De snelkoppeling van de projectmanager: tools die administratieve rompslomp echt elimineren
AI-notulen van vergaderingen: AI-tools zoals Fathom en Read AI verbeteren de focus tijdens vergaderingen door het maken van notities te automatiseren.
Efficiënt plannen: Tools voor het plannen van afspraken, zoals WhenAvailable, stroomlijnen het boekingsproces en beperken de tijd die aan e-mailuitwisselingen wordt besteed.
Standaardwerkwijzen opstellen: Met Loom kunnen teamleden procedures mondeling documenteren, waardoor het opstellen van standaardwerkwijzen eenvoudiger en efficiënter wordt.
Gegevens terugvinden: Glean vereenvoudigt het terugvinden van gegevens bij de start van een project door snel toegang te bieden tot de benodigde informatie.
Kennisbank voor klanten: Notebook LLM centraliseert klantinformatie, waardoor belangrijke details sneller toegankelijk zijn en er minder tijd aan zoeken wordt besteed.
Projectmanagers zijn de sleur van administratief werk niet vreemd — de uren die ze besteden aan het maken van aantekeningen, het najagen van bevestigingen van planningen, het handmatig opstellen van takenlijsten en het doorzoeken van systemen naar informatie die binnen handbereik zou moeten zijn. Het daadwerkelijke werk van projectmanagement — strategie, communicatie en probleemoplossing — raakt vaak bedolven onder een berg van taken met een lage waarde en een hoog volume.
Maar steeds meer PM's merken dat de juiste projectmanagementtools, waaronder enkele onverwachte opties, die last aanzienlijk verminderen. Dit is wat ze daadwerkelijk gebruiken.
AI-aantekeningen van vergaderingen: aanwezig blijven zonder de details te verliezen
Een van de meest hardnekkige bronnen van overbodig werk voor projectmanagers is de vergadering zelf — of beter gezegd: alles wat er tijdens en na afloop moet gebeuren. Aantekeningen maken, actiepunten bijhouden en een samenvatting maken die daadwerkelijk nuttig is, kost tijd en mentale inspanning. Vergadertools op basis van AI zijn die situatie op een betekenisvolle manier gaan veranderen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Megan Cotterman, parttime projectmanager en operationsconsultant, heeft Fathom juist om die reden een vast onderdeel van haar werkwijze gemaakt. "Een van mijn favoriete tools is Fathom", zegt ze. "Voor het genereren van AI-aantekeningen van vergaderingen was het voor mij het afgelopen jaar absoluut een gamechanger dat ik aanwezig kon zijn bij een vergadering zonder me druk te hoeven maken over het koortsachtig maken van aantekeningen, in combinatie met de AI-functie waarmee je achteraf vragen kunt stellen." Het vermogen om volledig aanwezig te blijven in een gesprek — in plaats van de aandacht te verdelen tussen luisteren en typen — is een verandering die zich opstapelt tijdens elke vergadering in de agenda van een PM.
Een van mijn favoriete tools voor het genereren van AI-aantekeningen van vergaderingen is Fathom.
Ryan Gilbreath, technisch projectmanager bij RTS Labs, vertrouwt om dezelfde reden op Read AI, maar met de extra druk van het beheren van een groot aantal gelijktijdige werkzaamheden. "Read AI, mijn AI-aantekeningenmaker," zegt hij, "is echt mijn tweede brein geworden. Het is als mijn persoonlijke PM-assistent die me helpt om vervolgstappen en hoogtepunten uit vergaderingen te documenteren." Gilbreath houdt zich tegelijkertijd bezig met negen tot tien projecten en beschrijft de tool als datgene wat hem helpt alles bij te houden.
Plannen zonder heen-en-weercommunicatie
Plannen — vooral voor personeelsbezetting, contracten of coördinatie met een grote groep — is een van die taken die eenvoudig lijken, maar ongemerkt enorm veel tijd kosten. De heen-en-weere-mails, gemiste reacties en conflicten in beschikbaarheid: alles telt op. Alexandria O'Bannon, personeelsmanager bij JUMP! Foundation, vond een oplossing buiten de traditionele PM-technologiestack in een planningstool voor evenementen genaamd WhenAvailable.
"Een nieuwe tool die ik gebruik is geen PM-tool, maar ik heb er wel een PM-tool van gemaakt", legt O'Bannon uit. "WhenAvailable is in feite een RSVP-agendatool – het vermindert het heen-en-weer per e-mail. Ik stuur één e-mail, de mensen met wie ik afspraken maak bekijken die, en vervolgens krijg ik een lijst met beschikbare datums die voor iedereen werken. Dat scheelt twee dagen aan e-mails." Het herinnert ons eraan dat het verminderen van overbodig werk niet altijd een speciaal voor PM ontworpen oplossing vereist — soms doet een eenvoudige, goed toegepaste tool het beter.
