Schrijf in 5 stappen een medewerkerhandboek

Helaas breekt hun eerste werkdag aan en herinner je je dat gedachten lezen (nog) geen redelijke verwachting is voor personeel (ook al lijken je klanten dat wel te denken!) Over je klanten gesproken: ze bellen je de hele ochtend en je arme nieuwe medewerker zit met de duimen te draaien terwijl je vanaf de andere kant van de kamer geluidloos ‘het spijt me’ naar die persoon vormt.

Had je maar een document dat je aan je nieuwe medewerker kon geven om tussen de telefoontjes door te lezen!

Daarom is een werknemershandboek belangrijk: het zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker zich welkom voelt en de informatie krijgt die nodig is om aan de slag te gaan, zelfs op de drukste dagen.

Lees verder om meer te leren over het maken van een werknemershandboek, met voorbeelden, een voorbeeldindeling en stappen om dat van jou samen te stellen.

Andere benamingen voor werknemershandboek

Als de naam “werknemershandboek” je niet bekend voorkomt, kan dit document ook bekendstaan als:

• Standaardwerkinstructies
• Inwerkhandleiding
• Gebruikershandleiding
• Naslaggids
• Opleidingshandleiding voor medewerkers of medewerkershandleiding
• Bedrijfshandboek

De kans is dus groot dat je in je loopbaan op de een of andere manier een werknemershandboek bent tegengekomen.

Wat je in een werknemershandboek moet opnemen

De beste werknemershandboeken zijn nuttig voor het hele team, niet alleen voor nieuwe medewerkers. Het werknemershandboek van je team moet:

• Nieuwe medewerkers moeiteloos inwerken
• Onderling afgesproken procedures vastleggen die iedereen helpen het beste werk te leveren
• De verwachtingen voor het succes van projecten verduidelijken

Een werknemershandboek maken is nuttig, of je nu bij een piepkleine start-up of een groot conglomeraat werkt. Grotere bedrijven hebben waarschijnlijk al beleid voor onderwerpen die variëren van urenregistratie en personeelszaken tot ethiek en compliance. Een werknemershandboek op teamniveau verwijst medewerkers naar bedrijfsbrede hulpmiddelen, maar richt zich voornamelijk op de standaardwerkinstructies die je team helpen succesvol te zijn.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Punten om in een werknemershandboek op te nemen

Voor het schrijven van een werknemershandboek bestaat geen magische formule—je moet doen wat werkt voor jouw team! Overweeg om als uitgangspunt de volgende informatie op te nemen:

• Inwerkprocedures. Wat moeten nieuwe medewerkers op hun eerste dag doen? In hun eerste week? Binnen hun eerste 90 dagen? Neem richtlijnen op over onderwerpen die variëren van IT-behoeften en opleidingsvereisten tot doelstellingen voor professionele ontwikkeling.
• Een verwijzing naar bedrijfsbreed beleid of hulpmiddelen. In plaats van informatie te herhalen die mogelijk al elders bestaat, kun je voor onderwerpen die relevant zijn voor je team verwijzen naar bestaand bedrijfsbeleid. Dit kan bijvoorbeeld beleid voor thuiswerken, urenregistratie of kledingvoorschriften omvatten. Als je geen bedrijfsbreed beleid hebt waarnaar je kunt verwijzen, schakel dan een HR-expert in om je te helpen dit op te stellen!
• Projectinitiatiedocument. Maak een overzicht van 1 à 2 pagina’s van de projecten waaraan je team werkt. Als je projecten vaak veranderen, kun je in plaats daarvan profielen van je klanten opnemen. Je kunt deze momentopnamedocumenten altijd aanvullen met extra achtergrondmateriaal, maar ik merk dat het kort en bondig houden van de informatie de kans vergroot dat medewerkers: a) het document lezen en b) de informatie onthouden.
• Informatie over tools die het team graag gebruikt. Als er iets specifieks is dat iedereen gebruikt, leg het dan vast! Voorbeelden van tools zijn een communicatieplatform of een opslagplaats voor het delen van bestanden.
• Gids voor kwaliteitsborging en stijl. Wees duidelijk en trots over het standpunt van je team in het debat over de Oxford-komma! Een QA-gids biedt medewerkers één centrale plek om te raadplegen voordat ze werk opleveren.
• Uitdiensttredingsprocedures. Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik me heb moeten haasten om iets alledaags uit te zoeken, zoals hoe ik de bestanden van een medewerker op diens laatste dag moest overdragen. Doe jezelf een plezier en leg de verantwoordelijkheid bij de medewerker om uit te zoeken wat moet worden overgedragen. Op de laatste dag kun je de checklist doornemen zonder het gevoel te hebben dat je iets bent vergeten.

