21 ideeën voor sprintretrospectieven om stille projectteams aan het praten te krijgen
Er zijn veel ingrediënten nodig om van een goede retrospective een geweldige retrospective te maken. Maar bijna al deze ingrediënten—of het nu gaat om eerlijkheid, psychologische veiligheid, openheid of simpelweg de wens om te verbeteren—zijn afhankelijk van het feit dat agile teams zich uitspreken.
Retrospectives komen niet verder als teamleden zich er niet voor inzetten om problemen te bespreken en verantwoordelijkheid te nemen voor voortdurende verbeteringen.
Retrospectives werken alleen als teamleden deelnemen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Door de activiteiten van Parabol om teams te helpen betere, democratischere en inclusievere retrospectives te houden, hoor ik één veelvoorkomende uitdaging van Scrum Masters en Product Owners: “mijn team is erg stil tijdens retrospectives—hoe krijg ik ze aan het praten?”
Retrospectives zijn niet alleen pijnlijk als niemand zich uitspreekt, maar ze vervullen dan ook niet langer hun doel: voortdurende verbetering van het team creëren.
Waarom is je team stil tijdens retrospectives?
Sprintretrospectives zijn vreemde bijeenkomsten, omdat retrospectives deelnemers, in tegenstelling tot de meeste andere vergaderingen, vragen om kwetsbaarheden, zwakke punten, problemen of uitdagingen te delen.
Kwetsbaarheid en openheid maken inzichten uit retrospectives zo waardevol. Maar daardoor zijn dit ook moeilijkere bijeenkomsten om aan deel te nemen.
Er zijn een paar zaken die een stiller team ervan kunnen weerhouden om zich uit te spreken tijdens retrospectives:
Er zijn verschillende redenen waarom teamleden stil kunnen zijn tijdens retrospectives.
- Angst voor represailles: Soms voelen mensen zich niet veilig om zich kwetsbaar op te stellen, of het nu gaat om het toegeven van een fout of simpelweg erkennen dat er iets is misgegaan. Vooral nieuwe teams kunnen hiermee worstelen, omdat teamleden bang zijn dat hun fouten tegen hen zullen worden gebruikt.
- Angst om beoordeeld te worden: Iedereen wil door zijn of haar collega's worden gerespecteerd. Daarom kunnen sommige teamleden—vooral nieuwere teamleden—het gevoel hebben dat wat zij te bieden hebben het niet waard is om te bespreken of dat ze er dom door lijken.
- Niet weten wat je moet zeggen: Agile retrospectives zijn in de eerste plaats bedoeld om het team te dienen, niet managers. Teamleden kunnen het gevoel hebben dat ze niets nieuws aan de bijeenkomst hebben bij te dragen en blijven daarom stil. Ik zie dit vaak bij teamleden die het gevoel hebben dat ze al hebben bijgedragen door reflecties voor de retrospective te schrijven, maar die er tijdens de retro niet zeker van zijn hoe ze deze mondeling verder kunnen toelichten of het betreffende probleem kunnen uitdiepen.
Sommige teamleden bevinden zich misschien ook meer aan de introverte kant van het spectrum. Als dat het geval is, vind je hier enkele tips voor het organiseren van meer introvertvriendelijke agile bijeenkomsten.
Waarom stille retrospectives een slecht teken zijn
Retrospectives binnen agile zijn als teamtherapie. Elke 2 weken ga je samen zitten en bespreek je de afgelopen twee weken. En net als bij therapie is het doel niet om na één sessie alle antwoorden te hebben, maar om gestaag vooruitgang te boeken. Als je je niet geleidelijk kunt openstellen, is het onmogelijk om vooruit te komen en productieve bijeenkomsten te hebben.
Net als het opkroppen van negatieve gevoelens zijn stille retrospectives gevaarlijk voor de gezondheid van je team. Wanneer problemen of kwesties niet aan het licht komen, worden besproken en opgelost, kunnen ze zich op een giftige manier opstapelen.
Sterke en ervaren teams hebben misschien meer vertrouwen bij het bespreken van problemen, maar nieuwe of minder ervaren teams internaliseren problemen eerder vanwege verschillende angsten of onzekerheden. Bij teams die hun gevoelens opkroppen, kunnen deze gevoelens uitgroeien tot wrok of het gevoel niet gehoord te worden, wat de psychologische veiligheid kan schaden.
