Spraw, aby raporty statusowe były użyteczne (z Robyn Reynolds)
Jeśli kiedykolwiek znalazłeś się w trudnej sytuacji podczas realizacji projektu, ponieważ nie miałeś pisemnych dowodów swoich ustaleń z klientami, ten odcinek jest dla Ciebie! Ben Aston rozmawia z Robyn Reynolds o często pomijanym raporcie statusu i o tym, jak może on uratować Cię z opresji. Dowiedz się, co powinno się w nim znaleźć, jak sprawić, by jego tworzenie było mniej uciążliwe, oraz jak uczynić go użytecznym dla Ciebie, klienta i zespołu projektowego.
Ten podcast jest częścią artykułu opublikowanego na stronie The Digital Project Manager.
Możesz przeczytać artykuł tutaj.
Przeczytaj transkrypcję:
Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybacz wszelkie literówki, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.
Ben Aston:
Dziękuję za włączenie audycji. Nazywam się Ben Aston, a to jest podcast Cyfrowego Kierownika Projektu. Ten podcast powstaje dzięki firmie Clarizen, liderowi w dziedzinie oprogramowania do zarządzania projektami i portfelami projektów w przedsiębiorstwach. Odwiedź Clarizen.com, aby dowiedzieć się więcej. Dziś rozmawiam z Robyn Reynolds, jedną z naszych stałych ekspertek DPM w The Digital Project Manager oraz Ciocią Agonią w Dear DPM, naszej sekcji, w której można zadawać pytania cyfrowym kierownikom projektów na dowolny temat. Robyn, bardzo dziękuję, że ponownie do nas dołączasz.
Robyn Reynolds:
Cześć, Ben. Bardzo się cieszę, że znów tu jestem. Zawsze lubię z Tobą rozmawiać.
Ben Aston:
Świetnie. Zastanawiam się, czy kiedykolwiek znalazłaś się w trudnej sytuacji, ponieważ byłaś przekonana, że bardzo dobrze informujesz klienta o wszystkim, co dzieje się w projekcie, a potem pewnego dnia projekt dotyka katastrofa, a wszystkie e-maile, wiadomości i SMS-y, które — jak Ci się wydawało — wysłałaś klientowi, nagle magicznie znikają? Właśnie dlatego potrzebujesz raportu statusowego. Dziś rozmawiamy więc właśnie o tych przeklętych raportach statusowych. Czy naprawdę są potrzebne? A jeśli tak, co powinno się w nich znaleźć? Jak sprawić, by ich tworzenie było mniej uciążliwe i co zrobić, aby rzeczywiście były użyteczne?
Robyn Reynolds:
Raporty statusowe są niezwykle ważne. Najlepsze raporty tworzą w zespole poczucie odpowiedzialności i własności. Pomagają rozwiązywać problemy, ograniczają ryzyko, a przede wszystkim zapewniają, że projekt zmierza zgodnie z planem do wyznaczonych celów.
Raport statusowy dostarcza wartości nie tylko zespołom wewnętrznym, ale szczególnie klientom. Daje im pewność, że ich pieniądze są wykorzystywane na realizację projektu, a także może pomóc im dobrze wypaść przed przełożonymi, ponieważ mogą przekazać raport kolejnym interesariuszom.
Wreszcie raporty statusowe mogą naprawdę wybawić Cię z opresji, ponieważ tworzą ślad dokumentacyjny na wypadek, gdyby sprawy wymknęły się spod kontroli. Możesz powiedzieć: „Tak, zgłosiliśmy Ci to ryzyko, oto sposób jego ograniczenia i działania, które podjęliśmy, aby je skorygować”.
Ben Aston:
Jakie są więc najważniejsze elementy raportu?
Robyn Reynolds:
Im prostszy raport statusowy, tym lepiej. Najważniejsze elementy to nazwa projektu, nazwa klienta, wizja lub podsumowanie projektu — najlepiej w jednym zdaniu — oraz kondycja projektu. Raport musi również zawierać informacje o liczbie godzin i o tym, czy projekt przebiega zgodnie z harmonogramem i budżetem.
