Czy psychologia może uczynić Cię lepszym kierownikiem projektu?

Przeczytaj transkrypcję:

Próbujemy transkrybować nasze podcasty za pomocą programu komputerowego. Wybaczcie wszelkie literówki, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.

Galen Low: Osobowości w projektach. Prawdopodobnie wszyscy mamy jakieś skojarzenia, gdy te dwa słowa występują razem. Być może mieliście przezwisko dla interesariusza, który nigdy nie potrafił podjąć decyzji, albo graliście w bingo słów-kluczy, gdy osoba odpowiedzialna za dane konto prezentowała pracę zespołu. Może kiedyś urządziliście wielkie przyjęcie, gdy Wasz zwykle pozbawiony emocji sponsor projektu lekko się uśmiechnął i powiedział: „Dobra robota, wszyscy”.

To wszystko może być dobrą zabawą, ale sedno sprawy jest następujące: jako kierownicy projektów mamy za zadanie poruszać się wśród tych osobowości. To podstawowa część naszego zestawu umiejętności. To niepoliczalny element, który decyduje o tym, czy skutecznie realizujemy projekty, czy ponosimy porażkę.

Dlaczego więc nie uczy się tego podczas formalnych szkoleń z zarządzania projektami? Czy można się tego nauczyć?

Jeśli kiedykolwiek mieliście trudności z poruszaniem się wśród cech i niuansów różnych osób zaangażowanych w Wasze projekty, zostańcie z nami.

Przeprowadzimy szczegółową analizę naturalnych sposobów rozwijania podejścia do zarządzania interesariuszami skoncentrowanego na człowieku, czerpiąc z nauk społecznych, własnych doświadczeń oraz popkultury, aby Wasze projekty przypominały mniej komiks Dilberta, a bardziej scenę z filmu „Cool Runnings”.

Dziękuję za dołączenie. Nazywam się Galen Low i reprezentuję The Digital Project Manager. Jesteśmy społecznością specjalistów cyfrowych, której misją jest pomaganie sobie nawzajem w zdobywaniu umiejętności, pewności siebie i kontaktów, abyśmy mogli prowadzić nasze projekty z poczuciem celu i wpływu. Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, odwiedźcie stronę thedigitalprojectmanager.com.

Cześć wszystkim — dziękujemy, że spędzacie z nami czas podczas podcastu DPM.

Olivia Montgomery: Cześć, Galen, dziękuję za zaproszenie. Bardzo się cieszę, że tu jestem. DPM był źródłem wiedzy, z którego korzystałam przez większą część swojej kariery, więc bardzo się cieszę, że mogę być jego częścią.

Galen Low: Wspaniale, bardzo się cieszę, że jesteś z nami. Miło słyszeć, że jesteś naszą fanką. Cieszę się, że mogliśmy Ci pomóc, bo jestem również pod dużym wrażeniem tego, co osiągnęłaś w swojej karierze, do czego jeszcze wrócimy. Wspaniale, że jesteś naszym gościem. Po drodze odkryliśmy też, że mamy coś jeszcze wspólnego — kino.

Mówiłaś, że zanim zostałaś kierowniczką projektu, chciałaś być operatorką filmową?

Olivia Montgomery: Tak. Uwielbiam filmy. Fascynuje mnie to, jak budują nastrój i atmosferę oraz jak są filmowane. Naprawdę to kocham.

Galen Low: Podoba mi się to. Ja studiowałem filmoznawstwo, a zanim zostałem kierownikiem projektu, chciałem zajmować się montażem zwiastunów. To była moja wymarzona praca.

A pewna osoba powiedziała mi, że zarządzasz jednym z najbardziej złożonych, a jednocześnie najlepiej uporządkowanych arkuszy kalkulacyjnych, jakie kiedykolwiek widziała. Czy uważasz się za guru Excela?

Olivia Montgomery: Guru? Nie wiem, ale Excel jest prawdopodobnie moim ulubionym programem komputerowym.

