Hoe zachte vaardigheden je aan een baan in projectmanagement kunnen helpen

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet 100% van de tijd correct.

Michael Mordak: Hallo, met Michael van The Digital Project Manager en welkom bij de Spotlight op leden van vandaag! We zijn erin geslaagd om de grootste en beste verzameling projectmanagers samen te brengen die verandering creëren en de paradigma's uitdagen die vandaag de dag in projecten bestaan. Deze community zit vol mensen die waarschijnlijk ooit iets totaal anders met hun leven wilden doen.

Hoewel we allemaal uit uiteenlopende achtergronden, rollen en sectoren komen, hebben we onze roeping gevonden in het organiseren van de chaos die project heet. Onze unieke verhalen zijn gevormd door de lessen die we hebben geleerd, de vaardigheden die we hebben ontwikkeld en de mensen die we onderweg hebben ontmoet. Als je lid wilt worden, of gewoon meer wilt weten over het lidmaatschap, kijk dan op onze website op thedigitalprojectmanager.com/membership.

Vandaag spreken we met gerespecteerd communitylid en digitaal projectmanager Ryan Gilbreath. Ryan wist, net als velen van ons, niet wat hij als carrière wilde doen. Een diploma bedrijfskunde hielp hem binnen te komen in een startersfunctie binnen de klantervaring. Van daaruit kreeg hij de kans om van rol te wisselen en het PM-team als coördinator te ondersteunen.

Nadat hij ervaring had opgedaan, vond hij een functie als PM bij een bureau, waar hij zijn vak verder heeft verfijnd. We horen meer over Ryans reis als digitaal projectmanager, hoe hij put uit zijn interesses om uit te blinken in zijn rol, het belang van zachte vaardigheden en hoe die je kunnen helpen om op te klimmen van coördinator naar projectmanager.

Ryan, ik wil beginnen met je te bedanken dat je vandaag tijd voor me hebt gemaakt en hier bent om enkele vragen te beantwoorden. Maar ik wil er meteen induiken en van jou horen: wat waren je plannen toen je jonger was? Wat was een beetje je droombaan? Wat wilde je worden toen je groot was?

Ryan Gilbreath: Dat is een goede vraag. Ik heb dat eigenlijk opgeschreven. Halverwege mijn twintigste heb ik daar een oefening over gedaan om mijn zelfbewustzijn over waar ik naartoe wilde een beetje te vergroten. Maar ik herinner me duidelijk dat ik als kind archeoloog wilde worden. Ik was erdoor gefascineerd vanwege de films die ik keek, zoals Indiana Jones en The Mummy. Ik vond het fascinerend en was ook geïnteresseerd in Egypte.

Mijn vader was erg geïnteresseerd in geschiedenis, vooral Afrikaanse geschiedenis en de geschiedenis van de Amerikaanse Burgeroorlog, wat willekeurig klinkt, maar we praatten samen ook over Egypte. Ik was erg nieuwsgierig naar het ontdekken en opgraven en het vinden van mogelijke artefacten en natuurlijk mummies. Het fascineerde me dus altijd. Ik ben in het algemeen altijd gefascineerd geweest door Egypte.

En het grappige is dat die vaardigheid van nieuwsgierig zijn en nieuwe dingen ontdekken ik ook in mijn werk heb gebruikt. Ik ben een erg nieuwsgierig persoon. Ik graaf graag dieper. Ik leer graag. Ik heb daar zeker een vorm van meegenomen in wat ik nu doe. Toen ik naar de universiteit ging, wilde ik producent worden. Ik herinner me dat ik het geweldig vond om beats te maken in mijn studentenkamer.

Ik deed dat graag met mijn vrienden. En ook die nieuwsgierigheid, die manier om iets nieuws en creatiefs te doen, vond ik erg leuk. Dus ik zou zeggen dat het grappig is hoe die vaardigheden en de dingen die ik graag deed, van de archeoloog toen ik jong was en een kind was tot producent tijdens mijn studententijd, een rol lijken te spelen in wat ik nu doe.

Michael Mordak: Ja. Ik bedoel, het is zo grappig, want het klinken misschien als heel verschillende banen, vooral in vergelijking met projectmanagement. Maar zodra je archeologie en prehistorie zei, maakte ik meteen vergelijkingen. Ik dacht: wauw, dat zou eigenlijk fantastisch zijn, want zoals je al zei, graaf je bij archeologie in dingen en ontdek je ze. Maar om bij de juiste, daadwerkelijke antwoorden te komen, kun je niet aan de oppervlakte blijven als het gaat om waarom iemand iets doet of wat de echte doelen zijn.

