Gids voor resourcebenutting: Formules & 8 beste tips

Projectmanagers gebruiken middelenbenutting ook om de tijd en output van hun team te maximaliseren, kosten te verlagen en verspilling te minimaliseren.  

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Waarom is middelenbenutting belangrijk?

Middelenbenutting is belangrijk omdat het inzicht biedt in de algehele gezondheid van je projecten en organisatie en helpt bij het identificeren van gebieden met inefficiëntie en verspilling. Het kan ook aangeven dat je bedrijfsmiddelen of projectmiddelen overbelast zijn. 

Middelenbenutting is om de volgende redenen belangrijk:

• Knelpunten: Als middelen op het ene gebied boven verwachting presteren en op een ander gebied ondermaats presteren, kan dit leiden tot knelpunten die de werkstroom verstoren en de opleveringen in gevaar brengen.
• Toegenomen personeelsverloop: Wanneer benuttingspercentages te hoog zijn, krijgen teams te maken met een burn-out en gaan ze vaak elders op zoek naar kansen, waardoor er grotere problemen met de personeelsbezetting ontstaan.
• Lage moraal: Of je nu onderbenutte of overbenutte middelen hebt, teamleden kunnen een lage moraal ervaren, wat op zijn beurt de productiviteit kan verlagen.
• Lage productiviteit: Dit is een teken van onderbenutting, wat, als het niet wordt aangepakt, kan leiden tot projectknelpunten, een lage moraal, personeelsverloop en uiteindelijk volledig productiviteitsverlies.
• Lage winstgevendheid: Toegenomen personeelsverloop, een lage moraal, afgenomen productiviteit en slechte besluitvorming zijn allemaal factoren die uiteindelijk van invloed zijn op de winstgevendheid.

Als projectmanager moet je de benutting proactief monitoren om mogelijke problemen te identificeren voordat ze escaleren. 

Als een specifieke afdeling bijvoorbeeld consequent een lage benutting laat zien, kan dit wijzen op de behoefte aan aanvullende training of een herstructurering. Door deze problemen snel aan te pakken, kunnen bedrijven voorkomen dat ze een negatieve invloed hebben op de productiviteit en winstgevendheid.

Toewijzing van middelen versus middelenbenutting

De toewijzing van middelen is het proces waarbij de juiste middelen aan specifieke taken of projecten worden toegewezen en gedelegeerd, en dit omvat specifieke methoden voor de toewijzing van middelen. 

Hierbij wordt bepaald welke middelen nodig zijn en wanneer, om de gewenste resultaten te bereiken, terwijl de benutting van middelen meet hoe effectief die toegewezen middelen worden gebruikt. Hierbij wordt het daadwerkelijke gebruik van middelen vergeleken met hun beschikbare capaciteit (dit proces wordt een stuk eenvoudiger met behulp van een app voor capaciteitsplanning). 

De toewijzing en benutting van middelen zijn verwante begrippen en cruciaal voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Hier zijn enkele toepassingen voor beide.

Gebruik de toewijzing van middelen voor:

• Productie: Bij de toewijzing van middelen worden apparatuur en menselijke middelen aan specifieke productieprocessen toegewezen om middelen effectief in te zetten. Dit zorgt ervoor dat fabrikanten de productie-output kunnen maximaliseren en stilstand kunnen minimaliseren.
• Bouw: Bij de toewijzing van middelen worden arbeidskrachten, machines en materialen aan verschillende projectfasen toegewezen. Hierdoor wordt gegarandeerd dat elke taak voldoende personeel en middelen heeft, waardoor vertragingen worden beperkt en de projectplanning verbetert. Software voor bouwprojectbeheer die met Xero kan worden geïntegreerd kan je helpen zicht te houden op de personeelsbezetting en op de kosten daarvan.
• IT-projecten: In de IT worden ontwikkelaars, ontwerpers en andere IT-professionals aan specifieke taken of projecten toegewezen om ervoor te zorgen dat projecten op tijd en binnen het budget worden voltooid.

