5 technieken voor het opbouwen van sterke relaties in virtuele teams
Toen ik voor het eerst werd aangenomen voor mijn huidige functie, kreeg ik de opdracht om een groot, complex herbouwproject te beheren. Ons volledige team sprak dagelijks met de klant via videogesprekken en een groot deel van de rest van mijn dag bestond uit voortdurende communicatie met ons externe team en de belanghebbenden van het project via chat.
Vanwege de moeilijke aard van het project en de krappe planning moesten we nauw samenwerken met de klant, waarbij we prioriteit gaven aan functies voor de lancering om de deadline te halen en ons aan het projectbudget te houden.
We moesten onze belanghebbenden bij de klant vaak vertellen dat ze bij de lancering niet zouden kunnen beschikken over functies die ze gepland hadden, of dat een fout in de applicatie meer tijd en budget zou kosten dan eerder verwacht.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Deze gesprekken waren zeker moeilijk, maar werden veel gemakkelijker door de relatie die ik met de klant had opgebouwd. Dankzij onze frequente gesprekken en persoonlijke contacten had ik de belanghebbenden van onze klant leren kennen en een niveau van vertrouwen opgebouwd dat open en eerlijke communicatie over het project mogelijk maakte.
Als moderne projectmanagers hebben we zoveel rollen, en het beheren van relaties is een van de belangrijkste. Onze functie maakt ons verantwoordelijk voor de gezondheid van het project en geeft ons de bijzondere kans om de gezondheid van onze teams en onze voortdurende relaties met klanten te bevorderen. Wanneer we investeren in relaties met de leden van ons projectteam, helpen we teamwerk en samenwerking op te bouwen, de communicatie te verbeteren, een creatieve en op oplossingen gerichte projectomgeving te creëren en de betrokkenheid van belanghebbenden bij ons gemeenschappelijke doel op te bouwen: het succes van ons project. Naast onze dagelijkse taken geven relaties betekenis en belang aan het werk dat we als projectmanagers doen.
Als lid van een digitaal bureau werk ik vaak met teamgenoten en klanten op afstand en vindt het opbouwen van relaties meestal plaats via de telefoon, videogesprekken en online chatprogramma's. De meeste mensen brengen zo veel mogelijk tijd persoonlijk door met de leden van hun projectteams, maar hoe zorgen we ervoor dat onze communicatie meelevend en empathisch blijft, zelfs wanneer die via digitale media plaatsvindt?
Sterke relaties opbouwen in virtuele teams
Hier zijn 5 eenvoudige maar ongelooflijk effectieve technieken om succesvol relaties op te bouwen met je externe team en klanten wanneer je virtueel communiceert. Je kunt het je virtuele etiquette noemen.
Door deze stappen te volgen, help je mensen in te zien dat je hen waardeert en help je jezelf tegelijkertijd om belangrijke bondgenoten binnen het project op te bouwen met de betrokken belanghebbenden.
1. Ga nergens van uit
Een van de belangrijkste dingen om te onthouden bij het opbouwen van relaties (in welke situatie dan ook) is dat je nooit ooit ooit aannames doet. Ga nergens van uit over iemands identiteit, prioriteiten en motivatie, of over wat voor persoon diegene is, om maar een paar voorbeelden te noemen.
Stel in plaats daarvan vragen over die persoon om te leren en te begrijpen wie diegene is. Gebruik bewuste, inclusieve taal. Formuleer je relatie tijdens een gesprek met iemand bovendien altijd als “wij”, zodat duidelijk is dat jullie in hetzelfde team zitten en als verlengstukken van elkaar kunnen worden gezien. Zorg er vervolgens voor dat de persoon weet dat diegene zich bij jou veilig voelt door actief te luisteren, empathie te tonen en respect te tonen.
Toen ik mijn collega Jase Rodley—een ondernemer met een lifestylebedrijf die met externe teams werkt—vroeg naar de gevaren van aannames doen, legde hij het als volgt uit:
“Wanneer je met een virtueel, internationaal team werkt, raak je dagelijks ‘lost in translation’. Mijn standaardreactie is om urenlang na te denken over opmerkingen, waarbij ik gemakkelijk allerlei onjuiste aannames kan doen. Om dit tegen te gaan, herinner ik mezelf eraan dat ik ‘de domste persoon in de kamer’ ben. Als ik iets niet volledig begrijp, vraag ik om verduidelijking.
Maar wanneer je met mensen van over de hele wereld werkt, is het ook belangrijk om na te denken over hoe deze vragen worden geïnterpreteerd. Door te vragen: ‘Kun je me alsjeblieft helpen het te begrijpen?’ of ‘Kun je een voorbeeld geven zodat ik het beter kan begrijpen?’, verschuift de aandacht van wat zij hebben gezegd (wat soms beledigend kan overkomen) naar mijzelf, die zij graag willen helpen het te begrijpen.”
2. Beperk je gesprekken niet tot professionele onderwerpen
Bouw vertrouwen op met anderen door hen te laten zien wie je buiten je werk bent:
- Vertel dat je broer net is afgestudeerd aan de universiteit en dat je zo trots op hem bent.
- Deel een grappig verhaal over je huisdier of je kind.
- Vertel dat je het geweldig vindt om antieke meubels op te knappen.
Tijdens dat moeilijke project probeerde ik wekelijks afzonderlijk contact op te nemen met mijn belanghebbenden bij de klant en te vragen hoe hun weekend was geweest of, tegen het einde van de week, hoe hun week was verlopen. Ik stuurde een foto rond in het weekend waarin ik een kitten had geadopteerd, en sommigen van hen deelden op hun beurt zelfs foto's van hun gezin. Het gaf ons iets om over te praten wanneer het project moeilijk werd en stelde ons in staat om ons dynamische team beter en vollediger te leren kennen.
