Czym jest dokument inicjujący projekt i szablon do jego utworzenia
Dokument inicjujący projekt (PID) zapobiega wymknięciu się projektów spod kontroli, gdy zmienia się zakres, interesariusze nie mogą dojść do porozumienia lub zespoły tracą z oczu priorytety. Widziałem, jak nawet dobrze zaplanowane projekty rozpadały się z powodu braku jasnej dokumentacji i odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami do śledzenia decyzji, odpowiedzialności i rezultatów.
W tym przewodniku dowiesz się, jak stworzyć PID, który od początku zapewni zespołom spójność, ograniczy niejasności i zapewni niezawodne ramy do zarządzania zakresem, komunikacją, ryzykami i zatwierdzeniami od rozpoczęcia projektu do jego realizacji.
Czym jest dokument inicjujący projekt?
Dokument inicjujący projekt to kluczowy dokument projektowy, który określa zakres projektu, kamienie milowe projektu oraz kryteria sukcesu projektu. Określa również kontekst projektu i pełni funkcję podstawowego dokumentu projektowego, który jest równie ważny zarówno jako wewnętrzny przewodnik, jak i dla zewnętrznych interesariuszy.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kierownik projektu zazwyczaj tworzy PID podczas fazy inicjowania projektu w cyklu życia projektu, aby określić charakter, kontekst, oczekiwania i ograniczenia przedsięwzięcia.
Dlaczego dokument inicjujący projekt jest ważny?
Dokument inicjujący projekt jest ważny, ponieważ pomaga poprowadzić zespół do pomyślnego rozpoczęcia projektu bez tworzenia zbyt dużej ilości dodatkowej pracy na początku.
Oprócz uruchomienia działań na początku projektu PID pozostaje żywym dokumentem, do którego zespół może odwoływać się przez cały cykl życia projektu. Pełni funkcję zabezpieczenia w przypadku zmiany zasobów lub dołączenia nowych członków zespołu, dzięki czemu mogą oni szybko wdrożyć się w projekt.
Co powinien zawierać dokument inicjujący projekt?
Dokument inicjujący projekt powinien zawierać:
- Podstawowe informacje o projekcie (np. klient, nazwa projektu)
- Definicję projektu
- Informacje ogólne o projekcie
- Kryteria sukcesu
- Budżet projektu
- Harmonogram projektu
- Zakres, w tym elementy objęte zakresem i poza nim
- Wymagania projektu
- Rezultaty
- Mechanizmy kontroli projektu
- Założenia i ograniczenia
- Główne fazy projektu
- Role i obowiązki interesariuszy
- Ryzyka, założenia i zależności
PID jest często najlepszym przypuszczeniem opartym na opisie zakresu prac lub wycenie przygotowanej przez zespół. Wciąż wiele kwestii pozostaje nieustalonych. Plan, który przygotujesz, może nie sprawdzić się w praktyce.
Szablon dokumentu inicjującego projekt
Oto prosty szablon dokumentu rozpoczęcia projektu, który możesz pobrać i dostosować do swoich projektów lub inicjatyw. Zawiera wszystkie wymienione powyżej sekcje. Dołączyliśmy również wypełniony przykład (więcej informacji poniżej), aby pokazać Ci dokładnie, co należy uwzględnić w każdej sekcji.
Przykład i wzór dokumentu rozpoczęcia projektu
Oto przykład tego, jak może wyglądać ukończony dokument rozpoczęcia projektu. Ten wypełniony przykład jest dostępny wraz z szablonem wspomnianym powyżej, aby ułatwić Ci zastosowanie tego formatu we własnych projektach.
Jak utworzyć dokument rozpoczęcia projektu: 7 kroków
Oto jak utworzyć dokument rozpoczęcia projektu zawierający najważniejsze informacje o projekcie dla Twojego zespołu i interesariuszy.
1. Określ kontekst
Zacznij od przedstawienia informacji o niektórych czynnikach biznesowych stojących za projektem (jeśli ich nie znasz, zapytaj opiekuna klienta).
- Dlaczego klient realizuje ten projekt?
- Jaki problem należy rozwiązać?
- Czego dotyczy projekt?
