Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne? 12 prostych powodów
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ łączy klientów i zespoły, tworzy wizję udanego projektu i zapewnia wszystkim interesariuszom wspólne zrozumienie celów.
Dla klientów zarządzanie projektami może wydawać się niepotrzebnym obciążeniem, a związane z nim koszty mogą prowadzić do pytań: „dlaczego potrzebujemy zarządzania projektami?”, ale oferuje ono liczne korzyści, z których nie można zrezygnować. Bez niego co spajałoby zespół? Kto poprowadziłby go przez wzloty i upadki projektów?
Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia realizację projektów na czas, w ramach budżetu i zgodnie z uzgodnionym zakresem. Oszczędza czas i pieniądze oraz pomaga tworzyć wysokiej jakości rezultaty, które pozwalają osiągnąć zamierzone wyniki projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Pozwala dopasować projekty do strategii biznesowej i dostępności zasobów, definiować jasne cele, tworzyć realistyczne plany projektów, zarządzać zasobami, utrzymywać jakość, ograniczać ryzyko, tworzyć i stosować procesy, nadzorować postępy oraz zarządzać interesariuszami.
12 powodów, dla których zarządzanie projektami jest ważne
Oto 12 korzyści wynikających ze skutecznego zarządzania projektami:
1. Bardziej znaczące rezultaty projektu
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia zgodność ze strategią i gwarantuje, że dostarczane rezultaty wspierają cele biznesowe oraz tworzą rzeczywistą wartość.
Organizacje korzystają z zarządzania projektami, aby zapewnić zgodność projektów z ich ramami strategicznymi oraz ścisłe powiązanie celów projektów z szerszymi priorytetami biznesowymi.
Kierownicy projektów identyfikują solidne uzasadnienia biznesowe i obliczają zwrot z inwestycji (ROI), aby pomóc zagwarantować, że rezultaty projektu wywierają pozytywny wpływ. Projekty, które zbaczają z kursu lub nie dostosowują się do zmieniających się potrzeb, mogą stać się kosztowne i niepotrzebne.
Zarządzanie projektami wspiera zgodność ze strategią na kilka sposobów:
- Opracowanie uzasadnienia biznesowego: Określenie, dlaczego warto realizować projekt i jaką szansę biznesową on wykorzystuje.
- Zgodność ze strategią: Powiązanie celów projektu i jego rezultatów z szerszymi celami biznesowymi klienta.
- Ocena ROI: Porównanie oczekiwanych korzyści projektu z kosztami w celu ustalenia, czy inwestycja zapewnia wystarczającą wartość.
- Bieżąca zgodność: Ponowna ocena priorytetów projektu w miarę zmiany potrzeb biznesowych, aby zapewnić, że praca pozostaje istotna i wartościowa.
2. Lepsze dopasowanie i kontrola zespołu projektowego
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia projektom silne przywództwo i wyraźny kierunek.
Przywództwo kierownika projektu pozwala członkom zespołu osiągać najlepsze wyniki. Kierownicy projektów korzystają z różnych narzędzi i technik, aby zarządzać zespołem projektowym, motywować i szkolić jego członków oraz usuwać przeszkody uniemożliwiające postępy.
Kierownicy projektów wspierają zespół, a jednocześnie dbają o rozliczalność. Gdy projekt ma kierownika, panuje mniejsze zamieszanie co do tego, kto odpowiada za poszczególne zadania, zwłaszcza gdy korzysta się z macierzy RACI lub podobnego narzędzia.
Kierownicy projektów utrzymują spójność zespołów dzięki kilku kluczowym obowiązkom:
- Komunikacja: Informowanie członków zespołu o decyzjach, zmianach i zależnościach wpływających na ich pracę.
- Jasny kierunek: Ustalanie priorytetów, celów i oczekiwań projektu, aby każdy rozumiał, do czego dąży.
- Wsparcie zespołu: Szkolenie członków zespołu, rozwiązywanie konfliktów i usuwanie przeszkód uniemożliwiających im ukończenie pracy.
- Rozliczalność: Wyjaśnianie odpowiedzialności za zadania, monitorowanie postępów i dopilnowywanie, aby członkowie zespołu wywiązywali się ze zobowiązań.
