Wat is digitaal projectmanagement? [Ultieme gids]
Er is een prangende vraag binnen de community voor digitaal projectmanagement: is digitaal projectmanagement in onze veranderende digitale wereld een rol of een vaardigheid?
Wat is digitaal projectmanagement?
Digitaal projectmanagement (DPM) is het leiden, plannen, organiseren, motiveren en opleveren van projecten die gebruikmaken van het web; het betekent dingen bouwen in een digitale wereld, voor een digitale wereld. Het is het beheren van projecten met digitale opleveringen—data, pixels, interfaces en schermen.
Digitale projectmanagers gebruiken webtechnologieën om alles op te leveren, van websites tot mobiele apps, van video's tot games, van e-commerce tot e-mails, van socialmediacampagnes tot VR, of van richmediareclame tot digitale buitenreclame. Het betekent projecten opleveren in een verbonden, online wereld waarin merken en organisaties rechtstreeks contact hebben met klanten.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Digitale opleveringen zorgen ervoor dat een project digitaal projectmanagement vereist in plaats van zomaar een ander type projectmanagement.
Deze opleveringen en de creatieve werkprocessen die worden gebruikt om ze te creëren (vaak binnen een bureau, studio, intern webteam of consultancyomgeving), hebben geleid tot een type projectmanagers dat een andere mindset, vaardigheden en gereedschappen gebruikt om digitale projecten op te leveren.
De aanpak van digitaal projectmanagement
- Mindset: DPM's zijn waardegedreven, wendbaar en iteratief, en richten zich op het snel en efficiënt maximaliseren van de oplevering van waarde.
- Vaardigheden: Harde vaardigheden zijn belangrijk, maar zachte vaardigheden zijn doorslaggevend. Emotionele intelligentie en sociale intelligentie zijn essentieel voor samenwerking, en DPM's moeten optreden als strategische leiders.
- Gereedschappen: We beheren meer projecten en opleveringen met minder geld en tijd, en richten ons op het benutten van gereedschappen en technologie om efficiëntie te stimuleren.
Digitaal projectmanagement: een rol, vaardigheid of beide?
De toenemende samenwerkingsgerichtheid van veel organisaties is de drijvende kracht achter deze vraag. De verleiding is natuurlijk om geld te besparen en het simpelweg te reduceren tot een vaardighedenpakket, en een teamlid met uitstekende communicatieve vaardigheden de leiding te geven als projectmanager.
We moeten onze eigen vooringenomenheid hierbij erkennen, maar steeds weer komen we terug bij hetzelfde definitieve antwoord: digitaal projectmanagement is meer dan alleen een vaardighedenpakket—het is een belangrijke rol die een mindset vereist om alle belanghebbenden bij een bepaald project met elkaar te verbinden en optimale resultaten te behalen die anders niet bereikt hadden kunnen worden.
We bevinden ons op die unieke plek, precies in het midden van het spinnenweb, terwijl we voortdurend in alle richtingen scannen en onze gereedschappen en technologie gebruiken om trillingen van alle verschillende draden waar te nemen en erop te reageren. Als cruciale informatiehub interpreteren we die signalen vervolgens en vertalen we wat ze betekenen voor het algehele resultaat, de andere delen van het web en de klant zelf.
En we zijn voortdurend alert op problemen en projectrisico's die een gat in het web kunnen scheuren en het project kunnen vertragen.
In essentie is het geheel groter dan de som der delen; zonder twijfel is digitaal projectmanagement onmiskenbaar een cruciale rol.
Wat houdt de functieomschrijving van een digitale projectmanager in?
Medeoprichter van The Digital Project Manager, Galen Low, verwoordde het op een dag tijdens een informeel telefoongesprek treffend: DPM's verzamelen, ordenen, vertalen en communiceren om een project op tijd en binnen budget op te leveren.
