Lean projectmanagement: 5 principes & complete gids

Door de nadruk te leggen op voortdurende verbetering en klantwaarde, streeft lean naar:

• Processen stroomlijnen
• Onnodige stappen elimineren
• Resultaten van hogere kwaliteit leveren met minimale middelen

De lean-aanpak vindt zijn oorsprong in de beginjaren van de autoproductie. Toyota nam de beroemde gestroomlijnde massaproductiestrategie van Ford Motor Company over en paste deze aan om te voldoen aan uiteenlopende productvereisten en marktvraag. Het Toyota Production System (TPS) vormde de voorloper van lean projectmanagement.

Lean richt zich op het verminderen van drie specifieke soorten verspilling:

1. Muda: Activiteiten of processen die middelen verbruiken maar geen waarde toevoegen waarvoor klanten willen betalen (ook wel overproductie of overbewerking genoemd), zoals testen en kwaliteitsborging.
2. Mura: Ongelijkmatigheid of inconsistentie in werklasten, zoals een taakverdeling waardoor sommige teamleden overbelast raken terwijl anderen onvoldoende werk hebben.
3. Muri: Overbelaste of onrealistische werklasten, bijvoorbeeld het toewijzen van een onrealistische hoeveelheid werk binnen een onredelijk strakke deadline, waardoor het risico op burn-out en fouten bij medewerkers kan toenemen.

Lean is een van de vele agile benaderingen van projectmanagement (andere voorbeelden zijn Scrum en Kanban). Ongeacht welke lean- of agilemethodologie (of niet-agilemethodologie) je kiest, projecten kunnen altijd het best worden beheerd in projectmanagementsoftware.

5 principes van lean projectmanagement

In "Lean Thinking" stelden James P. Womack en Daniel T. Jones vijf kernprincipes voor lean projectmanagement voor.

1. Bepaal de waarde

Simpel gezegd betekent dit dat je vaststelt voor welke zaken de klant bereid is te betalen. Dit is vergelijkbaar met het voorleggen van een projectraming en een omschrijving van de werkzaamheden, samen met voorgestelde prijzen, aan een klant om te bepalen of die verder wil gaan.

2. Bepaal de waardestroom voor elk product

Maak een waardestroomkaart om een visueel overzicht te krijgen van al het werk dat moet worden uitgevoerd. Dit is in wezen een stroomdiagram dat laat zien hoe materialen en informatie zich door het projectproces bewegen.

3. Creëer de stroom

Breng een soepele en continue werkstroom tot stand zonder stilstand vanaf het begin tot het einde van het project. Dit is bedoeld om maximale efficiëntie in het proces te creëren en vertragingen of knelpunten in de productie te helpen voorkomen. 

4. Stel het pull-principe in

Stem je productie af op de daadwerkelijke klantvraag (oftewel een “pull”-systeem) en zorg ervoor dat middelen efficiënt worden ingezet op basis van actuele behoeften, in plaats van onnodig werk op te dringen. Hierdoor kunnen bedrijven of projectteams voorkomen dat ze voorraden moeten opbouwen of artikelen moeten opslaan voor het geval er een bestelling binnenkomt, waardoor het bedrijf tijd en geld bespaart.

5. Streef naar perfectie

Streef naar voortdurende verbetering, elimineer verspilling en inefficiëntie en optimaliseer je processen om het hoogst mogelijke niveau van efficiëntie en waardelevering in je projecten te bereiken.

Technieken voor lean projectmanagement

Er zijn twee belangrijke lean-technieken waarmee je vertrouwd moet raken:

• Deming-cyclus: Dit proces omvat voortdurend leren en aanpassen op basis van die lessen. Het wordt ook wel de PDCA- of PDSA-cyclus genoemd, wat staat voor Plan, Do, Check (of Study) en Act. Begin met het opstellen van een plan om een specifiek doel te bereiken en voer dat plan vervolgens uit. Controleer of bestudeer daarna de impact van het plan en pas vervolgens toe wat je hebt geleerd in je volgende plan. 
• Lean Six Sigma: Dit projectmanagementproces combineert de Six Sigma-methode met de principes van lean. Six Sigma maakt gebruik van gegevens, waarschijnlijkheden en statistieken om verspilling en fouten te verminderen, evenals technieken zoals een analyse van de grondoorzaak.

