Budgetkrapte: omgaan met beperkte middelen en champagnewensen met een limonadebudget
Welkom bij Budget Crunch. In deze doorlopende serie behandelen we projectbudgetten en ramingen, evenals de uitdagingen die daarmee gepaard gaan. Groot of klein, achter elk budget zit een verhaal en wij brengen deze verhalen om je te helpen je eigen budgetuitdagingen op te lossen.
In deze editie lees je hoe Christina Sookram, een projectmanager in onze gemeenschap, omging met het feit dat ze (bijna) geen budget had voor een project voor een toonaangevend softwarebedrijf. Het project draaide om het stimuleren van studentontwikkelaars om apps voor het platform van het bedrijf te bouwen.
Hier is het interview van onze redacteur met Christina: ontdek hoe ze het project ondanks het budget heeft uitgevoerd en lees haar belangrijkste lessen over het samenwerken met belanghebbenden en het stellen van realistische verwachtingen rond budgetten.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat was het budget?
$18,000 gepland, $4,000 beschikbaar gesteld.
Wat was het project?
Studenten aan hogescholen en universiteiten vormen een onaangeboorde markt voor bouwers en makers.
Het project dat ik beheerde, omvatte het plannen en uitvoeren van een campagne om het aantal studentontwikkelaars dat mobiele applicaties maakt te vergroten. Dit was een geweldig project, omdat het programma waar ik deel van uitmaakte verschillende hogescholen en universiteiten als partners had.
De betrokkenheid van deze partners was groot. Dit project zou echter een uitdaging worden, omdat juist de gemeenschap van studentontwikkelaars nog niet betrokken was. Relatieopbouw was cruciaal. Was er een manier om meer studenten aan te moedigen mobiele apps te ontwikkelen?
De organisatie waar ik destijds deel van uitmaakte, organiseerde een wedstrijd voor softwareontwikkelaars om apps voor hun platform te bouwen.
Mijn organisatie (en specifiek een van de senior leiders binnen de organisatie) was de projectsponsor. De winnaars van de wedstrijd zouden worden bekendgemaakt tijdens hun jaarlijkse conferentie voor softwareontwikkelaars.
Omdat dit een geweldige trainings- en netwerkevenement was, werd aan de sponsor het idee voorgelegd om registratiepassen te verstrekken aan studenten die hun apps bij het platform indienden, zodat zij de conferentie gratis konden bijwonen.
Tijdens de conferentie zouden studenten in aanmerking komen voor een smartphone en tablet als onderdeel van hun wedstrijdprijs.
Wat was de uitdaging?
De grootste uitdaging was ons budget. Laat ik dat anders formuleren: onze grootste uitdaging was dat we het project met een budget in gedachten hadden gepland, maar nadat onze planning was afgerond ontdekten dat we ons budget drastisch moesten verlagen. We hadden weinig tot geen middelen beschikbaar om dit project uit te voeren.
Wat? Geen budget? Wat bedoel je — hoe kun je een project hebben zonder budget?
Welnu, hier wordt het ingewikkeld. De organisatie waar ik deel van uitmaakte, onderging een zeer moeilijke (en openbare) organisatorische herstructurering. De financiering voor portfolio's, programma's, projecten en initiatieven werd binnen de hele organisatie beperkt (of beëindigd).
Toen we het budget opstelden, baseerden we dit op het budget voor een vergelijkbaar project van het voorgaande jaar. Op basis van de reiskosten op dat moment en de kosten van enkele van onze benodigdheden vonden we dat het budget voldoende en realistisch was voor de reikwijdte die ons was toegewezen.