- Czy istnieją wyłącznie czynniki techniczne, czy cel projektu wynika ze strategii organizacji?
- Jakie są cele biznesowe?
- W jaki sposób klient definiuje i mierzy sukces? Jakich wskaźników używa?
Przedstaw wizję strategiczną, cele, cele projektu oraz, najlepiej, ogólną deklarację misji. Pozwala to zespołowi uzgodnić podejście do projektu, dzięki czemu jego członkowie mogą mieć te cele na uwadze przez cały czas realizacji.
Znajomość tego kontekstu pomaga również zespołowi w określaniu dodatkowych prac i potencjalnych ulepszeń projektu (np. czy nie byłoby wspaniale, gdybyśmy mogli...?)
2. Określ parametry projektu
W dokumencie rozpoczęcia projektu otwarcie przedstaw ograniczenia projektu, uwzględniając takie informacje jak:
- Jaki jest budżet tego projektu?
- Jak budżet jest podzielony według faz projektu lub rezultatów?
- Jak wygląda harmonogram?
- Jak wyobrażasz sobie współpracę z klientem?
- Jaki jest pierwszy cel, do którego zespół będzie dążyć?
Ostatecznie zespół wspólnie odnosi sukcesy i ponosi porażki. Jest bardzo mało prawdopodobne, aby udało się pomyślnie zrealizować projekt, jeśli każdy członek zespołu projektowego będzie działać po swojemu. Zbudowanie zespołu ekspertów, a nie zbioru niezależnych osób, w dużym stopniu przyczynia się do budowania koleżeńskich relacji i zachęcania do współpracy od samego początku.
3. Określ szczegóły
Następnie określ szczegóły projektu w dokumencie zakresu projektu, aby zapewnić zespołowi wiedzę o tym, co należy dostarczyć, żeby projekt zakończył się sukcesem.
Na przykład:
- Co wchodzi w zakres projektu, a co jest poza nim?
- Czy istnieją już określone początkowe wymagania dotyczące projektu?
Kluczową częścią tej sekcji są wymagane rezultaty. Ponieważ zazwyczaj są one określane na wczesnym etapie umowy, zespół musi zrozumieć oczekiwania wobec tych rezultatów. Obejmuje to potencjalne założenia i ograniczenia, takie jak liczba uwzględnianych poprawek.
4. Zdefiniuj strukturę podziału projektu i plan alokacji zasobów
Ważne jest, aby zespół dokładnie wiedział, jak realizować rezultaty projektu. Wiąże się to z podziałem pracy na mniejsze części i określeniem, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania.
Oto przykład ogólnego podziału projektu:
Przedstaw zespołowi wstępny plan i strukturę podziału pracy, aby jego członkowie mogli się wypowiedzieć. Pomoże to wskazać zależności i zaangażować zespół w opracowywanie planu projektu, a także zapewni mu zrozumienie kontekstu projektu i odpowiedzialności za jego wyniki.
Podziały projektu mogą różnić się poziomem szczegółowości użytym do rozplanowania poszczególnych działań w każdej fazie. Mogą również być powiązane z konkretnymi datami i być zgodne z planowaniem zasobów.
5. Określ, kto jest kim
Ważnym elementem dokumentu inicjacji projektu jest struktura zespołu projektowego (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego).
- Kto pracuje w zespole?
- Kto może zatwierdzać poszczególne elementy, zanim trafią do klienta?
- Z kim po stronie klienta należy się skonsultować przed ostatecznym zatwierdzeniem?
Ustalenie tych kanałów komunikacji pomoże uniknąć nieporozumień w przyszłości. Świetnym narzędziem do ich udokumentowania jest macierz RACI. Określa ona, kto:
- Odpowiada za realizację: Kto wykonuje zadanie?
- Ponosi odpowiedzialność: Kto podejmuje decyzje?
- Jest konsultowany: Kogo należy zapytać przed kontynuowaniem?
- Jest informowany: Kogo należy na bieżąco informować?
Najlepszym sposobem opracowania macierzy RACI jest spisanie rezultatów projektu lub działań i przypisanie ich do ról projektowych zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych członków zespołu. Następnie należy przypisać status RACI. Upewnij się, że za każdy rezultat projektu odpowiada tylko jedna osoba.