Voordelen van lean projectmanagement

De lean-methodologie heeft gevolgen die verder gaan dan het creëren van efficiëntie. Daaronder vallen:

• Een cultuur van procesverbetering creëren: Lean streeft ernaar werkprocessen flexibel te houden, zodat alle teamleden suggesties kunnen doen of nieuwe manieren van werken kunnen uitproberen. Dit kan een mentaliteit bevorderen waarbij teams klaarstaan om manieren voor verbetering te ontdekken.
• De zichtbaarheid bij projectbelanghebbenden en klanten verbeteren: Lean-projecten vereisen veel inbreng van de klant of belanghebbende om ervoor te zorgen dat er geen extra inspanning of scope wordt ondernomen. Bij het afbakenen van de op te leveren resultaten moeten belangrijke belanghebbenden bij het proces worden betrokken, zodat de definitieve werkverklaring alleen zaken bevat die waardevol zijn.
• Kosten verlagen: Omdat de lean-projectmanagementmethodologie voorkomt dat bedrijven zaken bouwen voordat ze nodig zijn (bekend als een just-in-time-systeem), kunnen kosten worden verlaagd door overtollige voorraad te vermijden. Daarnaast vraagt lean denken teamleden om voortdurend de financiële resultaten in de gaten te houden, doordat ze streven naar perfectie.

Nadelen van lean projectmanagement

Net als elke projectmanagementmethodologie kan lean voor uitdagingen zorgen.

• Het grotere geheel uit het oog verliezen: In een lean projectlevenscyclus zoek je naar kleine, stapsgewijze verbeteringen. Lean biedt niet veel mogelijkheden om een stap terug te doen en naar het grotere geheel te kijken. In dit soort omgevingen is het mogelijk om “op de kleintjes te letten en het grote geheel uit het oog te verliezen”, omdat wat in één deel van het project doorlooptijd of inspanning bespaart, in een ander deel meer werk (of herstelwerk) kan veroorzaken.
• Reactiever in plaats van proactief zijn: Lean is ontworpen om overproductie te voorkomen. Dit kan het voorspellen van de vraag lastig maken wanneer markttrends en onverwachte gebeurtenissen de behoeften van klanten veranderen.

Toepassingen van lean projectmanagement

Lean projectmanagement is het nuttigst in projectsituaties waarin:

• Je beperkte middelen of budget hebt: Lean helpt je verspilling te verminderen en efficiëntie te behalen, zodat je je middelen optimaal kunt benutten en onnodige kosten of tijdvreters kunt beperken. 
• Je ruimte nodig hebt voor flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Omdat lean snel beweegt en regelmatige evaluaties omvat (vaak bij vaste projectmijlpalen), kunnen teams snel van koers veranderen om te reageren op feedback, wijzigingen in de projectopzet of nieuwe informatie of beslissingen die van invloed zijn op het project.
• Je een krappe deadline hebt: Lean legt de nadruk op snelle reacties op veranderingen, waardoor het team zich kan aanpassen aan wijzigingen die anders roet in het eten zouden kunnen gooien bij pogingen om het werk vóór de deadline af te krijgen. 
• Je prioriteit wilt geven aan voortdurende verbetering: Lean biedt een ingebouwd systeem om in de loop van de tijd te verbeteren. Dit is ideaal voor teams die uit juniorleden bestaan of voor teams die nieuw zijn in het samenwerken.

Wat nu?

Lean is een van de vele gespreksonderwerpen in onze DPM-lidmaatschapscommunity—schrijf je in en krijg toegang tot alle gesprekken in Slack, evenals tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modellen voor gangbare projectdocumentatie.