Jak łatwo udostępniać zasoby cyfrowe: 6 najlepszych praktyk ekspertów
Prawdopodobnie zetknąłeś się z zasobami cyfrowymi, jeśli pracowałeś w jakimkolwiek środowisku biznesowym. Nawet w codziennym życiu nieustannie udostępniamy zasoby cyfrowe i szukamy lepszych, szybszych oraz bezpieczniejszych sposobów, aby to robić, ułatwiając sobie pracę i życie.
Udostępnianie zasobów między zespołami może być skomplikowane, szczególnie w dużej firmie. Użytkownicy napotykają problemy, takie jak ograniczona przestrzeń dyskowa, brak odpowiedniego narzędzia do otwarcia pliku czy niska prędkość przesyłania i pobierania. Wszystko to znacząco wydłuża dzień pracy.
Czym są zasoby cyfrowe?
Zasoby cyfrowe to dokumenty, obrazy, filmy i arkusze kalkulacyjne, które mają kluczowe znaczenie dla działalności biznesowej i są wygodnie przechowywane online lub na urządzeniu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Zasoby te mogą obejmować materiały marketingowe i zasoby marki, takie jak logotypy i zdjęcia produktów, zasoby cyfrowe na potrzeby wydarzeń , takie jak filmy i fotografie, filmy szkoleniowe dla pracowników, pliki audio oraz ważne dokumenty, takie jak umowy i podręczniki zawierające zasady postępowania.
W przypadku dokumentów papierowych pracownicy poświęcają więcej czasu na szukanie dokumentów niż na ich faktyczne czytanie. Średnio godzina spędzona na szukaniu dokumentów przekłada się tylko na 20 minut czytania (źródło). Z zasobami cyfrowymi może być równie źle, w zależności od sposobu ich organizacji.
4 sposoby na łatwe udostępnianie zasobów cyfrowych
Badania wskazują, że pracownicy poświęcają znaczną część swojego czasu, często nawet 20–30% (źródło), na szukanie dokumentów zamiast wykonywania produktywnych zadań.
System zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) może znacząco ograniczyć tę nieefektywność. Wdrożenie rozwiązania DAM może usprawnić proces wyszukiwania oraz zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem fizycznych dokumentów i ich niewłaściwym archiwizowaniem.
Jednym z głównych powodów, dla których platformy do zarządzania zasobami cyfrowymi zapewniają najwyższy zwrot z inwestycji (ROI) spośród metod przedstawionych na tej liście, jest ich zdolność do natychmiastowego pobierania dokumentów bezpośrednio z komputera stacjonarnego lub laptopa, z dowolnego miejsca. Jest to ogromna pomoc, biorąc pod uwagę powszechność pracy zdalnej. Wybór odpowiedniego rozwiązania DAM do swoich potrzeb może jednak być trudny. Zalecam utworzenie zapytania ofertowego dotyczącego zarządzania zasobami cyfrowymi (RFP), aby usprawnić ten proces.
Poniżej omawiam, jak inne metody udostępniania zasobów cyfrowych wypadają w porównaniu z systemami DAM.