We gingen ervan uit dat we het project mochten uitvoeren met het budget dat we hadden gepland. Oorspronkelijk had het project het volgende budget:
| Onderdeel | Kosten | Opmerking/Notities |
|---|---|---|
| Registratiepassen voor conferentie voor studentontwikkelaars | 5 passen @ $900 elk = $4,500 | Om studenten aan te moedigen zich te ontwikkelen, zouden passen voor een conferentie worden verstrekt |
| Stand op ontwikkelaarsconferentie | $2,000 | Inclusief stand en promotiemateriaal |
| Tablets en smartphones voor prijzen | $5,000 | Interne kosten voor gebruikte hardwareapparaten (geen externe winkelprijzen) |
| Reiskosten voor 2 medewerkers naar ontwikkelaarsconferentie in San Francisco | $6,000 | Inclusief vlucht, hotel en vervoer ter plaatse |
| Bedrag voor onvoorziene kosten | $500 | Omdat je altijd een buffer in een budget moet hebben |
| Totaal | $18,000 | Prijzen/kosten zijn van rond 2010, toen het project werd gestart en gepland |
$18,000 is veel geld voor een bedrijf dat kosten wil schrappen en een herstructurering ondergaat. We kregen de opdracht dit budget te verlagen en alle niet-essentiële zaken te schrappen.
Omdat het budget al krap was (en volgens het projectteam realistisch), deelde ik mijn zorgen met onze sponsor. Ook zij voelden de druk om andere operationele kosten voor projecten binnen ons grotere programma te verlagen. Hoewel ze onze bezorgdheid begrepen, moedigden ze het team aan om naar innovatieve oplossingen te zoeken.
Wat was jouw oplossing?
Wanhopige tijden vragen om wanhopige maatregelen. In dit geval besloten we de strategie ‘bedelen, lenen of stelen’ toe te passen om te kijken of we interne hulp konden krijgen van onze sponsor en belanghebbenden.
Vergeet niet dat belanghebbenden bij projecten positief of negatief door je project worden beïnvloed. Ze hebben er belang bij dat het project succesvol is. Daarom moeten projectmanagers niet bang zijn om met hun belanghebbenden te communiceren en te vragen of ze kunnen helpen.
Hoe moest je creatief zijn bij het plannen of uitvoeren van het project?
De strategie van ‘bedelen, lenen en stelen’ klinkt in theorie misschien goed, maar de meesten van ons zullen waarschijnlijk erkennen dat dit binnen een professionele werkomgeving meestal geen goed idee is.
Een projectmanager moet het goede voorbeeld geven aan het team en anderen binnen een organisatie door zich ethisch te gedragen. Evenzo moeten gedrag en activiteiten die relaties kunnen schaden en wantrouwen kunnen creëren waarschijnlijk worden vermeden.
Dit is het moment waarop een projectmanager moet vertrouwen op zijn diplomatieke onderhandelingsvaardigheden en zijn vermogen om anderen te overtuigen iets op te geven dat ze hebben, in ruil voor wederzijds voordeel.
Daarvoor moest ik vaststellen wat de belanghebbenden hadden dat ik nodig had en wat ik hun in ruil kon bieden, zodat zij er voordeel van hadden (en daarbij zo weinig mogelijk geld uitgeven).
Op basis van mijn budget stelde ik de volgende matrix op ter voorbereiding op gesprekken met belanghebbenden:
| Wat heb ik nodig? | Wie heeft het? (Met welke belanghebbende moet contact worden opgenomen?) | Wat kan ik bieden? | Wat is het voordeel voor de belanghebbende? |
|---|---|---|---|
| Conferentieregistratiepassen voor studenten | Evenemententeam | Professoren/docenten proberen aan te moedigen om samen met hun studenten tegen het volledige registratietarief de conferentie bij te wonen | Het evenemententeam krijgt nog steeds mensen die zich voor het evenement registreren. Mogelijkheid dat enkele professoren van scholen aanwezig zijn |
| Stand op de conferentie | Sales- & marketingteam | Niet per se een volledige stand nodig (een bureau binnen een grotere stand zou volstaan om studenten/docenten naar de grotere stand te trekken) | Meer algeheel verkeer naar de hoofdstand en enige kostendeling |
| Tablets en smartphones | Team voor ontwikkelaarservaring | Toegewijde ontwikkelaars (studenten) die de hardware zullen gebruiken om mobiele apps voor het platform te maken | Meer mobiele apps voor het platform en bekendheid bij een nieuwe en onbenutte ontwikkelaarsgemeenschap |
| Reiskosten voor medewerkers | De sponsor | Medewerkers kunnen indien nodig helpen met andere taken/het evenemententeam ondersteunen | Extra hulp ter plaatse op de conferentie vermindert de behoefte om lokale tijdelijke hulp in te huren |
| Onvoorziene kosten | De sponsor | Eigenlijk niets om in ruil daarvoor aan te bieden. Dit is een post die indien nodig moet worden gebruikt | De sponsor hoeft niet betrokken te worden bij het beoordelen van een wijzigingsverzoek (bespaart de sponsor tijd) |
Gewapend met deze matrix plande ik gesprekken met elk van de groepen belanghebbenden om te vragen of ze ons de benodigde zaken kosteloos konden leveren (of de kosten met ons konden delen om ons budget te verlagen).
