Ile narzędzi internetowych potrzebuje projekt cyfrowy?
W codziennej pracy korzystam z około 12 różnych programów i narzędzi internetowych. To ponad dwa razy więcej niż wynosi średnia liczba narzędzi według naszego niedawnego badania, z którego wynika, że kierownicy projektów korzystają średnio z 5,6 narzędzia do zarządzania projektami w swoich projektach.
Rodzą się tu dwa pytania: Z ilu narzędzi internetowych korzystasz w swoich projektach cyfrowych? Jaka jest optymalna liczba narzędzi do zarządzania projektami, z których warto korzystać?
Możliwe, że Ty lub Twoja organizacja należycie do jednego z dwóch obozów:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Jesteście nową firmą, a Wasz stos technologiczny jest bardzo skromny i obejmuje tylko niezbędne minimum — być może korzystacie nawet z jednego narzędzia do wszystkiego. Najprawdopodobniej w większości korzystacie z bezpłatnych narzędzi do zarządzania projektami.
- Wasza organizacja jest bardziej dojrzała i wolicie korzystać z wielu narzędzi — po jednym do każdej funkcji: komunikacji wewnętrznej zespołu, planowania projektów, śledzenia postępów, raportowania, obsługi CRM i tak dalej.
Ale które podejście sprawdza się lepiej? Moje ustalenia stanowią punkt wyjścia do rozważenia tego pytania.
Ustaliłem, że:
- Średnia liczba narzędzi używanych w projekcie cyfrowym wynosi 5,6.
- Najpopularniejszym rodzajem narzędzia było oprogramowanie do zarządzania projektami.
- Najczęściej wymienianym pojedynczym narzędziem był Google Workspace (wcześniej znany jako G Suite).
Jeśli jesteś tu nową osobą, bardziej pomocne może być rozpoczęcie od lektury artykułu o tym, dlaczego w ogóle warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami.
Szczegóły dotyczące korzystania z narzędzi do zarządzania projektami
Jak wspomniałem, średnia liczba narzędzi używanych w projekcie cyfrowym wynosi 5,6. Każda odpowiedź w mojej ankiecie zazwyczaj obejmowała oprogramowanie do planowania projektów lub harmonogramowania projektów, pocztę elektroniczną, narzędzie komunikacyjne do komunikacji wewnętrznej oraz oprogramowanie do zarządzania plikami i dokumentami.
Oto zestawienie najpopularniejszych rodzajów narzędzi. Liczba wzmianek oznacza, ile razy narzędzie z danej kategorii zostało wymienione w odpowiedzi.
Liczba wzmianek o każdym rodzaju oprogramowania w odpowiedziach na moją ankietę.
Kategoria „inne” obejmowała:
- Oprogramowanie do zarządzania zadaniami
- Oprogramowanie do śledzenia błędów
- Oprogramowanie CRM
- Oprogramowanie do obsługi usług lub centrum pomocy
Oprogramowanie do zarządzania projektami było zdecydowanie najczęściej omawiane. W innym miejscu pisaliśmy o znaczeniu i korzyściach płynących z oprogramowania do zarządzania projektami, ale wystarczy powiedzieć, że obecnie ma ono kluczowe znaczenie dla sprawnego i skutecznego zarządzania projektami.
Najczęściej wymienianym narzędziem był Google Workspace, wcześniej znany jako G Suite. Pokazuje to, że każda organizacja potrzebuje organizowania, przechowywania i tworzenia plików, a także podkreśla znaczenie Google Workspace jako dobrze znanego i niezawodnego oprogramowania zapewniającego te możliwości.
Dla porównania wymieniano szerszy zakres konkretnych programów do zarządzania projektami. W odpowiedziach pojawiło się 11 różnych narzędzi do zarządzania projektami, w porównaniu z 5 różnymi narzędziami do organizowania, przechowywania i tworzenia plików.
