Waarom zijn projectvoorstellen belangrijk?
Als projectmanager, zou je je dan druk moeten maken om projectvoorstellen? Zouden we ons niet meer moeten richten op oplevering dan op verkoop?
Misschien. Maar of je het nu leuk vindt of niet, op een bepaald moment in je loopbaan als projectmanager zal je waarschijnlijk worden gevraagd om betrokken te raken bij een projectvoorstel. Misschien zodat je het voorgestelde projectplan kunt opstellen en het schattingsproces kunt leiden. Misschien gaat het om een voorstel voor de volgende fase van je huidige project. Of misschien maakt bedrijfsontwikkeling sowieso deel uit van je functieomschrijving.
Waarom zijn projectvoorstellen belangrijk?
Een projectvoorstel draait niet alleen om het binnenhalen van een nieuw project. Het gaat erom dat je je team en je organisatie op een verantwoorde manier vertegenwoordigt. Sommigen zullen een zakelijk voorstel afdoen als slechts “verkooppraat” — waarbij je zegt wat je denkt te moeten zeggen om een potentiële klant voor je te winnen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Maar de realiteit is dat een slecht uitgevoerd voorstel reputatieschade kan veroorzaken, ervoor kan zorgen dat voorgestelde aanpakken grote hiaten vertonen en je organisatie zelfs kan vastleggen op voorwaarden die nadelig zijn voor het bedrijf.
Wanneer het goed wordt gedaan, kan een succesvol voorstel nieuw en interessant werk ontsluiten, een organisatie helpen groeien en een positieve bijdrage leveren aan cultuur en moraal. Of je nu voor een start-up, een klein bedrijf of een grote onderneming werkt, het is belangrijk om een degelijk proces te hebben dat de balans vindt tussen concurrerend zijn en de nodige voorzichtigheid betrachten.
Waarom zouden projectmanagers zich druk moeten maken om projectvoorstellen?
Wat de omstandigheden ook zijn, ik ben van mening dat er veel redenen zijn waarom PM’s zouden moeten omarmen dat ze betrokken zijn bij het schrijven van voorstellen. Hier zijn er slechts enkele:
1. Je kunt de omvang vormgeven in plaats van die te erven
In plaats van altijd een scope van werkzaamheden te ontvangen waarvan je zou willen dat die iets anders was vormgegeven, kun je tijdens de verkoopfase invloed gaan uitoefenen op de projectaanpak, prijsstelling, methodologie, doorlooptijd en op te leveren resultaten. Er zal altijd enige mate van compromis zijn, maar jouw stem kan helpen de aanpak te sturen in de richting van iets dat jij en je projectteam met plezier zullen uitvoeren.
2. Je kunt helpen interessanter werk en meer stabiliteit te creëren
Door betrokken te zijn bij bedrijfsontwikkeling kun je je organisatie helpen groeien en haar strategische visie realiseren door inzicht te geven in welke kansen moeten worden nagestreefd en wat de potentiële risico’s zijn. Dit kan leiden tot meer bevredigend werk dat goed aansluit bij de vaardigheden van je team, wat op zijn beurt kan leiden tot een betere cultuur, meer behoud van medewerkers en meer stabiliteit.
3. Je kunt nieuwe relaties opbouwen
Tijdens het maken van een voorstel werk je uiteindelijk samen met teamleden binnen je organisatie met wie je in je dagelijkse projectcontext misschien niet regelmatig samenwerkt. Dit kunnen vakspecialisten, je juridische team, je marketingteam, leden van het managementteam en andere projectbelanghebbenden zijn.
4. Je kunt je carrière vooruithelpen
Of je nu werkt bij een organisatie voor klantdiensten (zoals een bureau of adviesbureau) of binnen een intern team, betrokkenheid bij het onderbouwen van nieuwe projecten kan je onderscheiden als iemand die erom geeft dat zijn organisatie relevant blijft. Daardoor kun je in beeld blijven voor andere transformerende projecten en zelfs andere functies.
