Sztuczna inteligencja & przyszłość zarządzania projektami (z Dennisem Kayserem z Forecast)

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrybowanie naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybaczcie proszę ewentualne literówki, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.

Ben Aston: Dziękuję za dołączenie. Nazywam się Ben Aston, a to podcast Digital Project Manager z thedigitalprojectmanager.com.

Dziś moim gościem jest Dennis Kayser i będziemy rozmawiać o sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami. Czy nasze stanowiska kierowników projektów zostaną przejęte przez boty do zarządzania projektami? Przekonamy się, więc słuchajcie dalej.

Dennis, na początek powiedz mi trochę o sobie. Gdzie jesteś i czym się zajmujesz?

Dennis Kayser:

Cześć. Dzięki za zaproszenie, Ben. Jesteśmy startupem z siedzibą w Kopenhadze w Danii. Jesteśmy firmą finansowaną przez inwestorów venture capital. Zajmujemy się wieloma różnymi rzeczami. Właśnie dziś rano mieliśmy duże spotkanie, na które przyszło 80 osób, żeby posłuchać o naszej wizji przyszłości zarządzania projektami i sztucznej inteligencji oraz o tym, jak wpłynie ona na cały zawód związany z zarządzaniem projektami, przynajmniej w naszym rozumieniu. To jedna z tych rzeczy.

Ben Aston:

Świetnie. Pomagasz organizować spotkania PM?

Dennis Kayser:

Tak. Właściwie prowadzę kilka spotkań. Jako firma organizujemy kilka spotkań, żeby w pewien sposób odwdzięczyć się społeczności, dzielić się pomysłami z innymi kierownikami projektów w innych firmach, a także wymieniać się pomysłami, najlepszymi praktykami i naszymi spostrzeżeniami na temat kierunku, w którym zmierza cały ten zawód.

Ben Aston:

Świetnie. Wiem, że oczywiście prowadzisz Forecast, ale poza Forecast i spotkaniami zajmujesz się jeszcze czymś?

Dennis Kayser:

Ta praca oczywiście zajmuje większość mojego czasu. Kiedy tylko mogę, dużo jeżdżę na nartach. Staram się też dużo biegać i jeździć na rowerze. Próbuję być aktywny.

Ben Aston:

Nieźle. Powiedz nam trochę o tym, że obecnie prowadzisz Forecast. Porozmawiamy najpierw trochę o tym, ale jak doszło do tego, że prowadzisz startup finansowany przez inwestorów venture capital i tworzysz oprogramowanie do zarządzania projektami? Jak do tego doszło?

Dennis Kayser:

Pracowałem wcześniej w IBM, więc widziałem mnóstwo dużych i mniejszych projektów, które z różnych powodów kończyły się zarówno dobrze, jak i bardzo źle. Zwykle nie dlatego, że ludzie pracujący przy tych projektach nie wykonywali swojej pracy dobrze albo nie byli inteligentni, lecz dlatego, że szczególnie w środowisku cyfrowym projekty bardzo szybko stają się niezwykle złożone, co po prostu utrudnia codzienne zarządzanie nimi. Wyciągnęliśmy z tego wnioski, przyjrzeliśmy się wszystkim dostępnym na rynku produktom i nie znaleźliśmy niczego wystarczająco prostego i sensownego. Z naszego punktu widzenia na rynku wciąż dzieje się w dużej mierze to samo. Wiele systemów wymaga intensywnego wprowadzania danych. Chcemy to ograniczyć i usunąć całą nudną część pracy kierownika projektu, aby mógł skupić się na przyjemniejszych rzeczach: kreatywności, innowacyjności i tym podobnych.

Kiedy zaczynaliśmy, wiele osób mówiło, że to fatalny pomysł, ale na szczęście udowodniliśmy, że się mylili, i pokazujemy teraz, że rzeczywiście możemy wiele zmienić w obecnej sytuacji.

Ben Aston:

Opowiedz mi o drodze, jaką przeszedł produkt. Czy zaczął się rozwijać tak, jak miałeś nadzieję? Czy od początku były same sukcesy?