Podczas gdy poprzedni wykres kołowy przedstawiał liczbę wzmianek o każdym rodzaju oprogramowania, niezależnie od wymienionego konkretnego narzędzia, ten wykres pokazuje, ile różnych konkretnych narzędzi wymieniono w każdej kategorii, przy czym niektóre narzędzia pojawiły się więcej niż raz. Liczba różnych narzędzi to liczba wszystkich odrębnych narzędzi wymienionych we wszystkich odpowiedziach.
Liczba różnych narzędzi wymienionych w każdej kategorii oprogramowania w odpowiedziach na moją ankietę.
Pozostała kategoria obejmowała:
- Oprogramowanie do zarządzania zadaniami
- Oprogramowanie do śledzenia błędów
- Oprogramowanie CRM
- Oprogramowanie do obsługi klienta lub centrum pomocy
Warto zauważyć, że niektóre odpowiedzi wymieniały kilka programów w tej samej kategorii. Na przykład jeden z respondentów powiedział, że korzystał z Basecamp i Airtable. Mimo że respondent używał każdego z nich do innych celów, oba są programami do zarządzania projektami.
Aby w pełni wykorzystać możliwości oprogramowania do zarządzania projektami, wypróbuj te wskazówki i porady dotyczące Airtable.
Metodologia
Dane do tego artykułu zebrałem, umieszczając na naszej stronie formularz Typeform z pytaniem „Z ilu narzędzi korzystasz średnio w swoich projektach cyfrowych?”, pytając członków DPM oraz publikując pytanie w mediach społecznościowych.
Niektórzy członkowie DPM odpowiedzieli na pytanie, podając zarówno narzędzia używane w przeszłości, jak i obecnie, co policzyłem jako dwie oddzielne odpowiedzi. Otrzymaliśmy 12 odpowiedzi.
Obliczyłem średnią liczbę narzędzi i podzieliłem narzędzia wymienione w odpowiedziach na kategorie. W kilku odpowiedziach wymieniono narzędzie będące częścią Google Workspace. Wzmiankę o jednym narzędziu (takim jak Arkusze Google) policzyłem jako wzmiankę o Google Workspace.
Jeśli w odpowiedzi wymieniono kilka narzędzi będących częścią Google Workspace, policzyłem to jako jedną wzmiankę o Google Workspace. Narzędzia Microsoft Office były liczone oddzielnie.
Jaka jest optymalna liczba narzędzi dla projektu?
Badanie przeprowadzone na potrzeby tego artykułu wskazuje na szersze pytanie — jaka JEST właściwa liczba narzędzi używanych w projekcie cyfrowym?
Podobnie jak w przypadku wszystkiego w zarządzaniu projektami cyfrowymi, w pewnym stopniu zależy to od specyfiki Twojego projektu. Zastanów się, jakich rodzajów narzędzi będziesz potrzebować — narzędzia do komunikacji, narzędzia do zarządzania projektami, narzędzia do zarządzania finansami oraz innych rodzajów narzędzi. Co jest w Twoim projekcie absolutnie niezbędne lub wymagane?
W przypadku Twojego projektu i zespołu właściwy punkt znajduje się tam, gdzie masz narzędzie dla każdego potrzebnego rodzaju zastosowania, ale nie masz ich tak wielu, aby zacząć wprowadzać te same dane do kilku narzędzi.
Więcej informacji o zastosowaniach oprogramowania do zarządzania projektami znajdziesz tutaj.
Oprogramowanie do zarządzania projektami to szeroki temat, któremu poświęciliśmy uwagę na kilka sposobów. Chciałbym wskazać kilka innych materiałów dotyczących narzędzi, dostępnych w ramach członkostwa w The Digital Project Manager:
- Nasz odcinek podcastu z Grayem Mackenziem z Zenpilot na temat jego filozofii wyboru narzędzi do zarządzania projektami.
- Nasze „Zapytaj mnie o wszystko” z Andym McCormickiem, w którym rozmawia z naszymi członkami o Jira.
- Rozmowa z Olivią Montgomery z Capterra o tym, jak w pełni wykorzystać prezentacje narzędzi.
Jeśli interesują Cię inne rozmowy, które prowadzimy w naszej społeczności, lub chcesz przyczynić się do przyszłych badań, uzyskaj dostęp w ramach członkostwa w The Digital Project Manager.