Określenie ról i obowiązków członków zespołu to świetny sposób na ustalenie oczekiwań dotyczących komunikacji w projekcie i zarządzania projektem. Zmniejsza to ryzyko, że usłyszysz: „Myślałem, że to jest po twojej stronie” lub „Powinienem był to sprawdzić, zanim zostało wysłane do klienta”.
Zespół wewnętrzny
W skład zespołu wewnętrznego mogą wchodzić kierownik projektu, opiekun klienta, inni członkowie zespołu oraz kadra kierownicza wyższego szczebla, jeśli konieczne jest, aby zatwierdzili rezultaty.
Zespół zewnętrzny
Najważniejsze pytania, które musimy zadać klientowi, to:
- Kto wie, co powinniśmy robić i dlaczego?
- Kto odpowiada za zatwierdzenie założeń?
- Kto ponosi odpowiedzialność za zatwierdzenie rezultatów projektu lub odpowiada za ich zatwierdzenie?
- Czy istnieje komitet sterujący, z którym musimy się skonsultować?
- Kto się zdenerwuje, jeśli nie uwzględnimy go w komunikacji?
Diagram RACI to świetny sposób na zrozumienie, jak działa agencja, oraz na szybkie poznanie wewnętrznych przepływów pracy. Uzupełnij RACI o plan komunikacji, który określa sposób współpracy między osobami pełniącymi różne role w zespole.
6. Zidentyfikuj ryzyka, założenia, problemy i zależności
W dokumencie PID uwzględnij przegląd znanych ryzyk i ograniczeń. Projekty mogą być złożone z różnych powodów, dlatego warto dokładnie je przeanalizować, przewidzieć ryzyka i problemy projektowe oraz opracować strategie ich ograniczania.
Przykłady:
- Zbyt krótkie lub zbyt długie terminy
- Ograniczenia budżetowe
- Nieznane aspekty techniczne
- Złożony układ interesariuszy
- Pojedyncze punkty awarii
7. Udostępnij dokument inicjujący projekt
Pamiętaj, aby udostępnić dokument inicjujący projekt całemu zespołowi. Poproś klienta o jego zatwierdzenie, aby sformalizować założenia oraz role i obowiązki.
Warto również odwoływać się do niego przez cały cykl życia projektu, aby zespół nie stracił orientacji. Dokument ten jest szczególnie przydatny, gdy do projektu dołączają nowi interesariusze lub gdy okazuje się, że element dostarczany albo proces zatwierdzania dokumentów jest bardziej skomplikowany, niż przewidywano.
Więcej informacji znajdziesz w naszej „lekcji mistrzowskiej” 😉:
Dokument inicjujący projekt a plan projektu
Dokument inicjujący projekt opisuje „co” i „dlaczego” projektu, czyli jego cele oraz uzasadnienie biznesowe, natomiast plan projektu rozwija kartę projektu, określając sposób zarządzania projektem, w tym zarządzanie ryzykiem, harmonogram projektu, komunikację itd.
Plan zarządzania projektem opracowuje się po uzyskaniu zgody sponsora projektu na jego realizację, czyli po wykonaniu kroku, który ma miejsce w fazie inicjowania projektu.
Dokumenty PID a inne rodzaje dokumentacji inicjującej projekt
Uzasadnienie biznesowe obejmuje kompletną ocenę finansową projektu, w tym analizę kosztów i korzyści, ocenę rynku oraz analizę konkurencji.
Choć uzasadnienie biznesowe projektu zazwyczaj stanowi część dokumentu inicjującego projekt, w przypadku szczególnie złożonych projektów można również przygotować osobne uzasadnienie biznesowe.
Dokument inicjujący projekt różni się również od agendy spotkania rozpoczynającego projekt, która ma znacznie bardziej operacyjny charakter. Oprócz podsumowania kluczowych informacji z dokumentu PID dotyczących zakresu projektu i celów biznesowych agenda przedstawia również tematy, które chcesz omówić z interesariuszami podczas fazy planowania projektu.
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i dobrymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów, a także skontaktuj się na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