Je ziet dus echt dat die onderliggende verlangens en motivaties nog steeds met je huidige baan verbonden kunnen worden. Dat is erg interessant. En ik vind die reis geweldig. Ik vind het mooi hoe je van archeologie naar PM gaat, maar misschien kunnen we iets dieper ingaan op enkele van de meer gedetailleerde aspecten daarvan.

Toen je zei: wanneer vond die verschuiving plaats van ‘oké, misschien word ik geen archeoloog, maar ga ik naar de universiteit voor productie’?

Ryan Gilbreath: Ja. Ik denk dat het grappige is dat die verschuiving gewoon gebeurde omdat het als kind cool klonk. Maar het was eigenlijk een echte kinderreden.

Ik wilde niet superheet in de woestijn zijn. Dat was het eigenlijk. Het was verschrikkelijk. En ik dacht gewoon: ik weet het niet, misschien moet ik dit heroverwegen. Toen ik een tiener werd, zat ik in de marchingband en in het programma en vond ik het geweldig om drums te spelen. Ik was percussionist. En ik hield echt van drummen.

Ik vond het geweldig om deel uit te maken van wat ik een drumcirkel zou noemen. Het is geen hippiedrumcirkel, maar een drumcirkel waarin we allemaal oefenen. We maken allemaal spontaan een beat en ieder persoon draagt bij aan die melodie, aan dat ritme. Die creativiteit ter plekke vond ik erg leuk; het voelde als samenwerking.

Als ik het ergens aan zou moeten koppelen, dan is het dat wanneer je deel uitmaakt van een band of een drumline, er een gevoel is van samenwerking die je inbrengt. Iedereen moet zijn rol spelen om ervoor te zorgen dat dat nummer, die melodie en dat ritme goed uitkomen. En dat zie ik vandaag nog steeds terug: de energie, het producent willen worden en de diepgang van het graven in de archeologie.

Het is gek. Het is grappig om hier nu over te praten, maar het is ongelooflijk hoe die dingen zijn teruggekomen in wat ik nu in mijn carrière doe. Dus ja, ik zou zeggen dat dat me daartoe aantrok.

Michael Mordak: Dus dat bracht je naar de universiteit voor productie, omdat je dat wilde nastreven. En toen...

Ryan Gilbreath: Dat is eigenlijk grappig. Ik heb geen opleiding in productie gevolgd. Ik koos voor bedrijfskundig management.

Michael Mordak: O.

Ryan Gilbreath: Ja, ja. Het is een algemene opleiding. Ik wist eigenlijk niet wat ik op de universiteit wilde doen. Dus toen ik een bedrijfskundig diploma haalde, dacht ik: goed, ik heb in ieder geval mijn diploma. Het zal zich wel vertalen naar iets.

Toen ik op de universiteit zat, raakte ik erg geïnteresseerd in de muzikale kunsten, zoals productie en dat soort dingen. Nadat ik was afgestudeerd, heb ik dat een tijdje nagestreefd. Ik droomde ervan om naar New York te gaan en daar in studio's te werken. Maar toen moest ik mezelf afvragen: is dit het soort levensstijl dat ik op lange termijn wil?

Dat stuurde me ook in de richting van het verkennen van andere mogelijkheden, en zo kwam ik in de technologiesector terecht. En ja, ik laat het daar even bij.

Michael Mordak: Dat is geweldig. En eerlijk gezegd zie ik zoveel overeenkomsten tussen jouw verhaal en wat ik zelf heb meegemaakt. Want ik denk dat veel meer mensen zo zijn, maar je gaat na de middelbare school verder studeren en net als jij had ik totaal geen idee wat ik wilde doen.

Ik had dezelfde gedachtegang. Ik dacht: oh, bedrijfskunde, ik haal gewoon een bachelor in commerce, want daarmee kan ik blijkbaar alle kanten op. Het is zo algemeen. En het is duidelijk goed uitgepakt, want zoals je zei, kon je een kans vinden. Wat was dus de eerste kans die zich voordeed en die je echt in deze richting begon te duwen?