- Zarządzanie procesami: Ustanawianie spójnych przepływów pracy i dbanie o to, aby zespół przestrzegał uzgodnionych procesów przez cały czas trwania projektu.
Ostatecznie kierownicy projektów odpowiadają za koordynowanie realizacji i utrzymywanie zespołu na właściwym kursie, tak aby osiągnąć cele projektu.
Przy każdym projekcie ktoś musi być na miejscu, aby stale posuwać sprawy naprzód. Nigdy bowiem nie wiadomo, kiedy pojawi się przeszkoda, którą trzeba będzie usunąć. Klienci oczekują od nas, że będziemy wskazywać kwestie, które mogą utrudniać postęp.
3. Większa produktywność
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia przejrzysty plan, koncentrację i cele, które pomagają zespołom produktywnie pracować nad realizacją celów strategicznych.
Bez zarządzania projektami zespoły pozostają bez odpowiednich opisów projektów lub określonej metodyki zarządzania projektami. Projektom i inicjatywom brakuje koncentracji, mają niejasne cele, a członkowie zespołu nie są pewni, co robią i dlaczego.
Menedżerowie projektów kierują działaniami projektowymi i dzielą projekty na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania zadania, zwykle korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami. Pomaga to zespołom zachować koncentrację, kierować wysiłki na cele projektu i kończyć zadania na czas.
Zarządzanie projektami zwiększa produktywność na kilka sposobów:
- Jasne priorytety: Ustal, które zadania są najważniejsze, aby członkowie zespołu mogli skupić się na pracy przynoszącej największą wartość.
- Podział zadań: Podziel złożone elementy do dostarczenia na możliwe do zarządzania działania z jasno określonymi osobami odpowiedzialnymi i terminami.
- Określone przepływy pracy: Korzystaj z odpowiedniej metodyki, takiej jak zwinna, kaskadowa, Kanban lub Scrum, aby organizować pracę i ograniczać niejasności.
- Zarządzanie zależnościami: Identyfikuj zadania zależne od innych działań, aby zapobiegać wąskim gardłom i niepotrzebnym opóźnieniom.
- Śledzenie postępów: Monitoruj realizację zadań i usuwaj przeszkody, zanim wpłyną one na ogólny harmonogram projektu.
Bez uporządkowanego i łatwego do zrozumienia procesu zespołom grożą niedotrzymane terminy, powielanie wysiłków i niepowodzenie projektu. Problemy te mogą również osłabić zaufanie klientów do firmy i ich wiarę w jej kompetencje.
4. Realizacja na czas i w ramach budżetu
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ umożliwia stworzenie realistycznego planu projektu, który jasno określa, co, kiedy i za ile można dostarczyć.
Bez solidnego planu projektu projekty kończą się zbyt ambitnymi harmonogramami lub szacunkami, które nie uwzględniają opóźnień, ryzyka ani innych problemów. Prowadzi to do opóźnionych projektów i przekroczenia budżetu.
Menedżerowie projektów uzgadniają rozsądne i osiągalne terminy oraz kamienie milowe z kluczowymi interesariuszami, zespołami i kierownictwem. Równoważą dostępność zasobów z harmonogramami, aby ustalać realistyczne terminy i tworzyć harmonogramy, które zespół jest w stanie zrealizować.
Wiele praktyk zarządzania projektami pomaga realizować projekty na czas i w ramach budżetu:
- Dokładne szacunki: Korzystaj z danych historycznych dotyczących podobnych projektów, aby bardziej realistycznie oszacować koszty, nakład pracy i harmonogramy.
- Planowanie zasobów: Dopasuj dostępne osoby, umiejętności i budżety do wymagań projektu, zanim zobowiążesz się do określonych terminów.
- Śledzenie kamieni milowych: Ustal punkty kontrolne, aby monitorować postępy i wcześnie identyfikować potencjalne opóźnienia.
- Monitorowanie budżetu: Porównuj rzeczywiste wydatki z planowanymi kosztami i w razie potrzeby aktualizuj prognozy.