Dennis Kayser:

Około trzy lata temu zaczęliśmy budować produkt o wiele bardziej korporacyjny, znacznie bardziej podobny do innych produktów dostępnych na rynku, i uznaliśmy, że to był po prostu zły pomysł. Zarówno ja, jak i kilku moich współzałożycieli mamy wykształcenie informatyczne, więc zastanawialiśmy się, czy można to zrobić w mądrzejszy i bardziej inteligentny sposób. Sztuczna inteligencja idealnie pasuje do tego obszaru. W tej dziedzinie można zautomatyzować tak wiele rzeczy dzięki sztucznej inteligencji, że zaczęliśmy się zastanawiać, dlaczego nikt tego nie robi.

W zeszłym roku zaczęliśmy całą firmę od nowa i zbudowaliśmy zupełnie nowy produkt. Pozyskaliśmy pieniądze od inwestorów venture capital, a teraz mamy klientów na całym świecie, więc jest to bardzo interesujące.

Ben Aston:

Świetnie. Powiedz nam zatem trochę o Forecast. Przedstaw krótką prezentację Forecast osobom, które jeszcze go nie sprawdzały albo nie wiedzą, czym jest.

Dennis Kayser:

Oczywiście. Forecast to rozwiązanie do zarządzania zasobami i projektami oparte na sztucznej inteligencji. Staramy się, aby wszystko było bardzo proste. Nie chcemy nadmiernej złożoności, żeby ludzie rzeczywiście chcieli z tego korzystać. Chcemy zautomatyzować jak najwięcej nudnych czynności, a jednocześnie umożliwić integrację z najlepszymi praktykami i ulubionymi produktami użytkownika. Otrzymujesz w pełni zsynchronizowane rozwiązanie: od fakturowania po Slack, Dysk Google i wszystko, co chcesz połączyć. Bardzo to ułatwiamy. Możesz uzyskać pełny obraz tego, co się dzieje.

Ben Aston:

Świetnie. Porozmawiajmy przez chwilę o sztucznej inteligencji. Czym jest sztuczna inteligencja dla osób, które tego nie wiedzą?

Dennis Kayser:

Sztuczna inteligencja to bardzo szeroki temat. W naszym przypadku sztuczna inteligencja uczy się na podstawie wszystkich działań, które mają miejsce. W tym przypadku w projektach. Uczy się, czy określone rzeczy zwykle trwają dłużej lub krócej dla danego klienta, czy budżety są znacznie przekroczone, i z czasem zauważa, że pewne rzeczy zwykle zajmują więcej czasu. Następnie sztuczna inteligencja wychwytuje te prawidłowości i pomaga się doskonalić. Kiedy się czegoś nauczy, może na przykład zauważyć, że Ben jest wolny w Javie, ale bardzo szybki w HTML-u. Sztuczna inteligencja wychwyci to i pomoże ustalić priorytety pracy, którą musisz wykonać, dzięki czemu nie będziesz musiał ręcznie przesuwać wszystkich elementów.

Ben Aston:

Czy system automatycznie, albo wręcz magicznie, zwiększa przydziały ludzi do określonych zadań i w tle próbuje w pewien sposób wyrównywać obciążenie zasobów? Czy ustalacie priorytety pod kątem maksymalizacji przychodów albo liczby godzin podlegających rozliczeniu? Skąd system wie, co jest priorytetem?

Dennis Kayser:

Przede wszystkim nie robimy niczego automatycznie, ponieważ często bardziej dezorientuje to ludzi, niż im pomaga. Pomagamy i rekomendujemy działania, które można podjąć, aby ulepszyć plan. Naszą główną grupą odbiorców są typowe agencje, firmy reklamowe i konsultingowe, czyli przedsiębiorstwa, które chcą maksymalnie wykorzystać dostępne godziny. Zależy im na wysokim wykorzystaniu zasobów, ale chcą też mieć pewność, że realizują projekty dla właściwych klientów. Można się bardzo zdziwić, jak wiele agencji internetowych tworzy dla klientów świetne projekty, a ostatecznie nic na nich nie zarabia, ponieważ nie mają kontroli nad tym, co się dzieje i co dostarczają.

Ben Aston:

Czyli system nie podejmuje decyzji za ciebie, tylko przedstawia sugestie. Jeśli Dan pracuje nad HTML-em, prawdopodobnie poradzi sobie dobrze, ale kiedy przydzielisz mnie do czegoś innego, mogę być trochę wolniejszy. Czy system porównuje szacunki z rzeczywistym czasem dla konkretnych przydziałów, więc trzeba bardzo szczegółowo określać przydziały zasobów i dokładnie wskazywać, nad czym pracują ludzie?