DPM's zijn gespecialiseerd in het voor elkaar krijgen van dingen, en daarmee bedoelen we ervoor zorgen dat iedereen in het team over de middelen, tijd en vaardigheden beschikt die nodig zijn om zijn of haar werk te doen.
Als dat nog steeds wat vaag klinkt, laten we het dan specifieker maken. Ik vroeg Mackenzie Dysart, een professional in projectmanagement (PMP) en gecertificeerd Scrum-master, om ons te vertellen hoe een typische projectlevenscyclus er voor haar uitziet:
- Reikwijdte en verwachtingen: Inzicht krijgen in de reikwijdte van het project en de betrokken digitale producten, en in wat er is verkocht (wat daadwerkelijk anders kan zijn!)
- Interne en externe kick-offs: Het vaststellen van het voorkeurs-projectmanagementsoftwaresysteem van de klant en het communiceren van je projectmanagementmethodologieën en -kaders, kennismaken met je projectteam, de projectplanning opstellen en belangrijke maatstaven voor projectsucces bepalen.
- Dagelijkse stand-ups: Dagelijks afstemmen met je team en leidinggevenden om ervoor te zorgen dat iedereen op schema ligt, resource- en tijdmanagement beoordelen en deze updates tussen teams en leidinggevenden communiceren.
- Budgetrapportages en planningslogistiek: Budgetupdates bijhouden en communiceren, geplande vakanties en pauzes inplannen en omgaan met onvoorziene problemen voor zover die betrekking hebben op het totale budget, de planning en de reikwijdte.
- Goedkeuring door de klant en livegang: De definitieve goedkeuring verkrijgen en het minimaal levensvatbare product op de markt brengen voor beoordeling
- Zorgen aanpakken en optimaliseren voor de beste prestaties en resultaten: De prestaties beoordelen en in realtime verbeteringen aan het product aansturen.
Als je deze uitgebreide lijst bekijkt, vraag je je af: waarom zou iemand ooit een digitaal product lanceren zonder een digitale productmanager aan het roer?
Een digitale PM heeft vele namen
Mensen houden ervan om eenvoudige dingen ingewikkeld te maken, en de functietitel DPM is daar een perfect voorbeeld van. Een digitale projectmanager kan iets anders worden genoemd, afhankelijk van de branche waarin je werkt of het bureau waarvoor je werkt.
Je kunt worden aangenomen als webprojectmanager, een logistiek projectmanager, een digitale producent, een technisch projectmanager—de lijst gaat maar door. Mackenzie Dysart zegt dat een DPM soms ook de rol van strateeg op zich neemt, hoewel dat in de meeste gevallen geen bepalend kenmerk van de functie is.
Wat is dan wel een bepalend kenmerk? Logistieke gymnastiek. We hebben het over functionele logistiek (projectreikwijdte, planningen, prijzen, wie wat doet en wanneer, enzovoort) en, misschien nog belangrijker, emotionele logistiek.
“De ‘command-and-controlstijl’ wordt steeds minder effectief in onze werkomgeving, waardoor leiders en projectmanagers van de ‘nieuwe stijl’ empathischer en mensgerichter kunnen zijn,” zegt Galen Low.
Mensen zijn geen machines—ze hebben van alles gaande en we zijn niet zomaar drones. Het is een heel delicate balans van menselijkheid.
Die observatie sluit aan bij een recent rapport over de toekomst van werk van het World Economic Forum, waarin een toenemende wereldwijde vraag naar emotionele intelligentie en andere sociale vaardigheden werd vastgesteld.
Zachte vaardigheden zoals conflictoplossing binnen projecten, onderhandelen, mentorschap, delegeren, trainen, besluitvorming en teambuilding worden snel zeer waardevolle kwaliteiten bij sollicitanten in het algemeen. Dat betekent dat geweldige projectmanagers klaarstaan om nog belangrijkere spelers in de digitale wereld te worden en nog meer waarde toe te voegen.