- Zarządzanie zmianami: Oceń, jak nowe żądania wpływają na zakres, harmonogramy i koszty, zanim zatwierdzisz dodatkową pracę.
Praktyki te pomagają menedżerom projektów wcześnie dostrzegać potencjalne przekroczenia kosztów i wprowadzać korekty, zanim zagrożą one realizacji projektu.
5. Spójne rezultaty wysokiej jakości
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia kontrolę jakości, dzięki której każdy rezultat konsekwentnie spełnia oczekiwania.
Projekty często znajdują się pod ogromną presją, aby ukończyć je na czas. Bez dedykowanego kierownika projektu, który ma wsparcie i poparcie kadry zarządzającej, zadania są niedoszacowane, harmonogramy ulegają skróceniu, a procesy są przeprowadzane w pośpiechu. Rezultatem jest praca niskiej jakości, ponieważ nie ma wdrożonego planu zarządzania jakością.
Kierownicy projektów dbają o to, aby projekty miały wystarczająco dużo czasu i odpowiednią alokację zasobów do realizacji pracy wysokiej jakości. Dobre zarządzanie projektami pozwala na etapowy proces, który daje zespołom czas na przeglądanie i testowanie rezultatów na każdym etapie.
Kierownicy projektów utrzymują jakość rezultatów poprzez kilka praktyk:
- Jasne standardy jakości: Zdefiniuj kryteria akceptacji i wymagania jakościowe przed rozpoczęciem pracy, aby wszyscy rozumieli, jak wygląda sukces.
- Zaplanowane przeglądy: Uwzględnij kontrole jakości i zatwierdzenia interesariuszy w harmonogramie projektu, zamiast pozostawiać je na koniec.
- Odpowiednie zasoby: Przydziel wystarczająco dużo czasu, budżetu i wykwalifikowanych członków zespołu, aby ukończyć pracę bez chodzenia na skróty.
- Testowanie i walidacja: Testuj rezultaty w trakcie całego projektu, aby identyfikować wady i usuwać je przed przekazaniem końcowym.
- Kontrola jakości: Śledź wady, dokumentuj wymagane poprawki i potwierdzaj, że rezultaty spełniają uzgodnione wymagania przed formalną akceptacją.
Pomaga to zespołom wcześnie wykrywać problemy, ograniczać konieczność ponownej pracy i dostarczać spójne rezultaty bez poświęcania jakości w celu dotrzymania terminów.
Przekształć swój zespół w strategicznych liderów projektów
Nasze prowadzone przez ekspertów szkolenie z zarządzania projektami pomaga zespołom przejść od dostarczania rezultatów do osiągania efektów.
6. Skuteczne rozwiązywanie zagrożeń projektowych
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia uporządkowane podejście do identyfikowania, oceniania i ograniczania zagrożeń, zanim przerodzą się w problemy.
Jasny proces identyfikowania, zarządzania i ograniczania zagrożeń pomaga zapobiegać potencjalnym problemom, które mogłyby zakłócić realizację projektu. Właśnie w tym obszarze zarządzanie projektami zapewnia znaczącą wartość, szczególnie w przypadku złożonych projektów z wieloma zależnościami i niepewnościami.
Kierownicy projektów wiedzą, jak analizować potencjalne zagrożenia, oceniać prawdopodobieństwo ich wystąpienia i wpływ oraz opracowywać plany awaryjne na wypadek ich materializacji. Wymaga to zadawania właściwych pytań w celu wczesnego ujawnienia zagrożeń i przypisywania odpowiednich reakcji do każdego z nich, często przy użyciu dedykowanego oprogramowania do zarządzania zagrożeniami.
Kierownicy projektów zazwyczaj wykonują następujące kroki, aby zarządzać zagrożeniami projektowymi:
- Identyfikowanie ryzyk: Przeanalizuj wymagania projektu, zależności, założenia i ograniczenia, aby wykryć potencjalne zagrożenia.
- Ocena prawdopodobieństwa i wpływu: Oceń, jak prawdopodobne jest wystąpienie każdego ryzyka i jak poważnie może ono wpłynąć na wyniki projektu.
- Ustalanie priorytetów ryzyk: Skoncentruj uwagę i zasoby na ryzykach o największym potencjalnym wpływie.
