Voltooiingspercentage van projecten: wat het is en hoe je het berekent
Het bijhouden van de score telt: Door voltooiingspercentages van projecten bij te houden, kun je prestaties beoordelen, weloverwogen beslissingen nemen en zowel successen als verbeterpunten onder de aandacht brengen.
De hoogte- en dieptepunten: Een hoog voltooiingspercentage kan wijzen op goede prestaties, terwijl een laag percentage het gevolg kan zijn van het beheren van complexe projecten — context is belangrijk bij het beoordelen van succes.
Uitdagingen in overvloed: Tal van externe factoren kunnen voltooiingspercentages van projecten vertekenen — context en aanpassingsvermogen zijn essentieel bij projectmanagement.
Het bijhouden van het voltooiingspercentage van projecten is cruciaal voor projectmanagers.
Ik heb in mijn loopbaan honderden projecten uitgevoerd en begrijp welke KPI's elk project moet behalen om als voltooid te worden beschouwd. Toch werk ik er nog elke dag aan om deze vaardigheid verder te ontwikkelen.
Dit is waarom voltooiingspercentages van projecten belangrijk zijn, wat de belangrijkste uitdagingen zijn en hoe je ze berekent.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is het voltooiingspercentage van een project?
Het voltooiingspercentage van een project is een belangrijke prestatie-indicator (KPI) die organisaties helpt te begrijpen hoe goed hun projectmanagers presteren.
Het voltooiingspercentage van een project kijkt naar het aantal projecten dat zowel op tijd als binnen het budget wordt opgeleverd.
Waarom is het voltooiingspercentage van een project belangrijk?
Net als elke andere KPI die wordt gemeten, is het voltooiingspercentage van een project belangrijk omdat het inzicht kan geven in de prestaties van een projectmanager.
Dat gezegd hebbende, een hoog voltooiingspercentage betekent niet altijd dat een projectmanager goed is, en een laag voltooiingspercentage betekent niet dat een projectmanager slecht is.
Als je bijvoorbeeld een complex en risicovol project op je neemt, kan dat betekenen dat het niet op tijd of binnen het budget wordt voltooid. Het kan dan juist goed zijn om de planning en het budget tijdelijk stil te leggen en opnieuw te onderhandelen.
Een projectmanager die druk uitoefent op en pestgedrag vertoont tegenover het team, waardoor de balans tussen werk en privéleven en de harmonie worden aangetast, kan meer projecten voltooien. Maar is dat het soort omgeving waarin je wilt werken of waarin je wilt dat je team dagelijks werkt?
Wil je als projectmanager je team echt vooruit leiden door een giftige omgeving met hoge druk te bevorderen?
Hoewel het voltooiingspercentage van een project dus waardevol inzicht kan geven in de prestaties van een projectmanager, is het niet de enige KPI die telt. Bij het beoordelen van een projectmanager onthult diens uitleg van de voltooiingspercentages meer dan het getal zelf.
Uitdagingen bij het voltooiingspercentage van een project
De reden waarom ik ervoor waarschuw het voltooiingspercentage van een project te gebruiken als maatstaf voor het beoordelen van de vaardigheden van een projectmanager, is dat zoveel factoren hierop van invloed kunnen zijn waar de projectmanager geen controle over heeft.
Deze kunnen onder andere het volgende omvatten:
- Financiering halverwege verliezen (bijvoorbeeld overheidsfinanciering of een subsidie)
- Belangrijke belanghebbenden die de organisatie verlaten of hun steun intrekken
- Personeelsproblemen
- Projecten waarvoor een te laag budget is vastgesteld
- De reikwijdte of verwachtingen zijn vanaf het begin onredelijk
- Software die het einde van de levensduur bereikt
Projectmanagers krijgen vaak werk toegewezen zonder deel te nemen aan gesprekken over de projectomvang of het budget, waardoor beoordelingen op basis van het voltooiingspercentage mogelijk oneerlijk zijn.
Een projectmanager bij een overheidsinstantie met bevroren budgetten kan bijvoorbeeld zeer bekwaam zijn, maar niet in staat zijn om projecten te voltooien.
Hoe bereken je het voltooiingspercentage van een project?
Het voltooiingspercentage van een project kan worden berekend met een eenvoudige formule. Die ziet er als volgt uit:
Aantal voltooide projecten/totaal aantal gestarte projecten * 100 = voltooiingspercentage van een project
Als ik dit jaar bijvoorbeeld 10 projecten heb uitgevoerd en er 8 op tijd en binnen het budget heb voltooid, zou mijn voltooiingspercentage 80% zijn.
Als je de voltooiingspercentages jaarlijks bijhoudt, voer je deze berekening aan het einde van elk jaar uit. Zelfs als dit niet verplicht is, kan het een goede maatstaf zijn om op te nemen in een prestatiebeoordeling. Als er niets anders uit voortkomt, is het in elk geval een interessant gespreksonderwerp.
Hoe middelenbeheer van invloed is op de voltooiing van een project
Middelenbeheer kan bepalend zijn voor het voltooiingspercentage van je project. Hoewel er veel factoren zijn die bepalen of een project kan worden voltooid, vormen middelen een van de belangrijkste onderdelen.