Dennis Kayser:

To było dla nas ważne: można korzystać z systemu na dowolnym poziomie szczegółowości. Nie trzeba używać go bardzo szczegółowo. Można, jeśli się chce, ale wiele firm nie chce zajmować się tymi wszystkimi szczegółami. System uczy się na podstawie wielu aspektów: tego, którzy klienci są dla ciebie najlepsi, które osoby są najbardziej skuteczne w określonych zadaniach oraz jak optymalnie ułożyć harmonogram ludzi, żeby nie mieli ani za mało, ani za dużo pracy. Każdy zna kierownika projektu, który przeciąża człowieka zadaniami, przez co ten jest bardzo zestresowany przez dwa tygodnie, a potem musi iść na tydzień na zwolnienie. To również nie działa. Chodzi o znalezienie równowagi.

Ben Aston:

Sprytne rozwiązanie. Tworząc tę sztuczną inteligencję i wszystkie te zasady, opieraliście się na własnych projektach wewnętrznych? Jak stworzyliście algorytmy decydujące o tym, co warto zasugerować?

Dennis Kayser:

Zbudowaliśmy cały system sztucznej inteligencji od podstaw. Mam kilku bardzo zdolnych ludzi z zaawansowanymi dyplomami z zakresu uczenia maszynowego, sztucznej inteligencji i informatyki. Zebraliśmy dużą ilość danych projektowych z wielu różnych firm, połączyliśmy je w dużej bazie danych, a następnie wytrenowaliśmy na nich maszynę. Kiedy tworzysz nowe konto w Forecast, możesz bardzo szybko zacząć pracę, ponieważ korzystasz z bazowego zbioru danych. Obecnie obejmuje on około 5000–6000 projektów i ponad trzy miliony godzin pracy. To już naprawdę pokaźny zbiór danych.

W miarę pracy system dostosowuje się i poznaje sposób działania użytkownika. Uczy się i wychwytuje informacje z twojej firmy, dzięki czemu staje się unikalny właśnie dla ciebie. Im więcej danych do niego wprowadzasz, tym lepiej działa.

Ben Aston:

Jak widzisz dalszy rozwój tego rozwiązania? Obecnie wykorzystujecie sztuczną inteligencję do poprawy szacunków, budżetów, planów pracy i zarządzania zasobami. Jaki jest ostateczny cel? Czy chodzi o to, żeby zarządzanie projektami stało się zbędne? Jak zarządzanie projektami pasuje do sztucznej inteligencji? Jeśli maszyna może podejmować za nas wszystkie właściwe decyzje, jaka będzie rola kierownika projektu? W co według ciebie będzie się ona przekształcać?

Dennis Kayser:

Zdecydowanie nie sądzę, że kierownik projektu kiedykolwiek przestanie być potrzebny. Widzę w tym raczej pomoc, która zabiera kierownikowi projektu wszystkie nudne czynności. Zamiast spędzać kilka godzin dziennie albo tygodniowo na poprawianiu planu zasobów, można mieć system, który pomaga w planowaniu, a swój czas poświęcić na rozmowę z klientem, rozwijanie projektu albo inne działania bardziej kreatywne i typowo ludzkie. Chcemy usunąć nudne elementy pracy i sprawić, żeby była przyjemniejsza.

Jeśli spojrzymy w przyszłość, pracujemy obecnie nad czymś, co nazywamy asystentem sztucznej inteligencji. Będzie to asystent, któremu można zadawać pytania dotyczące projektów albo zlecać wykonanie określonych czynności, a on będzie je realizował. To tak, jakby mieć prawdziwego ludzkiego asystenta projektu, tylko o wiele potężniejszego, ponieważ wie wszystko, co się dzieje, i ma pełny wgląd we wszystkich klientów, projekty i osoby.

Ben Aston:

To naprawdę świetne. Kilka tygodni temu przeczytałem artykuł o czymś podobnym. Jednym z ciekawych wyzwań dla kierowników projektów jest to, że tak dużo czasu spędzamy na odpowiadaniu na pytania osób, które po prostu nie wiedzą, gdzie znaleźć informacje. Na przykład: jaki jest numer tego zlecenia? Gdzie mam wpisywać godziny? Ile wydaliśmy w zeszłym roku na projekt, w ramach którego przygotowaliśmy kampanię banerową dla jakiegoś klienta? Możliwość posiadania takiego rozwiązania byłaby niezwykle przydatna.