Lees meer over trends in projectmanagement en de toekomst van DPM.
Hulpmiddelen versus kwaliteiten voor digitaal projectmanagement
Flexibiliteit is het waardevolste hulpmiddel in je projectmanagementgereedschapskist. Oké, misschien is flexibiliteit minder een hulpmiddel en meer een kwaliteit, maar het is de beste kwaliteit die een DPM kan hebben.
De daadwerkelijke hulpmiddelen die je gebruikt, heb je niet altijd zelf voor het kiezen. Het is jouw taak om aan te sluiten bij de werkprocessen waarin je klant werkt, een projectplan op te stellen en de op te leveren resultaten aan te sturen.
Iedereen kan Scrum, Kanban, waterval- of agileprojectmanagementsystemen volgen, maar wat een succesvol digitaal project onderscheidt van een rampzalig project, is een DPM die zijn projectmanagementvaardigheden voortdurend ontwikkelt.
Waarom? Omdat snelheid in de digitale wereld belangrijk is.
“Traditioneel projectmanagement heeft al deze tijd en ruimte om oplossingen aan te pakken. De digitale wereld gaat veel sneller. Je moet wendbaar zijn”, zegt Mackenzie Dysart. “Het gaat om veel vragen, antwoorden en beslissingen die binnen een beperkte ruimte in enkele uren worden genomen”, niet dagen of maanden. Maar dit iteratieve karakter van digitale projecten is spannend, zowel voor de klant als voor de gebruiker.
We herhalen omdat het kan—het is software en het is eenvoudig om wijzigingen aan te brengen—maar ook omdat gebruikers erom vragen, merkt Galen Low op. Gebruikers zijn niet alleen gewend geraakt aan stapsgewijze verbetering, maar willen ook rechtstreeks inspraak hebben in wat die verbeteringen zijn.
Het is deze feedbacklus die digitaal projectmanagement zo’n boeiend domein maakt; “het product wordt beter terwijl het in mijn handen ligt”, zegt hij.
Digitaal projectmanagement versus digitale marketing
Oké, je hebt dus net een digitaal product gelanceerd: je hebt de volledige technologische basis voor je klant opgezet, volledig gecodeerd met aangepaste CSS en HTML en een verbeterde gebruikerservaring, binnen budget en op tijd. Het webproject of de app is klaar om verkeer en content te genereren, met digitale engagementmodellen die al zijn ingebouwd.
Dus… dat is het, toch? Klaar!
Nee. Absoluut niet. Er is hier nog een volledige andere levenscyclus om rekening mee te houden, namelijk optimalisatie en digitale marketing.
Met andere woorden: digitale marketing is vaak de volgende fase van het digitale project, nadat het is opgeleverd. Het valt perfect binnen je paraplu van digitaal projectmanagement, aangezien je nu de uitvoering van overtuigende sociale media- en marketingcampagnes voor je klant aanstuurt. Voor deze volgende fase kan gespecialiseerde software voor digitaal marketingprojectmanagement of software voor marketingprojectmanagement nodig zijn.
Laten we het verhaal veranderen van overheadkosten naar een investering die waarde toevoegt
Digitale projectmanagers komen meestal als laatste aan boord, zegt Mackenzie Dysart. Ze voegt eraan toe dat ze doorgaans pas voor nieuwe projecten worden aangenomen nadat een bedrijf een bepaalde groei heeft doorgemaakt, omdat hun rol wordt gezien als een overheadkostenpost en niet als de waardevolle toevoeging die het in een eerder stadium werkelijk kan zijn.
Ik denk niet dat veel organisaties zijn ingericht op digitaal werken. Vooral tijdens de pandemie moesten veel bedrijven hun digitale omgeving aanpassen. Plotseling vormden digitale bureaus de ruggengraat van de bedrijfsvoering van veel van deze organisaties, omdat die website de etalage was.
