5 wskazówek dotyczących ewidencji czasu pracy, które pomogą Ci tworzyć lepsze budżety
„Czas pracy” zawsze wydaje się czymś prostym, dopóki nie siadam, żeby wypełnić kartę czasu pracy. Czy naprawdę poświęciłem 45 minut na napisanie tego e-maila, czy może bujałem w obłokach, śpiewając razem z Taylor Swift? (Nie oceniajcie.)
Śledzenie czasu może wydawać się uciążliwe, ale jest też niewątpliwie przydatne. Może pomóc zrozumieć, jak zespół projektowy spędza czas, ustalić, ile potrwa wykonanie czegoś, a nawet pomóc w uzyskaniu zapłaty (witajcie, godziny podlegające rozliczeniu!). W zarządzaniu projektami czas i pieniądze są ze sobą równie ściśle powiązane jak Taylor Swift i świetne teksty piosenek. (Naprawdę, przestańcie oceniać.)
Jak śledzić czas pracy poświęcony na projekt?
Istnieje kilka sposobów śledzenia czasu pracowników poświęconego na projekty. Wybrana przeze mnie metoda zależy od tego, jak sporządzono umowę lub zakres prac oraz czego potrzebujemy, aby móc rozliczyć wykonaną pracę.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Szacunkowo: Tej metody używam w przypadku projektów wewnętrznych lub gdy umowa opiewa na stałą cenę. Chcę wiedzieć, ile godzin każda osoba poświęciła na swoje zadania i ile czasu zajęło nam ukończenie projektu. Ponieważ nie będę raportować godzin, nie używam narzędzia do śledzenia czasu ani nie proszę zespołu o rejestrowanie czasu pracy.
- Śledzenie czasu według osoby: Tej metody używam przy rozliczaniu godzinowym. Zespół musi rejestrować cały czas poświęcony na projekt w narzędziu do śledzenia czasu, abym mógł w razie potrzeby generować raporty do fakturowania. Możesz użyć do tego oprogramowania do śledzenia czasu, a także oprogramowania do zarządzania zasobami z funkcjami fakturowania.
- Śledzenie czasu według zadania: W niektórych przypadkach, na przykład w projekcie zwinnym, w którym wielu członków zespołu pracuje nad określonymi funkcjami w różnych obszarach, mogę poprosić zespół o rejestrowanie czasu poświęconego na konkretną funkcję. Może to pomóc ustalić, czy w przyszłych sprintach należy skorygować budżety.
Jaka aplikacja dobrze sprawdza się do śledzenia godzin pracy?
Istnieje wiele aplikacji, których można używać do śledzenia czasu poświęconego na pracę nad projektem. Jeśli szukasz samodzielnego oprogramowania do śledzenia czasu, polecamy kilka opcji. Często warto poszukać systemu śledzenia czasu, który może synchronizować się z kalendarzem i automatycznie rejestrować czas w Twoim imieniu.
Możesz również rozważyć korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami z wbudowaną funkcją śledzenia czasu. Funkcje te pozwalają porównywać szacowany czas projektu z danymi w czasie rzeczywistym. Przechowywanie informacji o zadaniach i danych dotyczących śledzenia czasu w jednym miejscu może pomóc w raportowaniu, prognozowaniu na podstawie danych w czasie rzeczywistym i budżetowaniu.
5 sposobów wykorzystania śledzenia czasu do budżetowania
1. Twórz szacunki analogiczne
Dane z projektów i zadań mogą pomóc Ci tworzyć szacunki dla przyszłych projektów. Jeśli na przykład wiesz, że przygotowanie badań oraz stworzenie tablicy nastroju i biblioteki wzorów na początku przeprojektowywania witryny zajmuje projektantowi średnio 10 godzin, podczas przygotowywania wstępnej oferty na nowe zlecenie możesz oszacować 8 godzin w przypadku mniejszej witryny i 12 godzin w przypadku większej, bardziej złożonej witryny.
2. Ustal, jak przydzielać zasoby
Dane dotyczące śledzenia czasu mogą pomóc w planowaniu projektu (i tworzeniu budżetu projektu), ponieważ ułatwiają ustalenie, jak przydzielać zasoby. Jeśli wiesz, że masz napięty harmonogram i większy budżet, możesz chcieć przydzielić bardziej doświadczonego programistę.
Choć ta osoba może mieć wyższą stawkę godzinową niż pracownik z mniejszym doświadczeniem, będzie w stanie wykonać pracę sprawniej. Prowadzenie tego rodzaju zarządzania zasobami jest możliwe wyłącznie dzięki dobrym danym dotyczącym śledzenia czasu.
