Een stressvrije gids voor vrije tijd voor projectmanagers

Zo doet u dat.

Voordat u vertrekt: uzelf voorbereiden op succes

Twee weken van tevoren

Idealiter laat u uw team en belanghebbenden zo snel mogelijk weten dat u van plan bent om vrij te nemen. Maar minimaal heeft u twee weken nodig om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en op de hoogte is van uw aanstaande afwezigheid. De focus ligt op dit moment op het informeren van anderen en uzelf voorbereiden op succes wanneer u terugkeert. 

• Zet het in uw agenda en in die van alle anderen. Zorg ervoor dat uw vrije tijd in uw agenda staat en, net zo belangrijk, in de agenda’s van uw manager, uw team en belangrijke collega’s. Hoe eerder het bij iedereen op de radar staat, hoe beter.
• Blokkeer tijd voor uw terugkeer. Vergeet niet om tijd in uw agenda te reserveren voor uw eerste dag terug. Blokkeer minimaal de ochtend (of zelfs de hele eerste dag) om e-mails en projectupdates bij te werken en uzelf opnieuw te oriënteren op ontwikkelingen die zich tijdens uw afwezigheid hebben voorgedaan.
• Stem af met projectresources. Neem contact op met uw team om actieve projecten te bespreken en wat zij mogelijk nodig hebben tijdens uw afwezigheid. Als er tijdens uw vrije tijd kritieke deadlines vallen, kijk dan of het mogelijk is het werk eerder af te ronden of het bij uw terugkeer over te dragen. Als dat niet mogelijk is, zorg er dan voor dat u een duidelijk actieplan heeft. 
• Wijs een contactpersoon (POC) aan. Kies iemand die tijdens uw afwezigheid uw vaste aanspreekpunt is voor klantverzoeken en vragen van het team. Controleer of die persoon niet ook van plan is om tijdens uw afwezigheid vrij te nemen en stem af welke ondersteuning er van die persoon wordt verwacht.
• Communiceer met betrokken partijen. Neem proactief contact op met uw belangrijkste belanghebbenden en klanten over uw vrije tijd. Zo heeft iedereen voldoende tijd om rond uw afwezigheid te plannen en voorkomt u onnodige stress over de impact op projecten. 

Een week van tevoren

Nu je vakantie steeds dichterbij komt, moet je je richten op herinneringen en risicobeheer. Misschien heb je het gevoel dat je vervelend bezig bent, maar herhaling is essentieel. Iedereen is druk met zijn eigen leven en werk—de kans is groot dat ze niet nadenken over je aanstaande vakantie (of over de uitdagingen die zich kunnen voordoen terwijl je weg bent). Enkele dingen die je één week voor je vrije tijd moet doen:

• Maak een statusrapport. Geef een gedetailleerd statusrapport van alle actieve projecten. Dit moet deadlines, belangrijke mijlpalen en eventuele kritieke afhankelijkheden bevatten. Neem de status met je team door en bespreek eventuele vragen om verwarring tijdens je afwezigheid te voorkomen. Als je al projectmanagementsoftware gebruikt, is dit een fluitje van een cent.
• Herinner iedereen eraan. Stuur een herinnering over je aanstaande vrije tijd, wie het aanspreekpunt wordt en eventuele kritieke opmerkingen. Zo voorkom je verrassingen op het laatste moment.
• Beoordeel risico’s. Anticipeer op potentiële risico’s of uitdagingen die zich kunnen voordoen terwijl je weg bent. Werk samen met je team aan noodplannen om deze risico’s aan te pakken, zodat het project zonder onderbreking voortgang blijft boeken.

Als onderdeel van de risicoplanning is het ook belangrijk om met je POC af te spreken wat als een noodgeval geldt waarvoor contact met jou moet worden opgenomen. Zo krijgt je POC duidelijke grenzen voor wat naar jou moet worden geëscaleerd (en hoe je te bereiken bent) en wat het team zelf kan proberen op te lossen. 

Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat ze contact met je opnemen als een van de volgende noodgevallen zich voordoet:

• Een klant dreigt een project te beëindigen. 
• Een medewerker is onverwacht OOO en dit heeft een grote impact op een project. 
• De website van een klant valt uit.

Dag van vertrek: voorbereiding op het laatste moment

Op dit punt ben je waarschijnlijk al zo in vakantiemodus dat het idee om nog iets te doen onmogelijk voelt. Weersta de neiging om er vroegtijdig mee op te houden! Met slechts een paar extra minuten voorbereiding voordat je uitlogt, zorg je ervoor dat je projecten soepel blijven verlopen en wordt je vakantie nog aangenamer. 

• Stuur een laatste herinnering. Stuur op de dag vóór je vakantie een laatste herinnering naar alle betrokkenen, waarin je de status van lopende projecten, de periode van je afwezigheid en de gegevens van de POC nogmaals vermeldt. Voeg je projectstatusrapport en risiconoodplan toe zodat deze gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd.

• Plan tijd in om offline te gaan. Reserveer het laatste uur van je werkdag om losse eindjes af te ronden voordat je vertrekt. Deze buffer voorkomt dat je langer blijft of opnieuw inlogt zodra je officieel offline bent. 
• Stel je afwezigheidsbericht (OOO) in. Stel je OOO-e-mailbericht zo in dat het een paar uur voor het einde van je werkdag ingaat. Zo creëer je een buffer waarin je je kunt richten op kritisch werk voordat je vertrekt en niet-kritieke zaken kunt uitstellen tot je terug bent. Vergeet ook niet om je chatstatus bij te werken met de periode waarin je met vakantie bent.

