12 najlepszych praktyk zdalnego zarządzania projektami na 2026 rok
Na tym etapie można już śmiało powiedzieć, że praktycznie każdy pracujący w branży cyfrowej pracuje zdalnie przynajmniej przez część czasu.
Dla kierowników projektów stanowi to wyjątkowe wyzwanie. Jak utrzymać synchronizację z zespołem, jeśli nie można spotkać się z nim osobiście? Jak upewnić się, że zespół pracuje nad właściwymi rzeczami we właściwym czasie? I jak zarządzać tym wszystkim, jednocześnie utrzymując stres pod kontrolą?
Zebrałam najlepsze praktyki zdalnego zarządzania projektami, które stosuję podczas zarządzania projektami i zespołami, a także kilka strategii, których używam do radzenia sobie ze stresem i zapobiegania wypaleniu zawodowemu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest zdalne zarządzanie projektami?
Zdalne zarządzanie projektami obejmuje te same procedury, metodyki i cele co zarządzanie projektami, ale różnica polega na tym, że w pierwszym przypadku kierownik projektu nie przebywa fizycznie z zespołem projektowym.
Zespół projektowy może w całości pracować zdalnie i znajdować się w różnych lokalizacjach, pracować w modelu hybrydowym lub wspólnie w biurze.
Zdalni kierownicy projektów muszą znaleźć sposoby na zjednoczenie całego zespołu, utrzymanie wszystkich na właściwym torze i dostarczenie projektu, mierząc się z dodatkowym wyzwaniem, jakim jest brak pracy z zespołem osobiście.
7 strategii zarządzania zdalnymi zespołami i projektami
Oto kilka moich najlepszych wskazówek i trików dotyczących kontrolowania projektów (i członków zespołu). Stosowałam je na długo przed rozpoczęciem pracy zdalnej, więc później dostosowałam je do swojej rutyny zdalnego zarządzania projektami.
1. Przekupstwo
Zawsze powtarzałam: „Cukierki zjednują ludzi”. W każdej pracy biurowej, w której pracowałam, przychodziłam z dużym słoikiem cukierków, który wypełniałam różnorodnymi smakołykami. Zdziwiłbyś się, jak wiele osób chętnie przychodzi do twojego biurka, jeśli masz ich ulubione przysmaki.
Zwracałam uwagę na to, co jedli niektórzy z trudniejszych we współpracy członków zespołu (albo po prostu ich o to pytałam). Kiedy miałam naprawdę napięty termin, wiedziałam, że jeden z członków zespołu pracuje nad konkurencyjnymi priorytetami, albo nawet wtedy, gdy miałam złe wieści lub głupie pytanie, brałam kilka cukierków, o których wiedziałam, że najbardziej im smakują, podchodziłam do ich biurka i po prostu zostawiałam tam słodycze. Nic nie mówiłam, tylko zostawiałam cukierki.
Mniej więcej godzinę później wysyłałam wiadomość lub e-mail z pytaniem, czy mają chwilę na rozmowę – i prawie zawsze ją mieli, ponieważ byli mi bardzo wdzięczni.
Jak więc wygląda zdalna wersja tego rozwiązania? Przekupstwo staje się po prostu bardziej skomplikowane. Nadal dowiaduję się, co lubią i co sprawiłoby im przyjemność, a następnie wysyłam im coś, co sama pakuję, albo zlecam dostarczenie produktu z Amazon.com lub jakiegoś lokalnego sklepu do mojego współpracownika.
Nie przekupuję ludzi nawet w przybliżeniu tak często, jak robiłam to wtedy, gdy pracowałam z nimi twarzą w twarz, ale ogólnie rzecz biorąc, ludzie rzadko zapominają, że w takich sytuacjach zrobiłeś coś więcej, niż musiałeś.
W przypadku programistów mogę zrobić to w środku długiego okresu programowania lub przy określonym kamieniu milowym, a w przypadku zespołów UX i UI – na początku cyklu projektowego. Zespołowi QA zazwyczaj wysyłam coś na początku, jeśli projekt jest skomplikowany pod kątem testów QA, albo na końcu, jeśli z ich punktu widzenia projekt jest prostszy.