- Planowanie reakcji: Opracuj strategie ograniczania ryzyka i plany awaryjne oraz wyznacz osoby odpowiedzialne za zarządzanie każdym ryzykiem.
- Monitorowanie i dostosowywanie: Przeglądaj ryzyka przez cały cykl życia projektu i aktualizuj plany reakcji wraz ze zmianą okoliczności.
Takie proaktywne podejście pomaga zespołom reagować na niepewność, zanim doprowadzi ona do niedotrzymania terminów, przekroczenia budżetu lub pogorszenia jakości rezultatów projektu.
7. Efektywne zarządzanie zasobami
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia proces, który gwarantuje, że właściwe osoby wykonują właściwe zadania we właściwym czasie przez cały cykl życia projektu.
Kierownicy projektów ustanawiają procesy, które dzięki alokacji zasobów — zazwyczaj z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania zasobami — określają, kto, co, kiedy i jak wykonuje.
Bez jasnego planu zarządzania zasobami zespoły tracą ze sobą kontakt, zadania są dublowane, a planowanie staje się reaktywne. Prowadzi to do frustracji i przełącza projekt w tryb przetrwania. Kierownicy projektów dopasowują zadania do umiejętności i dostępności członków zespołu, a gdy pojawiają się konflikty, ponownie przydzielają zasoby.
Skuteczne zarządzanie zasobami obejmuje kilka kluczowych działań:
- Dopasowanie umiejętności: Przydzielaj zadania członkom zespołu posiadającym odpowiednią wiedzę i doświadczenie.
- Planowanie dostępności: Sprawdzaj dostępność zespołu przed przydzieleniem pracy, aby uniknąć przeciążenia poszczególnych osób.
- Równoważenie obciążenia pracą: Rozdzielaj zadania w zespole, aby zapobiegać wąskim gardłom i nierównomiernemu obciążeniu pracą.
- Rozwiązywanie konfliktów dotyczących zasobów: Identyfikuj konkurujące ze sobą wymagania i w razie potrzeby dostosowuj przydziały lub harmonogramy.
- Bieżące monitorowanie zasobów: Śledź wykorzystanie zasobów przez cały projekt i ponownie przydzielaj zasoby wraz ze zmianą priorytetów.
Pomaga to zespołom lepiej wykorzystywać dostępne zasoby, jednocześnie ograniczając niepotrzebne opóźnienia, dublowanie pracy i frustrację pracowników.
8. Szczegółowe śledzenie i raportowanie projektu
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ zapewnia stały nadzór nad postępami projektu dzięki regularnemu śledzeniu i raportowaniu statusu.
Raportowanie statusu może wydawać się zbędne. Jeśli wszystko przebiega zgodnie z planem, może sprawiać wrażenie tworzenia dokumentacji dla samej dokumentacji. Jednak stały nadzór nad projektem pomaga zespołom trzymać się planu i identyfikować moment, w którym projekt zaczyna od niego odbiegać. Im wcześniej wykryjesz odchylenie, tym łatwiej je skorygować.
Zazwyczaj raporty statusu dostarczają informacji na temat kilku kluczowych obszarów:
| Obszar raportowania | Co jest śledzone |
|---|---|
| Ukończone i zaplanowane prace | Zadania ukończone w okresie sprawozdawczym oraz działania zaplanowane na później |
| Wykorzystanie czasu i zasobów | Rzeczywista liczba przepracowanych godzin w porównaniu z szacunkami oraz planowane wykorzystanie zasobów |
| Postęp prac nad kamieniami milowymi | Ukończone, nadchodzące i opóźnione kamienie milowe w odniesieniu do harmonogramu projektu |
| Ryzyka i problemy | Potencjalne zagrożenia, bieżące problemy i działania potrzebne do ich rozwiązania |
| Założenia i zależności | Warunki wpływające na realizację oraz prace zależne od innych zadań lub zespołów |
| Rezultaty projektu | Rezultaty ukończone, oczekujące na zatwierdzenie lub nadal będące w realizacji |
Kierownicy projektów zazwyczaj korzystają z narzędzi do raportowania, aby ułatwić gromadzenie i porządkowanie danych.
