3 samenwerkingsrollen voor effectieve vergaderingen in 2026
Toen Harvard Business Review 182 senior managers ondervroeg, zei 71% dat vergaderingen onproductief zijn. Toen Miro 2.000 kenniswerkers ondervroeg, gaven zij aan dat nauw samenwerken met collega's en managers aan een project de belangrijkste manier is om relaties op de werkplek op te bouwen — wat hun kans om in hun huidige functie te blijven aanzienlijk vergroot.
Deze twee zaken samen laten ons zien dat we het beter moeten doen in onze vergaderingen. Als we ze omvormen tot workshops, kunnen we ze effectiever en boeiender maken en de kracht van samenwerking in onze projecten echt benutten.
Ik ben Annie MacLeod, een gepassioneerde en ervaren projectmanager en coach die zich graag bezighoudt met het creëren van samenwerkingservaringen voor teams op afstand en hun projecten. Deze ervaringen omvatten de volledige levenscyclus van projecten, van het verzamelen van input van projectklanten en het creëren van samenwerkingsworkshops om problemen op te lossen tot het nemen van definitieve beslissingen en het verbeteren van de teamcultuur.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Een belangrijk onderdeel van het effectiever maken van vergaderingen en workshops, vooral in de gedistribueerde wereld, is het begrijpen van de nieuwe rollen van facilitator, bijdrager en ontwerper. Wanneer je vergadert, workshops organiseert en samenwerkingservaringen opbouwt in de gedistribueerde wereld, is enige planning nodig om ervoor te zorgen dat deze sessies zo effectief mogelijk zijn.
De belangrijkste doelen om vergaderingen en workshops effectief te maken zijn:
- Respecteer de tijd van mensen: vergaderingen moeten op tijd beginnen en eindigen en zo worden gestructureerd dat ze zo efficiënt mogelijk verlopen
- Verzamel input: vergaderingen moeten niet draaien om het zenden van informatie—we moeten mensen betrekken zodat ze zich gewaardeerd en betrokken voelen
- Benut de kennis van het samenwerkende team: vergaderingen zijn duur—iedereen die deelneemt moet waarde leveren en om die waarde te verkrijgen, moeten we workshops organiseren die tot actie leiden
Door je op deze doelen te richten, facilitators en ontwerpers effectief in te zetten en te begrijpen hoe je je bijdragers het best kunt betrekken, til je je projectvergaderingen naar een heel nieuw niveau!
Wat zijn de belangrijkste samenwerkingsrollen?
Ik heb gemerkt dat er, vooral bij digitale samenwerking, drie nieuwe teamrollen zijn die bijdragen aan het zo effectief, efficiënt en boeiend mogelijk maken van vergaderervaringen. Samenwerkingsrollen bestaan al een tijdje, maar de rollen die ik beschrijf zijn nieuw vanwege de enorme verschuiving naar gedistribueerde teams en de behoefte aan effectieve samenwerking.
Deze rollen zijn:
- Ontwerper: de maker van de werkruimte voor de vergadering of van de workshopervaringen
- Facilitator: degene die de daadwerkelijke vergadering of workshop leidt
- Bijdrager: de interne en externe mensen die expertise en kennis aan de vergadering zullen toevoegen
Laten we een typische vergadering voor digitaal projectmanagement nemen om de verschillende rollen te illustreren. Je bureau heeft misschien een ontwerpvergadering met de klant om belangrijke ontwerpelementen uit te werken, hoe ze eruitzien en aanvoelen, welke inhoud nodig is, wie over die inhoud beschikt en andere details.
Deze vergaderingen zouden vaak standaardpraktijk zijn voor je bureau, dus het zou logisch zijn om te investeren in een gestandaardiseerde aanpak en een aantal activiteiten met je merk erin binnen de vergadering op te nemen. Deze kunnen vervolgens als sjabloon worden opgeslagen, zodat meerdere mensen deze middelen in klantvergaderingen kunnen gebruiken.
In dit geval zou je een ontwerper de whiteboardruimte of een ander hulpmiddel voor teamsamenwerking (zoals het PM Gameboard!) laten bouwen, zodat deze voldoet aan je merkrichtlijnen en qua uitstraling en gevoel aansluit bij de merkstem, lettertypen en andere ontwerpelementen van je bureau. Daarnaast kan een ontwerper ervoor zorgen dat de belangrijkste samenwerkingsactiviteiten in de vergadering visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te volgen zijn.
De facilitator zou met de ontwerper samenwerken aan het verloop van de vergadering en de vergadering leiden. Dit alles zou gebeuren met de bijdragers in gedachten—in dit geval de interne mensen en externe klantmedewerkers die aan de vergadering deelnemen. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat je vergaderbord geschikte activiteiten bevat voor je doelgroep van bijdragers.