Gdy projekt dobiega końca, znajduję coś, co ucieszyłoby każdego z członków mojego zespołu, i wysyłam to do nich. W pełni zdalne zespoły rzadko otrzymują jakiekolwiek fizyczne benefity, ponieważ nie wszyscy znajdują się w tym samym miejscu, więc zrobienie tego na koniec bardzo ich cieszy i sprawia, że z entuzjazmem chcą ponownie pracować z tobą przy kolejnym projekcie – nawet jeśli zapowiada się on na trudny.
2. Stwórz atmosferę zespołową
Spróbuj wzbudzić w zespole entuzjazm do projektu podczas spotkania rozpoczynającego projekt. W przeszłości zawsze starałam się tworzyć prawdziwą atmosferę zespołową, wymieniając wszystkich członków zespołu i ich role w projekcie, nawet jeśli wspólnie zrealizowaliśmy już 100 projektów.
Patrzę każdej osobie w oczy, co tworzy poczucie odpowiedzialności i sprawia, że zespół bierze odpowiedzialność za swoją część projektu. To bardzo subtelne działanie, ale przekonałam się, że świetnie sprawdza się w utrzymywaniu zaangażowania członków zespołu.
Na koniec projektu większość kierowników projektów świętuje na swój sposób. W biurach, w których wcześniej pracowałam, mogło to obejmować wyjście na lunch, wcześniejsze zakończenie pracy i wspólne jedzenie oraz picie w kuchni biurowej, a nawet po prostu ostatnie spotkanie statusowe, podczas którego wszyscy przybijali sobie piątki. Dziękuję każdemu członkowi zespołu, ponownie patrząc mu w oczy.
Podczas zdalnych spotkań rozpoczynających projekt zaczynam od udostępnienia bardziej rozbudowanej agendy spotkania rozpoczynającego projekt (niezależnej od agendy, którą wysłałam już wraz z zaproszeniem na spotkanie), zawierającej konkretne informacje o każdym członku zespołu, nawet jeśli wspólnie zrealizowaliśmy już 100 projektów.
Uwzględniam imię i nazwisko, specjalizację, strefę czasową (bardzo przydatne, gdy ma się współpracowników z całego świata) oraz kilka interesujących informacji. Czasami nadawałam im pseudonimy, a czasami były to ubarwione wersje rzeczy, które o nich wiedziałam.
Wymaga to znacznie więcej pracy i jest trochę kiczowate (no dobrze, jest bardzo kiczowate), ale chodzi o to, że zachęcam do pracy zespołowej, wspieram budowanie zespołu i zastępuję kontakt wzrokowy inną formą więzi.
3. Dbaj o zaangażowanie zespołu
Kiedy prowadzisz spotkanie statusowe w biurze, łatwo możesz zobaczyć, kto jest zaangażowany, a kto nie. Jeśli jednak pracujesz zdalnie, jednym z głównych wyzwań jest utrzymanie zaangażowania ludzi w taki sposób, aby ostatecznie usprawnić współpracę w zdalnym zespole.
Ponadto podczas spotkania twarzą w twarz większość osób nie będzie w oczywisty sposób okazywać braku uwagi (chyba że przyniosły ze sobą telefon — wtedy jest to aż nadto widoczne). Możesz także wyczuć atmosferę, aby wiedzieć, kiedy ktoś może mieć zastrzeżenie lub komentarz, i zauważyć, kiedy zespół zaczyna wspólnie tracić koncentrację, a spotkanie powinno się zakończyć.
Nie masz tego komfortu, jeśli zarządzasz ludźmi zdalnie, nawet jeśli korzystasz z wideokonferencji. Oczywiście wideokonferencje (z użyciem narzędzia takiego jak Zoom) znacznie ułatwiają zauważenie, czy ktoś wyraźnie zajmuje się czymś innym, ale nadal nie widzisz mowy ciała tej osoby i nie możesz mieć pewności, że nie wykonuje kilku zadań jednocześnie. Aby więc zdalne zarządzanie projektami działało, musisz angażować ludzi w inny sposób.
