Wat is een projectroutekaart? Proces, tips & sjabloon

• Helpt belanghebbenden overeenstemming te bereiken over strategische doelen - de routekaart helpt iedereen die betrokken is de bedoeling en prioriteiten van het project te begrijpen. Bedenk dat dit resultaat verbonden is met bedrijfsdoelen en, indien nodig, informatie bevat over de manier waarop dit project wordt beïnvloed door of invloed heeft op andere projecten met een gemeenschappelijke doelstelling. Zo wordt iedereen geholpen te begrijpen waarom dat onderdeel in het geheel past.
• Verbetert de coördinatie – de routekaart brengt afhankelijkheden en mijlpalen in kaart. Dit kan diverse teams helpen om synchroon te werken en op hoofdlijnen te begrijpen hoe ze moeten samenwerken.

• Vergemakkelijkt besluitvorming - de informatie in een routekaart kan binnen enkele minuten worden verwerkt, waardoor besluitvormers het project snel begrijpen. Dit vergemakkelijkt op zijn beurt discussies doordat er een referentiepunt wordt geboden dat zich in de juiste context bevindt en leiders helpt om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van de voortgang van het project en toekomstige mijlpalen.

Belangrijke onderdelen van een projectroutekaart

Een projectroutekaart kan zo eenvoudig of complex zijn als het bedrijf vereist. Een projectroutekaart moet minimaal het volgende bevatten:

• Projectdoelstellingen – Doelen op hoofdlijnen en beoogde resultaten.
• Projecttijdlijn of mijlpaaloverzicht – Belangrijke prestaties of gebeurtenissen.
• Samenvatting van de op te leveren projectresultaten - Beschrijving van de projectresultaten.
• Gerelateerde risico's & afhankelijkheden – Relaties tussen taken en externe factoren.

De routekaart kan echter ook enkele andere zaken bevatten om het verhaal te versterken, zoals:

• Probleemstelling of hypothese van het project - Een of twee zinnen die de projectaanpak beschrijven en aangeven welk probleem het project probeert op te lossen of wat het verwachte succes van het project het bedrijf oplevert (hoe het projectsucces verbonden is met de bedrijfsdoelstellingen).
• Toewijzing van middelen - Een overzicht van de belangrijkste personen in het projectteam, het budget en andere noodzakelijke middelen in een hoogwaardig middelenbeheerplan
• Actieplan na voltooiing - Een lijst met vervolgstappen zodra het project is afgerond, om de visie op breder succes voort te zetten.

Voorbeelden van projectroutekaarten

De inhoud van een projectroutekaart kan verschillen afhankelijk van het doel van de routekaart en het moment waarop je deze maakt. Op basis van de drie fasen die in het vorige gedeelte zijn beschreven, volgen hier drie voorbeeldindelingen die een specifieke toepassing illustreren.

Voorbeeld 1: De weg naar het project

Een projectroutekaart kan worden gebruikt om een project te rechtvaardigen of gevalideerde aannames te presenteren die vertrouwen wekken dat een project moet doorgaan. In dit geval kan de projectroutekaart het resultaat zijn van een ontdekkingsfase of zelfs van een volledig afzonderlijk project.

Voorbeeldscenario's:

• Een serviceontwerpproject kan beginnen met een onderzoeksfase om hypotheses over de levensvatbaarheid en toegankelijkheid van een digitale dienst te valideren voordat deze wordt gebouwd. De projectroadmap kan een van de resultaten zijn die wordt gebruikt om steun te verzamelen en de volgende projectstappen goedgekeurd te krijgen.
• Onduidelijke vereisten kunnen aanleiding zijn voor een afzonderlijk project om een gedetailleerd vereistedocument of een geprioriteerde productachterstand met gebruikersverhalen op te stellen. De projectroadmap beschrijft hoe en waarom de vereisten in fasen moeten worden opgesplitst en bevat een nauwkeurigere raming ter goedkeuring.

 Voordelen:

• Kan te gelde worden gemaakt
• Vermindert het leveringsrisico door de verwachtingen van belanghebbenden op één lijn te brengen en de reikwijdte te verduidelijken
• Kan het formele voorstel worden

Nadelen:

• Het is een omvangrijker document dat mogelijk moet worden aangepast voor andere toepassingen later in het traject
• Het opstellen van dit document kan op zichzelf al een project zijn

Wat staat erin?