Ryan Gilbreath: Toen ik afstudeerde, kreeg ik een paar contractbanen bij Capital One. Bij de ene werkte ik als technisch medewerker, waarbij ik vooral onderzoek deed en telefoontjes met klanten voerde voor nieuwe integratiesoftware voor bankbalies. Ik deed veel tests en onderzoek. Pas toen ik bij mijn andere contractbaan als projectcoördinator bij Capital One begon, zag ik echt: hé, dit ziet er interessant uit.

Dit is een groot bedrijfsproject dat al een paar jaar loopt. Mijn rol hierin is het ondersteunen van het team en de projectmanagers, zodat zij de gegevens, informatie en middelen hebben die ze nodig hebben om hun werk te doen. Van daaruit nam ik die vaardigheden mee uit mijn tijd bij Capital One. Pas toen ik bij een bureau aan de slag ging als projectmanager, wat later een digitaal projectmanager werd, begon ik het echt te zien.

Halverwege de jaren 2010 dacht ik: oh, dit is eigenlijk best leuk. Ik werk aan websites en webapplicaties voor kleine bedrijven. En het hoge tempo, projecten van drie tot zes maanden — waarbij zes maanden al lang voelt — sloot goed aan bij mijn instelling: goed, erin, eruit.

Ik wil dit afronden. Daarna ga ik naar het volgende project, terwijl ik alles leer wat ik over dit project kan, en vervolgens ga ik door naar het volgende. Dat intrigeerde me echt.

Michael Mordak: Ik vind het geweldig hoe je er eerst een beetje van kon proeven, kon zien hoe de PM's werkten en vervolgens langzaam die kant op werkte als doel. Een reden waarom ik dat verhaal zo goed vind, is dat het benadrukt dat het niet zo'n verhaal is waarin je als kind één doel had en alles wat je deed daaromheen was opgebouwd.

Het was meer alsof je het moment afwachtte en je liet leiden door de dingen die je interessant vond. Dat vind ik verfrissend en een beetje anders.

Ryan Gilbreath: Ja, maar ik denk dat dat een groot onderdeel ervan is. Je komt van de universiteit met een doel en een bestemming, maar soms komt er een verandering en ga je iets anders zoeken. Je ontdekt iets over jezelf waarvan je niet wist dat het je eigenlijk interesseerde.

Het is dus zeker een reis.

Michael Mordak: Uit nieuwsgierigheid: zou je zeggen dat je, doordat je meer openstond voor die belangrijke momenten waarop je overstapte en veranderde, altijd het gevoel had dat je achterliep of moest opklimmen naar het niveau van de anderen?

Of denk je dat je je snel kon aanpassen en dat het uiteindelijk geen groot effect had?

Ryan Gilbreath: Dat is een goede vraag. Er waren zeker momenten waarop ik het gevoel had dat ik in het begin een achterstand moest inhalen. Wanneer je van projectmanager bij een bedrijf, vooral een groot bedrijf als Capital One, overstapt, zijn er veel procedures, standaarden en methodologieën die je heel strikt moet volgen. Er is soms niet veel flexibiliteit, zeker niet toen ik begon in 2010, het jaar waarin ik afstudeerde.

In die periode was Agile, vooral bij Capital One, nog niet echt groot; het was vooral Waterval. Als projectcoördinator zag ik dat. Ik beheerde zelf geen Waterval-projecten, maar ik zag wel veel projecten die volgens de Waterval-methode werden beheerd. Toen ik meer ervaring kreeg en bij een bureau ging werken, begon ik meer over Agile te leren en over hoe je binnen een ander raamwerk werkt.

Een deel van mij was dus aan het leren en een achterstand aan het inhalen. Ik weet zeker dat veel projectmanagers en digitale projectmanagers religieus YouTube-video's bekijken om hun vaardigheden bij te spijkeren. Ze gebruiken al hun hulpmiddelen om, en ik schaam me er niet voor om het te zeggen, te doen alsof ze weten waar ze het over hebben. Veel van de dingen die we als projectmanager leren, krijgen we niet altijd meteen de kans om in de praktijk te brengen.

We moeten een kans vinden om het te doen en erop vertrouwen dat het goed komt. Tegelijkertijd moet je begrijpen dat er ook mislukking aan verbonden is, en dat is oké. Er is niets mis met falen zolang je ervan leert. Je kunt waardevolle inzichten en kennis opdoen en die meenemen naar je volgende project.