Ik merk dat je, wanneer je te maken hebt met mensen uit de directie, snel tot zaken wilt komen, zelden ijsbrekers gebruikt en je aan de feiten houdt. Als je samenwerkt met collega's en samenwerkingspartners, is het belangrijk om activiteiten zoals ijsbrekers toe te voegen en een uitstraling te hebben die leuk en boeiend is om die relaties op te bouwen!
Bekijk hier meer goede werkwijzen voor samenwerking.
Waarom zijn deze rollen belangrijk?
In onze digitale projecten vinden allerlei vergaderingen plaats! In elke fase of bij elke mijlpaal van een project hebben we vergaderingen en het is bijzonder belangrijk om ervoor te zorgen dat onze vergaderingen zo effectief mogelijk zijn, zodat mensen weer waarde voor het project kunnen leveren.
Nu we zoveel vergaderingen digitaal houden voor teams die op afstand of hybride werken, is er veel voorbereiding nodig om vergaderingen effectief te maken.
Gelukkig komen er steeds meer oplossingen beschikbaar om deze vergaderingen interactiever te maken op technisch vlak. Zoom heeft een whiteboard toegevoegd, Apple heeft een nieuwe app aangekondigd, ClickUp heeft whiteboardfuncties geïntegreerd, Miro-borden kunnen aan MS Teams-ruimtes worden toegevoegd en iedereen begint te begrijpen dat vergaderingen een plek moeten zijn voor interactie, niet alleen pratende hoofden die in de digitale ruimte zweven.
Wat we moeten doen, is onze vergaderingen omvormen tot workshops. Ik vind dit citaat een goede omschrijving:
Kort gezegd: in vergaderingen worden zaken besproken.
In workshops worden zaken gedaan.
| Vergaderingen | Workshops |
|---|---|
| Doel soms onduidelijk | Actiegericht |
| De persoon met de hoogste positie krijgt de meeste aandacht | Doelgericht |
| De luidste persoon krijgt de meeste spreektijd | Iedereen doet mee |
| Informatie wordt meestal verspreid - beperkte interactie | Boeiend & samenwerkend |
| De duur kan een probleem zijn; ze beginnen of eindigen niet op tijd | Geplande duur en verloop |
In onze digitale projecten hebben we talloze vergaderingen die kunnen worden omgezet in workshops, of het nu gaat om een planningsvergadering, brainstormsessie om een probleem op te lossen of een oplossing te ontwerpen, of retrospectieven om over ons werk na te denken.
Ik vertel mijn klanten graag dat er eigenlijk maar vier redenen zijn om een vergadering te houden:
- Een probleem oplossen
- Een beslissing nemen
- Samen creëren
- Relaties opbouwen
Al deze soorten vergaderingen kunnen worden omgezet in workshops, in plaats van vergaderingen die alleen voor discussie bedoeld zijn. Wanneer we vergaderingen omzetten in workshops, zijn er belangrijke technieken en specifieke rollen die ervoor zorgen dat we zaken gedaan krijgen:
| Doel | Techniek | Rol van de ontwerper | Rol van de begeleider |
|---|---|---|---|
| De tijd van mensen respecteren | Agenda | Activiteiten opstellen die efficiënt met de tijd omgaan en inclusief zijn, om het resultaat te bereiken | Technieken gebruiken om de groep gefocust te houden, duidelijkheid te verkrijgen en resultaten te behalen |
| Input verzamelen | Activiteiten om informatie, kennis en feedback te verzamelen. Bijvoorbeeld brainstormen, schriftelijk brainstormen of gezamenlijk beslissingen nemen | Activiteiten opstellen die deelnemers aan de vergadering effectief betrekken | Vertrouwd zijn met technieken om ervoor te zorgen dat alle deelnemers aan de workshop actief betrokken zijn en de gelegenheid hebben om input te leveren |
| De kennis van het team benutten | Uitsplitsessies waarin kleine groepen problemen oplossen, aanbevelingen doen, oplossingen ontwikkelen en deze aan de grotere groep presenteren | Activiteiten opstellen die de creativiteit van deelnemers benutten, zodat de groep zich kan opsplitsen en weer bij elkaar kan komen om het werk te presenteren | Individuen en groepen effectief begeleiden om ervoor te zorgen dat iedereen vooruitgang boekt en de toegewezen taak binnen de beschikbare tijd kan voltooien |
5 technieken om je vergaderingen om te zetten in workshops
Laten we nu een paar technieken en de rollen van de ontwerper en begeleider nader bekijken, zodat we begrijpen hoe ze ervoor zorgen dat onze vergaderingen en workshops onze doelen bereiken:
- De tijd van mensen respecteren
- Input van het team vragen
- De kennis van het team benutten
1. Agenda
Vergaderingen zonder agenda respecteren de tijd van mensen niet en hechten geen waarde aan hun inbreng. Op zijn minst moet er een beoogd resultaat voor de vergadering zijn en moet dit samen met de uitnodiging voor de vergadering worden verstuurd. Anders weten mensen niet waarom ze deelnemen of wat er van hen wordt verwacht.