• Achtergrond & context
• Bedrijfshypothese / bedrijfshypotheses
• Onderzoeksdoelstellingen
• Onderzoeksmethodologie
• Onderzoeksinzichten & resultaten
• Gevalideerde hypothese / geherformuleerde probleemstelling
• Oplossing op hoofdlijnen
  – Verklaring van de projectreikwijdte
  – Tijdlijnen op hoofdlijnen
  – Budgetramingen op hoofdlijnen
  – Personeelsramingen op hoofdlijnen
• Volgende stappen

Voorbeeld 2: De weg die we afleggen

Gedurende het project kan een projectroadmap worden gebruikt om de bekendheid van een project te vergroten en belanghebbenden op afstand statusupdates op hoofdlijnen te geven. De roadmap kan ook helpen bij het inwerken van nieuwe teamleden en het aansturen van onderaannemers.

Voorbeeldscenario’s: 

• Je kunt worden gevraagd om je project te presenteren tijdens een vergadering van de stuurgroep, waar belanghebbenden bij het project kennismaken met het project of andere gerelateerde programma’s coördineren. Een projectroadmap biedt een korte samenvatting om het gesprek richting te geven.
• Wanneer je een nieuw teamlid inwerkt in je project, kan een projectroadmap de context snel uitleggen, zodat diegene begrijpt hoe diens taken bijdragen aan het grotere geheel.

Voordelen:

• Gemakkelijk te begrijpen voor mensen die weinig tijd hebben
• Vaak een samenvatting van bestaande projectmiddelen
• Kan worden gebruikt om sprintdoelen op hoofdlijnen binnen je agile project uit te leggen

Nadelen:

• Kan gedurende je project nog een artefact worden dat moet worden bijgehouden
• Wordt vaak ten onrechte gezien als het daadwerkelijke projectplan

Wat staat erin?

• Achtergrond & context
• Onderzoeksinzichten die tot actie leiden
• Programmadoelstellingen
• Programmacomponenten & logica/onderbouwing
• Projectreikwijdte & projecttijdlijn (overzicht op hoofdlijnen)
• Risico’s & mitigatiestrategieën (overzicht op hoofdlijnen)

Voorbeeld 3: De weg daarna

Wanneer een project succesvol wordt afgerond, kan een projectroadmap worden gebruikt om de volgende stappen opnieuw onder de aandacht te brengen en projectsponsors aan te moedigen de huidige dynamiek te benutten om verder te werken aan bredere strategische doelstellingen.

Voorbeeldscenario's:

• Je kunt worden uitgenodigd om de successen van het project te presenteren aan een senior leiderschapsteam of directieteam, zodat zij de uitrol kunnen bevorderen.
• Je kunt worden gevraagd om toekomstige projectfasen en aanpassingen aan andere gerelateerde projecten te helpen plannen op basis van de resultaten van je huidige project.

Voordelen:

• Ideaal om het momentum naar de volgende fase vast te houden
• Bouwt voort op het succes van je huidige project

Nadelen

• Moet vaak worden aangepast en gepresenteerd wanneer je project de meeste tijd en aandacht opeist
• Kan door zowel belanghebbenden als teamleden worden opgevat als “verkoop”

Wat staat erin?

• Achtergrond & context
• Programmadoelstellingen / Noordster-visie
• Projectresultaten & implicaties
• Programmatijdlijn (overzicht op hoofdlijnen)
• Risico's & mitigatiestrategieën (overzicht op hoofdlijnen)
• Volgende fasen

Hoe roadmaps verschillen van andere PM-artefacten

Sommigen beweren misschien dat een projectroadmap slechts een ander projectmanagementartefact is dat overbodig wordt gemaakt door andere projectmiddelen. Ik zou zeggen dat de roadmap niet alleen uniek van aard is, maar ook op een heel andere manier wordt gebruikt. Laten we enkele vergelijkingen maken:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Projectroadmap versus een Gantt-diagram of projectplan

Een Gantt-diagram of projectplan geeft een gedetailleerd overzicht van projectactiviteiten en afhankelijkheden. Een projectroadmap bevat mogelijk alleen een tijdlijn op hoofdlijnen of een overzicht van mijlpalen, en dat overzicht hoeft niet eens chronologisch te zijn.