Warto również uwzględnić to, co ostatnio ukończono w projekcie. Zwykle zamieszczam odnośniki do wszystkich niedawno ukończonych zadań i kieruję klienta do narzędzia do zarządzania projektami, jeśli ma do niego dostęp.
Następnie należy wskazać to, co planujesz ukończyć w kolejnej kolejności. Dzięki temu klient wie, jakie są nadchodzące priorytety i czym będziecie się zajmować. Może wtedy powiedzieć: „To nie jest już priorytetem” albo „Zajmijmy się zamiast tego tym elementem”.
Na koniec raport powinien zawierać problemy i przeszkody. To miejsce, w którym zgłaszasz potencjalne ryzyka i wspólnie z klientem szukasz sposobów ich ograniczenia podczas przeglądu statusu.
Ben Aston:
Ile szczegółów wystarczy, aby raport był użyteczny, ale jego przygotowanie nie zajmowało wielu godzin?
Robyn Reynolds:
Dbam o to, aby przygotowanie raportu statusowego projektu nie zajmowało więcej niż około 20 minut. Pierwszy raport zajmie oczywiście więcej czasu. Wykorzystuję ten moment, aby zastanowić się nad projektem i upewnić, że rozumiem, na jakim etapie znajduje się każdy element.
Często przygotowuję pierwszy szkic rano albo dzień przed wysłaniem raportu. Wrzucam do niego wszystkie pomysły, przemyślenia i notatki, a następnie wracam do tekstu i usuwam zbędne elementy, aby raport był zwięzły.
Zapytaj siebie: czy można powiedzieć to prościej? Czy można po prostu zamieścić odnośnik do zadania? Następnie omówcie szczegóły podczas rozmowy. Raport nie powinien rozwiązywać wszystkich problemów — powinien je wskazywać, kierować do odpowiednich informacji i stanowić podstawę dyskusji.
Ben Aston:
Raport statusowy jest więc nie tylko dokumentem wymaganym przez klienta, ale także bardzo ważnym narzędziem dla nas. Pomaga regularnie analizować sytuację projektu, ponownie oceniać ryzyka i sposoby ich ograniczania oraz zastanawiać się, co zostało zrobione i czym należy zająć się w kolejnym tygodniu.
Robyn Reynolds:
Zdecydowanie. Kierownicy projektów odpowiadają za przygotowanie raportu statusowego, ale nasz zespół i klienci są odpowiedzialni za zapoznanie się z nim, uzyskanie informacji i zadawanie pytań.
Nie ma jednego idealnego sposobu przygotowywania raportów. Ważne jest, aby zrozumieć preferencje klienta i dostosować raport do nich oraz do potrzeb zespołu wewnętrznego.
Ben Aston:
Czy masz jakieś wskazówki, dzięki którym klient rzeczywiście będzie czytał raporty statusowe?
Robyn Reynolds:
Przede wszystkim warto omawiać raport podczas spotkania statusowego. Nigdy nie pomijaj raportu statusowego. Gdy raz to zrobisz, klient będzie pamiętał ten tydzień. Dbaj o punktualność, przygotowanie i merytoryczność raportu. Powinien odzwierciedlać wykonaną pracę, być wolny od błędów i nie powinien służyć do publicznego krytykowania kogokolwiek za słabe wyniki.
Ben Aston:
Dziękuję, Robyn. To była bardzo pomocna rozmowa. Jeśli odwiedzicie wpis Robyn na stronie thedigitalprojectmanager.com, znajdziecie przykład raportu statusowego oraz szablon do pobrania. Zajrzyjcie tam i zacznijcie przygotowywać własne raporty statusowe.
Jeśli chcecie dołączyć do rozmowy o raportach statusowych lub zadać pytanie w Dear DPM, odwiedźcie stronę thedigitalprojectmanager.com i dołączcie do naszego zespołu Slack. W sekcji zasobów znajdziecie ponad 1000 innych kierowników projektów rozmawiających na te tematy.
Ben Aston:
Do usłyszenia następnym razem. Dziękuję za słuchanie.
