Czym jest cykl życia projektu: wyjaśnienie 5 faz

PMI (Instytut Zarządzania Projektami) zdefiniował pięć grup procesów zarządzania projektem, czyli faz zarządzania projektem, które wspólnie tworzą cykl życia projektu.

1. Inicjowanie projektu
2. Planowanie projektu
3. Realizacja projektu
4. Monitorowanie i kontrolowanie projektu
5. Zamknięcie projektu

PMI wziął coś, co jest w zasadzie zdrowym rozsądkiem, i nazwał to cyklem życia projektu. Jest to de facto standard realizacji projektów, który można znaleźć w liczącym 370 stron 7. wydaniu publikacji Zbiór wiedzy z zakresu zarządzania projektami (PMBOK) wydanej przez PMI. (Warto zauważyć, że cykl życia projektów realizowanych zgodnie ze zwinnymi metodykami, takimi jak Scrum, może wyglądać inaczej).

To naprawdę długa i, szczerze mówiąc, śmiertelnie nudna lektura, dlatego poniżej przedstawiam skrócone omówienie każdego etapu zarządzania projektem, zawierające wszystkie najważniejsze informacje.

5 faz cyklu życia projektu

Poniżej omawiam każdy z etapów cyklu życia i wyjaśniam, co dzieje się w każdej z 5 faz zarządzania projektami.

1. Faza inicjowania projektu

Inicjowanie jest pierwszą fazą cyklu życia projektu i obejmuje przeprowadzenie spotkania inauguracyjnego projektu z zespołem i klientem oraz uzyskanie ich zgody na rozpoczęcie projektu.

Łączysz wszystkie dostępne informacje, aby określić zakres projektu, jego koszt i zasoby. Celem fazy inicjowania jest przeanalizowanie (czasami) ogólnego opisu projektu i zrozumienie, co projekt musi zrobić i osiągnąć, aby zakończyć się sukcesem.

Zwykle wymaga to zidentyfikowania interesariuszy projektu i upewnienia się, że wszyscy mają takie samo wyobrażenie o tym, czym jest projekt, oraz o konkretnym uzasadnieniu biznesowym — problemie, który projekt ma rozwiązać. 

To właśnie podczas tej fazy inicjowania projektu decydujesz również, czy realizacja uzasadnienia biznesowego jest wykonalna. Jako kierownik projektu musisz przeprowadzić odpowiednie badania weryfikujące wykonalność koncepcji, aby określić cele projektu, a następnie zaproponować rozwiązanie umożliwiające ich osiągnięcie.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kluczowe działania podczas inicjowania projektu

• Sporządź kartę projektu: Jaka jest wizja, cel i założenie tego projektu?
• Określ ogólny zakres i rezultaty: Jaki produkt lub usługa musi zostać dostarczony?
• Przeprowadź analizę wykonalności: Jaki jest główny problem i jakie są jego możliwe rozwiązania?
• Oszacuj orientacyjny koszt i opracuj uzasadnienie biznesowe: Jakie są koszty i korzyści rozwiązania?
• Zidentyfikuj interesariuszy: Kogo dotyczy ten projekt, jaki będzie miał na nich wpływ i jakie są ich potrzeby?

W przypadku metodyk PRINCE2 lub PMI powyższe elementy zazwyczaj podsumowuje się w Dokumencie inicjującym projekt (PID), ale w agencji zwykle ujmuje się je we wstępnym opisie zakresu prac (SoW).

2. Faza planowania projektu

Po otrzymaniu zgody na realizację projektu w fazie inicjowania możesz rozpocząć jego planowanie, zazwyczaj korzystając z narzędzia do tworzenia wykresów Gantta lub bardziej ogólnego narzędzia do planowania projektu.

W fazie planowania określasz wszystkie prace, które należy wykonać, i tworzysz plan działania, którego będziesz przestrzegać przez pozostałą część projektu. Ustalisz, jak zrealizujesz projekt, i odpowiesz na następujące pytania:

• Co dokładnie zamierzamy zrobić?
• Jak zamierzamy to zrobić?
• Kiedy zamierzamy to zrobić?
• Skąd będziemy wiedzieć, że zakończyliśmy pracę?

Na tym etapie zarządzania projektem musisz zdecydować, w jaki sposób Ty i Twój zespół osiągniecie cele projektu. Warto ocenić te cele według trzech kryteriów: czy są możliwe do osiągnięcia, angażujące i wszechstronne?

• Możliwe do osiągnięcia: Dąż do czegoś, co jest wykonalne. Zadaj sobie pytanie: czy to rozwiązanie mieści się w budżecie? Czy mój zespół ma możliwość jego realizacji? Czy mamy wystarczająco dużo czasu? Wyznaczanie nierealistycznych celów prowadzi do porażki.
• Angażujące: Projekty są trudne, dlatego potrzebujesz zespołu, który będzie emocjonalnie zaangażowany w projekt. Zadaj sobie pytanie: czy Twój zespół może zaangażować się w ten projekt? Czy jest to coś, co może zjednoczyć jego członków, aby współpracowali i osiągnęli ten sam cel? Choć ich obowiązkiem jest wykonywanie Twoich poleceń, nikt nie chce inwestować czasu i wysiłku w coś, co nie wydaje mu się wartościowe.
• Wszechstronne: Czy ma to potencjał, by zakończyć się przełomowym sukcesem? Czy jest to kompletne rozwiązanie przedstawionego problemu, czy tylko rozwiązanie doraźne? Czy można je udoskonalać i rozwijać, aby stało się trwałym sposobem pracy?