Projectroadmap versus projectcharter

Een projectcharter bevat inderdaad een samenvatting van de projectdoelstellingen en de details op hoofdlijnen van het budget, de projecttijdlijn en de rollen, maar is doorgaans meer een statische weergave van het project zelf dan een levend, contextueel overzicht van het project. Een projectroadmap wordt voortdurend bijgewerkt en richt zich op de context en resultaten van het project.

Projectroadmap versus productroadmap

Een productroadmap is doorgaans bedoeld om het productontwikkelingsplan te tonen in termen van functies, releases en impact op gebruikers. Een projectroadmap gaat meer over oorzaak en impact: door deze dingen te doen, ontstaan onderweg mogelijkheden die onze strategische doelstellingen als organisatie binnen bereik brengen.

Projectroadmap versus een strategisch plan

Een strategisch plan en een projectroadmap beschrijven beide doelstellingen om een doel te bereiken dat leidt naar een bredere visie. Het belangrijkste verschil is dat een strategisch plan een nog hoger overzicht van de organisatiestrategie kan zijn, dat betrekking heeft op meerdere programma's of projecten. Een projectroadmap beschrijft hoe de puzzelstukken in elkaar passen, terwijl een strategische roadmap het volledige beeld toont voordat we er een puzzel van maakten.

Een projectroadmap maken

De infographic en beschrijvingen hieronder zijn bedoeld om je op weg te helpen bij het maken van een roadmap. Volg deze stappen om een uitgebreid document te maken dat alle projectbelanghebbenden helpt.

1. Verzamel de context (Het waarom)

Geef je project vorm vanuit de strategische context, met de nadruk op het “waarom”. Dit kan betekenen dat je de strategische doelstellingen, de programmavisie en de projectdoelstellingen verzamelt uit middelen zoals het projectcharter, het strategisch plan of de productroadmap.

Het kan ook betekenen dat je onderzoek doet onder belanghebbenden en klanten, een marktanalyse uitvoert of bedrijfsgegevens analyseert om de projectaanpak te valideren (en dat kan op zichzelf een project of fase zijn!).

2. Bepaal hoe je het overzicht op hoofdlijnen weergeeft (De aanpak)

Er zijn veel manieren om het verhaal te vertellen over hoe je project de doelstellingen zal behalen. Vaak is dit een samenvatting van de tijdlijn die eenvoudigweg een samengevatte Gantt-grafiek is, maar het hoeft ook geen chronologisch overzicht te zijn: soms geeft een stroomdiagram, affiniteitsdiagram of andere visuele weergave de logica en afhankelijkheden van de projectactiviteiten of hun relatie tot de projectdoelstellingen beter weer.

3. Haal de belangrijkste mijlpalen & resultaten eruit (Het wat)

Breng de belangrijkste resultaten in kaart ten opzichte van de projectdoelstellingen en vat samen welke uitkomsten ze zullen opleveren. Selecteer op basis daarvan de belangrijkste mijlpalen binnen de looptijd van je project, zodat deze kunnen worden uitgelicht en besproken. Onthoud: zonder het “dus wat?” zijn resultaten slechts dingen en mijlpalen slechts datums.

4. Vat de belangrijkste risico’s en risicobeperkende strategieën samen

Neem de risico’s met de grootste impact en vat de risicobeperkende strategieën samen. Dit kunnen projectrisico’s zijn, maar ook programmarisico’s, marktrisico’s of organisatierisico’s. Dit is je kans om te laten zien wat er op het spel staat en welke voorzorgsmaatregelen je neemt om succes te garanderen.

5. Breng de volgende en/of parallelle stappen in kaart

Plaats je project in de bredere context door uit te leggen wat er moet gebeuren wanneer het project is afgerond (bijv. toekomstige fasen, vervolginitiatieven) en welke gerelateerde activiteiten buiten je project cruciaal zijn (bijv. je project + verbetering van de website = CSAT-probleem opgelost).