Możesz poprosić ich o aktualizację informacji na temat tego, na jakim etapie realizacji swojej części projektu się znajdują, a także o podanie ulubionego programu telewizyjnego z dzieciństwa. Możesz też poprosić projektanta, aby przedstawił aktualizację od dewelopera w maksymalnie 10 słowach — może to być całkiem zabawne, jeśli na to pozwolisz, albo ujawnić wiele informacji, jeśli zespół potraktuje zadanie poważnie.
Dowiedz się, co sprawia, że Twój zespół ożywa, i uwzględnij to podczas spotkań.
4. Porozmawiaj, zanim poprosisz o coś zespół
Większość kierowników projektów nie wpada do biur innych osób i nie zadaje pytania, zanim nawet się nie przywita. Jeśli tak robisz, przemyśl swoje podejście. Bardzo niewiele osób dobrze na to reaguje! Bardzo łatwo jest „wpaść” do czyjejś przestrzeni, wysyłając pytanie przez Slacka bez przywitania się, ponieważ ten sposób komunikacji wydaje się inny. W rzeczywistości jednak jest bardzo podobny.
Teraz, gdy pracuję zdalnie, zwykle zaczynam od przywitania się i zapytania, jak mija im dzień. Następnie pytam, czy to dobry moment na krótkie pytanie, którego omówienie zajęłoby prawdopodobnie około 10 minut. Jeśli możesz, zawsze podaj przybliżony czas, którego potrzebujesz, ponieważ wtedy druga osoba może szczerze odpowiedzieć, czy ma go wystarczająco dużo.
Kończę rozmowę, zadając krótkie pytanie dotyczące ich życia osobistego, na przykład: „hej, jak poszła ostatnio gra Twojej córki?”. Nie musi to być długa, rozwlekła rozmowa, ale pamiętaj, że wszyscy jesteśmy ludźmi, a nie tylko komputerami odpowiadającymi za pośrednictwem Slacka lub innych kanałów komunikacji.
5. Sprawdzaj postępy bez mikrozarządzania
Zaletą pracy w biurze z członkami zespołu jest możliwość zobaczenia, kiedy są w biurze, przy swoich biurkach oraz nad czym wydają się pracować. Jako kierownik projektu chcesz mieć pewność, że praca jest wykonywana, aby nie pojawiły się żadne niespodzianki, gdy zbliża się termin.
Kiedy pracujesz zdalnie, sprawdzanie postępów może przypominać pilnowanie dzieci, a żadna profesjonalna osoba tego nie docenia. Dobrą metodą, którą stosuję, jest śledzenie, jaki procent długoterminowych zadań został ukończony, oraz proszenie członków zespołu o okresowe aktualizacje, gdy wiem, że będę składać raport interesariuszom.
Dzięki temu wiedzą, że po prostu wykonuję swoją pracę, a nie ciągle ich ponaglam. Możesz także zobowiązać członków zespołu do aktualizowania postępów podczas regularnych spotkań statusowych (które są również niezwykle ważne dla zdalnego zespołu, ponieważ jego członkowie nie spotykają się przypadkiem w biurze), poprosić o pokazanie pracy w toku (to prawdziwy test tego, co zostało zrobione, w porównaniu z tym, co pozostało do wykonania) albo wprost zapytać: „Hej, myślisz, że nadal uda Ci się dotrzymać tego terminu?”.
Jednej rzeczy zdecydowanie nie chcesz robić: pytać zbyt często lub zbyt krótko po ostatnim pytaniu. Musisz ufać swojemu zdalnemu zespołowi — być może nawet bardziej niż zespołowi pracującemu stacjonarnie — że wykona swoją pracę. Docenią Twój szacunek i odwdzięczą się tym samym.
6. Bądź człowiekiem
To naprawdę łączy się ze wszystkim, o czym już wspomnieliśmy: możesz być kierownikiem projektu pracującym zdalnie za pośrednictwem urządzeń i oprogramowania, ale wszyscy jesteście ludźmi, o czym łatwo zapomnieć.
Ze względu na charakter Twojej pracy jeszcze ważniejsze jest, aby ludzie znali Cię jako osobę, a Ty znał każdego członka zespołu jako człowieka. Opowiadaj dowcipy, jeśli taka jest Twoja osobowość. Pytaj o ich rodziny i zwierzęta. Zapytaj, jaka jest dziś u nich pogoda.
