Czym jest rejestr ryzyka & jak go utworzyć [szablon]

Zawartość rejestru ryzyka będzie się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak potrzeby klienta, skala i złożoność projektu oraz rodzaj projektu.

Przykład rejestru ryzyka

Oto, jak może wyglądać podstawowy rejestr ryzyka. Możesz przygotować go w tak prostej lub złożonej formie, jak chcesz, ale pamiętaj o zapisaniu wszystkich niezbędnych informacji, których Ty i Twoi interesariusze będziecie potrzebować do podejmowania świadomych decyzji.

Typowe scenariusze ryzyka podczas ponownego uruchamiania strony internetowej obejmują opóźnione zatwierdzenia, brakujące przekierowania, awarie integracji i niedostępność dewelopera. Poniższa tabela przedstawia przykłady scenariuszy ryzyka oraz sposób, w jaki kierownik projektu może je ocenić i na nie zareagować.

Przykładowy scenariusz ryzyka	Ocena ryzyka	Plan reakcji i właściciel
R01: Opóźnione zatwierdzenia mogą przesunąć uruchomienie.	Prawdopodobieństwo: wysokie. Wpływ: wysoki.	Ustal terminy zatwierdzeń i wyznacz zastępcę do zatwierdzania. Właściciel: Kierownik projektu.
R02: Brakujące przekierowania mogą zmniejszyć ruch organiczny.	Prawdopodobieństwo: średnie. Wpływ: wysoki.	Zmapuj istniejące adresy URL i przetestuj przekierowania przed uruchomieniem. Właściciel: Lider SEO.
R03: Awarie integracji mogą zakłócić działanie strony internetowej.	Prawdopodobieństwo: średnie. Wpływ: wysoki.	Przetestuj integracje na wczesnym etapie i przygotuj alternatywy. Właściciel: Lider techniczny.
R04: Niedostępność dewelopera może opóźnić wdrożenie.	Prawdopodobieństwo: średnie. Wpływ: średni.	Przeszkol członków zespołu w różnych zadaniach i udokumentuj etapy wdrożenia. Właściciel: Lider zespołu deweloperskiego.

Uwaga: Są to przykładowe oceny. Rzeczywiste oceny zależą od okoliczności projektu.

Szablon rejestru ryzyka 

Oto szablon rejestru ryzyka o różnym poziomie złożoności (aby uzyskać dostęp do szablonu, musisz być członkiem).

Oto pierwszy poziom złożoności szablonu:

Użyj podstawowego rejestru ryzyka, gdy większość ryzyk znajduje się pod kontrolą zespołu projektowego i klienta oraz ma niewielki wpływ na inne obszary działalności.

Drugi poziom złożoności to uproszczony rejestr ryzyka.

Użyj go, gdy mogą zostać dotknięte obszary działalności o niskim lub średnim poziomie ryzyka, a Ty, Twój klient i Twój zespół macie większą kontrolę nad planem działania.

Tak wygląda najbardziej złożony poziom rejestru ryzyka w szablonie.

Użyj go, gdy inne obszary firmy mogą odczuć skutki ryzyka lub są za nie odpowiedzialne. Obejmuje on szczegółowe raportowanie dotyczące wpływu finansowego i dotkliwości. Prawdopodobieństwo wystąpienia tych zagrożeń może być poza Twoją kontrolą, ale musisz je uwzględniać i raportować.

Więcej szablonów zarządzania projektami znajdziesz tutaj.

Dlaczego warto używać rejestru ryzyka?

Celem rejestru ryzyka jest zapewnienie centralnego miejsca dla wszystkich potencjalnych zagrożeń, ich skutków oraz planowanych sposobów reagowania na nie.

Pomaga on zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i członków zespołu dotyczącymi unikania ryzyka lub ograniczania jego skutków, a także tworzy poczucie odpowiedzialności i pilności w rozwiązywaniu problemów, zanim przerodzą się w katastrofalne zagrożenia, które później będą trudniejsze do naprawienia.