Gebruik middelenbenutting voor:

• Personeelszaken: Resourcegebruik meet de productiviteit en efficiëntie van medewerkers om teams te helpen gebieden te identificeren waar medewerkers onderbenut of overbelast kunnen zijn.
• Facilitair management: Resourcegebruik binnen facilitair management omvat het volgen van het gebruik van kantoorruimte, vergaderruimten en andere faciliteiten om gebieden te identificeren waar ruimte onderbenut wordt en het gebruik ervan te optimaliseren. Je kunt hiervoor ook projectmanagementsoftware voor faciliteiten gebruiken.
• Projectmanagement: Resourcegebruik binnen projectmanagement omvat het volgen van projectresources zoals teamuren, apparatuur en benodigdheden om gebieden met inefficiëntie te identificeren en resources opnieuw toe te wijzen voor betere projectresultaten.

Belangrijke statistieken voor resourcegebruik

Je bedrijf moet specifieke statistieken bijhouden om het gebruik effectief te meten. Dit zijn de vier belangrijkste statistieken voor resourcegebruik die je zou moeten bijhouden:

• Benuttingsgraad: Dit wordt ook wel de factureerbare benuttingsgraad genoemd en is een uitsplitsing en analyse van de beschikbare uren van een teamlid en hoeveel tijd diegene aan elk project besteedt.
• Inwerktijd: Projectmanagers gebruiken dit om te meten hoe lang het duurt voordat een teamlid zijn of haar optimale benuttingsgraad bereikt. 
• Afwijking in inspanning: Hiermee worden de geraamde uren en gewerkte uren gemeten. Dit kan per resource, project of afdeling worden berekend.
• Kostenafwijking: Projectmanagers berekenen de kostenafwijking door de werkelijke uitgaven te vergelijken met de geschatte kosten om inzicht te geven in het budget. 

Resourcegebruik berekenen

Effectief resourcegebruik betekent dat je het werkelijke gebruik van resources vergelijkt met de beschikbare capaciteit. Naast het toepassen van technieken voor resourcebeheer, kun je de volgende stapsgewijze methode gebruiken om het gebruik effectief te berekenen:

1. Bepaal de resources die je wilt meten: Bepaal voor welke specifieke resources je het gebruik wilt berekenen, zoals medewerkers, apparatuur of kantoorruimte.
2. Bepaal de meetperiode: Bepaal het tijdsbestek waarover je het gebruik wilt meten, zoals een week, maand of kwartaal.
3. Verzamel nauwkeurige gegevens: Verzamel gegevens over de tijd en inspanning die aan specifieke taken, projecten of afdelingen zijn besteed. Gebruik tijdregistratietools, projectmanagementsoftware of andere gegevensbronnen om nauwkeurige informatie te verzamelen en volledige gebruiksrapporten op te stellen voor analyse.
4. Bereken het resourcegebruik: Bepaal welke berekening je het beste kunt gebruiken. Ik heb er enkele opgenomen in de onderstaande tabel.
5. Analyseer de resultaten: Analyseer de benuttingsgraden en identificeer gebieden met een hoge of lage benutting. Ik raad aan om te zoeken naar patronen, trends en mogelijkheden voor verbetering. Let op het totale aantal factureerbare uren tegenover niet-factureerbare uren, factureerbare taken of factureerbaar werk, beschikbare tijd en de beschikbaarheid van resources.

Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven waardevolle inzichten krijgen in resourcegebruik en passende acties ondernemen om activiteiten te optimaliseren. Laten we enkele veelgebruikte berekeningen bekijken.