Wiem, że to dziwne, ale żaden inny program nie potrafił nawet zbliżyć się do tego, jak dużo danych może obsłużyć i jak bardzo może mi pomóc. Przyspiesza pracę. Czasami używam go nawet do analizy danych jakościowych, nie tylko ilościowych. Jest niesamowity. Uwielbiam go. Nie ma dla niego żadnego zamiennika.

Galen Low: Wiesz co? Naprawdę się z Tobą zgadzam.

Mam wrażenie, że odzwierciedla to sposób, w jaki zbudowane są nasze umysły. Nie mówię tego z naukowego punktu widzenia, ale czuję, że niektóre dni przeżywam, myślę i śnię w arkuszach kalkulacyjnych. Jest w nich coś pocieszającego. Całkowicie się z Tobą zgadzam.

Olivia Montgomery: Zdecydowanie. Są najlepsze.

Galen Low: Niech żyją arkusze kalkulacyjne.

Dobrze, przejdźmy do tematu. Ostatnio rozmawialiśmy o szerokim spektrum osobowości zaangażowanych w każdy nowoczesny program informatyczny w przedsiębiorstwie oraz o tym, jak ważne jest posiadanie nie tylko silnych umiejętności zarządzania projektami, lecz także bardzo dobrych umiejętności pracy z ludźmi, aby skutecznie osiągać rezultaty.

Na początek chciałbym, żebyś opowiedziała nam trochę o swojej zawodowej drodze. Czy jako dziecko chciałaś zostać kierowniczką projektu, tak jak ja?

Olivia Montgomery: No proszę. Nie, nie bądźcie zaskoczeni, ale nie chciałam. Marzyłam o tym, żeby zostać profesorką języka angielskiego. Zawsze tego pragnęłam, stąd moje wykształcenie. Chciałam też być gimnastyczką i wystąpić na igrzyskach olimpijskich jako zawodniczka skoków przez przeszkody.

Zarządzanie projektami w ogóle nie było na moim radarze, nawet podczas studiów. Do zarządzania projektami, a nawet do branży IT, trafiłam dość szybko po ukończeniu studiów. Podjęłam pracę związaną z pisaniem w firmie zajmującej się przetwarzaniem płatności, która tworzy również oprogramowanie księgowe, Shift4.

Ich zespół tworzący oprogramowanie pracował w stylu Scrum. Nauczyłam się więc, czym jest Scrum, jak zespoły współpracują, jak działa JIRA, i bardzo mi się to spodobało. Później zaczęłam pracować jako konsultantka i analityczka biznesowa, zbierając wymagania użytkowników, pisząc skrypty kontroli jakości i stopniowo rozwijając swoją karierę.

Galen Low: Uwielbiam tę historię. Dziś pracujesz jako analityczka badawcza w firmie Capterra. Nie brzmi to jak typowa praca związana z zarządzaniem projektami, ale w rzeczywistości ma z nim wiele wspólnego. Jak wygląda Twój typowy dzień i co najbardziej cenisz w obecnej roli?

Olivia Montgomery: Na co dzień przeprowadzam ankiety i rozmawiam z liderami małych i średnich firm o ich problemach technologicznych i programowych, aby dobrze zrozumieć, jakiej pomocy potrzebują.

Następnie projektuję podejście badawcze obejmujące ankiety użytkowników, liderów małych i średnich firm oraz specjalistów i liderów IT. Analizuję dane i piszę raport. Najbardziej podoba mi się w Capterrze to, że możemy publikować te raporty bezpłatnie dla każdego, kto chce je przeczytać.

Uwielbiam pomagać innowacyjnym i zdeterminowanym liderom małych i średnich firm, ponieważ nie są oni Coca-Colą ani NASA. Działają w trudnych warunkach i potrzebują wszelkiej możliwej pomocy. Cieszę się, że mogę zapewniać im potrzebne zasoby.

Galen Low: Podoba mi się to, że jesteś zarówno badaczką, jak i praktyczką.

Olivia Montgomery: Zdecydowanie.

