Een sjabloon voor geleerde lessen uit projecten gebruiken
Projecten (vooral de minder geslaagde!) kunnen ons veel waardevolle lessen leren over hoe we teams moeten aansturen en processen kunnen verbeteren.
Organisaties kunnen projectmislukkingen analyseren om inzicht te krijgen in hoe ze workflows kunnen stroomlijnen, effectief kunnen samenwerken tussen teams en toekomstige projecten uiteindelijk efficiënter kunnen uitvoeren.
Maar zonder een geformaliseerd systeem om die inzichten bij te houden en toe te passen, kan het moeilijk zijn om optimaal gebruik te maken van geleerde lessen. Een sjabloon voor geleerde lessen kan je helpen om projectinzichten vast te leggen en deze bevindingen toe te passen binnen je gehele projectportfolio.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat zijn geleerde lessen in projectmanagement?
Een “geleerde les” in projectmanagement verwijst naar kennis die je tijdens de uitvoering van een project hebt opgedaan. Deze kennis kan van pas komen bij toekomstige projecten. Je hebt bijvoorbeeld ingeschat dat je team twee sprints nodig zou hebben om een opleverbaar resultaat af te ronden, maar uiteindelijk had het team drie sprints nodig.
Hoewel geleerde lessen vaak een negatieve bijklank hebben, kunnen ze ook positief zijn. Je hebt bijvoorbeeld 10% reserve aan je budget toegevoegd om je in te dekken tegen onvoorziene kosten. Je hebt deze reserve gebruikt om de planning te versnellen, zodat je de gevolgen van de onderschatting kon opvangen en een vertraging in de planning kon voorkomen. In dit geval is de geleerde les een beste werkwijze die je op toekomstige projecten kunt toepassen.
Het bespreken van geleerde lessen met je projectteam is vergelijkbaar met het houden van een sprintretrospective in een agile team. Het vastleggen van geleerde lessen gaat doorgaans wel uitgebreider te werk, omdat geleerde lessen gedurende het hele project worden gedocumenteerd en vervolgens worden samengevoegd in een gedeelde opslagplaats. Dit kan ook gelden voor de retrospectives van je team, maar dat hoeft niet per se.
Wat is een sjabloon voor geleerde lessen?
Een sjabloon voor geleerde lessen is een hulpmiddel dat je kunt gebruiken om gedurende de hele levenscyclus van een project aanbevelingen voor verbetering te verzamelen. Door een standaardindeling te gebruiken om deze bevindingen te verzamelen, zorg je ervoor dat je geen kritieke informatie weglaat en maak je het gemakkelijker om deze geleerde lessen terug te vinden wanneer je ze bij toekomstige opdrachten raadpleegt.
Wanneer gebruik je een sjabloon voor geleerde lessen?
In mijn ervaring wachten de meeste projectteams tot het einde van een project om feedback te verzamelen. Helaas is het tegen die tijd vaak te laat. Waarschijnlijk zul je moeite hebben om je die inzichten te herinneren die tijdens de uitvoeringsfase nog vers in het geheugen lagen.
In plaats daarvan raad ik aan om geleerde lessen gedurende de hele levenscyclus van het project op te nemen in je projectmanagementprocessen, en niet alleen tijdens de afbouw of afsluiting van een project. Bij eerdere projecten besprak ik regelmatig de geleerde lessen met mijn team om twee redenen: 1) om lessen vast te leggen terwijl ze nog vers in het geheugen lagen 2) om relevante bevindingen te kunnen toepassen terwijl het project nog liep.
Deze evaluaties kunnen zowel leerzaam als therapeutisch zijn—en leveren doorgaans veel bruikbare gegevens op die ervoor zorgen dat je niet opnieuw dezelfde domme fouten maakt!
4 voordelen van sjablonen voor geleerde lessen
Sjablonen voor geleerde lessen bieden verschillende voordelen:
- Jij en je team krijgen de kans om te leren en voort te bouwen op observaties die jullie al tijdens eerdere projecten hebben gedaan. Deze gegevens zijn niet alleen nuttig voor projectplanning, maar ook voor procesverbetering en evaluatie.
- Door jullie leerpunten te documenteren, hebben jullie nu direct toegang tot informatie die niet langer op de harde manier hoeft te worden geleerd. Het vastleggen van lessen — waaronder successen — geeft jou en je team een routekaart naar succes bij elk toekomstig project waaraan jullie werken.
- Het gebruik van een sjabloon zet belanghebbenden ertoe aan na te denken over geleerde lessen die ze bij een ongestructureerde verzamelmethode anders misschien zouden missen.
- Door geleerde lessen in een sjabloon vast te leggen, wordt het voor portfoliomanagers eenvoudiger om geleerde lessen organisatiebreed te verzamelen en te analyseren.