Heb je het project op tijd en binnen budget afgerond?
Hoewel ik geen secretaris-generaal van de Verenigde Naties was, moest ik als projectmanager wel mijn diplomatieke beïnvloedingsvaardigheden gebruiken bij de belanghebbenden om hen te vragen en hen ervan te overtuigen ons de benodigde zaken gratis te geven.
Naast mijn onderhandelingsvaardigheden waren hiervoor ook andere belangrijke vaardigheden voor projectmanagers nodig: luisteren en empathie.
Door elk van de belanghebbendenteams afzonderlijk te ontmoeten, kon ik meer te weten komen over hun doelen. Het ene doel dat we allemaal gemeen hadden, was dat we het aantal ontwikkelaars van mobiele apps op het platform wilden vergroten.
Mijn team had toegang tot een onbenutte markt (studenten) en beïnvloeders (docenten aan hogescholen/universiteiten). Na onderhandelingen met onze belanghebbenden konden we ons budget als volgt verlagen:
| Post | Oorspronkelijk budget | Bijgewerkt budget | Opmerking/notities |
|---|---|---|---|
| Registratiepassen voor de conferentie voor studentontwikkelaars | 5 passen @ $900 per stuk = $4,500 | $0 | De registratiepassen voor de conferentie voor 5 studenten werden geleverd door het evenemententeam |
| Stand op de ontwikkelaarsconferentie | $2,000 | $500 | Het sales- en marketingteam kon ons ruimte geven in de hoofdstand. De $500 dekt de kosten voor promotiemateriaal. |
| Tablets en smartphones als prijzen | $5,000 | $0 | Het team voor ontwikkelaarservaring schonk de hardware vriendelijk, omdat het ermee instemde dat studenten hardware nodig hebben voor ontwikkeling en testen. |
| Reis voor 2 medewerkers naar de ontwikkelaarsconferentie in San Francisco | $6,000 | $3,000 | De sponsor stemde ermee in extra financiering te verstrekken om de kosten van een van de medewerkers te dekken, wat hielp het reisbudget te verlagen |
| Bedrag voor de onvoorziene reserve | $500 | $500 | Het bedrag voor de onvoorziene reserve behouden |
| Totaal | $18,000 | $4,000 | Besparing van $14,000 (ongeveer 78% kostenbesparing) |
We konden ons budget niet verlagen tot $0, maar een verlaging van 78% door simpelweg met onze belanghebbenden te praten, heeft zeker geholpen.
Door ook contact op te nemen met het evenemententeam konden we bovendien een registratiekorting regelen als hogescholen en universiteiten een groep studenten en docenten wilden sturen (wat een stimulans was voor docenten om meer studenten aan te moedigen).
We konden het project op tijd afronden met uitstekende resultaten (tastbaar in de vorm van door studenten ontwikkelde apps, maar ook ontastbaar, zoals het bieden van netwerkmogelijkheden voor studenten).
Waren er onderdelen van het project of specifieke uitdagingen die je 's nachts wakker hielden?
Ja! Het hele project! 😑
Meer specifiek was het de uitdaging om een project als dit uit te voeren (met als uiteindelijk doel een bedrijf te laten groeien en contact te leggen met een onaangeboorde markt), terwijl de organisatie een aanzienlijke inkrimping onderging.
Hoewel onze sponsor zich voor het project bleef inzetten, waren we ons er terdege van bewust dat iemand anders (en hoger in de organisatie) gemakkelijk kon besluiten dat dit project geen prioriteit was en het kon annuleren.