Percentagetype	Beschrijving	Formule
Benutting van middelen	De formule voor de benutting van middelen, die soms ook het factureerbare benuttingspercentage wordt genoemd, vergelijkt de factureerbare uren van je team met de beschikbare uren voor elk project.	Formule voor benutting van middelen: Totale factureerbare tijd (uren) / Totaal aantal beschikbare uren 💡Tip: Een goed benuttingspercentage van middelen ligt ergens tussen 70 en 80%. Benuttingspercentages die aanzienlijk boven of onder de 80% liggen, kunnen erop wijzen dat je middelen overbelast of onderbenut zijn, wat kan leiden tot problemen die de situatie kunnen verergeren.
Capaciteitsbenutting	De formule voor het capaciteitsbenuttingspercentage wordt gebruikt om de gecombineerde benutting van je hele team te berekenen.	Formule voor capaciteitsbenutting: Totaal van de benuttingspercentages van alle medewerkers / Totaal aantal medewerkers
Optimale benutting	Het optimale benuttingspercentage, dat soms ook een realisatiepercentage wordt genoemd, is gebaseerd op de gemiddelde benutting van medewerkers en berekent het uurtarief dat nodig is om winstgevend te zijn.	Formule voor optimale benutting: Kosten van middelen + Overheadkosten + Winstmarge / Capaciteitsbenuttingspercentage.
Ideale benutting	Hiermee wordt het gewenste factureerbare uurtarief berekend dat nodig is om een beoogde winstmarge te behalen.	Formule voor ideale benutting: Kosten van middelen + Overheadkosten + Winstmarge / Totaal aantal beschikbare uren * Ideaal factureerbaar tarief

8 beste praktijken om de benutting van middelen te verbeteren

Het verbeteren van de benutting vereist een strategische aanpak. Hier zijn enkele beste praktijken om te overwegen:

1. Voer een analyse van de benutting van middelen uit: Leren van eerdere projecten is een van de beste en eenvoudigste manieren om ervoor te zorgen dat je middelen optimaal worden benut. Dit is noodzakelijk.
2. Verwerk je plan voor de benutting van middelen in je plan voor middelenbeheer: Capaciteitsplanning en middelenplanning zijn essentiële onderdelen van de algemene projectplanning en vereisen inzicht in middelenbeheer als geheel. Je moet een solide plan voor middelenbeheer hebben dat jou en je team in de juiste richting stuurt. 
3. Schat de benutting van middelen vroeg in elk project in: Voer middelenanalyses en schattingen uit, waarbij je de optimale benuttingspercentages van middelen van 70% tot 80% als richtlijn gebruikt.
4. Maak gebruik van technologie: Automatiseer zoveel mogelijk. Veel software en hulpmiddelen voor middelenbeheer kunnen de benutting stroomlijnen en optimaliseren, statistieken nauwkeurig in realtime bijhouden en je helpen weloverwogen beslissingen te nemen.
5. Stimuleer samenwerking tussen verschillende functies: Om de benutting te optimaliseren, moet je samenwerking tussen verschillende afdelingen bevorderen. Hierdoor kun je belangrijke inzichten delen met belanghebbenden en meer mogelijkheden vinden om de algehele efficiëntie te verbeteren.
6. Bied training en ontwikkeling aan: Zorg ervoor dat medewerkers over de nodige vaardigheden en kennis beschikken om de benutting te maximaliseren. Investeer in training en ontwikkeling om de productiviteit van medewerkers te verhogen.
7. Optimaliseer werkprocessen: Stroomlijn werkprocessen en elimineer knelpunten om de benutting te verbeteren. Hiermee kun je inefficiënties in processen identificeren en aanpakken, verspilling verminderen en de algehele productiviteit verbeteren.
8. Zorg voor voortdurende monitoring: Het is essentieel om de benutting regelmatig bij te houden om trends, geleerde lessen en verbeterpunten te identificeren waarmee je inefficiënties proactief kunt aanpakken en de toewijzing van middelen kunt optimaliseren in toekomstige projecten.

Sluit je bij ons aan en krijg toegang tot meer inzichten over projectmiddelen

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modelvoorbeelden, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.