• Teamcapaciteiten. Profielen van elk teamlid, met informatie over hun achtergrond, hun rol(len) binnen het team en wat ze buiten het werk graag doen
• Een ‘gebruikershandleiding’ voor managers. Om nieuwe medewerkers te helpen begrijpen hoe ze met hun managers kunnen samenwerken, inclusief informatie over het persoonlijkheidstype van managers (bijv. MBTI, Clifton StrengthsFinder) en hun voorkeursstijl van werken. Voor platte organisaties kun je overwegen dit nog een stap verder te brengen door elk teamlid te vragen een ‘gebruikershandleiding’ op te stellen als onderdeel van hun capaciteitsprofiel.

Wat moet je nog meer opnemen?

Stel jezelf bij het bepalen van aanvullende inhoud voor een personeelshandboek de volgende vragen:

• Welke informatie zou je op je eerste dag nuttig hebben gevonden?
• Als je morgen de organisatie zou verlaten, welke kennis zou dan met jou meegaan?
• Wat zou ervoor zorgen dat je dit document wilt lezen? Misschien is het een creatieve titel, een glanzende omslag of persoonlijke verhalen.
• Naast het verstrekken van administratieve informatie moet een nuttig personeelshandboek ook de samenhang binnen het team bevorderen en de prestaties verbeteren. Wat maakt je team nu succesvol en welke informatie zou je team helpen om in de toekomst succesvol te zijn?

Voorbeelden van personeelshandboeken

Hier zijn enkele creatieve voorbeelden van personeelshandboeken om je ideeën te geven voor het samenstellen van je eigen handboek.

1. Het personeelshandboek van Trello

Trello gebruikt handig zijn eigen Kanban-taakbeheersysteem om zijn personeelshandboek te hosten. In dit voorbeeld zijn verschillende onderdelen van het bedrijfsbeleid georganiseerd in kolommen, waaronder een kolom waarin medewerkers kunnen beginnen, genaamd ‘Op je eerste dag’.

2. De culturele referentiegids van Netflix

Netflix voorziet zijn medewerkers van dia’s die de belangrijke aspecten van de bedrijfscultuur en het gedrag dat het bedrijf van elke medewerker verwacht, uiteenzetten.

Het document is meer dan 100 dia’s lang, maar profiteert van een zeer eenvoudig ontwerp en leest snel.

3. De online pagina van Sterling Mining Co.

Sterling Mining Co. bewijst dat een personeelshandboek geen handboek hoeft te zijn — en evenmin een document dat volgestopt is met woorden. Bekijk hun creatieve, verfrissende onboardingpagina: gewoon een scrollbare pagina die medewerkers online kunnen vinden.

De pagina bevat afbeeldingen, grafische elementen en enkele eenvoudige antwoorden op veelgestelde vragen over de dingen waar nieuwe medewerkers zich als eerste over verwonderen, zoals: ‘Wat dragen mensen?’, ‘Wanneer krijg ik betaald?’ en "Welke projectbeheersoftware voor de mijnbouw gebruiken we?".

Een personeelshandboek schrijven in 5 stappen

Oké, nu je weet wat een personeelshandboek is en wat erin moet komen te staan, denk je waarschijnlijk… ‘Ja, wanneer ga ik in hemelsnaam de tijd vinden om dit ding te schrijven?’

Laten we eerlijk zijn…het soepel laten verlopen van onze interne processen heeft nooit een hoge prioriteit wanneer klanten bellen—er zijn altijd brandjes om te blussen. Ik heb het proces voor het samenstellen van een werknemershandboek vereenvoudigd—zo schrijf je in slechts 5 stappen een werknemershandboek:

