BPM a przepływ pracy: 5 kluczowych różnic i podobieństw
Korzyści w szerszej perspektywie: BPM zapewnia kompleksowe podejście do usprawniania procesów. Koncentruje się na mapowaniu pracy w celu identyfikowania wąskich gardeł, kontrolowania kosztów i zwiększania wydajności.
Znajomość kolejnych kroków: Przepływy pracy z kolei koncentrują się na konkretnych zadaniach w ramach projektu. Pomagają upraszczać i automatyzować działania oraz utrzymywać postęp prac.
Wydajność jest najważniejsza: Zarówno BPM, jak i przepływy pracy mają na celu zwiększenie wydajności operacyjnej, choć podchodzą do tego z różnych perspektyw — BPM w ujęciu całościowym, a przepływy pracy na poziomie konkretnych zadań.
Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) i przepływy pracy to dwa różne rozwiązania służące do upraszczania i automatyzowania pracy za pomocą oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, szczególnie w zarządzaniu projektami.
Wyjaśnię, czym są BPM i przepływy pracy, a także szczegółowo omówię pięć kluczowych różnic i podobieństw.
Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)?
BPM to całościowe i kompleksowe podejście do ujmowania procesów organizacji. Narzędzia BPM umożliwiają członkom zespołu mapowanie procesów w celu identyfikowania i eliminowania wąskich gardeł, kontrolowania kosztów, wspierania efektywności operacyjnej, stymulowania innowacji i zwiększania produktywności.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jest to praktyka ciągłego doskonalenia stosowana w celu poprawy rezultatów projektów, usług lub procesów. Przepływy pracy związane z zarządzaniem procesami biznesowymi są częścią inicjatyw transformacji cyfrowej, w które inwestuje wiele organizacji.
Czym jest przepływ pracy?
Przepływ pracy to zbiór zadań składających się na sekwencyjny przebieg działań w operacjach biznesowych. Przepływy pracy różnią się od procesów tym, że są zorientowane na zadania i koncentrują się na automatyzowaniu konkretnych zadań w ramach procesu.
Przepływy pracy funkcjonują w systemach operacyjnych, w których kierownicy projektów mogą śledzić status zadań, w tym postęp, komentarze, zatwierdzenia lub inne informacje. Monitorowanie zadań i dwustronna komunikacja w narzędziach do obsługi przepływów pracy są bardzo pomocne w sytuacjach takich jak wdrażanie nowych pracowników. Kierownicy projektów często pracują również nad optymalizacją przepływów pracy, aby pomóc wyeliminować wąskie gardła w projektach lub opóźnienia.
-
monday AI Workspace
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.6 -
Wrike
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.3 -
Moxo
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.4
BPM a przepływ pracy: różnice i podobieństwa
Chociaż zarządzanie procesami biznesowymi i przepływy pracy wzajemnie się wspierają w ramach systemu, ważne jest zrozumienie ich odrębnych ról i funkcji. Wiedza ta może znacząco poprawić realizację projektów oraz zwiększyć efektywność przepływu pracy i wyniki biznesowe.
Oto podsumowanie zarządzania procesami biznesowymi i przepływów pracy oraz ich różnic i podobieństw w kilku kluczowych obszarach.
| BPM | Przepływ pracy | Podobieństwa | |
|---|---|---|---|
| Cel | Poprawa ogólnych wyników biznesowych | Automatyzowanie konkretnych zadań | Oba rozwiązania mają na celu zwiększenie efektywności |
| Zakres | Obejmuje całą organizację | Dotyczy konkretnego procesu | Oba obejmują sekwencje zadań |
| Kto odpowiada | Liderzy biznesowi | Właściciele procesów i kierownicy | Oba obejmują wizualne monitorowanie przepływu zadań |
| Narzędzia | Appian, Confluence, Jira, Pipefy | Asana, Trello, Monday, Smartsheet | Modelowanie, automatyzacja, monitorowanie, dostosowywanie, pulpity nawigacyjne, raportowanie analityczne |
| Wskaźniki KPI | Proces: efektywność, koszt, czas trwania cyklu i satysfakcja klienta | Zadanie: wskaźnik i czas realizacji, liczba zadań w czasie, efektywność, liczba błędów | Pomiar efektywności, czasu, kosztów i błędów oraz śledzenie wyników |
Różnice
- Zakres: BPM to całościowe podejście obejmujące wszystkie procesy organizacji. Z kolei przepływy pracy ograniczają się do konkretnych procesów w organizacji.
- Cel: BPM ma na celu poprawę ogólnych wyników biznesowych i efektywności, podczas gdy przepływ pracy służy do automatyzowania konkretnych zadań.
- Odpowiedzialność: Zazwyczaj za wdrażanie i zarządzanie BPM odpowiada wyższa kadra zarządzająca organizacji. Natomiast przepływami pracy zarządzają właściciele procesów lub kierownicy.
- Narzędzia: BPM wykorzystuje narzędzia programowe, takie jak Onspring; tutaj znajdziesz ceny Onspring, które zapewniają całościowy obraz procesów organizacji. Przepływy pracy korzystają natomiast z narzędzi automatyzacji, które pomagają usprawniać konkretne zadania.