Open communicatie tijdens retrospectives is belangrijk omdat:
- Eerlijke discussies zijn noodzakelijk voor teams om zich te verbeteren. Zonder die discussies loop je steeds weer tegen dezelfde problemen aan. Hierdoor ontstaat een vicieuze cirkel, waarin teamleden gaan geloven dat retrospectives saai zijn omdat steeds dezelfde problemen terugkomen.
- Communicatie vergroot de transparantie en openheid binnen een team. Wanneer teams open met elkaar kunnen zijn over hun werk, is de kans groter dat ze ook tijdens hun samenwerking opener zijn. Dit voorkomt eilandvorming en verborgen informatie.
- Leren wordt iets om te vieren in plaats van iets om bang voor te zijn. Een goede retrospective kan een transformerende ervaring zijn voor teams: verborgen inzichten komen aan het licht en teams worden geholpen om een gedurfde weg vooruit uit te stippelen. Hoe sneller je team samen kan leren, hoe sneller jullie groeien en hoe beter jullie worden.
Zo krijg je teams aan het praten tijdens je retrospectives
Wanneer je een retrospective begeleidt, is het gemakkelijk om je verantwoordelijk te voelen voor het op gang brengen van het gesprek binnen het team. Je bent er tenslotte om het gesprek te sturen—of toch niet? Facilitatoren zijn er om het gesprek soepel te laten verlopen. Niet om het te creëren.
Hier zijn enkele praktische dingen die je tijdens je volgende retrospective kunt doen om open communicatie aan te moedigen.
Voor de bijeenkomst
Teams kunnen voor of buiten de bijeenkomst genoeg dingen doen om openheid aan te moedigen. Veel van deze dingen hebben te maken met de bredere cultuur binnen je team en misschien zelfs binnen je organisatie. Hier zijn mijn belangrijkste tips voor voordat de bijeenkomst begint.
1. Creëer een cultuur van eigenaarschap
Je kunt niet van de ene op de andere dag een cultuur creëren, maar je kunt wel verwachtingen scheppen die helpen om die cultuur te versterken. Retrospectives moeten in de eerste plaats het team dienen en het team helpen beter te worden. Benadruk daarom opnieuw dat retrospectives het team dienen en probeer eventuele angst voor represailles weg te nemen door duidelijk te maken dat wat tijdens de retro gebeurt, binnen de retro blijft.
2. Stel verwachtingen voor het team vast
Nieuwe teams kennen misschien niet de ‘spelregels’ en maken zich mogelijk zorgen over wat er van hen wordt verwacht. Soms weten nieuwe teamleden niet precies waarover ze moeten reflecteren of hoe een reflectie tijdens een retro moet klinken. Stel daarom verwachtingen vast en deel vooraf enkele nuttige tips voor deelnemers aan de retro, zodat iedereen weet hoe hij of zij kan bijdragen.
3. Spit problemen uit in je 1:1-gesprekken
Mensen communiceren en gaan op verschillende manieren met elkaar om. Als je je zorgen maakt over de teamdynamiek tijdens retrospectives, kun je teamleden afzonderlijk vragen hoe zij dit ervaren en wat je kunt doen om de dynamiek te verbeteren. Het kan je verrassen dat vergelijkbare thema’s steeds terugkomen, waardoor je een duidelijke route krijgt om het probleem te helpen oplossen.
4. Stimuleer asynchrone reflectie
Niet iedereen functioneert goed wanneer die persoon onverwacht wordt gevraagd om terug te blikken op de afgelopen twee weken. Introverte mensen kunnen baat hebben bij meer tijd om na te denken.
Probeer je online retrospectivebord aan het begin van de sprint open te stellen, zodat mensen kunnen bijdragen wanneer ze daar klaar voor zijn. Dit is een goede manier om bijeenkomsten inclusiever te maken voor introverte mensen en kan helpen om meer van je gezamenlijke tijd voor discussie te bewaren.
5. Werk aan psychologische veiligheid
Psychologische veiligheid helpt teamleden zich comfortabel genoeg te voelen om samen te gaan zitten en zich open te stellen. Het is een langetermijnproces dat wordt opgebouwd door een cultuur zonder veroordeling en schuld.