1. Begin met een overzicht. Bepaal wat je in een werknemershandboek wilt opnemen en maak een overzicht van de relevante secties. Begin met een voorbeeldindeling van je vrienden bij DPM en je bent praktisch klaar. Ben je meer visueel ingesteld, dan kan beginnen met een leeg canvas en het gebruik van mindmappingsoftware helpen—bovendien wordt het zo eenvoudig om je ideeën in de volgende stap aan je team te presenteren.
2. Deel het overzicht met andere teamleden om feedback te krijgen. Trek tijdens je volgende teamvergadering 15 minuten uit om het overzicht te bekijken en feedback te verzamelen over welke aanvullende inhoud moet worden opgenomen.
3. Vul de lege plekken in. Nu komt het moeilijke deel—de secties van je overzicht invullen. Maar dit hoeft niet zo moeilijk te zijn als je denkt als je het werk verdeelt en samen aanpakt. Je meest recent aangenomen medewerker kan de inwerkprocedures van het team uitschrijven. Wijs de volgende keer dat je een oplevering moet doen een teamlid aan om de QA-stappen die hij of zij volgt te documenteren terwijl diegene ermee bezig is. Wanneer je het werk opdeelt en er gedurende langere tijd aan werkt, voelt het minder als extra werk (en wees niet bang om deze tijd aan je klant door te berekenen, die er baat bij heeft een beter product te ontvangen). Maak ten slotte zo veel mogelijk gebruik van externe inhoud. Bij het opstellen van de capaciteiten van je team kan het bijvoorbeeld zo eenvoudig zijn als linken naar het LinkedIn-profiel van de betreffende persoon. Zo hoeven alle medewerkers alleen hun rollen, drie hobby's buiten het werk en hun MBTI-informatie te vermelden. Klaar.
4. Onthoud dat klaar beter is dan perfect. Stel als doel om versie 1 binnen een maand af te hebben. Wie maalt erom als het niet de grootste uitvinding sinds gesneden brood is? Kies voor een wendbare aanpak om een minimaal levensvatbaar product op te leveren en verbeter het daarna geleidelijk.
5. Promoot het product. Zorg dat iedereen weet waar het handboek staat en bepaal wie verantwoordelijk is voor het verstrekken van een exemplaar aan nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag. Dit kan de personeelsmanager, inwerkbuddy of HR-specialist zijn.

Wat je moet vermijden bij het schrijven van een werknemershandboek

We hebben besproken welke inhoud deel moet uitmaken van een werknemershandboek en welke stappen je moet volgen om er een te schrijven. Maar met welke mogelijke valkuilen moet je rekening houden wanneer je bepaalt hoe je een werknemershandboek maakt? In de onderstaande tabel staan enkele veelvoorkomende problemen die ontstaan bij het opstellen van een werknemershandboek, oplossingen om deze problemen aan te pakken en de voordelen daarvan:

Probleem	Oplossing	Voordelen
Niemand vindt het handboek nuttig (behalve jij)	Betrek het hele team bij het ontwikkelen van het werknemershandboek	Het team voelt zich eigenaar van het document en is gemotiveerd om het product te verbeteren Als niemand het handboek na deze oefening nuttig vindt, weet je dat je er geen nodig hebt!
Niemand werkt het handboek bij. Tegen de tijd dat een nieuwe medewerker begint, is het document niet langer nuttig.	Draag je nieuwe medewerker op om het handboek bij te werken als onderdeel van diens inwerkperiode (neem deze instructies op in het handboek zelf, zodat je ze niet vergeet!) De nieuwe medewerker moet ook verantwoordelijk zijn voor het ertoe aanzetten van het team om hun capaciteitsprofielen bij te werken	Het team werkt het handboek regelmatig bij met minimale impact op de levering aan klanten De nieuwe medewerker heeft iets te doen wanneer die net begint!

Voorbeeldindeling van een werknemershandboek

1. Inleiding
   1. Verwelkom je nieuwe werknemer in je geweldige team!
2. Inwerkprocedures
   1. HR-vereisten (details over de arbeidsrelatie, belastinginformatie, arbeidsvoorwaarden, werknemerscompensatie, gezins- en medisch verlof, vakantietijd, betaald verlof, werktijden, wet- en regelgeving, enz.)
   2. Professionele gedragscode en verwachtingen
   3. Verwijzingen naar relevante bedrijfsbeleidsregels (bijv. telewerken, kledingvoorschriften, urenregistratie, declaraties,   wanneer werknemers functioneringsgesprekken kunnen verwachten)
   4. Verplichte training
   5. IT-behoeften (hoe je een laptop, telefoon enz. instelt)
3. Teamoriëntatie
   1. Capaciteiten van medewerkers
   2. Overzicht van de projectportfolio/projectinitiatie-document(en)
   3. Gebruikershandleiding voor managers/werknemers
4. Kwaliteitsborging
   1. Overzicht van teamsoftware en -hulpmiddelen en verwachtingen voor het gebruik ervan (bijv. platforms en protocollen voor chatberichten, hoe je een afwezigheidsbericht voor e-mail opstelt)
   2. Beste werkwijzen voor kwaliteitsborging binnen het team
   3. Vereiste indelingen/sjablonen voor op te leveren resultaten
   4. Stijlgids
5. Uitdiensttredingsprocedures (Introduceer dit gedeelte op een positieve manier. Werknemers verlaten het bedrijf mogelijk niet; ze kunnen overstappen naar een nieuwe opdracht of van rol veranderen)
   1. HR-vereisten (belastinginformatie, arbeidsvoorwaarden enz.)
   2. IT-behoeften (hoe, wanneer en waar bedrijfsapparatuur moet worden ingeleverd)
   3. Procedures voor bestandsoverdracht

Meer over het managen van nieuwe teamleden

Lees hier Galens tips over het aannemen van externe teamleden.