Celem nie jest wyłącznie dokumentowanie postępów. Chodzi o dostarczenie zespołom i interesariuszom informacji potrzebnych do wykrywania problemów, podejmowania świadomych decyzji i utrzymywania postępu projektu.
9. Skuteczne podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ kierownicy projektów mają wiedzę i doświadczenie potrzebne do podejmowania świadomych decyzji, rozwiązywania problemów i utrzymywania zespołów na właściwej drodze.
Dzięki doświadczeniu kierownicy projektów rozwijają umiejętności zarządzania projektami oraz wiedzę specjalistyczną. Dogłębnie poznają pracę wykonywaną przez swoje zespoły, używane przez nie platformy i systemy, ich ograniczenia oraz problemy, które zwykle się pojawiają.
Ta wiedza pozwala kierownikom projektów prowadzić świadome rozmowy z klientami, zespołami i interesariuszami. Mogą podejmować lepsze decyzje dotyczące wykonywanej pracy oraz pomagać zespołom w rozwiązywaniu problemów, gdy się pojawiają.
Kierownicy projektów wykorzystują tę wiedzę na kilka sposobów:
- Ocena kompromisów: Przed wyborem rozwiązania oceniają, jak decyzje wpłyną na zakres projektu, harmonogramy, budżety i jakość rezultatów.
- Rozwiązywanie problemów: Identyfikują główne przyczyny problemów i współpracują z członkami zespołu w celu określenia praktycznych rozwiązań.
- Rozwiązywanie konfliktów: Pomagają interesariuszom poradzić sobie ze sprzecznymi priorytetami i podejmować decyzje wspierające cele projektu.
- Zarządzanie ograniczeniami: Uwzględniają ograniczenia techniczne, dostępność zasobów i zależności podczas oceny tego, co można osiągnąć.
- Eskalowanie decyzji: Rozpoznają, kiedy problem wymaga opinii lub zatwierdzenia ze strony wyższego kierownictwa albo sponsorów projektu.
Kierownicy projektów pełnią również funkcję centralnego węzła komunikacji. Dbają o to, aby ważne decyzje, wymagania i szczegóły projektu nie zostały zapomniane ani pominięte w miarę przechodzenia prac między zespołami i etapami projektu.
10. Ciągłe doskonalenie i nauka na podstawie wcześniejszych projektów
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ pozwala zespołom wyciągać wnioski z wcześniejszych sukcesów i porażek oraz dokumentować je w celu doskonalenia przyszłych projektów.
Kierownicy projektów wykorzystują retrospektywy, wnioski wyciągnięte z projektu lub przeglądy po zakończeniu projektu, aby zastanowić się, co poszło dobrze, co się nie udało oraz co należy zrobić inaczej następnym razem.
Praktyki te stanowią podstawową część zarządzania projektami. Pomagają organizacjom wyciągać wnioski z sukcesów i porażek, usprawniać procesy oraz lepiej dopasowywać rezultaty projektów do celów strategicznych. Bez takiej nauki zespoły narażają się na wielokrotne popełnianie tych samych błędów.
Zespoły projektowe mogą wykorzystywać te przeglądy do identyfikowania usprawnień w kilku obszarach:
- Szacunki dotyczące projektu: Porównują planowane i rzeczywiste harmonogramy, koszty oraz nakład pracy, aby udoskonalać szacunki dla przyszłych projektów.
- Procesy i przepływy pracy: Identyfikują wąskie gardła, zbędne kroki oraz skuteczne podejścia warte powtórzenia.
- Komunikacja i współpraca: Oceniają, jak dobrze zespoły wymieniały się informacjami, zarządzały przekazywaniem zadań i rozwiązywały problemy.
- Zarządzanie ryzykiem: Oceniają, które ryzyka się zmaterializowały, jak zareagowały zespoły oraz czemu można było zapobiec.
- Dokumentacja projektu: Zapisują skuteczne praktyki, błędy i konkretne zalecenia dla przyszłych zespołów.
