Projectafhankelijkheden eten ons levend op: een zombiehandboek
“Zombies! Ze zijn overal!” schreeuwt een doodsbange persoon terwijl ze wegrent van een verduisterd, vervallen huis. Achter haar zie je de zombies, langzaam maar meedogenloos naderend in een griezelige meute, op zoek naar alles wat ze kunnen vangen en verslinden.
Je hebt deze scène eerder gezien in horrorfilms. Maar digitale managers hebben hun eigen soort zombies, die hen bij elke gelegenheid hardnekkig achtervolgen. Het zijn , die onvoorspelbare verbindingen vormen tussen projecten, tussen jouw en allerlei onbekende factoren, of tussen andere .
Ze loeren om elke hoek. Ze achtervolgen je dag en nacht en proberen je te overweldigen met hun enorme aantallen en je te verslinden in een kluwen van complexiteit. Ze komen achter je aan wanneer je ze het minst verwacht en nemen je over. Zombies en zijn altijd sluw!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Een zombiehandboek: regels voor het beheren van projectafhankelijkheden
Wat managers nodig hebben, is een “zombiehandboek” — een reeks regels die projecten veilig en gezond houden wanneer interne afhankelijkheden binnen het en andere factoren je proberen op te jagen.
en vormen een bedreiging voor je , omdat ze complexiteit toevoegen en onvoorspelbaar zijn. De PM van één heeft geen controle over een ander of een andere functie.
En toch putten projecten binnen een bedrijf uit een gemeenschappelijke pool van middelen, afkomstig van functies zoals verkoop, QA, regelgeving enzovoort. Wanneer er meer dan twee projecten bij betrokken zijn, vermenigvuldigt de complexiteit zich en kunnen ze de controle verliezen, niet alleen exponentieel maar zelfs faculteitgewijs.
Wat een bepaalde belanghebbende doet, heeft invloed op je teamleden, of je dat nu prettig vindt of niet. Je kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van een stuk software dat een ander ontwikkelt. Deze voorgaande taak in projectmanagement is een die moet zijn voltooid voordat de in jouw kan beginnen.
In eerste instantie lijkt het erop dat het andere geen probleem zal hebben om op tijd te leveren, maar naarmate de dagen verstrijken, en vervolgens een of twee weken, begin je de zombies te horen naderen. Ze komen voor jouw !
Je denkt misschien dat het moeilijk was om dit risico te voorzien. Maar nu staat het voor je deur en vervolgens krijg je het in zijn greep! Het is te laat om je zombiehandboek te raadplegen.
Projectafhankelijkheden en risicobeheer
Het eerste hoofdstuk van het zombiehandboek adviseert managers om over na te denken in termen van risicobeheer. De momenten waarop je afhankelijk is van andere mensen of gebeurtenissen buiten jouw controle, zijn inherent risicovol. Een waar je geen controle over hebt en die een negatieve impact op je kan hebben, is een vorm van risico.
Een belangrijke stap — die vaak over het hoofd wordt gezien — is om de risico's voor je al in een vroeg stadium te definiëren. Hoe anticipeer je op deze risico's? Begin door ze onder te verdelen in categorieën zoals:
- Technisch risico — Voorbeeld: Je gebruikt een nieuwe technologie, die nieuw is voor de wereld of voor je bedrijf; zal deze werken zoals beloofd?
- Partnerrisico — Voorbeeld: Je hebt de ontwikkeling van een API uitbesteed; zal de partner op tijd leveren om je ?
- Marktrisico — Voorbeeld: Je komt op een nieuwe, maar aangrenzende markt; kennen we dit werkterrein echt?
- Intern risico — Voorbeeld: Het verkoopteam heeft het al druk; zullen ze materiaal klaar hebben voor mijn vakbeurs?
- Middelenrisico — Voorbeeld: Je bouwt een nieuwe website, maar deze moet worden getest; je gaat ervan uit dat de middelen voor dit werk beschikbaar zijn, maar heb je dit afgestemd met de betreffende afdeling?
Je kan ook afhankelijk worden van factoren in de bredere wereld waarover je geen controle hebt. Bijvoorbeeld zoals Bluetooth, die altijd voor hoofdpijn lijken te zorgen. Of het succes van je kan afhangen van een overheids zoals GDPR of een andere regelgeving, binnenlands of buitenlands.
Projectafhankelijkheden en teamrollen
Veel van het risico rond komt voort uit ongecontroleerde aannames. Je dacht dat die-en-die aan een belangrijke oplevering werkte, maar de tijdlijn was onduidelijk. Het beheren van complexe afhankelijkheden vereist proactieve communicatie, en mensen zijn daar nu eenmaal niet goed in. Te vaak gaan we ervan uit, en aannames zijn altijd riskant.
Dus hier is nog een regel uit het zombiehandboek: zoek de betrokken partijen op wanneer je afhankelijkheden kunt voorzien. Zorg dat iedereen op één lijn zit.
