma i jakie są ogólnie przyjęte najlepsze praktyki w tej branży?
2. Jakiego rodzaju projekty realizuje Twoja organizacja?
3. Jakie umiejętności i kompetencje mają Twoi pracownicy oraz jakie szkolenia trzeba będzie zapewnić przed wdrożeniem nowej metodyki?
4. Jaki budżet i harmonogram wdrożenia masz do dyspozycji?
5. Czy Twoja organizacja zazwyczaj podejmuje się realizacji złożonych projektów?
6. Jaka jest wielkość Twojej organizacji? Czy można wdrożyć jedną EPMM w całej organizacji?
7. Jak często zwykle zachodzą zmiany w Twoich projektach? Czy można sobie z nimi poradzić, stosując tradycyjne metodyki?
8. Jakie są preferencje kadry kierowniczej wyższego szczebla, kierownika projektu i innych interesariuszy projektu?

Powiązany artykuł: Nie wiesz, jakiej metodyki użyć w projekcie? 5 przykładów pomocnych przy wyborze