Jeśli pracujesz z członkami zespołu z różnych krajów, poświęć kilka sekund (to naprawdę bardzo łatwe), aby sprawdzić, jak powiedzieć „cześć” lub „dziękuję” w ich ojczystym języku. To jeden z najskuteczniejszych sposobów, jakie znam, aby nawiązać kontakt z kimś pracującym w innym kraju.
Moim znajomym z Wielkiej Brytanii lub Kanady staram się dorzucić trochę slangu albo zapisywać słowa w ten ich zabawny sposób (mówienie „centre” zamiast „center” jest zdecydowanie bardziej wyrafinowane). Jeśli pracujesz z ludźmi w różnych strefach czasowych, powiedz „dzień dobry” lub „dzień dobry po południu”, zależnie od ich czasu.
7. Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania projektami
Oprogramowanie do zarządzania projektami oraz inne narzędzia do zarządzania zadaniami i pracą mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia projektów — zarówno w biurze, jak i zdalnie. Łatwiej będzie Ci śledzić postępy (dzięki czemu rzadziej będziesz niepokoić członków zespołu), a większość programów do zarządzania projektami ma wbudowane liczne narzędzia komunikacyjne i narzędzia do współpracy.
Jeśli pracujesz w agencji, rozważ korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami dla agencji, które zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o szybkim tempie pracy i jej zależności od klientów, charakterystycznych dla agencji. Narzędzia te pomagają usprawniać przepływy pracy, zarządzać wieloma projektami jednocześnie oraz optymalizować współpracę zespołową, dzięki czemu praca zdalna staje się bardziej wydajna i przejrzysta.
Jeśli pracujesz samodzielnie lub z niewielką liczbą współpracowników, rozważ korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami dla freelancerów, które pomaga samodzielnym kierownikom projektów zachować porządek, rejestrować czas, wystawiać klientom faktury i zarządzać zadaniami bez dodatkowego obciążenia narzędzi przeznaczonych dla dużych zespołów.
Jeśli chodzi o zdalne prowadzenie projektów, dostępnych jest kilka narzędzi najlepiej dopasowanych do zdalnego zarządzania projektami i zespołów zdalnych. Oferują one dodatkowe zasoby i funkcje, takie jak rozmowy wideo, przechowywanie danych w chmurze, automatyzacje, współdzielone wykresy Gantta i tablice Kanban, a także narzędzia do zarządzania zespołem i zwiększania jego zaangażowania.
Narzędzia do zdalnego zarządzania projektami powinny być również jak najbardziej dostępne, na wypadek gdyby niektórzy członkowie zespołu nie korzystali z przewodowego połączenia z internetem, oraz ułatwiać udostępnianie plików i dokumentów w całym zespole (w niektórych przypadkach także ponad granicami). Dobra aplikacja mobilna jest również zawsze dodatkowym atutem.
5 sposobów na zmniejszenie stresu jako zdalny kierownik projektu
Oto moje najważniejsze wskazówki, jak zachować spokój i zapobiegać wypaleniu zawodowemu podczas pracy zdalnej (co zdarza się zdecydowanie zbyt często!).
1. Organizuj swoją przestrzeń
Większość kierowników projektów ma określony sposób organizowania biurka, który pozwala im pracować najwydajniej. Zwykle jest to znacznie większy problem dla kierowników projektów niż dla wielu innych osób na podobnych stanowiskach, ponieważ kierownicy projektów muszą zarządzać tak wieloma aspektami wielu projektów.
W mojej ostatniej pracy biurowej miałam dwie tablice suchościeralne, dwie duże tablice korkowe, dwa monitory, bezprzewodową klawiaturę i mysz oraz dwie lampki biurkowe z delikatnym oświetleniem.
Zajęło mi trochę czasu odpowiednie zorganizowanie przestrzeni, podobnie jak wielu kierownikom projektów, którzy polegają na uporządkowanym i kontrolowanym otoczeniu, aby wykonywać swoją pracę. Kiedy coś w moim biurze było nie na swoim miejscu, trudno było mi się skoncentrować. Większość kierowników projektów wie, co musi mieć przygotowane, aby czuć porządek.