- Wskaźniki KPI: Wskaźniki KPI dla BPM są zazwyczaj szerokie i obejmują takie miary jak ROI i satysfakcja klienta. Z kolei wskaźniki KPI przepływu pracy odnoszą się do konkretnego zadania (np. czasu realizacji zadania).
Podobieństwa
- Poprawa wydajności: Zarówno platformy BPM, jak i narzędzia do obsługi przepływów pracy mają na celu poprawę wydajności w organizacji. Osiągają to odpowiednio poprzez usprawnianie procesów i zadań.
- Sekwencjonowanie zadań: Zarówno BPM, jak i przepływy pracy obejmują sekwencje zadań. Podczas gdy BPM analizuje sekwencję wszystkich zadań organizacyjnych, przepływy pracy koncentrują się na funkcjach w ramach określonego procesu.
- Nadzór człowieka: Pomimo korzystania z automatyzacji przepływów pracy, zarówno BPM, jak i przepływy pracy wymagają nadzoru człowieka. Ten osobisty nadzór zapewnia sprawny przebieg procesów i zadań oraz umożliwia jak najszybsze rozwiązywanie pojawiających się problemów.
- Integracja w celu wsparcia centralizacji: Oprogramowanie BPM i oprogramowanie do obsługi przepływów procesów mogą w różnym stopniu integrować się z istniejącymi systemami i narzędziami, aby wspierać centralizację procesów i zadań.
- Mierzalność: Zarówno BPM, jak i przepływy pracy można mierzyć za pomocą unikalnych wskaźników. Korzystając z procesów biznesowych i wspierających je przepływów pracy, organizacje mogą śledzić swoje wyniki i w razie potrzeby wprowadzać usprawnienia procesów.
Przeczytaj więcej: Automatyzacja przepływów pracy a oprogramowanie do zarządzania projektami: na czym polega różnica?
Korzyści ze stosowania BPM i przepływów pracy
BPM i przepływy pracy oferują Twojej firmie wiele korzyści:
- Lepsza produktywność i wydajność: BPM i przepływy pracy stwarzają możliwości automatyzacji, zwłaszcza gdy wykorzystywane są narzędzia programowe (jest to jedna z kluczowych korzyści oprogramowania BPM). Może to pomóc ograniczyć nakład pracy ręcznej i wąskie gardła. Mapowanie przepływów pracy może również pomóc zredukować dodatkowe kroki i upewnić się, że kolejność operacji ma sens.
- Większa odpowiedzialność i nadzór: BPM i przepływy pracy pomagają określić role i zakresy odpowiedzialności. Gdy każdy członek zespołu dokładnie wie, za co odpowiada, może przejąć inicjatywę i wziąć odpowiedzialność za swoją pracę. Pomaga to również ograniczyć sytuacje typu „Myślałem, że zajmuje się tym ktoś inny”.
- Wyższa jakość i większa spójność: BPM i przepływy pracy pomagają zagwarantować, że zadania są za każdym razem wykonywane w ten sam sposób. Praca i dostarczane materiały będą bardziej spójne, wyższej jakości oraz łatwiejsze do sprawdzenia i zatwierdzenia. Możesz również wbudować etapy kontroli w przepływy pracy, aby ograniczyć liczbę błędów.
- Większa elastyczność i zdolność adaptacji: Gdy wdrożysz przepływy pracy lub BPM i zobaczysz, jak faktycznie działają Twoje procesy, znacznie łatwiej będzie je dostosować do zmieniających się potrzeb lub celów albo do rozwoju organizacji. Mogą one również służyć jako ramy do wdrażania zmian w organizacji.
Kiedy stosować BPM, a kiedy przepływy pracy
Systemy BPM pomagają organizacjom poprawić ogólne wyniki i wydajność. Są również przydatne podczas obsługi złożonych procesów obejmujących wiele działów.
Z kolei przepływy pracy służą do automatyzacji określonych, powtarzalnych zadań w ramach procesu. Są szczególnie przydatne, gdy proste zadania nie obejmują wielu działów.
Przypadki użycia BPM:
- Usprawnianie złożonych procesów międzydziałowych
- Usprawnianie ścieżki klienta w celu zwiększenia jego satysfakcji
- Portfele zarządzania projektami i zarządzanie zasobami
- Optymalizacja łańcucha dostaw
Przypadki użycia przepływów pracy:
- Usprawnianie procesów wdrażania nowych pracowników
- Obsługa zgłoszeń klientów
- Współpraca nad treściami i ich zatwierdzanie
- Usprawnione zadania związane z zarządzaniem projektami
Choć BPM i przepływy pracy służą różnym celom, nie wykluczają się wzajemnie. Często najlepiej sprawdzają się stosowane razem, gdy przepływ pracy pełni funkcję pomocniczą w ramach większej strategii BPM.
Dołącz, aby poznać więcej informacji o BPM i przepływach pracy
Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby wymieniać się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz skontaktuj się na Slacku z setkami innych cyfrowych kierowników projektów.