In de agenda wil je ook de activiteiten beschrijven die worden uitgevoerd om het resultaat te bereiken. Door dit te doen bij het opstellen van de agenda, ga je zorgvuldig om met de tijd van mensen en maak je duidelijk hoe het team zal bijdragen aan het resultaat.
2. Activiteiten
Deze zijn essentieel om van een vergadering een workshop te maken; met andere woorden, om van een gesprek daadwerkelijk tot actie over te gaan. Deze activiteiten zijn gebaseerd op of gestructureerd rond het soort resultaat dat je probeert te bereiken.
Enkele belangrijke voorbeelden zijn:
- Brainstormen: voor probleemoplossing, het afbakenen van de reikwijdte, het ontwikkelen van alternatieven en retrospectieven
- IJsbrekers: om relaties op te bouwen en groepen op te frissen zodat ze de inhoud van je vergadering kunnen aanpakken
- Input of feedback geven: plannen, schatten, alternatieven ontwikkelen, prioriteren, processen in kaart brengen, gebruikersverhalen ontwikkelen
- Informatie synthetiseren: beoordelingen van onderzoeksgegevens, analyse van de onderliggende oorzaak
Al deze onderdelen kunnen worden omgezet in activiteiten waarbij de groep samenwerkt om de activiteit te voltooien. Dit brengt de voordelen van teamsamenwerking met zich mee, zoals het verzamelen van verschillende meningen en expertisegebieden.
3. Ontwerper
Wanneer we onze vergaderingen omvormen tot workshops of een nieuwe reeks hulpmiddelen voor projectsamenwerking gebruiken, moet iemand verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden van de digitale omgeving voor de workshop en de activiteiten (het prijsplan voor samenwerkingssoftware dat je kiest, kan je opties in deze gevallen beperken).
Dat kan onze projectmanager zijn. De rol kan ook worden vervuld door sjablonen te gebruiken voor activiteiten die op internet of in de MiroVerse beschikbaar zijn. Als de workshop daarentegen voldoende omvang, complexiteit en aanzien heeft, kan het zelfs gerechtvaardigd zijn om een professionele ontwerper de workshopomgeving te laten creëren.
Ontwerpers brengen specifieke vaardigheden en methodologieën mee om je workshop visueel aantrekkelijk, gemakkelijk te volgen, logisch en effectief te maken. Door met de begeleider samen te werken, kunnen ze je samenwerkingsactiviteiten verrijken en ze leuk en boeiend maken.
Overwegingen bij de keuze om een professionele ontwerper in te schakelen kunnen er als volgt uitzien:
| Element | Overweging |
|---|---|
| Omvang van de workshop | Als er meer dan 10 tot 12 mensen deelnemen, is de omvang van belang. De ruimte moet mensen naadloos naar hun werkgebied kunnen leiden en hen in staat stellen efficiënt hun input te geven, met minimale technische belemmeringen. |
| Complexiteit | Als er meerdere activiteiten tijdens de workshop worden uitgevoerd, meerdere groepen in deelsessieruimtes werken, of als er meerdere categorieën onderzoek of ander materiaal en gegevens beschikbaar zijn voor de deelnemers aan de workshop, kan een ontwerper alles zo organiseren dat al het materiaal direct toegankelijk is. |
| Profiel | Als je workshop klanten, externe experts of adviseurs omvat, moet de ervaring er professioneel uitzien en professioneel aanvoelen. |
4. Begeleider
Net als bij de rol van ontwerper willen we bepalen wie de begeleider van de workshop wordt. Dit is de persoon die de workshop in goede banen leidt. Die persoon lijkt sterk op een dirigent van een symfonieorkest: hij of zij haalt het maximale uit de ervaring en uit alle deelnemers!
Goede facilitatoren beschikken over uitstekende vaardigheden in actief luisteren en tijdsbewaking, stellen verhelderende vragen, zijn objectief en bieden een neutraal perspectief, en kunnen een psychologisch veilige omgeving voor de workshopdeelnemers creëren. Veel AI-samenwerkingstools bieden functies die een deel van de handmatige aspecten van faciliteren voor je kunnen verzorgen.