Tijdens je vrije tijd: grenzen stellen

We maken ons er allemaal schuldig aan dat we tijdens onze vakantie stiekem onze werkmail en berichten bekijken. Die drang komt voort uit goede bedoelingen—we willen er gewoon zeker van zijn dat alles goed gaat zonder ons. Maar deze korte controles kunnen daadwerkelijk een grote invloed hebben op je vermogen om echt op te laden. Richt je in plaats daarvan op het verbreken van de verbinding en het vertrouwen van je team. 

• Verbreek de verbinding om opnieuw verbinding te maken. Idealiter blijf je tijdens je pauze volledig offline. Schakel indien mogelijk e-mail- en telefoonmeldingen uit. Als je het nog steeds te verleidelijk vindt om even te kijken, kun je werkapps zelfs voor de duur van je vrije tijd van je telefoon verwijderen. 
• Vertrouw op je team. Als degene die doorgaans de leiding heeft, kan het erg verleidelijk zijn om in te grijpen wanneer je ziet dat er een probleem ontstaat. Maar je weet niet wat het team op de achtergrond doet om dat probleem op te lossen, en door je ermee te bemoeien geef je hun niet de kans om zonder jouw begeleiding het voortouw te nemen en naar een oplossing toe te werken. Hoe meer vertrouwen je je team geeft, hoe succesvoller je zult zijn in het bouwen van een team dat problemen oplost. 
• Als je echt moet kijken, stel dan grenzen. Als je absoluut moet controleren hoe het met je werk staat, stel dan strikte grenzen voor jezelf. Beperk het controleren bijvoorbeeld tot 30 minuten in de ochtend of avond. Het doel is om aanwezig te blijven en te voorkomen dat werk weer binnendringt in je vrije tijd.

Na je vrije tijd: soepel weer aan het werk

Na een leuke en ontspannende vakantie is het laatste wat je moet doen meteen weer op volle kracht vooruitgaan en jezelf opbranden zodra je terug bent. Ik heb het meegemaakt—het is gemakkelijk om jezelf ervan te overtuigen dat vakantie nemen eigenlijk stressvoller was dan geen vakantie nemen. Richt je op een rustig tempo en op het geleidelijk weer oppakken van je werk. 

• Stuur bij terugkomst een kort bericht. Stuur je team, belangrijke belanghebbenden en klanten een bericht dat je weer terug bent. Laat weten dat je nog door je e-mail aan het gaan bent. Als er iets is dat onmiddellijk actie vereist, vraag hun dan om dit bij je te markeren om vertragingen te voorkomen.  
• Pak e-mails strategisch aan. Neem voordat je ergens op reageert al je e-mails en chatberichten vluchtig door. Vaak zijn problemen tijdens je afwezigheid vanzelf opgelost en voorkom je de fout om te reageren op iets dat al is afgehandeld. Je krijgt ook een duidelijker beeld van wat onmiddellijk antwoord vereist en wat nog een dag of twee kan wachten. Heel weinig berichten vereisen een reactie op het moment dat je terugkomt. 
• Praat bij met je POC. Plan een kort overleg met je aangewezen contactpersoon om een overzicht te krijgen van alles wat zich tijdens je afwezigheid heeft voorgedaan. Zo ben je snel weer op de hoogte en kun je openstaande taken aanpakken. Belangrijke onderwerpen om te bespreken zijn onder meer: gemiste deadlines (intern of aan de kant van de klant, en de gevolgen voor de projectplanning), frustraties aan een van beide kanten of eventuele successen die je met het team kunt vieren. 
• Toon je dankbaarheid. Je contactpersoon heeft tijdens je afwezigheid waarschijnlijk extra verantwoordelijkheden op zich moeten nemen, dus bedank die persoon zeker voor de ondersteuning. Een klein gebaar—of het nu een bedankbriefje of een cadeaubon voor koffie is—kan veel betekenen om je waardering te tonen. 
• Stem af met projectteams. Verleng je gebruikelijke overleg zodat er tijd is om alles te bespreken wat tijdens je afwezigheid is bereikt en eventuele problemen die zijn ontstaan en nog moeten worden aangepakt. 

Kort samengevat: plan, bescherm en laad op

Wat is de belangrijkste conclusie van dit alles? Je vrije tijd doet ertoe. Een pauze nemen is niet alleen een luxe—het is essentieel voor je productiviteit en welzijn.

Als je niet goed voor jezelf zorgt, is een burn-out onvermijdelijk, en dat heeft een negatieve invloed op zowel je privéleven als je werkprestaties. Een vakantie is bedoeld om je de ruimte te geven om uit te rusten, te herstellen en nieuwe energie op te doen. Met de juiste planning en duidelijke grenzen kun je ervoor zorgen dat je projecten tijdens je afwezigheid soepel blijven verlopen. De tijd nemen om je vrije tijd voor te bereiden komt niet alleen jou ten goede—het zorgt er ook voor dat je team succesvol kan zijn.

Haal dus diep adem, volg deze stappen en geniet van je welverdiende pauze. Je keert terug naar je werk met een frisser gevoel, meer focus en de energie om alles aan te pakken wat er daarna op je afkomt.