Door je klanten en collega's kleine inkijkjes in je persoonlijke leven te geven, krijgen ze een beter beeld van de veelzijdige persoon die je bent, waardoor hun vertrouwen in en hun gemak bij jou groeien. Het zorgt voor een persoonlijkere relatie, biedt mogelijk een gemeenschappelijke basis om te ontdekken dat jullie interesses delen en laat zien dat ook zij zich veilig kunnen voelen om meer over zichzelf te delen!
3. Maak tijd voor videobellen
Deze tip is bepaald niet baanbrekend, maar het is goed om hem te herhalen: kies waar mogelijk voor een videogesprek in plaats van een telefonische vergadering! Hiervoor kun je een van de vele programma's voor videoconferenties of hulpmiddelen voor videosamenwerking gebruiken.
Zelfs als zij hun video niet kunnen of willen inschakelen, kun je je collega of klant je prachtige glimlach laten zien (en zorg ervoor dat je die vaak laat zien)! Laat ze zien waar je werkt en dat er altijd een kop koffie bij je in de buurt staat, of dat je graag in je favoriete Steelers-pet werkt.
Vooral bij onze teamgenoten op afstand vind ik dit essentieel voor het opbouwen van relaties. We krijgen doordeweeks niet zoveel gelegenheid om met hen contact te hebben of tijd met hen door te brengen tijdens onze teambuildingactiviteiten. Als ik dan ontdek dat een van mijn ontwikkelaars geweldig kan schilderen of dat een ander een kat heeft die zich graag op haar schoot oprolt terwijl ze werkt, leer ik hen kennen op een manier die bij telefonische vergaderingen niet mogelijk zou zijn.
Zelfs als je gesprek maar een paar minuten duurt, zorgt het zien van iemands gezicht en omgeving in plaats van alleen het horen van diens stem voor een diepere verbinding en een grotere sympathie (zie het blootstellingseffect). Het biedt de mogelijkheid om, voor zover dat op afstand mogelijk is, eigenaardigheden, gezichtsuitdrukkingen en signalen van lichaamstaal te ontdekken, en helpt een persoonlijkere relatie op te bouwen die het succes van jullie huidige en toekomstige projecten bevordert.
4. Bevestig mensen wanneer ze iets goeds doen of zeggen
Zorg ervoor dat mensen weten dat je naar hen luistert en waardeert wat ze aan het gesprek bijdragen. Benoem het wanneer ze iets goed hebben gedaan, stem in met een suggestie of neem gewoon even de tijd om te zeggen: “hmm, goed punt!” Het kan zelfs zo eenvoudig (en onnozel) zijn als een emoji-reactie achterlaten bij iemands bericht op Slack!
We willen afstappen van een focus die alleen ligt op de volgende concrete stap of op het toevoegen van onze eigen meningen aan het gesprek. Neem in plaats daarvan eerst even de tijd om positief te reageren op wat iemand heeft gezegd, zodat die persoon weet dat je luistert en dat diens aanwezigheid belangrijk is.
5. Kom erop terug en vraag hoe het gaat
Er zullen altijd leden van je virtuele team zijn die minder aan het woord komen dan anderen, en er zullen altijd mensen zijn die wat extra aandacht nodig hebben. Bij hen is het vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat ze het gevoel hebben dat er naar hun stem wordt geluisterd (zelfs als ze veel meer praten dan ze beseffen).
Probeer je teamgenoten en projectbelanghebbenden te vragen: “Heb je gedachten over dit onderwerp?” “Wat vond je van die vergadering?” “Hoe verloopt je week?” “Kan ik iets doen om het voor je gemakkelijker te maken?” Alleen al iemand vragen naar diens gedachten en gevoelens, zelfs als diegene uiteindelijk niet veel te zeggen heeft, zorgt er meestal voor dat die persoon zich gewaardeerd en gehoord voelt en versterkt de relatie die je met die persoon opbouwt.
Waarom relaties opbouwen belangrijk is
Het is zo belangrijk om relaties op te bouwen met de leden van je interne teams en klantteams. Wanneer je allianties vormt met je projectbelanghebbenden, zorg je ervoor dat je werk als projectmanager meer gewicht in de schaal legt en dat moeilijke gesprekken die je later misschien moet voeren veel soepeler verlopen.
Door bewust empathisch te communiceren, bouw je een relatie op tussen mensen die gedachten, gevoelens en persoonlijke interesses hebben, in plaats van tussen slechts twee ‘middelen’ die de rol van projectbelanghebbenden vervullen. Terwijl je werkt aan het opbouwen van relaties, zelfs via digitale communicatie, zullen je projecten succesvoller zijn, zullen je teams tevredener zijn en neemt de kans op toekomstig succes met die virtuele teams toe.
Ik heb keer op keer gezien dat deze eenvoudige acties een wereld van verschil maken in professionele relaties. Het opbouwen van relaties levert misschien geen tastbaar resultaat op, maar het heeft altijd een positief effect op het bedrijfsresultaat van je project. Ik ben zo dankbaar voor de relaties die ik kon opbouwen met de belanghebbenden van dat moeilijke project. Toen we het product lanceerden, nam elk van hen de tijd om me persoonlijk een e-mail te sturen om me te bedanken voor het werk dat mijn team en ik in het project hadden gestoken.
Wat nu?
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beproefde werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en maak contact met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.
Bekijk voor meer communicatietips ons artikel over het verbeteren van de toon in schriftelijke communicatie.