Facilitatoren beschikken ook over technieken om interventies uit te voeren. Bijvoorbeeld: ongepaste gesprekken afkappen en vergadernormen handhaven, of ervoor zorgen dat er één gesprek tegelijk plaatsvindt.
Net als bij de ontwerpersrol in ons project kan deze facilitator in feite de projectmanager of teamleider zijn, maar er kunnen verschillende projectsituaties zijn waarin het het meest geschikt is om een externe facilitator in te schakelen.
Denk aan het volgende:
- Er doet zich een projectprobleem voor waarbij de projectmanager een uniek of belangrijk standpunt heeft over de oplossing van het probleem, maar er toch voor wil zorgen dat de rest van het team wordt gehoord. Een facilitator kan ervoor zorgen dat alle stemmen worden gehoord.
- Er wordt een retrospectief gehouden waarbij de projectmanager een conflict met het team heeft gehad. In dit geval zou het waarschijnlijk ongepast zijn als de projectmanager het retrospectief faciliteert, omdat die mogelijk aan het conflict heeft bijgedragen.
- De projectmanager beschikt mogelijk niet over de vaardigheden of ervaring om een bepaalde activiteit of een groep van grotere omvang te faciliteren. Een professionele facilitator kan niet alleen de workshop uitvoeren, maar de PM mogelijk ook coachen om de activiteit in de toekomst zelf te begeleiden of met grotere groepen te werken.
5. Bijdrager
Hier volgen enkele aandachtspunten om het maximale uit de bijdragers aan je workshop te halen. Denk aan: inhoudelijke experts, projectteamleden, sponsors en belanghebbenden.
Ik heb gemerkt dat er in de gedistribueerde en externe werkomgeving enkele unieke aandachtspunten zijn om ervoor te zorgen dat je de wrijving die technologie tijdens je workshopervaring veroorzaakt, tot een minimum beperkt.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- De vaardigheden van je bijdragers zijn van doorslaggevend belang voor het succes ervan. Vaak staan hun technologische vaardigheden omgekeerd evenredig aan hun opleidingsniveau. Mensen met een PhD en advocaten—beroepen die afhankelijk zijn van welsprekendheid—kunnen moeite hebben met toetsenbordvaardigheden. In deze situatie wil je meerdere manieren bieden waarop zij inbreng kunnen geven, bijvoorbeeld door iemand beschikbaar te hebben die chatnotities op borden kan transcriberen, of zelfs door iemand met hen te laten samenwerken om hun inbreng vast te leggen.
- Je wilt materiaal voorafgaand aan je workshop beschikbaar stellen, zodat bijdragers de belangrijkste vaardigheden kunnen oefenen die je tijdens de workshop zult gebruiken. Een andere techniek is om de vereiste vaardigheden op te nemen in een kennismakingsactiviteit aan het begin van de sessie, zodat ze die in een ‘veilige’ omgeving kunnen oefenen voordat ze aan complexere activiteiten beginnen.
- Je wilt afspraken over samenwerking of teamnormen voor je workshop opstellen. Hier vind je enkele uitstekende bronnen van Indeed om je op weg te helpen.
- Houd er rekening mee dat sommige deelnemers mogelijk niet bekend zijn met bepaalde technieken of activiteiten die je hebt ontworpen. Deze deelnemers moeten uitleg krijgen en mogelijk door de activiteiten heen worden gecoacht—houd daar rekening mee in je ontwerp en breng de facilitator op de hoogte van deze situaties.
Ontsnap aan de vergaderwaanzin!
Maak van zoveel mogelijk vergaderingen workshops! Zoek bij die omzetting naar mogelijkheden om de afzonderlijke rollen van ontwerper en facilitator te vervullen, maar vergeet ook niet je doelgroep goed te begrijpen.
Je kunt van de gelegenheid gebruikmaken om bijdragers kennis te laten maken met nieuwe technieken of hun kennis en ervaring in te zetten bij creatieve brainstormactiviteiten zoals stil brainstormen.
Vergeet ook niet om online bronnen en MiroVerse-sjablonen te bekijken om je op weg te helpen. Ze kunnen tegelijk je inspiratiebron en ontwerper zijn.
Ook heb ik vijf deskundige brainstormtechnieken geschreven die de moeite van het lezen waard zijn. Laat hieronder een reactie achter—ik hoor graag wat je hebt geprobeerd, wat je successen waren en waarover je in relatie tot samenwerking meer zou willen horen!
Vergeet niet je te abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager voor meer informatie over projectsamenwerking.