Uwaga

Możesz również preferować korzystanie z dziennika RAID do śledzenia ryzyka. Dzienniki te są zwykle bardziej kompleksowe niż rejestry ryzyka i obejmują założenia (lub działania), problemy oraz zależności (lub decyzje).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Co uwzględnić w rejestrze ryzyka

Dla każdego ryzyka zarejestrowanego w rejestrze należy uwzględnić:

• Numer identyfikacyjny lub nazwa ryzyka: Każde konkretne ryzyko powinno mieć przypisany numer, który jest konsekwentnie używany w narzędziach i raportach o stanie projektu.
• Co może pójść nie tak? Podaj opis ryzyka (np. ryzyko związane z zasobami, takie jak problemy z dostępnością zasobów w zespole, które mogą spowolnić postęp prac i spowodować opóźnienia).
• Co możemy z tym zrobić? Opisz plan ograniczania ryzyka lub reagowania na nie, aby uniknąć jego skutków albo je zmniejszyć (np. utworzenie szczegółowego, obejmującego kolejne tygodnie planu zasobów, wskazującego, kiedy potrzebne będą konkretne zasoby).
• Właściciel ryzyka: To osoba odpowiedzialna za raportowanie wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Odpowiada ona za rozwiązanie problemu i powiadamianie Cię o wszelkich zmianach dotyczących ryzyka.
• Wpływ ryzyka i prawdopodobieństwo: Znane również jako analiza ryzyka, jest to ocena prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia związanego z ryzykiem oraz poziomu jego wpływu na projekt.
• Priorytet ryzyka: Na podstawie ocen prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka przypiszesz poziom priorytetu każdemu ryzyku oraz planowanej reakcji na nie.
• Status ryzyka: Statusy mogą obejmować: otwarte i w trakcie planowania, otwarte i monitorowane, zamknięte oraz zmaterializowane.
• Kategoria ryzyka: Jest to obszar projektu, na który ryzyko będzie miało wpływ lub do którego należy dany problem.

Kiedy używać rejestru ryzyka

Aktualizuję rejestr ryzyka przez cały czas trwania projektu, ponieważ zagrożenia zmieniają się wraz z przesuwaniem terminów, opiniami interesariuszy i pojawianiem się nowych zależności.

• Planowanie projektu: Utwórz rejestr przed rozpoczęciem prac, aby Twój zespół mógł wcześnie identyfikować ryzyka, przypisywać osoby odpowiedzialne i planować działania zaradcze.
• Rozpoczęcie projektu: Przejrzyj ryzyka z interesariuszami, aby potwierdzić priorytety, oczekiwania dotyczące raportowania i plany ograniczania ryzyka.
• Zmiany zakresu: Aktualizuj rejestr, gdy zmieniają się harmonogramy, budżety, zasoby kadrowe lub elementy projektu, wprowadzając nowe ryzyka.
• Najważniejsze kamienie milowe: Ponownie przeanalizuj nierozwiązane ryzyka przed uruchomieniami, zatwierdzeniami lub kluczowymi przekazaniami, które mogą wpłynąć na realizację.
• Spotkania statusowe: Regularnie przeglądaj aktywne ryzyka, aby Twój zespół miał wspólne priorytety i znał kolejne kroki.
• Nowe blokery: Dodawaj ryzyka, gdy podczas realizacji pojawiają się problemy, opóźnienia lub zależności zagrażające postępom.
• Zamknięcie projektu: Zamykaj ryzyka, gdy nie wpływają już na projekt lub problem został rozwiązany.

Jak utworzyć rejestr ryzyka

Oto kroki pozwalające utworzyć solidny i skuteczny rejestr ryzyka w zarządzaniu projektem:

1. Zidentyfikuj ryzyka

Przeprowadź burzę mózgów i określ wszystkie możliwe ryzyka, które mogą wystąpić w Twoim projekcie. Oto kilka pytań, które mogą zainspirować Cię do poszukiwania pomysłów:

• Czy zespół klienta jest duży czy mały? 
• Ile jest szczebli osób podejmujących decyzje? 
• Czy w projekt zaangażowany jest zarząd, który potrzebuje ciągłego raportowania na temat projektu lub aktywnie uczestniczy w procesie podejmowania decyzji?
• Czy ten projekt wpływa na inne osoby lub zespoły w organizacji?
• Czy klient przywiązuje dużą wagę do szczegółów i chce być na bieżąco z informacjami, czy też ufa Tobie i członkom Twojego zespołu projektowego?
• Czy poziom złożoności jest wysoki czy niski? 
• Czy w projekt zaangażowanych jest kilka działów biznesowych? 
• Czy zaangażowana jest duża liczba zasobów?
• Czy projekt wymaga szczególnej dbałości o dane i/lub bezpieczeństwo?

Możesz nie mieć wiedzy niezbędnej do zidentyfikowania wszystkich potencjalnych ryzyk, dlatego włącz zarządzanie ryzykiem jako zadanie całego zespołu podczas planowania projektu. Przeprowadź osobną rozmowę z zespołem klienta i wykonaj to samo ćwiczenie.