Dlaczego więc tak wielu zdalnych kierowników projektów wydziela w domu jedynie niewielki kącik z małą lampką i jedną lub dwiema szufladami? Jeśli poważnie podchodzisz do pracy zdalnej, musisz traktować swoje biuro jak prawdziwe biuro. Jeśli nie masz osobnego pomieszczenia na biuro, musisz zaakceptować, że Twoje miejsce pracy będzie wyglądać jak miejsce pracy.
Moje miejsce pracy znajduje się w gabinecie, więc kiedy postanawiamy spędzać czas w tym pokoju, gdy nie pracuję, musimy pogodzić się z dwiema tablicami suchościeralnymi, dużymi tablicami korkowymi, kilkoma monitorami i lampkami biurkowymi, których potrzebuję do wydajnej pracy. Nie zmniejszaj swojej przestrzeni tylko dlatego, że jest to biuro zdalne — w przeciwnym razie możesz zacząć rozpraszać się z powodu poczucia nieporządku.
2. Wyznacz granice
Pracownicy zdalni potrzebują granic, które oddzielają życie zawodowe od prywatnego. Podczas gdy większość pracodawców obawia się, że ich zdalni pracownicy będą cały dzień siedzieć na kanapie i oglądać Netfliksa, zdalni kierownicy projektów mają odwrotny problem: częściej niż nie pracujemy zdecydowanie zbyt wiele godzin, ponieważ nasza praca jest dostępna przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Granice stają się więc kluczowe, aby uchronić nas przed wypaleniem zawodowym i przekraczaniem budżetów.
Te granice nie muszą być przesadnie formalne ani szczególnie doniosłe — muszą po prostu działać. Moimi granicami są buty i światło. Kiedy jestem w domu i pracuję, mam na sobie buty, a lampki na biurku są włączone. Kiedy kończę pracę, nawet jeśli nadal mam na sobie buty, wyłączam lampki na biurku.
Wiele osób posiadających osobne biuro po prostu zamyka drzwi. Uważam, że kierownicy projektów potrzebują wielu sygnałów oznaczających zakończenie pracy, bo w przeciwnym razie możemy ulec pokusie, by tylko „sprawdzić jeszcze jeden e-mail”. Niezależnie od tego, co wybierzesz jako swoją granicę, upewnij się, że jesteś konsekwentny, aby stała się ona czymś naturalnym, a nie czymś, nad czym musisz się długo zastanawiać.
3. Zadbaj o kontakt z ludźmi
Praca kierownika projektu nie jest łatwa. Odpowiadasz za projekt, ale często nie za ludzi. Odpowiadasz za rezultat, ale to nie Ty wykonujesz pracę. To bardzo frustrujące, a frustracja może czasem narastać, jeśli nie ma gdzie znaleźć ujścia.
Istnieją sposoby na rozładowanie napięcia — zmiana otoczenia, spacer na zewnątrz czy mała przekąska — z których mogą korzystać zarówno pracownicy zdalni, jak i biurowi. Jedną wyraźną rzeczą, której brakuje pracownikom zdalnym, są inni ludzie.
Niezależnie od tego, czy chcesz ponarzekać na pracę, czy po prostu przez chwilę porozmawiać o czymś innym, kontakt ze współpracownikami jest niezbędnym elementem kultury biurowej.
Zdalni kierownicy projektów muszą mieć w ciągu dnia innych ludzi, z którymi mogą porozmawiać, bo w przeciwnym razie ryzykujemy albo załamanie nerwowe, albo — w przypadku tych z nas, którzy mieszkają z innymi ludźmi — doprowadzenie ich do załamania nerwowego.
Za pierwszym razem, gdy pracowałem zdalnie, w ciągu dnia nie rozmawiałem z nikim poza służbowymi wiadomościami e-mail do współpracowników i klientów. Kiedy mój mąż wracał wieczorem do domu, zmęczony po długim dniu pracy, podczas którego musiał rozmawiać z ludźmi, rzucałem się na niego. Nie przynosiło to żadnemu z nas niczego dobrego.