En mijn persoonlijke mening:
Ik vind persoonlijk ook dat het belangrijk is dat projectmanagers betrokken zijn bij voorstellen, simpelweg omdat jullie allemaal beschikken over de vaardigheden en ervaring in het managen van projectteams die kunnen helpen om het proces met beide benen op de grond te houden.
Het maken van een voorstel is op zichzelf al een project, met veel puzzelstukjes die georganiseerd en beheerd moeten worden. Zo kan een formeel verzoek om een voorstel (RFP) honderden verplichte, beoordeelde en aanvullende vereisten bevatten waaraan moet worden voldaan, terwijl er relatief weinig details beschikbaar zijn. Je kunt RFP-software gebruiken om dit proces beter te beheren.
Wanneer projectmanagers betrokken zijn, merk ik dat de elementen van risicomanagement, teammanagement en verwachtingsmanagement gedurende het hele proces centraal blijven staan. Dit zorgt voor een nuchter realisme dat slimme besluitvorming stimuleert.
Dus ook al valt dit momenteel misschien buiten je functieomschrijving, ik zou je willen aanmoedigen om proactief betrokken te raken bij voorstellen als je geïnteresseerd bent in het versnellen van je ontwikkeling voorbij je huidige rol, of zelfs als je gewoon op zoek bent naar een nieuwe ervaring die een ander soort impact zal hebben. En nu je toch bezig bent – waarom zou je niet het hele team erbij betrekken? Bekijk onze gids over het opbouwen van een projectvoorstelteam.
Hoe raak je betrokken bij het proces van bedrijfsontwikkeling?
Oké, maar wat als je een projectmanager bent die momenteel niet betrokken is bij het bedrijfsontwikkelingsproces? Hoe krijg je een plek aan tafel? Als iemand die beide rollen heeft vervuld, zou ik het volgende aanraden:
- Toon interesse
Zoek de mensen op wiens taak het is om voorstellen op te stellen en vraag naar huidige en toekomstige kansen. Kom erachter waar ze aan werken, met welke uitdagingen ze te maken hebben en wat de strategie is om onder de huidige marktomstandigheden verder te gaan.
- Toon je waarde
Gebruik die informatie om manieren voor te stellen waarop je vaardigheden op het gebied van projectmanagement kunnen worden ingezet. Leg uit hoe je jezelf betrokken ziet: kun je het probleem van een klant en/of de specifieke behoeften van de opdrachtgever samenvatten en aanpakken op een manier die helpt om je voorstel goedgekeurd te krijgen? Beschik je over superkrachten als het gaat om het vertellen van verhalen en het opmaken van een geschreven document? Zorg ervoor dat het team niet het gevoel krijgt dat het een manier moet bedenken om je bezig te houden (uiteindelijk krijg je dan allerlei klusjes!).
- Laat je zien!
Als je organisatie regelmatig bijeenkomt om nieuwe kansen of de verkooppijplijn te bespreken, vraag dan of je erbij mag zitten om mee te luisteren. Krijg inzicht in de manier waarop dingen worden gedaan en zorg er simpelweg voor dat je fysiek (nou ja, tegenwoordig waarschijnlijk virtueel) in de ruimte aanwezig bent als herinnering dat je geïnteresseerd bent en wilt helpen.
Als dat binnen jouw organisatie niet mogelijk is, zorg er dan voor dat je manager(s) of andere besluitvormers weten dat je geïnteresseerd bent in bedrijfsontwikkeling, met dezelfde aanpak als hierboven — de meeste teams zouden extra ondersteuning verwelkomen!
Tip: Leer hoe je een projectvoorstel schrijft in dit bijbehorende artikel!
Wat vind jij?
Moeten projectmanagers betrokken worden bij bedrijfsontwikkeling en projectvoorstellen om hun volgende project binnen te halen? Of moeten projectmanagers zich richten op het vak van oplevering en zich afzijdig houden van het verkoopproces? Laat het me weten in de reacties!
Bekijk voor meer tips om je volgende projectvoorstel te beheersen de tips voor projectvoorstellen van Galen Low.