| Sposoby udostępniania | Zalety | Wady | Narzędzia |
| Oprogramowanie DAM | - Scentralizowane przechowywanie zasobów - Usprawniona współpraca, szczególnie w środowisku zdalnym - Zwiększone bezpieczeństwo - Skalowalność - Efektywność przepływu pracy - Przechowywanie w chmurze - Integracje API | - Koszt początkowy - Zarządzanie metadanymi - Adaptacja użytkowników i szkolenia - Opór przed zmianami | Bynder, MediaValet, Brandfolder itd. |
| Narzędzie do przesyłania plików | - Opłacalne rozwiązanie - Łatwe udostępnianie plików - Prawdopodobnie jest to już istniejące narzędzie, które można wykorzystywać do wielu celów | - Ograniczenia rozmiaru plików - Mniejsza kontrola nad plikami po ich udostępnieniu - Skalowalność - Zarządzanie kontrolą wersji - Wymaga dostępu do internetu | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe itd. |
| Pamięć USB | - Kontrola dostępu; do plików można uzyskać dostęp wyłącznie z pamięci - Łatwość użycia - Brak opłat abonamentowych - Dostęp offline - Dodatkowa opcja tworzenia kopii zapasowych | - Wymaga fizycznego udostępniania - Ryzyko utraty danych w przypadku zgubienia - Ograniczona przestrzeń dyskowa - Zagrożenia bezpieczeństwa (wirusy, złośliwe oprogramowanie) - Problemy ze zgodnością z przepisami | |
| - Wygoda - Dostęp offline - Największa kompatybilność | - Ograniczenia rozmiaru plików - Zagrożenia bezpieczeństwa - Problemy ze zgodnością z przepisami - Koszmar związany z kontrolą wersji - Brak scentralizowanego przechowywania | Outlook, Gmail itd. |
6 wskazówek dotyczących udostępniania zasobów cyfrowych
Zarządzanie zasobami cyfrowymi to wspólne działanie, które wymaga starannego planowania i monitorowania, aby zakończyło się sukcesem. Wdrożenie tych podstawowych wskazówek pozwala usprawnić procesy i zwiększyć ich efektywność.
Ważne jest, aby wszystkie obszary działalności przestrzegały tego samego procesu i kryteriów podczas tworzenia zasobów cyfrowych, a następnie ich zapisywania i udostępniania.
- Skonfiguruj prostą taksonomię i bibliotekę zasobów. Dodaj do taksonomii tylko kilka poziomów, co pomoże ograniczyć frustrację użytkowników. Staraj się ograniczyć ich liczbę do maksymalnie trzech.
- Ustal jasne zasady nazewnictwa plików. Na przykład używaj kombinacji nazwy projektu, typu zasobu lub pliku oraz numeru wersji. Ułatwia to identyfikowanie i porządkowanie treści cyfrowych.
- Używaj metadanych i tagów, aby ułatwić wyszukiwanie i organizowanie zasobów cyfrowych.
- Wdróż kontrolę wersji , aby śledzić zmiany i mieć pewność, że wszyscy pracują nad najnowszą wersją zasobu cyfrowego.
- Skonfiguruj kontrolę dostępu. Ustaw uprawnienia, aby kontrolować, kto może wyświetlać, edytować lub udostępniać pliki cyfrowe. W razie potrzeby używaj dostępu tylko do odczytu lub dostępu ograniczonego czasowo.
- Szkolenia i wsparcie. Zapewnij wskazówki lub szkolenia dotyczące uzyskiwania dostępu do udostępnionych zasobów i korzystania z nich, zwłaszcza w przypadku używania nowych narzędzi lub platform.
Podczas wdrażania powyższych wskazówek niezbędne jest udokumentowanie jasnych wytycznych. Wytyczne te służą jako dokument szybkiego dostępu dla wszystkich zaangażowanych osób, zapewniając, że rozumieją one, jak skutecznie korzystać z oprogramowania do zarządzania zasobami cyfrowymi (takiego jak MediaValet; tutaj znajdziesz informacje o cenach) oraz z nowej struktury udostępniania zasobów cyfrowych. Ten krok jest ważny dla utrzymania uproszczonego i wydajnego przepływu pracy.
Zacznijmy udostępniać!
Skuteczne udostępnianie zasobów cyfrowych ma kluczowe znaczenie dla utrzymania produktywnego i opartego na współpracy środowiska pracy. Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy w biurze, korzystanie z odpowiednich narzędzi do zarządzania zasobami cyfrowymi i przestrzeganie najlepszych praktyk może znacznie zwiększyć wydajność, bezpieczeństwo i ogólną sprawność przepływu pracy.
Wdrożenie tych procesów i narzędzi gwarantuje, że zasoby cyfrowe będą łatwo dostępne, bezpieczne i skutecznie wykorzystywane przez wszystkich członków zespołu, co prowadzi do lepszej współpracy i większej produktywności.
Zapisz się do członkostwa DPM, aby dowiedzieć się więcej o udostępnianiu zasobów cyfrowych, oprogramowaniu używanym do ich obsługi oraz innych przydatnych informacjach.