Podoba mi się ta perspektywa 3 P w odniesieniu do celów, ale być może znasz również zasadę wyznaczania celów CLEAR: opartych na współpracy, ograniczonych, angażujących emocjonalnie, docenianych i podlegających udoskonalaniu.

Rezultatem fazy planowania jest plan projektu, który przedstawia działania projektowe, zadania, zależności, ramy czasowe i koszty. Rozsądnie jest również opracować plan dotyczący zasobów, jakości, ryzyka, kryteriów akceptacji, komunikacji i zamówień.

Najważniejsze kroki planowania projektu

• Utwórz plan zarządzania projektem: określ fazy, działania, ograniczenia i harmonogram projektu, a następnie utwórz oś czasu projektu wraz ze strukturą podziału pracy (WBS) i wykresem Gantta.
• Utwórz plan finansowy: utwórz budżet projektu i oszacowanie kosztów, a także plan alokacji budżetu między zasoby i działy
• Utwórz plan zasobów: zbuduj świetny zespół oraz zrekrutuj i zaplanuj zasoby potrzebne do realizacji projektu w swoim oprogramowaniu do zarządzania zasobami
• Utwórz plan jakości: określ cele i miary jakości
• Utwórz plan ryzyka: określ możliwe ryzyka, założenia, problemy i zależności; wyznacz osobę odpowiedzialną oraz opracuj plan ograniczania ryzyka, który określi, jak ich unikniesz lub je przezwyciężysz
• Utwórz plan akceptacji: określ kryteria tego, co uznaje się za „ukończone” i „dostarczone”
• Utwórz plan komunikacji: wymień interesariuszy i zaplanuj częstotliwość komunikacji w projekcie za pomocą swojego narzędzia komunikacyjnego
• Utwórz plan zamówień: znajdź wymaganych zewnętrznych dostawców i uzgodnij warunki

3. Faza realizacji projektu

To etap cyklu życia projektu, w którym w końcu możesz przystąpić do realizacji swojego świetnego planu projektu. Wprowadzasz zasoby do projektu, przekazujesz im informacje, ustalasz podstawowe zasady i przedstawiasz ich sobie nawzajem. Następnie wszyscy przystępują do wykonywania działań określonych w planie. Proste jak bułka z masłem (przynajmniej w teorii).

Jako kierownik projektu przechodzisz od rozmów o projekcie i tworzenia dokumentacji do uzyskania zielonego światła na rozpoczęcie fazy realizacji. Teraz prowadzisz zespół i zarządzasz nim, aby doprowadzić projekt do końca. Będziesz spędzać czas na odprawach, spotkaniach i przeglądach, a także dbać o to, by projekt przebiegał zgodnie z planem w pozostałych etapach cyklu projektu.

Najważniejsze kroki w fazie realizacji projektu

• Przywództwo zespołu: przedstaw wizję sukcesu i umożliw zespołowi jej realizację
• Tworzenie zadań: jasno określ, co należy zrobić, oraz kryteria dotyczące każdego zadania w projekcie
• Odprawa dotycząca zadań: upewnij się, że zespół dokładnie wie, co i do kiedy musi zrobić
• Zarządzanie klientem: współpracuj z klientem, aby upewnić się, że rezultaty projektu są akceptowalne
• Komunikacja: upewnij się, że przekazujesz informacje i aktualizacje właściwym osobom, we właściwym czasie i za pośrednictwem właściwego kanału

4. Faza monitorowania i kontroli projektu

Ten etap zarządzania projektem obejmuje raportowanie wyników, monitorowanie i kontrolowanie projektu. (Nasz przewodnik po raportowaniu statusu projektu przeprowadzi Cię przez cały proces raportowania, który większość narzędzi programowych pozwala w pewnym stopniu zautomatyzować).

Oznacza to upewnienie się, że projekt przebiega zgodnie z planem, a jeśli tak nie jest — kontrolowanie go poprzez opracowanie rozwiązań, które przywrócą go na właściwy tor. W pewnym zakresie będziesz monitorować i kontrolować projekt podczas wszystkich faz jego cyklu życia.

Po pierwsze oznacza to gromadzenie danych (zwykle pochodzących z kart czasu pracy i raportów w oprogramowaniu do zarządzania projektami), aby skutecznie śledzić postępy w odniesieniu do pierwotnego planu.

Po drugie, weźmiesz dane i porównasz je z ogólnym postępem projektu, realizacją kamieni milowych i zadań, wydatkami z budżetu oraz czasem przydzielonym w pierwotnym planie. Porównując rzeczywiste wyniki z planem, możesz ustalić, czy realizujesz cele dotyczące harmonogramu, kosztów, jakości oraz wskaźników sukcesu lub kluczowych wskaźników efektywności (KPI).