2. Oszacuj ryzyka

Przeprowadź ocenę ryzyka, aby określić prawdopodobieństwo wystąpienia każdego ryzyka oraz jego potencjalny wpływ na projekt. Pomocne może być przedstawienie tego rodzaju jakościowej analizy ryzyka na macierzy ryzyka, aby zobrazować względne poziomy potencjalnego wpływu i prawdopodobieństwa.

Na tym etapie określisz również kategorię ryzyka (np. czy stanowi ono zagrożenie dla harmonogramu projektu, budżetu itp.) oraz poziom priorytetu zgodnie z macierzą wpływu i prawdopodobieństwa (ryzyka w prawym górnym rogu mają najwyższy priorytet).

Przypisz również status do każdego ryzyka. Jeśli nadal znajdujesz się na etapie planowania projektu, wszystkie ryzyka będą miały status „otwarte” lub „w planowaniu”, ale w miarę postępów projektu i występowania ryzyk (lub ich braku) aktualizuj status odpowiednio do „monitorowane”, „zamknięte” lub „zrealizowane”.

Wskazówka

W zależności od liczby ryzyk w rejestrze możesz kategoryzować je według fazy, w której prawdopodobieństwo ich wystąpienia jest największe.

3. Utwórz plany reagowania na ryzyko

Zaplanuj reakcję na każde ryzyko. Co zrobisz, jeśli wystąpi? Jakie kroki możesz podjąć, aby go uniknąć lub ograniczyć jego wpływ?

Możesz zastosować różne strategie zarządzania ryzykiem, ale reakcje na ryzyko zasadniczo należą do czterech głównych kategorii:

• Unikanie: Polega na podjęciu konkretnych działań w celu wyeliminowania możliwości wystąpienia ryzyka.
• Przeniesienie: Oznacza przeniesienie własności ryzyka i odpowiedzialności w inne miejsce (np. zlecenie przechowywania danych i zarządzania ich bezpieczeństwem zewnętrznemu dostawcy).
• Łagodzenie: Polega na podjęciu działań w celu zmniejszenia negatywnego wpływu ryzyka. Stosuje się je, gdy nie można całkowicie uniknąć ryzyka.
• Akceptacja: Oznacza uznanie ryzyka, ale bez wdrażania planu awaryjnego, chyba że ryzyko rzeczywiście wystąpi.

Rozważając reakcje na poszczególne ryzyka, należy uwzględnić potencjalny wpływ samej reakcji. Oto kilka potencjalnych skutków ubocznych, o których warto pamiętać:

• Ryzyko inherentne: Są to ryzyka zidentyfikowane w projekcie.
• Ryzyko rezydualne: Ryzyka, które pozostają nawet po wdrożeniu reakcji na ryzyko lub mechanizmów kontrolnych.
• Ryzyko wtórne: Nowe ryzyko powstające w wyniku wdrożenia reakcji na inne ryzyko.

4. Wyznacz osoby odpowiedzialne

Wyznacz osobę z Twojego zespołu lub zespołu klienta, która będzie odpowiedzialna za każde ryzyko. Będzie ona wdrażać i nadzorować zaplanowaną reakcję na ryzyko oraz monitorować status ryzyka przez cały czas trwania projektu.

Jako kierownik projektu odpowiadasz za większość ryzyk w projekcie, ale nie musisz dźwigać tego ciężaru samodzielnie. Możesz na przykład powierzyć klientowi odpowiedzialność za plan awaryjny, jeśli nie jest on w stanie dostarczyć treści do swojej witryny w uzgodnionym terminie (co zagraża harmonogramowi projektu).

5. Monitoruj i dostosowuj

Aktualizuj rejestr ryzyka przez cały czas trwania projektu. Co najmniej przeglądaj go za każdym razem, gdy zakończysz etap lub dostarczysz kluczowy element projektu, a także za każdym razem, gdy ryzyko wystąpi lub uda się go uniknąć.

Przechowuj go w łatwo dostępnym miejscu, najlepiej takim, do którego cały zespół może mieć dostęp i które może przeglądać w razie potrzeby.

Jak prowadzić rejestr ryzyka

Utworzenie rejestru ryzyka to dopiero początek. Aby pozostał użyteczny przez cały czas trwania projektu, należy aktualizować oceny ryzyka, monitorować realizację planów reakcji i upewniać się, że zespół wie, kiedy zmieniają się priorytety.