Klinkt elementair? Ja. Maar hoeveel projecten komen door eenvoudige misverstanden in de ene of andere moeilijkheid terecht? Bij TCGen hebben we een aangepaste, verbeterde versie van een RACI-matrix ontwikkeld die kan helpen. Deze definieert rollen en verantwoordelijkheden binnen je , niet tussen projecten, maar het is een begin.
Het helpt je afhankelijkheden te voorzien, omdat het laat zien welke functies bij je betrokken zullen zijn en wanneer. Hierdoor kun je de gebieden binnen je definiëren die waarschijnlijk afhankelijk zijn van andere projecten of externe factoren, zoals toezichthouders of ontwikkelingspartners. Een hulpmiddel zoals een of Kanbanbord kan hierbij ook helpen.
En nu we het toch over hulpmiddelen hebben:
Afhankelijkheden beheren: twee methoden uit de projectmanagementtoolkit
Hier zijn nog twee hulpmiddelen die kunnen helpen de zombies op afstand te houden:
Kritieke paden
Je hebt vast weleens gehoord van het concept een team van teams. Daarbij beschouw je je hele bedrijf als een metateam, samengesteld uit veel teams die zich op een flexibele manier vrijelijk samenvoegen. Middelen en mensen verplaatsen zich op een vrije, vloeiende manier wanneer ze niet langer nodig zijn.
De kritieke-padmethode.
Nu kent u wellicht de die afhankelijke taken in kaart brengt, als onderdeel van een . Stel je een kaart voor waarop de kritieke afhankelijkheden en de kritieke paden tussen worden weergegeven. Zoals een van kritieke paden.
Kritieke paden zijn nuttig om afhankelijkheden tussen projecten bij te houden.
Net zoals de laat zien welke afhankelijkheden er bestaan tussen activiteiten, kan het van aangeven waar afhankelijkheden tussen bestaan. Een van zou de belangrijkste afhankelijkheden tussen projecten identificeren, evenals binnen projecten.
2. Releaseplannen
Nog een belangrijk hoofdstuk in het zombiehandboek: releaseplannen. Je kent deze tool uit Agile. Hiermee worden grotere projecten opgedeeld in afzonderlijke releases, ongeacht of je ze op de markt brengt of niet, en worden ze verder opgesplitst in de bijbehorende sprints.
Een voorbeeld van een projectreleaseplan.
Identificeer de sprints die vanuit het perspectief van het meest risicovol zijn. Neem contact op met de belangrijkste leiders en PM's. Waarschuw hen tijdig voor de zombies op je pad.
Projectafhankelijkheden beheren: meer tips uit het zombiehandboek
Wat heb je nog meer nodig in je zombiehandboek? Hier zijn een paar praktische tips voor — voordat ze jou gaan beheren!
- Accepteer dat alle projecten afhankelijkheden hebben. Hoe groter het project, hoe meer afhankelijkheden het zal hebben. Als je denkt dat je er geen zult hebben of je niet kunt voorstellen waar ze zullen zitten, doe dan beter je best.
- Schrijf je aannames over afhankelijkheden op. Verdeel ze in verschillende soorten afhankelijkheden, zoals “partners”, “andere projecten”, “externe partijen buiten mijn controle”, enzovoort.
- Begrijp de projectarchitectuur. Overleg met de technische leiders en breng de projectintegratie in kaart: wanneer welke onderdelen op elkaar moeten aansluiten. Identificeer de bekende afhankelijkheden.
- Verduidelijk functionele rollen en verantwoordelijkheden. Neem contact op met de PM's van afhankelijke programma's. Bespreek de afhankelijkheden en beoordeel de projectrisico's.
- Houd afhankelijkheden in de gaten en communiceer. Neem belangrijke afhankelijkheden op als agendapunten in teamvergaderingen of updates.
- Zorg voor een formeel escalatieproces. Weet tot wie je je moet wenden in geval van een probleem.
Projectafhankelijkheden: geen wondermiddelen
Je kunt ze horen aankomen, maar je kunt ze niet zien. Voor digitale managers zijn deze onvoorziene risico’s en complexe afhankelijkheden de spreekwoordelijke dingen die ’s nachts lawaai maken. Maar deze ‘ondoden’ hoeven je niet om zeep te helpen.
Het is een rommeltje, want er is geen wondermiddel of knoflookketting om deze monsters te neutraliseren. Maar de hierboven beschreven stappen kunnen risico’s beperken voordat je gillend het griezelige huis uit rent.
Zombies zijn overal. Wees dus voorbereid. Met wat planning en zorg ben je ze altijd een stap voor!
Lees meer over het voorbereiden op en hoe ze in de echte wereld werken, abonneer je op de DPM-nieuwsbrief of meld je aan voor een lidmaatschap! Of luister naar onze podcast: Hoe praat je over risico’s en zorg je dat iedereen luistert.