Dennis Kayser:

Zgadzam się. Wyobraź sobie, że możesz zapytać asystenta: które pięć moich projektów jest dziś najbardziej ryzykownych? Którymi powinienem się martwić? To byłaby ogromna pomoc w codziennej pracy. Nie musiałbyś przeglądać wszystkich list różnych elementów. Po prostu pytasz sztuczną inteligencję, a ona natychmiast mówi ci dokładnie to, co musisz wiedzieć.

Ben Aston:

Pracujecie nad tym jako integracją ze Slackiem? Widziałem rozwiązanie, które było zintegrowane ze Slackiem, więc można było zadawać pytania za jego pośrednictwem. Czy budujecie to również wewnątrz systemu, aby można było wyszukiwać informacje w innych narzędziach?

Dennis Kayser:

Budujemy to również z myślą o innych narzędziach. Jeśli chcesz, możesz używać Slacka. Wystarczy połączyć go z systemem i korzystać z niego jako interfejsu. Udostępniamy też własny interfejs w aplikacji, za pomocą którego można zadawać pytania. Bot Slacka po prostu wysyła zapytania do naszej usługi. Ostatecznie wszystko jest znane, ponieważ łączymy twoje systemy. Dzięki temu możesz zadawać wiele zaawansowanych pytań, na które normalnie nie dałoby się odpowiedzieć bez osoby, która zna te informacje.

Ben Aston:

Myślę, że poprawi to życie kierownika zasobów, który często musi odpowiadać na wszystkie banalne pytania. Jeśli jako kierownik projektu ciągle przesuwasz zasoby, nie powinien być do tego potrzebny człowiek, skoro można to zrobić za pomocą sztucznej inteligencji. Wystarczyłoby powiedzieć systemowi: „Mój projekt opóźnił się o tydzień. Przesuń wszystkie zasoby o tydzień i rozpocznijmy w przyszły poniedziałek zamiast w ten poniedziałek”. Nie powinno być konieczne angażowanie kierownika zasobów. Wiele naszych procesów jest ręcznych, podobnie jak otwieranie nowego numeru zlecenia albo tworzenie cotygodniowego raportu statusowego. Możliwość wpisania polecenia i wygenerowania takiego dokumentu byłaby świetna.

Dennis Kayser:

Całkowicie się zgadzam i właśnie to chcemy robić. Chcemy automatyzować nudne czynności, żeby można było skupić się na przyjemniejszych rzeczach. Wczoraj miałem spotkanie z jednym z naszych klientów. Powiedziała, że oszczędzamy jej dwie albo trzy godziny dziennie, które wcześniej spędzała na przesuwaniu zasobów. To pokazuje, że pomaganie ludziom w ten sposób ma sens — może poświęcić te dwie godziny na coś ciekawszego niż przeciąganie osób na osi czasu.

Ben Aston:

Świetnie. Czy otrzymaliście jeszcze jakieś interesujące informacje zwrotne na temat sposobów, w jakie Forecast pomógł ludziom, a których się nie spodziewaliście?

Dennis Kayser:

Właściwie zabrzmi to trochę nudno, ale nie było aż tak nieoczekiwane, ponieważ dużo rozmawiamy z naszymi klientami. Mamy z nimi bardzo bliski kontakt, żeby upewnić się, że codziennie budujemy rzeczy, które naprawdę im pomagają. Bardzo poważnie traktujemy te informacje zwrotne. Nasza projektantka doświadczeń użytkownika zwykle odbywa od pięciu do dziesięciu sesji z klientami tygodniowo. Są to godzinne spotkania, podczas których zbiera informacje o tym, jak korzysta się z produktu, co jest wygodne, co nie działa i jak powinniśmy to poprawić.

Ben Aston:

Poza asystentem kierownika projektu, co jeszcze planujecie dla Forecast? Gdzie widzisz ten produkt za pięć lat? Zbudowaliście system bota dla kierowników projektów — co dalej?