A kiedy zdasz sobie sprawę, że sprawy nie przebiegają zgodnie z planem (rzadko tak się dzieje), będziesz musiał dowiedzieć się, jak zmienić kierunek, aby nadal dostarczyć coś, z czego klient będzie zadowolony, i spełnić ograniczenia budżetowe, harmonogramowe oraz jakościowe. 

wskazówka

Według teorii potrójnego ograniczenia zwykle oznacza to zmniejszenie zakresu projektu!

Kluczowe kroki monitorowania i kontroli projektu

• Zarządzanie kosztami i czasem: Przeglądaj karty czasu pracy i wydatki, aby rejestrować, kontrolować i śledzić je w odniesieniu do budżetu, harmonogramu i zadań projektu
• Zarządzanie jakością: Przeglądaj produkty projektu i upewniaj się, że spełniają określone kryteria akceptacji
• Zarządzanie ryzykiem: Monitoruj, kontroluj, zarządzaj potencjalnymi zagrożeniami i problemami oraz ograniczaj ich skutki
• Zarządzanie akceptacją: Przeprowadzaj testy akceptacji użytkownika i twórz system przeglądów, aby zapewnić, że wszystkie produkty projektu spełniają potrzeby klienta
• Zarządzanie zmianą: Gdy projekt nie przebiega zgodnie z planem, zarządzaj procesem akceptowania zmian, aby zapewnić zadowolenie klienta z koniecznych modyfikacji

5. Faza zamykania projektu

W fazie zamykania cyklu życia projektu projekt zasadniczo dobiega końca, a Twoja praca jako kierownika projektu się kończy. Jednak projekt nie jest jeszcze całkowicie zakończony. 

Podczas tego etapu wygaszania projektu i jego zamykania zorganizuj spotkanie podsumowujące po zakończeniu projektu lub analizę po jego zakończeniu, aby omówić mocne i słabe strony projektu oraz zespołu, to, co poszło źle lub nie przebiegło najlepiej, a także sposoby poprawy w przyszłych projektach.

Może to być jeden z najbardziej satysfakcjonujących etapów zarządzania projektem, ponieważ jest to świetna okazja do wyróżnienia i docenienia wartościowych członków zespołu oraz świętowania sukcesów.

Kluczowe kroki zamykania projektu

• Analiza realizacji projektu: Jest to ocena tego, jak dobrze zarządzano projektem oraz tego, czy początkowe szacunki kosztów i korzyści były dokładne. Czy wystąpiły nieprzewidziane zagrożenia? Jakie problemy się pojawiły i jak dobrze sobie z nimi poradzono? Czy plan projektu został zmieniony i w jaki sposób?
• Analiza zespołu: Czy każdy zrobił to, do czego został przydzielony? Czy członkowie zespołu byli zaangażowani i zmotywowani? Czy działali skrupulatnie i odpowiedzialnie? Czy komunikacja w zespole projektowym była zdrowa i konstruktywna?
• Zamknięcie projektu: Wykonaj zadania potrzebne do oficjalnego zakończenia projektu. Obejmuje to zamknięcie umów z dostawcami, podpisanie umów oraz przekazanie całej wymaganej dokumentacji projektu.
• Przegląd po wdrożeniu: Sporządź formalną analizę sukcesów i porażek, wynikających z nich wniosków oraz sugestii na przyszłość. Pod koniec każdego udanego projektu przekonasz się, że zawsze pozostaje przestrzeń do poprawy.

Dlaczego cykl życia projektu jest ważny?

Choć cykl zarządzania projektem może nie wydawać się szczególnie interesujący, jest ważny, ponieważ to właśnie nim jako kierownicy projektów kierujemy i zarządzamy.

Etapy związane z każdym projektem są zasadniczo takie same: określić cele projektu, stworzyć plan projektu umożliwiający ich osiągnięcie, a następnie doprowadzić do realizacji założeń.

Różni kierownicy projektów lub agencje mogą używać nieco różnych terminów do opisywania faz cyklu życia projektu, ale zasadniczo są one niemal takie same.

Cykl życia projektu zapewnia kierownikom projektów kolejne kroki, których należy przestrzegać podczas realizacji projektów. Określa, od czego zacząć i dokąd przejść na każdym etapie projektu. Niezależnie od tego, jak bardzo sytuacja się skomplikuje, będziesz mieć niezawodną strukturę, do której można wrócić i uporządkować działania. 

Kiedy cykl życia projektu staje się złożony

Cykl życia projektu w zarządzaniu projektami jest prosty, prawda? Nie, oczywiście, że nie! Zarówno proste, jak i złożone projekty obejmują wiele zmiennych i sporo szarej strefy.

Uzyskaj porady i pomoc od setek innych kierowników projektów cyfrowych, zostając członkiem i dołączając do rozmowy na Slacku! Otrzymasz również dostęp do ponad 100 szablonów, wzorów i przykładów dokumentów projektowych, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zwiększy Twoje szanse na powodzenie projektu.