Beste werkwijzen voor het maken van een projectroutekaart

1. Gebruik sjablonen voor consistentie

Het gebruik van sjablonen voor projectroutekaarten (daarom hebben we er een in dit artikel!) is een best practice die helpt om consistentie en duidelijkheid tussen projecten te behouden. Sjablonen bieden een gestructureerd format, zodat alle noodzakelijke details worden opgenomen en de inspanning die nodig is om een routekaart vanaf nul te maken, wordt verminderd. Door een gestandaardiseerde aanpak te hanteren, kunnen teams de efficiëntie verbeteren en de communicatie stroomlijnen.

2. Betrek belanghebbenden gedurende het hele proces

De betrokkenheid van belanghebbenden is cruciaal voor een succesvolle projectroutekaart. Door belangrijke belanghebbenden vroeg en regelmatig te betrekken, zorg je voor afstemming met organisatiedoelstellingen, stimuleer je samenwerking en vergroot je het draagvlak. Regelmatige controles en updates helpen belanghebbenden om geïnformeerd te blijven en waardevolle feedback te geven waarmee de routekaart kan worden verfijnd.

3. Geef prioriteit aan visuele duidelijkheid

Een goed gestructureerde projectroutekaart moet visueel duidelijk en in één oogopslag gemakkelijk te interpreteren zijn. Gebruik grafieken, kleurcodering en beknopte tekst om belangrijke onderdelen van elkaar te onderscheiden. Met een duidelijke visuele presentatie kunnen belanghebbenden snel inzicht krijgen in de projectstatus, aankomende mijlpalen en afhankelijkheden, wat leidt tot betere besluitvorming en afstemming.

Projectroutekaarten gebruiken gedurende de projectlevenscyclus

Hoewel het een goed idee is om je routekaart gedurende je project actueel te houden, is het goede nieuws dat dit niet per se een dagelijkse activiteit hoeft te zijn. Ongeacht in welke fase van de projectlevenscyclus je je bevindt, zou je proces er ongeveer als volgt uit moeten zien:

Voor de start van het project

Gebruik je routekaart om te beginnen met het vormgeven van de businesscase voor het project.

In deze fase is de routekaart meer een hypothese dan een definitief plan. Richt je op:

• doelen en prioriteiten schetsen
• afstemming tussen belanghebbenden opbouwen
• vroege ideeën en aannames documenteren

Maak je geen zorgen als hij niet perfect is, want je routekaart zal zich vanzelf verder ontwikkelen naarmate het project vordert.

Bij de start van het project

Je routekaart kan dienen als basis voor de projectkick-off.

Gebruik hem om:

• de projectvisie te communiceren
• belanghebbenden op één lijn te brengen over prioriteiten
• een overzicht op hoofdlijnen van tijdlijnen en mijlpalen te bieden

Verfijn de routekaart na de kick-off terwijl de projectdetails nog vers in het geheugen liggen.

Bij het plannen van het project

Gebruik de routekaart zodra de gedetailleerde planning begint om het team te blijven richten op bedrijfsdoelstellingen en niet alleen op de uitvoering van taken.

Je routekaart kan teams helpen om:

• initiatieven te prioriteren
• tijdlijnen en afhankelijkheden te valideren
• te voorkomen dat het projectplan onnodig ingewikkeld wordt

Werk de routekaart bij met de belangrijkste informatie op hoofdlijnen zodra je gedetailleerde plan definitief is.

Bij de uitvoering van het project

Tijdens de uitvoering wordt de routekaart een hulpmiddel voor communicatie en afstemming.

Gebruik de routekaart om:

• nieuwe teamleden in te werken
• belanghebbenden snel bij te praten
• projectprioriteiten en -doelen te benadrukken
• zicht te houden op de voortgang

Een duidelijke routekaart helpt teams verbonden te blijven met het grotere geheel—in plaats van alleen met de dagelijkse taken.

Bij het bewaken en beheersen van het project

Gebruik je routekaart tijdens stand-upvergaderingen en updates voor belanghebbenden om de voortgang op hoofdlijnen te volgen.

Dit helpt teams om:

• wijzigingen in de tijdlijn te bewaken
• vertragingen en risico’s te identificeren
• de voortgang te vergelijken met het oorspronkelijke plan
• zicht te houden op belangrijke mijlpalen en afhankelijkheden

Het bewaren van historische versies van de routekaart kan teams ook helpen om eerdere aannames en beslissingen opnieuw te bekijken.