Ze heeft gelijk. Een rapport van de International Project Management Association benadrukte dat, toen de pandemie net op gang kwam, slechts 30 procent van de organisaties vond dat hun vermogen om organisatorische veranderingen te managen daadwerkelijk effectief was. Dit betekent dat vandaag de dag steeds meer organisaties zich plotseling tot projectmanagers wenden om veranderingsinitiatieven aan te sturen, wat meestal digitale transformaties betekent.
Die verschuiving ging snel en werd enigszins opgedrongen. Daardoor ontstond een beangstigend aantal organisaties die DPM’s aannemen zonder de complexiteit van de functie, het project en/of de precieze rol van een digitale projectmanager volledig te begrijpen.
Hier is een goed voorbeeld uit een Redditbericht: de schrijver is medeoprichter van een niet nader genoemd klein digitaal bureau dat een DPM wil aannemen om tijd vrij te maken voor de medeoprichter en meer projecten van betere kwaliteit op te leveren.
Het probleem is volgens de schrijver dat “alle vragen die ik op Google heb opgezocht voor sollicitatiegesprekken met PM’s [ofwel] te algemeen of te open [lijken], of dat het niet duidelijk is welk antwoord goed/slecht/uitstekend zal zijn.”
Vervolgens leggen ze uit dat ze al een kleine selectie kandidaten hebben en op zoek zijn naar sollicitatievragen of tests om de beste 5 procent van de sollicitanten eruit te filteren; ze willen specifieke vragenlijsten geven aan “hun HR-manager met goede/slechte/uitstekende opties, zodat er geen extra ervaring/kennis [nodig is] om een goed/slecht antwoord te herkennen.”
Ze willen ook iets waarop alleen de beste 5-15 procent überhaupt antwoord kan geven, en ze willen iets dat “zo snel en kort mogelijk” is.
Op dit punt wapperen de rode vlaggen in stormkrachtige wind. En zoals je je kunt voorstellen, waren de reacties op Reddit niet bepaald vriendelijk.
Het probleem is dat deze situatie geen uitzondering is.
DPM’s worden berucht weinig gewaardeerd en te zwaar ingezet, zegt Dysart.
Op een gegeven moment leidde ik tegelijkertijd 23 projecten voor 14 klanten en … op dat moment kun je elk project niet eens meer dan één dag per maand aandacht geven,” legt ze uit.
De ironie is dat een goede PM zelden wordt opgemerkt. Wanneer diegene het team echt ondersteunt, merkt het team nauwelijks dat diegene bestaat; al dat cruciale verzamelen, samenstellen, vertalen en communiceren gebeurt stilletjes op de achtergrond om te voorkomen dat brandhaarden tot ontbranding komen.
Niemand merkt een brand op die nooit ontstaat. Maar misschien beginnen klanten, samen met de steeds veranderende dynamiek van de digitale markt, de werkelijke waarde van preventie te erkennen.
Aanbevolen softwaretools voor digitale projectmanagers
DPM's hebben digitale samenwerkingstools nodig om hun projecten op gang te brengen en tot aan de eindstreep te begeleiden. Met de juiste softwaretool kun je het projectbudget bijhouden, zien wie waaraan werkt en de status van opleveringen en taken volgen.
Dit zijn mijn keuzes voor de beste projectmanagementsoftware op de markt. Je kunt ze gebruiken als uitgangspunt om iets te vinden dat voor jou werkt.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hoe nu verder?
Terwijl wij, digitale projectmanagers, klanten blijven informeren over onze werkelijke waarde, moeten we het voortouw nemen bij het ontwikkelen van vaardigheden en het doorvoeren van verbeteringen. De beste manier om dat te doen is door lid te worden van de vakgemeenschap van The Digital Project Manager. Je krijgt mogelijkheden om te netwerken en contact te leggen met vakgenoten, evenals toegang tot onze sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten voor belangrijke projectdocumentatie.