3. Ustal wartości referencyjne
Śledzenie czasu może pomóc Ci ustalić wartości referencyjne dla pracy nad projektem, co może prowadzić do dokładniejszego budżetowania. Ustalenie budżetu czasowego dla każdej aktywności pomoże Ci lepiej oszacować, ile czasu potrzebujesz na ukończenie projektu.
Te wartości referencyjne mogą być również powiązane z rolami. Jeśli więc na przykład w Twoim zespole są zarówno młodsi, jak i bardziej doświadczeni projektanci, możesz ustalić różne wartości referencyjne dla każdej roli. Można uznać, że młodsi projektanci zwykle potrzebują trzech dni na zaprojektowanie strony docelowej, ale starszy projektant powinien być w stanie zrobić to w półtora dnia. Dowiedz się więcej o tym, jak lepsze śledzenie czasu usprawnia planowanie przyszłych projektów.
Podczas tworzenia wyceny projektu nie zapomnij dodać pewnego zapasu, aby uwzględnić niuanse projektu, takie jak czas na poprawki i informacje zwrotne od klienta oraz wszelkie inne wymagania, które mogą zostać odkryte po rozpoczęciu projektu! Dzięki temu rentowność nie ucierpi, jeśli nowy projekt przekroczy założenia przyjęte w benchmarku.
4. Zarządzanie czasem w projektach
Chociaż wyniki osiągane w przeszłości nie zawsze są dobrym wskaźnikiem przyszłych wyników, mogą dać całkiem dobre wyobrażenie o tym, czego się spodziewać. Bieżące śledzenie czasu dostarcza wartościowych danych, dzięki którym możesz planować przyszłość. Jeśli wiesz, że Twój zespół nigdy nie był w stanie wykonać określonego zadania w czasie krótszym niż trzy dni, zaplanuj co najmniej trzy dni (a najlepiej cztery lub pięć), gdy zadanie to pojawi się w nowym projekcie.
Gdy zespoły pracują nad wieloma projektami, zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie. To jak gra w Tetris. Aby wykonać całą pracę na czas, musisz upewnić się, że każdy członek zespołu ma wystarczająco dużo czasu na realizację swoich zadań, bez pośpiechu i konieczności ciągłej pracy w nadgodzinach.
Pierwsza sytuacja może prowadzić do niedbałej pracy, a druga prawdopodobnie do poważnego wypalenia zawodowego. Wykorzystanie danych z wcześniejszego śledzenia czasu do zarządzania czasem w bieżących projektach może pomóc zapobiec takim sytuacjom — jest to ważna korzyść z oprogramowania do śledzenia czasu.
5. Ułatw śledzenie czasu, aby uzyskać dokładne wpisy czasu
Jeśli chodzi o śledzenie czasu, nikt nie chce poświęcać części swojego dnia pracy na „odbijanie karty” za każdym razem, gdy zmienia zadanie lub projekt. Dlatego, aby uzyskać najdokładniejsze dane i umożliwić członkom zespołu tworzenie kart czasu pracy w czasie rzeczywistym, wypróbuj automatyzacje.
Jak już wspomnieliśmy, niektóre aplikacje do ewidencji czasu mają integracje z popularnym oprogramowaniem do zarządzania projektami i oprogramowaniem do budżetowania projektów albo można je zintegrować bezpośrednio z przeglądarką internetową. Im łatwiejsze będzie dla zespołu śledzenie czasu, tym chętniej będzie on przestrzegać tego procesu, a Ty uzyskasz dokładniejsze dane — zwłaszcza jeśli członkowie zespołu są przekonani, że śledzenie czasu jest złe.
Jest to ważne, ponieważ im częściej w ciągu dnia ludzie zmieniają aplikacje lub przełączają się między oknami, tym więcej czasu potrzebują na wykonanie pracy.
Artykuł w Harvard Business Review na ten temat stwierdza: „Odkryliśmy, że średni koszt przełączenia wynosi nieco ponad dwie sekundy, a przeciętny użytkownik uwzględniony w zbiorze danych przełączał się między różnymi aplikacjami i stronami internetowymi niemal 1200 razy dziennie. Oznacza to, że osoby wykonujące te zawody spędzały niecałe cztery godziny tygodniowo na ponownym skupianiu się po przełączeniu na nową aplikację. W ciągu roku daje to pięć tygodni pracy, czyli 9% ich rocznego czasu pracy.”
Więcej najlepszych praktyk związanych ze śledzeniem czasu znajdziesz tutaj.
Co dalej?
Jak upewnić się, że zespoły śledzą swój czas, aby możliwe było dokładne budżetowanie i tworzenie wycen? Dołącz do rozmowy na Slacku z ponad setką innych menedżerów projektów cyfrowych dzięki członkostwu DPM!