Bij het afronden van het project

Gebruik de routekaart bij het afronden van het project om resultaten en vervolgstappen te communiceren.

Je routekaart kan helpen om:

• projectprestaties samen te vatten
• resultaten aan belanghebbenden of klanten te presenteren
• resultaten te verbinden met bredere bedrijfsinitiatieven
• retrospectieven en geleerde lessen te ondersteunen

In deze fase wordt de routekaart zowel een historisch naslagwerk als een hulpmiddel voor de overgang naar toekomstig werk.

Veelvoorkomende uitdagingen bij projectroutekaarten

Projectroutekaarten zijn waardevolle hulpmiddelen om teams op één lijn te brengen en strategie te communiceren, maar het is niet altijd eenvoudig om ze na verloop van tijd nuttig te houden. Naarmate projecten zich ontwikkelen, kunnen routekaarten snel verouderd, te gedetailleerd of losgekoppeld van bedrijfsprioriteiten raken als ze niet goed worden onderhouden.

Uitdaging	Hoe je deze overwint
Gebrek aan overeenstemming tussen belanghebbenden	Plan regelmatig overleg met belanghebbenden, stem vroegtijdig af over gezamenlijke bedrijfsdoelen en communiceer transparant over prioriteiten, tijdlijnen en verwachtingen rond de routekaart.
Overvolle routekaart	Houd de routekaart gericht op strategische initiatieven en mijlpalen op hoofdlijnen in plaats van op gedetailleerd taakbeheer, om de duidelijkheid en bruikbaarheid te verbeteren.
Wijzigingen in de scope en verschuivende prioriteiten	Voer een gestructureerd proces voor veranderingsbeheer in waarmee teams nieuwe verzoeken kunnen beoordelen, prioriteiten opnieuw kunnen vaststellen en de routekaart kunnen aanpassen zonder de strategische focus te verliezen.
Gebrek aan inzicht	Gebruik gecentraliseerde planningshulpmiddelen en werkwijzen voor samenwerking tussen verschillende functies om afhankelijkheden duidelijk in kaart te brengen en mogelijke knelpunten vroegtijdig te identificeren.
De routekaart bijwerken	Plan terugkerende beoordelingen van de routekaart en wijs verantwoordelijkheid toe voor het onderhouden van tijdlijnen, mijlpalen en prioriteiten, zodat de routekaart nauwkeurig en betrouwbaar blijft.
Flexibiliteit en structuur in balans brengen	Creëer een kader voor de routekaart waarin duidelijke doelen en tijdlijnen worden vastgesteld, terwijl ruimte blijft voor aanpassingen naarmate bedrijfsbehoeften, feedback van klanten of marktomstandigheden veranderen.

Sjabloon en hulpmiddelen voor een projectroutekaart

Om je op weg te helpen, hebben we een sjabloonroutekaart voor een eenvoudige routekaart van één pagina opgenomen. Gebruik deze tijdens het projectplanningsproces of gedurende de hele levenscyclus van het project, maar vergeet niet deze aan te passen aan de doelstellingen van je project.

Je kunt het sjabloon voor de projectroutekaart hier kopiëren of downloaden!

Het juiste hulpmiddel voor een projectroutekaart kiezen

Voor verschillende projecten zijn verschillende hulpmiddelen voor projectroutekaarten nodig, afhankelijk van de complexiteit, de omvang van het team en de behoeften binnen de sector. Sommige hulpmiddelen zijn beter geschikt voor Agile-projectmanagement, terwijl andere zijn afgestemd op traditionele watervalmethodologieën.

Bekijk onze lijst met de beste software voor projectroutekaarten om verschillende hulpmiddelen voor projectroutekaarten te verkennen en te zien hoe ze in verschillende situaties kunnen worden toegepast.

Wat vind je ervan?

Dat waren projectroutekaarten in een notendop! Ze kunnen op veel verschillende manieren worden gebruikt met behulp van diverse hulpmiddelen voor projectmanagement, maar het belangrijkste is dat je een samenvatting op hoofdlijnen hebt waarin de essentie van je project voor een breed publiek wordt vastgelegd.

Wil je dit gesprek naar een hoger niveau tillen en de zachte vaardigheden en strategieën bespreken om een routekaart met impact te presenteren? Word lid van onze community en praat mee met duizenden professionals uit de hele wereld!