De middelen die je moet beheren zijn onder andere tijd, budget, het team dat beschikbaar is om aan het project te werken, de benodigde hardware en software, en zelfs de energie van je team.
Als je al langere tijd projecten beheert, weet je dat het vrij zeldzaam is om een overvloed te hebben aan alle middelen die je nodig hebt voor het project. Je zou gemakkelijk zeer hoge voltooiingspercentages kunnen behalen als er voor projecten altijd onbeperkt tijd en geld beschikbaar waren. Maar dat is zelden het geval, vooral in de huidige economie.
Het beste wat we vervolgens kunnen doen, is middelen proactief beheren. Als het om middelenbeheer gaat, zijn dit enkele van de meest voorkomende knoppen waaraan je kunt draaien.
Tijd
Goed tijdbeheer kan je helpen het schema te optimaliseren, zelfs wanneer je planning krap is. Dit kan eruitzien als het proactief inplannen van ontwerpbeoordelingen met belangrijke belanghebbenden of het beperken van het aantal mensen dat feedback geeft. Het kan ook betekenen dat je tijdvakken voor revisies inplant, zodat de ontwerper genoeg tijd heeft om feedback te verwerken voordat de volgende beoordelingsronde plaatsvindt.
Energie
Net als tijd is energie geen onbeperkte hulpbron. Een team dat volledig opgebrand is, zal je voltooiingspercentage van projecten niet verbeteren. Door met je klant of belanghebbenden samen te werken om werk te prioriteren en hectische noodsituaties tot een minimum te beperken, kun je voorkomen dat je team opgebrand raakt.
Zorg ervoor dat teamleden redelijke werktijden hebben en tijd buiten het werk krijgen om te rusten en op te laden. Als je merkt dat een teamlid tekenen van een burn-out vertoont of langer nodig heeft om taken af te ronden die het normaal gesproken snel uitvoert, moedig die persoon dan aan om wat tijd vrij te nemen om op te laden.
Teamleden
De juiste teamleden hebben is een van de belangrijkste hefbomen om je voltooiingspercentage te behalen. Een team dat onervaren is of niet goed samenwerkt, kan de voortgang van een project gemakkelijk belemmeren.
Andere veelvoorkomende problemen zijn onderbezetting of teamleden die te veel werk hebben ingepland. Beide kunnen de voltooiing van een project ernstig verstoren.
Budget
Let goed op hoe het projectbudget wordt besteed, inclusief uren van het team, vergaderingen, hardware- en softwarekosten. Als er nog veel werk moet worden gedaan en het budget krap is, zorg er dan voor dat het team en de belanghebbenden de mogelijke risico’s begrijpen.
Vraag naar de mogelijkheid van een wijzigingsopdracht of budgetverhoging om te weten te komen of er later extra middelen beschikbaar kunnen zijn.
In mijn ervaring kan dit een van de moeilijkst te beheren middelen zijn, vooral wanneer het projectbudget lager is dan nodig omdat het bureau of de organisatie ermee heeft ingestemd het project voor een vast budget uit te voeren, hoewel ze vooraf wisten dat het budget laag was.
Ik heb dit zien gebeuren in rustige periodes, bij het ontwikkelen van nieuwe diensten of omdat het managementteam wilde kunnen zeggen dat ze met een specifieke klant hadden samengewerkt.
Apparatuur & software
De juiste apparatuur en software hebben om een project te voltooien is een belangrijke hulpbron die altijd zorgvuldig moet worden beheerd. Zelfs wanneer je een website bouwt op een opensourceplatform, heb je nog steeds plug-ins, abonnementen en optimalisatietools zoals Google Analytics nodig voor een goede werking.
Gebruik voor mobiele apps verschillende telefoons om op te testen. Door de benodigde apparatuur in cruciale projectfasen beschikbaar te stellen aan het team, kun je de voortgang versnellen en zorgen voor een succesvolle voltooiing.
Als je software aanschaft, probeer dan budget vrij te maken voor voldoende licenties voor het aantal gebruikers dat je hebt. Gedeelde aanmeldgegevens kunnen de voortgang soms vertragen.
Tools voor het beheren van het voltooiingspercentage van projecten
Je hoeft je projectvoltooiingspercentages niet langer handmatig bij te houden. Er zijn veel tools voor resourcebeheer die je kunt gebruiken om het tempo en budget van het project bij te houden terwijl het werk wordt uitgevoerd. Je kunt deze inzichten uit het project gebruiken bij besluitvorming die uiteindelijk helpt je algehele voltooiingspercentage te verhogen.
Hier zijn enkele van de beste softwaretools voor resourcebeheer die momenteel beschikbaar zijn:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Word lid voor meer inzichten in het voltooiingspercentage van projecten
Als het voltooiingspercentage van projecten belangrijk is voor je organisatie, word dan lid van onze actieve en betrokken community voor inzichten waarmee je een betere projectmanager kunt worden.
We bieden tools en sjablonen om je te ondersteunen, evenals een actieve en betrokken community van vakgenoten die praktisch advies kunnen geven.