Een sjabloon voor geleerde lessen gebruiken
In dit gedeelte beschrijf ik de elementen die je in een sjabloon voor geleerde lessen moet opnemen, waaronder projectprestaties, de onderbouwing voor voorgestelde verbeteringen en een lijst met lessen na afloop van het project.
Wat ging goed?
Het is nuttig om prestaties vast te leggen die toekomstige projecten in je portfolio kunnen helpen. Of het nu gaat om proceswijzigingen op korte termijn, het naleven van bestaande processen, aanpassingen in de communicatie of iets anders: het is de moeite waard om dit te documenteren, zodat je beseft wat kan en moet worden meegenomen naar het volgende project waaraan jullie als team werken!
Wat kon er beter?
Het vastleggen van de redenen achter projectproblemen of aanbevolen verbeteringen is ook een belangrijk onderdeel van het documenteren van geleerde lessen. Het identificeren van een projectprobleem is niet voldoende — begrijpen waar het probleem is ontstaan en welke impact het had, geeft meer context en helpt bij het opstellen van aanbevelingen om in de toekomst verbeteringen door te voeren.
Het is nuttig om projectverbeteringen te beoordelen door het probleem, de impact en de aanbeveling op te splitsen. Je team kan de impact van een probleem hebben ervaren voordat de onderliggende oorzaak werd vastgesteld — daarom is het handig om deze onderdelen in je sjabloon van elkaar te scheiden.
Hier is een voorbeeld:
- Probleem: het projectschema was te krap en bevatte onvoldoende buffer voor beoordeling en aanpassingen door de klant vóór de geplande lanceringsdatum
- Impact: teamleden werden zwaar belast en werkten 's avonds laat en lange uren om de projectdeadline te halen
- Oplossing: neem belanghebbenden bij het project en projectsponsors op in de goedkeuring van het schema en voeg een extra aanpassingsronde toe als onderdeel van het proces. Als je tijdens de uitvoering een oplossing voor dit probleem kon identificeren (bijvoorbeeld door een clausule in het contract te gebruiken om meer tijd aan het project toe te voegen), vermeld die dan ook.
Lijst met lessen na afloop van het project
Nadat jij en je team ruwe gegevens over geleerde lessen hebben verzameld, moet je je invoer mogelijk aanpassen voordat je deze toevoegt aan de database met geleerde lessen van je organisatie, zodat de lessen universeel toepasbaar zijn op toekomstige projecten.
Ons sjabloon voor geleerde lessen bevat een gedeelte waarin je de lessen na afloop van het project kunt opsommen. Zo kun je de inzichten die je samen met je team hebt verzameld, samenvatten in een actieplan voor vergelijkbare projecten.
De nuttigste conclusies zijn duidelijk en beknopt (1-2 zinnen lang). Ze zijn to the point, uitvoerbaar en kunnen op verschillende projecten worden toegepast. Ze moeten ook aangeven wat er is geleerd, waarom dit relevant is en wanneer in de toekomst corrigerende maatregelen moeten worden toegepast.
Bijvoorbeeld:
- “Neem ten minste 10% extra buffer op in het projectschema, zodat grote groepen belanghebbenden voldoende tijd hebben om werk in uitvoering te beoordelen”
- “Houd dagelijks overleg met het team via Slack om proactieve communicatie te bevorderen en knelpunten efficiënt weg te nemen.”
Het sjabloon vraagt je ook om aan te geven op welk onderdeel van het projectproces deze les betrekking heeft of in welke categorie deze valt. Zodra je de gegevens invoert in je database met geleerde lessen, kun je op categorie zoeken om de toepassing ervan in toekomstige projecten te vergemakkelijken.
Op zoek naar een goed sjabloon voor geleerde lessen?
Het sjabloon voor geleerde lessen is beschikbaar als Microsoft Word-document en bevat velden voor projectgegevens, zoals de projectnaam, teamleden en datums, evenals een kader om na te denken over wat beter had kunnen worden gedaan en ruimte om geleerde lessen en eventuele actiepunten vast te leggen.
Leden van Career Builder krijgen toegang tot dit sjabloon, een ingevuld voorbeeld en nog veel meer!
Voor meer sjablonen voor projectmanagement kun je lid worden en hier onze volledige sjabloonbibliotheek bekijken.
Wat vind je ervan?
Hoe vaak reflecteer je op je ervaringen en projecten? Wat was de belangrijkste les die je in je loopbaan hebt geleerd? Heb je ons sjabloon voor geleerde lessen bekeken en vond je het nuttig? Deel het met me in de reacties!
Als je geleerde lessen wilt uitwisselen met andere projectmanagers, praktische inzichten en advies van de community in realtime wilt krijgen, word je lid van DPM. Sluit je aan bij de groep. Vind de mensen die bij je passen.