Projecten beheren met beperkte budgetten en middelen is een realiteit waarmee veel projectmanagers op enig moment in hun loopbaan te maken krijgen, maar proberen een project uit te voeren terwijl je wordt bedreigd door een mogelijke annulering is iets heel anders.
Evenzo was er altijd de angst dat belanghebbenden de voordelen van ons project niet zouden zien en uiteindelijk geen steun zouden bieden. Je moet altijd om hulp vragen, maar er is geen garantie dat mensen die ook zullen geven.
Als je terugkijkt, zou je dan iets anders doen (afgezien van het wijzigen van de beperkingen van het project)?
Achteraf denk ik dat ik een veel eerlijker gesprek met onze sponsor zou hebben gevoerd over hoeveel geld en steun we daadwerkelijk voor het project hadden. Als we verplicht waren dit project met zeer weinig middelen te voltooien, was het project dan eigenlijk wel een prioriteit voor het bedrijf?
Heb je spijt van de manier waarop het project is verlopen?
Geen enkele spijt. We deden wat we moesten doen onder zeer moeilijke omstandigheden en wisten uitstekende resultaten te behalen.
Het is jammer dat het bedrijf een herstructurering doormaakte (waarop mijn projectteam en ik geen invloed hadden), maar we wisten onze doelstellingen toch te behalen.
Omdat we bovendien contact moesten opnemen met onze belanghebbenden, moesten we ook sterke relaties opbouwen die uiteindelijk vriendschappen werden. Daar heb ik zeker geen spijt van wat dit project betreft.
Wat zijn de effectiefste methodologieën & hulpmiddelen om met dit soort uitdagingen om te gaan?
Omdat we contact moesten onderhouden met onze belanghebbenden, kwam ons plan voor de betrokkenheid van belanghebbenden (met name ons register van belanghebbenden en de RACI-matrix) goed van pas. Ook was het essentieel om een wendbare werkwijze te hebben en open te staan voor verandering om dit project succesvol op te leveren.
Daarnaast is er achter de schermen een belangrijke speler, namelijk projectmanagementsoftware met financiële registratie. Een budget beheren draait vooral om het voortdurend bijwerken ervan en beslissingen nemen over hoe je verdergaat. Het gebruik van software, of een gespecialiseerde versie daarvan, zoals projectmanagementsoftware die met QuickBooks integreert, kan helpen de financiële registratie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat budgetten in realtime worden aangepast bij onverwachte beperkingen.
Welk advies zou je geven aan een andere projectmanager die met hetzelfde probleem te maken kreeg?
Twee adviezen die ik andere projectmanagers in een vergelijkbare situatie zou geven, zijn:
1. Wees niet bang om hulp te vragen
We waagden het erop onze belanghebbenden te vragen of ze ons konden helpen. Ze hadden gemakkelijk nee kunnen zeggen.
Door je goed voor te bereiden op wat je precies vraagt en een goed antwoord te hebben voor wanneer iemand vraagt: ‘wat heb ik eraan?’, vergroot je aanzienlijk de kans dat je zaken voor je project verkrijgt die je anders misschien niet had kunnen bemachtigen. Je weet het nooit als je het niet vraagt.
2. Praat eerlijk met je sponsor over de budgetverwachtingen
Je kunt geen champagne verwachten met een Kool-Aid-budget. Evenzo kunnen de sponsor en andere belanghebbenden niet verwachten dat een project wordt uitgevoerd en zijn doelen bereikt als er niet voldoende middelen beschikbaar zijn. Je sponsor kan mogelijk extra ondersteuning bieden (of anderen vragen om te helpen).
In het slechtste geval kan je sponsor besluiten dat het project niet kan worden uitgevoerd met de beschikbare middelen en het annuleren voordat het zelfs maar begint. Hoe hard dat ook mag zijn, jij en je projectteam weten dan in ieder geval waar jullie mee moeten werken, welke ondersteuning beschikbaar is en wat de prioriteit van jullie project is.
Wil je zelf bijdragen aan een lastige budgetsituatie? Neem hier contact op met de redacteur.