Een nieuwe tool die ik gebruik is geen projectmanagementtool, maar ik heb er wel een van gemaakt. Hij heet WhenAvailable.
SOP's opstellen zonder handmatig typwerk
Standaardwerkwijzen zijn waardevol, maar een team zover krijgen dat het die opstelt, is een ander verhaal. Het documentatieproces voelt zwaar aan en mensen vragen om hun werkwijzen vast te leggen terwijl ze hun werk doen, is een betrouwbare manier om weerstand op te roepen. Derek Fredrickson, oprichter en CEO van The COO Solution, vond een manier om die weerstand volledig te omzeilen.
"Wanneer ik teamleden of klanten kennis laat maken met het idee van SOP's, voelt het voor hen alsof ik wil dat ze documenteren wat ze doen terwijl ze het doen, wat moeilijk lijkt", zegt Fredrickson. "Dus zei ik in plaats daarvan: waarom gebruik je niet een tool zoals Loom en vertel je gewoon hoe je doet wat je doet. Daarna kunnen ze het transcript uit Loom halen. Je voert dat in AI in en die genereert een SOP, in plaats van de volledige SOP helemaal opnieuw te moeten typen." Het resultaat is documentatie die daadwerkelijk wordt gemaakt, zonder de handmatige inspanning die het proces meestal al vóór de start om zeep helpt.
Gebruik Loom en vertel hoe je doet wat je doet. Daarna kun je het transcript uit Loom halen. Je voert dat in AI in en die genereert een SOP.
Een weg vinden door de overvloed aan bedrijfsgegevens
Voor PM's die binnen grote organisaties werken met uitgebreide technologiestacks, kan een aanzienlijk deel van de dag verdwijnen in het simpelweg zoeken naar informatie. Door systemen klikken, door tabbladen navigeren en gegevens onderling vergelijken — het zijn allemaal wrijvingspunten die zich opstapelen. Yonelly Gutierrez, senior programmamanager bij Palo Alto Networks, gebruikt Glean om hier sneller doorheen te komen.
"Ik gebruik Glean om tijd te besparen tijdens de stappen voor het opstarten van een project", legt Gutierrez uit. "Vroeger moesten we handmatig op Salesforce klikken en vervolgens al deze afzonderlijke tabbladen doorlopen om de informatie te vinden die we nodig hadden. Met Glean hoef je daarentegen alleen maar een prompt te geven en krijg je het antwoord meteen." Alleen al het elimineren van die zoektijd tijdens de projectinitiatie betekent een aanzienlijke vermindering van werk met weinig toegevoegde waarde in een van de meest cruciale fasen van een project.
Ik gebruik Glean om tijd te besparen tijdens de stappen voor het opstarten van een project,
Een slimmere kennisbank voor klanten opbouwen
Bijhouden wat klanten gedurende maanden van samenwerking hebben gezegd, besloten of gerapporteerd, is voor elke PM een uitdaging — en oude notities en rapporten doorzoeken om een specifiek detail te vinden is precies het soort taak dat alles vertraagt. Jennifer Goebel, projectcoördinator bij Baker Marketing Laboratory, gebruikt Notebook LLM om die institutionele kennis direct toegankelijk te maken.
"Notebook LLM is iets wat ik zeker veel heb gebruikt. Mijn team zet de maandelijkse klantrapporten en alle nieuwe informatie over de klant erin", zegt Goebel. Ze voegt eraan toe: "Als iemand vervolgens een blog schrijft of bijvoorbeeld wil verwijzen naar wat een klant vorige maand tijdens een vergadering heeft gezegd, kunnen ze dat vinden in plaats van op zoek te moeten gaan naar notities. Dat heeft het zeker een stuk sneller gemaakt." Door klantinformatie te centraliseren in een tool die rechtstreeks kan worden bevraagd, heeft haar team een tijdrovend zoekproces omgezet in een vrijwel onmiddellijke zoekopdracht.
Notebook LLM is iets wat ik zeker veel heb gebruikt. Mijn team zet de maandelijkse klantrapporten en alle nieuwe informatie over de klant erin.
Het juiste probleem oplossen
Wat al deze tools met elkaar gemeen hebben, is geen categorie of prijsniveau — het is het probleem dat ze oplossen. Elk ervan richt zich op een specifiek type werk met weinig toegevoegde waarde en een hoog volume, dat stilletjes de capaciteit van PM's opslokt: notities maken, plannen, taken invoeren, documentatie en gegevens ophalen.
De PM's die de grootste voordelen zien, gebruiken niet per se de meest geavanceerde platforms of automatiseren de meest ingewikkelde workflows. Het zijn degenen die eerlijk hebben gekeken naar waar hun tijd werkelijk naartoe gaat en tools hebben gevonden die de belemmering wegnemen. Die analyse is de moeite waard.
Wil je meer inzichten zoals deze? Meld je aan voor een gratis DPM-account om van meer experts zoals deze te horen.