Dennis Kayser:

Bardzo ważne jest, żebyśmy nie rozwijali się zbyt szeroko. Nie chcemy stać się kolejnym dużym systemem korporacyjnym, który jest trudny w użyciu. Chcemy, żeby wszystko pozostało proste i łatwe do uruchomienia dla nowych użytkowników. Czasami można wpaść w pułapkę dodawania funkcji i bardzo uważamy, żeby tego nie robić, ponieważ nie możemy zadowolić wszystkich. Chcemy mieć pewność, że odpowiadamy potrzebom naszej idealnej grupy odbiorców. Od strony produktu zdecydowanie chcemy sprawić, żeby sztuczna inteligencja była naprawdę niesamowita. To nie jest łatwe i stanowi duże wyzwanie. Chcemy też połączyć system z jak największą liczbą innych systemów, aby każdy mógł bez problemu korzystać z preferowanych narzędzi, oraz dostarczać więcej informacji opartych na sztucznej inteligencji, żeby użytkownicy lepiej rozumieli swoją działalność i mogli ją skuteczniej rozwijać w sposób zautomatyzowany.

Ben Aston:

Poza Forecast chciałbym dowiedzieć się, co jeszcze znajduje się w twoim zestawie narzędzi jako osoby rozwijającej produkty. Czego używacie do zarządzania rozwojem produktu i projektami związanymi z jego tworzeniem?

Dennis Kayser:

Zdecydowanie „jemy własną karmę dla psów”, bo inaczej nie miałoby to większego sensu. To trochę sztuczne określenie, ale obecnie używamy własnego produktu do rozwijania naszego produktu. Jest to dla nas bardzo ważne, ponieważ jeśli budujesz produkt i sam z niego nie korzystasz, coś jest nie tak. Powinieneś tworzyć produkt, którego sam chciałbyś używać. Poza tym korzystamy z narzędzi Google. Dużo używamy Slacka. To dla nas bardzo ważne. Wykonujemy w Slacku wiele zadań. Z czego jeszcze korzystamy? Myślę, że nasz zestaw narzędzi nie jest zbyt rozbudowany od strony zarządzania projektami. Staramy się korzystać z jak najmniejszej liczby narzędzi.

Ben Aston:

Nie używacie Jiry ani Trello do zarządzania zadaniami?

Dennis Kayser:

Nie, używamy własnego systemu. Jest do tego w pełni wystarczający. W zeszłym tygodniu przejęliśmy nawet klienta, który wcześniej korzystał z Jiry. W przypadku skomplikowanych produktów często kończy się na tym, że wiele osób nigdy z nich nie korzysta, bo są trudne i irytujące. Staramy się tego unikać.

Ben Aston:

Tak. Jednym z dużych wyzwań jest umożliwienie ludziom wykonywania najlepszej pracy bez ograniczania ich kreatywności. Jira może być świetna, a obecnie jest właściwie standardem zarządzania projektami, ponieważ jest bardzo rozbudowana i pozwala na niezwykle szczegółową pracę programistyczną. Daje dużą kontrolę, ale programiści mogą ją lubić, podczas gdy cała reszta jej nie znosi.

Dennis Kayser:

Dokładnie.

Ben Aston:

Pojawia się więc pytanie, czy używać Trello do etapu rozwoju, a następnie przechodzić na Jirę. Najlepiej mieć jednak system, który wszyscy lubią i który spełnia wszystkie potrzebne wymagania.

Dennis Kayser:

Taki jest nasz cel.

Ben Aston:

Mogę przełączać się między Kanbanem a Scrumem—

Dennis Kayser:

Możesz pokazać klientowi wykres Gantta, jeśli tego potrzebuje, i korzystać ze wszystkich tych funkcji, ale bez nadmiernej złożoności. To zabawne, bo niedawno rozmawiałem z przyjacielem, który powiedział, że jego żona dostała pracę jako cyfrowa kierowniczka projektu i uczyła się Jiry. Nie było to przyjemne i wymagało dużej ilości ginu. Tak właśnie to podsumował.

Ben Aston:

Tak, może być trochę skomplikowana. Świetnie. Dennis, bardzo dziękuję za dołączenie do nas. Wspaniale było cię gościć.

Dennis Kayser:

Dziękuję. Zawsze przyjemnie rozmawiać o rzeczach, które są naszą pasją.

Ben Aston:

Świetnie. Jeśli chcesz dołączyć do rozmowy o zarządzaniu projektami opartym na sztucznej inteligencji, zapoznaj się z artykułem na thedigitalprojectmanager.com i dołącz do nas na Slacku. Mamy społeczność cyfrowych kierowników projektów, którzy rozmawiają o najróżniejszych interesujących kwestiach związanych z zarządzaniem projektami. Przejdź do sekcji społeczności na stronie thedigitalprojectmanager.com i dołącz do rozmowy. Do usłyszenia następnym razem. Dziękuję za słuchanie.