Je kunt psychologische veiligheid bevorderen door samen sociale tijd in te plannen, vóór een bijeenkomst een spel te spelen of een ijsbrekervraag te stellen. Iets eenvoudigs als een quizspel kan een groot verschil maken voor hoe je team zich voelt voordat het aan het werk en de bijeenkomsten begint.
Het opbouwen van psychologische veiligheid is belangrijk voor elk team, maar vooral noodzakelijk voor teams op afstand, waarvan de deelnemers niet altijd evenveel mogelijkheden hebben om vertrouwen op te bouwen en sterke interpersoonlijke banden te ontwikkelen.
6. Maak van retrospectives een bijeenkomst op uitnodiging
Nieuwsgierige toeschouwers kunnen de openheid tijdens retrospectives schaden. Zorg er daarom voor dat alleen je team en de facilitator van de bijeenkomst worden uitgenodigd. Als iemand uit het management of uit een ander deel van de organisatie wil deelnemen, leg dan uit dat hun deelname de psychologische veiligheid van het team kan schaden. Als je je zorgen maakt over hoe je dat gesprek moet aanpakken, vind je hier enkele aanwijzingen.
7. Lees de hoofdrichtlijn voordat je begint
De hoofdrichtlijn voor retrospectives van Norm Kerth is een nuttige mantra die verwachtingen voor retrospectives schept. Meestal lezen facilitators van retrospectives dit aan het begin van de retro voor om de toon te zetten. De hoofdrichtlijn kan stillere teams helpen zich zekerder te voelen om hun mening te geven, door opnieuw te benadrukken dat retros een veilige ruimte zijn die vrij is van oordeel.
Tijdens de vergadering
De dag is eindelijk aangebroken. Je team heeft twee weken of langer hard gewerkt aan de sprint. Het is tijd om jullie sprintretrospective te houden en te onderzoeken wat goed ging en waar een beetje verbetering van pas zou kunnen komen. Hier zijn mijn beste tips om teams tijdens jullie retro aan het praten te krijgen.
8. Begin met een ijsbreker
Vragen als ijsbreker geven iedereen aan het begin van de vergadering de gelegenheid om iets te zeggen. Soms is het moeilijkste om je eerste woord uit te spreken. Maak het daarom laagdrempelig door een leuke vraag te stellen die het team helpt zich open te stellen en contact te maken.
Voor teams op afstand kan dit een bijzonder waardevolle manier zijn om een band op te bouwen wanneer je minder gelegenheden hebt om contact te maken.
9. Houd het anoniem om openheid te stimuleren
Het kan tijd kosten voordat een nieuw team zich zeker genoeg voelt om zich tegenover elkaar open te stellen. Probeer daarom alle reflecties van de retro anoniem te maken om angst voor represailles of oordeel binnen het team te overwinnen. Anonimiteit is een geweldige manier om een eerlijk en open gesprek te voeren zonder dat iemand zich te veel blootgesteld voelt. Veel online tools maken reflecties standaard anoniem om je hierbij te helpen.
10. Maak interactie eenvoudiger met een poll
Stemmen in een poll is eenvoudig en een geweldige manier om een gesprek op gang te brengen. Als facilitator van een vergadering kun je zien wie wat vindt en gerichte vervolgvragen stellen, in plaats van de soort open vragen die je normaal gesproken zou stellen om een gesprek te beginnen.
Als er bijvoorbeeld twee opties zijn om een procesprobleem te verbeteren, zet je die in een korte poll. Kijk wie welke optie kiest en begin van daaruit het gesprek. Net als bij planning poker of agile schattingen kun je tijd besteden aan het vinden van een derde mogelijkheid of aan het bereiken van overeenstemming over een van de bestaande opties.
11. Wissel de rol van facilitator af om eigenaarschap binnen het team op te bouwen
Probeer de rol van facilitator binnen je team af te wisselen. Dit helpt om bij het hele team begrip te creëren voor hoe moeilijk het kan zijn om een stille retrospective te faciliteren.
Als je bang bent dat het misgaat, probeer dan een online tool te gebruiken die een deel van het voorbereidende werk uit handen neemt voor facilitators die dit voor het eerst doen. Je kunt eigenaarschap over de teamretrospective opbouwen door de facilitator aan te moedigen het retrospectivetemplate te kiezen.