Galen Low: Ustalmy podstawy. Wiele osób zbyt szybko upraszcza osobowości występujące w środowisku interesariuszy programu informatycznego przedsiębiorstwa.

Zarządzanie interesariuszami, nawet w najbardziej technicznych projektach, polega na łączeniu wyjątkowych i bardzo różnych osobowości, uzgadnianiu konkurujących priorytetów oraz poruszaniu się w szerokim spektrum emocji.

W naszym roboczym tytule tego odcinka użyliśmy słowa „psychologia”, ale tak naprawdę chodzi Ci o nauki społeczne i humanistykę oraz o to, że powinny one stanowić część szkolenia z zarządzania projektami.

Co rozumiesz przez nauki społeczne i jaki jest związek między naukami społecznymi a zarządzaniem interesariuszami?

Olivia Montgomery: Pracujemy z ludźmi. Szczególnie w IT próbujemy sprawić, aby oprogramowanie i technologia działały dla ludzi, a nie dla robotów. Ludzie są skomplikowani. Mają różne wartości i motywacje.

Mają różne charaktery i chcą różnych rzeczy. Na różne rzeczy reagują w różny sposób, dlatego trzeba wiedzieć, jak się komunikować, aby informacje zostały przez nich najlepiej odebrane.

Nie można traktować wszystkich tak samo, bo projekt będzie wtedy bardzo nieudany, a być może ucierpi na tym również cała kariera.

Galen Low: Czy nauki społeczne powinny zajmować ważniejsze miejsce w technicznym zarządzaniu projektami i w szkoleniach?

Olivia Montgomery: Zdecydowanie, w stu procentach. Interesariusze biznesowi to często członkowie kadry kierowniczej, którzy mają dyplomy MBA albo są liderami marketingu. Tymczasem osoby wykonujące rzeczywistą pracę studiowały informatykę i pracują z IT, kodem oraz maszynami. To bardzo różne grupy, które muszą się ze sobą porozumieć.

Dzięki wysokiej inteligencji emocjonalnej i znajomości nauk społecznych można stać się pomostem, a kierownicy projektów są idealnymi osobami do pełnienia tej funkcji.

Nie chodzi o psychoanalizowanie wszystkich. Nie jestem zawodową psycholożką i w środowisku pracy mogłoby to być niezręczne. Staram się działać naturalnie. Nauki społeczne rozwijają elastyczność umysłu i pomagają słuchać nie tylko tego, co ktoś mówi, ale także sposobu, w jaki to mówi, co wybiera do powiedzenia i czego nie mówi.

Galen Low: Wymagania, spotkania i zarządzanie interesariuszami polegają więc w dużej mierze na rozumieniu ludzi jako jednostek, a nie na wkładaniu ich do sztywnych kategorii.

Olivia Montgomery: Dokładnie. Oceny osobowości mają swoje miejsce, ale nie opisują całego człowieka. Najważniejsze jest budowanie prawdziwych relacji, rozumienie motywacji i dostosowanie komunikacji.

Podczas zbierania wymagań rozmawiasz indywidualnie z wieloma interesariuszami: kadrą kierowniczą, liderami działów, menedżerami, użytkownikami oprogramowania, programistami, inżynierami i testerami jakości. Musisz umieć nawiązać z nimi kontakt, sprawić, żeby poczuli się swobodnie, oraz jasno określić, czego od nich potrzebujesz.

Drugą stroną zarządzania projektami są spotkania jako wystąpienia. W jednym miejscu spotykają się różne osobowości, dlatego trzeba skutecznie zarządzać czasem i komunikacją.

Galen Low: Jakie podejście skoncentrowane na człowieku pomaga przygotować spotkanie tak, aby zakończyło się sukcesem?

Olivia Montgomery: Jestem zwolenniczką jasnego kategoryzowania i nazywania rodzaju spotkania: spotkanie decyzyjne, sesja robocza albo aktualizacja statusu. W tytule należy określić, że jest to spotkanie decyzyjne, oraz wskazać, jakiej decyzji dotyczy.