Oto jak prowadzić rejestr ryzyka w miarę postępów projektu:

1. Ustal harmonogram przeglądów: Przeglądaj rejestr podczas regularnych spotkań statusowych i przed ważnymi etapami projektu. Ryzyka o wysokim priorytecie mogą wymagać częstszej uwagi.
2. Ponownie oceń istniejące ryzyka: Sprawdź, czy prawdopodobieństwo wystąpienia, wpływ lub priorytet każdego ryzyka uległy zmianie. Zbliżający się termin uruchomienia może na przykład zwiększyć pilność opóźnionych akceptacji klienta.
3. Skontaktuj się z osobami odpowiedzialnymi za ryzyka: Potwierdź, że wyznaczeni członkowie zespołu realizują swoje plany reakcji. W razie potrzeby aktualizuj działania, terminy i zakres odpowiedzialności.
4. Aktualizuj statusy ryzyk: Dodawaj nowo zidentyfikowane ryzyka, zamykaj te, które nie są już istotne, a ryzyka, które wystąpiły, przekazuj do procesu zarządzania problemami.
5. Informuj o ważnych zmianach: Wskazuj pojawiające się ryzyka, zaległe działania i zmiany priorytetów, aby interesariusze mogli podejmować świadome decyzje.

Dobrze prowadzony rejestr ryzyka powinien zapewniać zespołowi jasny obraz tego, którym ryzykom należy poświęcić uwagę, kto jest za nie odpowiedzialny i co należy zrobić w następnej kolejności.

Najlepsze praktyki dotyczące rejestru ryzyka

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących rejestru ryzyka, których warto przestrzegać przez cały czas trwania projektu.

• Umieść rejestr ryzyka w widocznym miejscu, aby wszystkie strony mogły regularnie go przeglądać, na przykład w używanym oprogramowaniu do zarządzania projektami lub narzędziu do zarządzania ryzykiem.

• Traktuj ryzyko tak samo jak budżet, czas i zakres. Omawiaj je podczas spotkań dotyczących statusu projektu i uwzględniaj w raportach statusowych, aby wszystkie zaangażowane osoby znały zakres swoich odpowiedzialności. Ogranicza to również liczbę niespodzianek, które mogłyby zatrzymać projekt lub nadszarpnąć relacje.
• W przypadku mniejszych projektów, w których złożony rejestr ryzyka byłby przesadą, utwórz zadanie w swoim narzędziu do zarządzania projektami i dodaj ryzyka jako podzadania — to prosty sposób na ich śledzenie. Możesz w bardziej przejrzysty sposób niż w arkuszu kalkulacyjnym Excel zapisywać komentarze dotyczące rozwiązań oraz zmieniającego się poziomu dotkliwości lub priorytetu.

Najczęstsze problemy i ograniczenia rejestru ryzyka

Rejestry ryzyka pomagają kierownikom projektów przewidywać problemy, ale mają swoje ograniczenia. Nie są w stanie przewidzieć każdego ryzyka, a samo udokumentowanie potencjalnego problemu nie gwarantuje, że uda się mu zapobiec.

Oto kilka typowych problemów i sposoby ich przezwyciężenia:

• Śledzenie zbyt wielu ryzyk o niskim priorytecie: Przeładowany rejestr może utrudniać identyfikację krytycznych zagrożeń. Skoncentruj się na ryzykach o największym potencjalnym wpływie i odpowiednio ustal ich priorytety.
• Poleganie na subiektywnych ocenach: Oceny prawdopodobieństwa i wpływu często zależą od indywidualnego osądu. Stosuj spójne kryteria punktacji i angażuj odpowiednich interesariuszy, aby zwiększyć wiarygodność ocen.
• Identyfikowanie ryzyk bez podejmowania działań: Lista potencjalnych problemów nie ochroni Twojego projektu. Wyznacz osoby odpowiedzialne za ryzyko, zdefiniuj plany reakcji i jasno określ zakresy odpowiedzialności.
• Pomijanie nieoczekiwanych ryzyk: Żaden rejestr nie jest w stanie uwzględnić każdego możliwego scenariusza. Zachęcaj do ciągłego identyfikowania ryzyk i utrzymuj plany awaryjne na wypadek nieoczekiwanych zakłóceń.

Kiedy rejestr ryzyka może być niepotrzebny?

Nie każdy projekt wymaga szczegółowego, samodzielnego rejestru ryzyka. W przypadku małych projektów o niskim poziomie złożoności i ograniczonej liczbie zależności wystarczające może być proste narzędzie do śledzenia ryzyka lub lista kontrolna w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

Rejestry ryzyka nie powinny również zastępować dzienników problemów, planowania awaryjnego ani regularnej komunikacji. Są najbardziej skuteczne, gdy stanowią część szerszego procesu zarządzania ryzykiem, który pomaga zespołom reagować na niepewność, zamiast jedynie ją dokumentować.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.