12. Stel doelen voor reflecties of gebruik een timer
Als je moeite hebt om veel betrokkenheid te krijgen bij het opschrijven van reflecties voor de retrospective, probeer dan doelen voor het team vast te stellen. Bijvoorbeeld: “Ik zou in deze retrospective graag minstens 5 reflecties van elk teamlid zien”. Je kunt ook experimenteren met een timer voor het toevoegen van reflecties, zodat deelnemers ongeveer weten hoeveel tijd ze aan het schrijven moeten besteden.
13. Schets de context voor kwalitatief betere reflecties
Het is lastig om terug te kijken op de afgelopen sprint als je je niet eens meer kunt herinneren wat er is gebeurd. Onderschat daarom niet hoe waardevol het is om de context voor je retrospective te schetsen.
Open Jira, Confluence, GitHub of de plek waar je je werk organiseert en geef een kort overzicht van wat tijdens de sprint is afgerond en wat nog openstaat. Hierdoor blijft de inhoud van de sprint goed in beeld en wordt ook voorkomen dat recentheid het beeld van je retrospectives vertekent.
Vind hier meer tips en trucs voor Jira en bekijk ook projectmanagementsoftware met Jira-integratie.
14. Verdeel de groep in kleinere groepen om gesprekken te stimuleren
Als je moeite hebt om zinvolle gesprekken over onderwerpen te voeren, overweeg dan om de retrospective op te delen in kleinere groepen die specifieke problemen bespreken, oplossingen bedenken en daarover terugkoppelen.
Het nadeel is dat je een deel van de transparantie van het gesprek verliest. Het voordeel is echter waarschijnlijk meer betrokkenheid wanneer twee mensen die samenwerken weten dat ze met iets moeten terugkoppelen. Het kan een goede manier zijn om een diepgaander gesprek op gang te brengen.
15. Vraag “Waarom?” om diepgaander nadenken uit te nodigen
‘Waarom?’ is een ondergewaardeerde en onderbenutte vraag in retrospectieven. Vragen waarom iemand zich op een bepaalde manier voelt, of waarom iets is misgegaan, kan helpen om diepere reflectie op gang te brengen. Als je tot de kernoorzaak van een probleem wilt komen, kun je zelfs de Vijf keer waarom-aanpak proberen.
16. Maak het leuk door een spel te spelen
Spelactiviteiten maken gesprekken vaak minder risicovol, helpen mensen zich open te stellen en zorgen ervoor dat retrospectieven minder serieus aanvoelen. Ze helpen mensen ook om op een non-verbale manier bij te dragen. Dus als het probleem is om mensen aan het praten te krijgen, is het creëren van een ruimte waarin ze op een andere manier kunnen deelnemen een heel handige manier om input te verzamelen.
Ik raad het spel van de planeten in een baan aan. Dit kan worden gebruikt voor teambuildingspellen of als format voor een retrospectief. Veel retrospectiefspellen vinden online plaats, waardoor ze ideaal zijn voor teams op afstand of vergaderingen met virtuele deelnemers.
17. Geniet van de stilte
Als je de vergadering begeleidt, is het gemakkelijk om het gevoel te krijgen dat je verantwoordelijk bent voor het opvullen van stiltes. Maar stilte is niet iets slechts. Soms zijn die paar extra seconden stilte precies wat teamleden nodig hebben om ertoe aangezet te worden bij te dragen.
Houd er rekening mee dat retrospectieven veel interpretatief werk met zich meebrengen, terwijl teamleden nadenken over hoe ze beter kunnen worden of procesproblemen kunnen oplossen. Stilte betekent dus niet altijd dat mensen niet betrokken zijn. Mensen denken misschien gewoon na of bereiden zich voor om iets te zeggen. Die paar extra seconden stilte geven, is misschien precies wat het team nodig heeft.
Na het retrospectief
Het zou begrijpelijk zijn als je denkt dat het retrospectief voorbij is zodra het afgelopen is. Maar er moet nog meer werk worden gedaan om de lessen te bundelen, feedback te verzamelen en ervoor te zorgen dat je volgende retrospectief nog beter wordt. Hier zijn een paar dingen die je aan het einde van je retrospectief kunt proberen.
18. Houd een retrospectief over je retrospectief
Een retrospectief over je retrospectief houden kan je helpen om enkele manieren te herkennen waarop de vergadering kan worden verbeterd. Vraag teams hoe ze over hun retrospectieven denken, wat ze zouden verbeteren en vraag ze om experimenten voor te stellen die kunnen helpen om hun retrospectieven beter te maken.