Każda osoba powinna wiedzieć, kto uczestniczy w spotkaniu, jaka jest jej rola i czego się od niej oczekuje. To pomaga również zaprojektować skuteczne spotkanie. Przygotowanie zajmuje kilka minut, ale jest dobrym nawykiem.

Nie wywieraj presji na osobę, która podczas spotkania mówi mniej albo wydaje się wycofana. Spróbuj zrozumieć, co się dzieje. Może chodzić o nieporozumienie, dezorientację lub problemy osobiste. Spotkanie nie jest czasem, w którym wszyscy muszą występować dokładnie tak, jak sobie tego życzysz.

Galen Low: Rola kierownika projektu polega na wspieraniu dynamiki prowadzącej do celu spotkania, a nie na kontrolowaniu każdej reakcji. Można moderować, ale nie można całkowicie kontrolować ludzi.

Olivia Montgomery: Warto pamiętać, że spotkanie nie obejmuje wyłącznie 45 minut wpisanych do kalendarza. Przygotowanie, samo spotkanie i działania następcze są częścią tego samego procesu. Jeśli czyjaś reakcja nie była taka, jak oczekiwano, można wrócić do tej osoby później i uzyskać potrzebne informacje.

Galen Low: Co poradziłabyś osobom, które nie czują się mocne w obszarze inteligencji emocjonalnej?

Olivia Montgomery: Jeśli rozpoznajesz tę słabość, skorzystaj z pomocy osoby, która jest w tym dobra. Nie bój się rekrutować do zespołu osób mających doświadczenie w naukach społecznych. Nie muszą mieć dyplomu informatycznego.

Warto także znaleźć mentora o wysokiej inteligencji emocjonalnej, czytać książki, oglądać filmy i obserwować różne sposoby komunikowania się ludzi. Opowieści i postacie pomagają poznać doświadczenia, których sami nigdy nie przeżyliśmy.

Galen Low: To bardzo cenne spostrzeżenia. Kierownik projektu jest pomostem i tłumaczem między ludźmi, którzy mówią różnymi językami zawodowymi. Musimy rozumieć, co ludzie mówią i czego nie mówią, a następnie przekładać to na cele, priorytety, wymagania i definicję ukończenia.

Olivia Montgomery: Kierownicy projektów nie tylko „zaganiają koty”. To sztuka wymagająca pracy, wyczucia, równowagi i tłumaczenia.

Galen Low: Olivio, wspaniale było gościć Cię w programie. Ta rozmowa jest ważna zarówno z punktu widzenia szkoleń dla kierowników projektów, jak i edukacji w szerszym ujęciu. Potrzebujemy więcej możliwości uczenia się tych umiejętności, ponieważ mają one realny wpływ.

Olivia Montgomery: Zdecydowanie. To przyszłość pracy, w którą zmierzamy, więc warto się do niej przyłączyć.

Galen Low: Jak myślicie? Czy nauki społeczne powinny odgrywać większą rolę w szkoleniach z zarządzania projektami? Jakie macie wskazówki i sposoby stosowania nauk społecznych w zarządzaniu interesariuszami?

Jeśli chcecie rozwijać swoje umiejętności strategicznego przywództwa projektowego, dołączcie do naszego plemienia!

Odwiedźcie stronę thedigitalprojectmanager.com/membership, aby uzyskać dostęp do wspierającej społeczności, która dzieli się wiedzą, rozwiązuje złożone problemy i wspólnie kształtuje przyszłość naszego zawodu.

Od rozbudowanych szablonów i comiesięcznych szkoleń, które oszczędzają czas i energię, po wsparcie innych członków dostępne na forum dyskusyjnym, podczas wydarzeń społeczności i w grupach mastermind — bycie częścią naszego plemienia oznacza posiadanie ponad tysiąca osób po swojej stronie podczas rozwoju kariery w cyfrowej realizacji projektów. Jeśli podobało Wam się to, co usłyszeliście, zasubskrybujcie podcast i pozostańcie z nami na stronie thedigitalprojectmanager.com

Do usłyszenia następnym razem. Dziękujemy za słuchanie.