Wnioski z tych przeglądów są również cenne podczas spotkania rozpoczynającego projekt. Przypominają zespołom o wcześniejszych błędach, takich jak niedoszacowanie projektów, oraz skutecznych praktykach, takich jak prowadzenie dokładnych ewidencji czasu pracy i przestrzeganie ustalonych procesów.
11. Lepsze zarządzanie pracą zdalną i współpraca
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ pomaga zespołom pokonywać wyzwania związane z komunikacją, harmonogramami i współpracą, które towarzyszą pracy zdalnej.
Komunikacja, planowanie i współpraca mogą stać się trudniejsze, gdy zespoły pracują zdalnie. Spontaniczne rozmowy prowadzące do powstawania nowych pomysłów odbywają się rzadziej, a rozliczalność może ucierpieć bez jasno określonych oczekiwań.
Rozwiązywanie tych problemów należy do zakresu obowiązków kierownika projektu. Kierownicy projektów ustanawiają kanały komunikacji, wbudowują pracę zespołową w procesy, przygotowują agendy spotkań i dbają o zaangażowanie członków zespołu. Zapewniają również, aby ludzie czuli wsparcie, a nie byli traktowani jak zasoby.
Kierownicy projektów stosują kilka praktyk, aby usprawnić współpracę zdalną:
- Jasne kanały komunikacji: Ustal, gdzie zespoły powinny udostępniać aktualizacje, zadawać pytania i dokumentować ważne decyzje.
- Ustrukturyzowane spotkania: Ustalaj agendy, planuj regularne spotkania kontrolne i uwzględniaj członków zespołu pracujących w różnych strefach czasowych.
- Zaangażowanie zespołu: Zachęcaj do nieformalnych rozmów i stwarzaj członkom zespołu okazje do budowania relacji.
- Wspólna odpowiedzialność: Określaj właścicieli zadań, terminy i oczekiwania, aby każdy rozumiał swoje obowiązki.
- Współpraca asynchroniczna: Korzystaj ze współdzielonych dokumentów i tablic projektowych, aby członkowie zespołu mogli wnosić swój wkład bez konieczności jednoczesnej obecności online.
Bez osoby aktywnie zarządzającej projektami współpraca może stać się fragmentaryczna, a członkowie zespołu mogą mieć trudności z budowaniem wartościowych relacji zawodowych.
Kierownicy projektów mogą również wdrażać narzędzia do współpracy, aby ułatwiać komunikację, zwiększać widoczność i usuwać część przeszkód, z którymi mierzą się zespoły zdalne.
12. Zadowoleni klienci i interesariusze
Zarządzanie projektami jest ważne, ponieważ pomaga zespołom projektowym radzić sobie z wymagającymi klientami, jasno określać oczekiwania i utrzymywać dobre relacje z interesariuszami.
Kierownicy projektów są głównym punktem kontaktu dla klientów i interesariuszy. Odpowiadają za zarządzanie oczekiwaniami dotyczącymi zakresu projektu, harmonogramów, budżetów i rezultatów.
Podczas omawiania tego, czy dane żądanie jest wykonalne, wykracza poza zakres lub mieści się w pierwotnie zaplanowanym koszcie projektu, muszą posługiwać się zarówno językiem klienta, jak i językiem zespołu. Oprogramowanie do śledzenia projektów pomaga kierownikom projektów prowadzić te rozmowy w oparciu o dokładne informacje o postępach projektu.
Kierownicy projektów zwiększają zadowolenie klientów i interesariuszy dzięki kilku praktykom:
- Jasne oczekiwania: Uzgodnij zakres projektu, harmonogramy, rezultaty i obowiązki przed rozpoczęciem prac.
- Regularna komunikacja: Informuj klientów o postępach, nadchodzących kamieniach milowych i potencjalnych opóźnieniach.
- Zarządzanie zakresem: Oceniaj prośby o zmiany i wyjaśniaj, jak dodatkowe prace wpływają na harmonogramy, koszty i zasoby.
- Rozwiązywanie konfliktów: Zajmuj się nieporozumieniami na wczesnym etapie i znajdź praktyczne rozwiązania, które równoważą oczekiwania klienta z możliwościami zespołu.