19. Versterk positief gedrag
Geef positieve feedback zodra je retrospectief is afgelopen, waarbij je teamleden erkent die hun stem hebben laten horen en momenten benoemt waarop retrospectieven goed verliepen. Richt je op nuttige inzichten die naar voren zijn gekomen en geef teamleden die veel hebben bijgedragen een compliment. Als je teamleden zich niet prettig voelen bij het ontvangen van lof in het openbaar, bedank dan eenvoudigweg iedereen voor hun bijdragen.
20. Voer actiepunten zorgvuldig uit
Teams nemen actiever deel aan retrospectieven wanneer ze de waarde ervan kunnen zien. Als je elke 2 weken naar een vergadering gaat en over het werk praat, maar er niets gebeurt, dan heeft dat voor jou geen waarde. Maar als teamleden actiepunten opvolgen en merken dat de wrijving uit hun werk verdwijnt en processen verbeteren, is het gemakkelijker om de waarde ervan in te zien.
Zie het als sporten of afvallen. Als je hard traint en geen resultaten ziet, is de kans groter dat je opgeeft. Maar als je al vroeg betekenisvolle vooruitgang ziet, is de kans groter dat je daar waarde in ziet en ermee doorgaat.
21. Plan het volgende retrospectief in de teamagenda
Continue verbetering mislukt wanneer deze niet langer continu is. Daarom is het belangrijk om gedisciplineerd te werk te gaan door ze regelmatig te houden. Wanneer teams meer mogelijkheden hebben om zich tegenover elkaar open te stellen, wordt het steeds gemakkelijker. Als je het een tijdje niet hebt gedaan, kan het moeilijker zijn om jezelf kwetsbaar op te stellen.
Als je moeite hebt om een gewoonte van regelmatige retrospectieven op gang te brengen, zijn er enkele tips en trucs die je kunt proberen, zoals terugkerende herinneringen sturen, retrospectieven als onaantastbaar beschouwen en een retrospectiefgewoonte koppelen aan een andere bestaande gewoonte, zoals de sprintreview. Bedenk dat je ongeveer één uur tijd voor een retrospectief moet inplannen voor elke sprint van 2 weken.
Retrospectieven die je team aan het praten krijgen
Retrospectieven begeleiden is niet altijd een gemakkelijke taak, vooral niet met nieuwe teams. Zelfs wanneer deelnemers aan de vergadering iets willen zeggen, kan het moeilijk zijn om informatie te bundelen en duidelijke vervolgstappen te bedenken waar het team achter staat. Maar als je team zich niet zeker genoeg voelt om iets te zeggen, zijn dat je minste zorgen.
Deelnemers aan een retrospectief kunnen verlegen zijn om iets te zeggen, of bang zijn voor represailles of een oordeel. Misschien weten ze niet wat ze moeten zeggen of hebben ze het gevoel dat ze niets bij te dragen hebben. En dat kan voor ieder persoon in je team anders zijn.
Maar uiteindelijk draait het er bij het meer laten praten van je team tijdens retrospectieven om dat je drie belangrijke dingen doet:
- Ervoor zorgen dat vergaderingen waarde opleveren, zodat iedereen begrijpt waarom retrospectieven belangrijk zijn en wat ze eraan hebben.
- Retrospectives associëren met positieve gevoelens, omdat teamleden willen deelnemen wanneer retrospectives leuk zijn en leiden tot verbetering van het team.
- Mensen helpen zich veilig te voelen om zichzelf te uiten, omdat niet iedereen zich even snel openstelt of liever op dezelfde manier communiceert. Sommige mensen nemen liever meer tijd om asynchroon na te denken, of gebruiken liever schriftelijke communicatie of emoji's dan spraak.
De ideeën en strategieën in deze blog zijn bedoeld om je precies daarbij te helpen, of je nu retrospectives op afstand of fysieke retrospectives organiseert.
Dus probeer vóór je volgende retrospective enkele van deze strategieën uit. Begin met slechts één of twee en kijk hoe ver je komt. Als dingen niet goed werken, verzamel dan feedback, verbeter je aanpak en vraag het team om input over hoe je het nog beter kunt maken.
En als je nog steeds moeite hebt, kun je altijd een stille retrospective proberen!
Voor meer blogs zoals deze kun je je abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.