Obecnie mam dwie sieci znajomych, z którymi rozmawiam w ciągu dnia: jedna to świetna grupa osób z branży, z którymi mogę rozmawiać o kwestiach związanych z zarządzaniem projektami i uzyskiwać opinie na temat projektowych dylematów, a druga to świetna grupa ludzi, którzy nie mają nic wspólnego z zarządzaniem projektami, z którymi mogę rozmawiać o życiu w ogóle, serialu Westworld czy skeczach SNL.
Warto pamiętać: rozmawiam z tymi osobami w ciągu dnia, kiedy pozwala mi na to harmonogram. Nie ograniczam dostępu do prywatnej poczty e-mail ani kanałów Slacka w godzinach pracy, ponieważ to moje jedyne ujście. Nigdy nie pozwalam, by te interakcje wpływały na jakość mojej pracy, ale bez nich moja praca na tym cierpi. Znajdź rozwiązanie, które najlepiej sprawdza się w Twoim przypadku.
4. Pracuj poza domem
Nawet jeśli w ciągu dnia masz dostęp do sieci osób z branży lub znajomych, od czasu do czasu powinieneś znaleźć czas na przebywanie wśród innych ludzi. Nazywam siebie pracownikiem zdalnym, a nie osobą, która „pracuje z domu”, ponieważ praca „z domu” jest zbyt ograniczająca. Od czasu do czasu popracuj w kawiarni, znajdź przestrzeń coworkingową albo zajrzyj do lokalnej biblioteki.
Nie musisz zaczynać rozmów z nieznajomymi, ale przebywanie wśród innych ludzi może Cię doładować i sprawić, że poczujesz się częścią społeczeństwa. Wszystko, co możesz zrobić, by od czasu do czasu wyjść z domu (albo robić to częściej!), pomoże Ci uniknąć stania się odludkiem i utrzymać wysoką formę w zarządzaniu projektami.
5. Wykorzystuj korzyści
Znam tak wielu kierowników projektów, którzy martwią się, że zrobią coś, co można by uznać za egoistyczne — zabiorą ostatnią torbę z gadżetami pozostawioną w firmowej kuchni, wezmą pierwszy kawałek pizzy albo wymienią siebie z imienia w wysłanej do wszystkich wiadomości e-mail z gratulacjami z okazji uruchomienia projektu.
Sam robię to samo. Często więc mam wrażenie, że naprawdę nie powinienem korzystać z przywilejów związanych z pracą zdalną. Potem przypominam sobie, że poświęcanie czasu na rzeczy, które sprawiają mi przyjemność, bez uszczerbku dla mojej dostępności w pracy ani wyników, w rzeczywistości czyni mnie lepszym kierownikiem projektu.
Dlatego dwa razy dziennie wychodzę z psami na zewnątrz, żeby rzucać im piłki tenisowe. Wstawiam pranie, żeby nie musieć martwić się nim później. Codziennie noszę dresy, żeby podczas pracy czuć się tak komfortowo, jak to tylko możliwe. Korzystanie z przywilejów związanych z pracą zdalną nie czyni mnie gorszym kierownikiem projektu.
Co dalej?
Wypróbuj te strategie i najlepsze praktyki zarządzania projektami zdalnymi na sobie oraz swoim zdalnym zespołem projektowym. Spróbuj każdej z nich, jeśli obecnie pracujesz zdalnie, planujesz to robić w przyszłości albo nawet jeśli tylko od czasu do czasu pracujesz z domu.
Stosowanie tych strategii zarządzania projektami zdalnymi, gdy tylko możesz, prawdopodobnie ułatwi Ci pracę i sprawi, że będzie ona bardziej satysfakcjonująca. Rób wszystko, co możesz, aby tworzyć kulturę interakcji międzyludzkich w świecie pełnym ekranów komputerów i wpisywanych odpowiedzi — przekonasz się, że praca zdalna wcale nie jest aż tak zdalna.
Więcej strategii zarządzania projektami znajdziesz tutaj, a więcej informacji o zarządzaniu zasobami w zdalnych zespołach znajdziesz tutaj.