- Zaangażowanie interesariuszy: Angażuj właściwe osoby w kluczowe decyzje i zbieraj opinie w trakcie całego projektu.
- Przejrzyste raportowanie: Udostępniaj dokładne informacje o projekcie i wyjaśniaj problemy, zanim przerodzą się w większe trudności.
Zarządzanie relacjami różni się w zależności od konkretnego klienta lub projektu. Może obejmować zarówno indywidualne spotkania kontrolne z klientem, jak i dopilnowanie, aby klient i interesariusze otrzymywali przydatne materiały. Może także polegać na kwestionowaniu decyzji klienta i upewnianiu się, że zespół podąża ścieżką, która ma największy sens.
Kierownicy projektów są również po to, aby chronić zespół. Nie postawisz przecież programisty przed rozgniewanym klientem, aby wyjaśniał, dlaczego dana funkcja jest niemożliwa do wdrożenia.
Zamiast tego kierownicy projektów wykorzystują swoje umiejętności komunikacyjne i kompetencje w zakresie rozwiązywania konfliktów, aby znaleźć rozwiązania korzystne zarówno dla zespołu, jak i klienta. Pomaga to utrzymać zaufanie, ograniczyć niepotrzebne tarcia i zwiększyć ogólne zadowolenie klienta.
Studium przypadku znaczenia zarządzania projektami: Aura
Oto przykład tego, dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważne, przedstawiony przez Sarah M. Hoban, starszą dyrektorkę w biurze zarządzania programami w firmie Aura.
Na wcześniejszym stanowisku pracowałam jako kierowniczka programu w zespole marketingowym. Jedną z największych korzyści, jakie wnosiłam, była znajomość strategicznych celów, planów pracy i procesów zespołów międzyfunkcyjnych.
Wspierała członków zespołu i uwalniała ich czas, przejmując koordynację oraz uzgadnianie działań między zespołem a resztą organizacji. „Marketing mógł dostosowywać swoje procesy i priorytety tak, aby uwzględniały interesy innych zespołów, dzięki czemu organizacja działała sprawniej,” mówi.
Hoban kontynuuje:
Czy moglibyśmy osiągnąć to bez kierownika programu? Oczywiście, ale wymagałoby to od kogoś z marketingu dobrowolnego przyjęcia tej roli, oprócz wykonywania codziennych obowiązków, i bez odpowiedniej wiedzy oraz doświadczenia w zarządzaniu programami. Dzięki kierownikowi programu inne zespoły miały centralny punkt kontaktu i zaczęły proaktywnie współpracować z marketingiem, więc zespół nie musiał już gorączkowo reagować na prośby zgłaszane w ostatniej chwili.
Zarządzanie projektami pozwala zadowolonym i zmotywowanym zespołom wiedzieć, że ich praca ma znaczenie, dzięki czemu wykonują ją najlepiej, jak potrafią. Taki zespół dba o dostarczenie właściwych rezultatów — rezultatów, które zapewniają rzeczywisty zwrot z inwestycji i zadowolenie klientów. To jeden z głównych powodów, dla których zarządzanie projektami jest ważne.
Znaczenie świetnych kierowników projektów
W obszarze projektów cyfrowych wielu kierowników projektów trafia na swoje stanowisko bez formalnego szkolenia lub ukończenia kursu. W wielu przypadkach ich stanowisko nosi nazwę inną niż „kierownik projektu”.
Pierwszym krokiem jest ustalenie, kto w Twojej organizacji zarządza projektami i czy posiada umiejętności miękkie, takie jak komunikacja, organizacja oraz budowanie relacji z interesariuszami. Następnie zapewnij tym osobom szkolenie, aby mogły zdobyć umiejętności twarde, takie jak planowanie projektów, zarządzanie ryzykiem i harmonogramowanie.
Jeśli chcesz, aby cały Twój zespół zarządzania projektami kierował się wartościami i umiejętnościami wzmacniającymi pozytywny wpływ realizowanych projektów, The Digital Project Manager oferuje szkolenia z zarządzania projektami dla zespołów projektowych w agencjach i innych organizacjach. Program realizuje się we własnym tempie i kończy uzyskaniem certyfikatu z zarządzania projektami cyfrowymi.