Michael Mordak: Ik vind het een geweldig punt dat je daar maakt, en ik kan dat bevestigen. Mensen nemen contact met me op en zeggen dat een belangrijke reden waarom ze onze publicaties lezen, lid worden van de community en bijvoorbeeld het Slack-kanaal volgen, of de publicaties lezen, is dat ze daar inzichten en hulpmiddelen uit kunnen halen om die vervolgens mee te nemen naar hun collega's of naar hun werk.

Dan kunnen ze het laten klinken alsof ze meer weten over wat ze doen. Het gaat echt om gezamenlijke kennis, in plaats van alles zelf te moeten uitzoeken door vallen en opstaan.

Ryan Gilbreath: Ja, dat is belangrijk. Ik hoor Galen en veel PM's in deze sector die meer ervaring hebben dan ik en al jarenlang in dit vakgebied werken. Toch blijft projectmanagement zich ontwikkelen. Wat ik in een bureauomgeving heb geleerd, is dat Agile geweldig klinkt, maar meestal niet voor elk project werkt. Je krijgt klanten die niet begrijpen wat Scrum betekent. Ze zeggen: ik wil gewoon dat jullie naar me luisteren, mijn eisen aannemen en mijn product bouwen.

Ze willen niet horen: oh, jij wordt aan jullie kant producteigenaar en bent eigenaar van het product. Jij wordt een zakelijke belanghebbende. Dan zeggen ze: wat? Wat betekent dat? Je moet ze onderweg dus opvoeden. Meestal zijn ze bereid om te leren, maar hebben ze de intentie en betrokkenheid om dat daadwerkelijk te omarmen? Niet altijd.

Dat is ook iets wat ik heb geleerd: ik kan binnenkomen, een Scrum-certificaat halen en deze processen introduceren, maar als ik star ben, me eraan vasthoud en mensen dwing om het te doen, dan is dat voor mij niet Agile, zeker niet in een bureauomgeving.

Ik moet mensen tegemoetkomen waar ze zich bevinden. Het draait ook allemaal om samenwerking. Ik moet kunnen samenwerken met mensen en het beste uit die samenwerking halen. Het is geven en nemen.

Michael Mordak: Dat sluit aan bij je ervaring als percussionist, zoals je zei. We moeten kunnen samenwerken en iedereen echt bij elkaar brengen.

Ryan Gilbreath: Goed punt.

Michael Mordak: Ja. Dat is een goed punt.

We hebben het al een beetje gehad over je eerdere ervaringen en dingen die je uit eerdere interesses hebt meegenomen. Zijn er nog dingen die we hebben gemist en die je wilt benadrukken? Gebieden uit eerdere werkervaringen of iets dergelijks die je een voordeel hebben gegeven toen je overstapte naar een PM-rol?

Ryan Gilbreath: Dat is een goede vraag en ik wil daar ook graag over praten. Bedankt dat je het ter sprake brengt. Een van mijn sterke punten als projectmanager is mijn vermogen om mensen op hun gemak te stellen en ervoor te zorgen dat ze zich kwetsbaar bij mij voelen. Dat is iets wat ik altijd heb opgemerkt. Ik heb het er eigenlijk al veel over gehad.

Andere mensen zeggen het ook: dat ik benaderbaar ben en mensen de ruimte geef om zich comfortabel te voelen wanneer ze dingen met me bespreken, zelfs problemen binnen een project. Ik gebruik dat en ben er dankbaar voor, want het heeft me geholpen in mijn carrière. Ik heb er ook bewust aan gewerkt om dat verder te verfijnen en te weten wanneer ik het moet inzetten en wanneer ik mezelf volledig moet laten zien. Tegenwoordig betekent dat vooral dat ik authentieker ben op het werk en mezelf authentiek durf te laten zien.

Ik denk dat dat een groot onderdeel is van wat me in deze rol succesvol heeft gemaakt: authentiek zijn, benaderbaar zijn en ervoor zorgen dat mensen zich bij mij op hun gemak voelen. Het heeft me enorm geholpen in mijn carrière. Laat me nog een vraag stellen — eigenlijk weet ik al welke vraag je had opgeschreven — over wat ik graag eerder had willen leren of beter had willen ontwikkelen.

Michael Mordak: Ja.

Ryan Gilbreath: Rond dat onderwerp zou ik zeggen dat ik één ding over mezelf heb geleerd. Het stereotype van projectmanagers is dat ze erg analytisch zijn, niet veel zeggen, verlegen zijn of heel sterk op details en beleid gericht zijn. Dat klopt deels. Maar iets waarin ik graag een expert of uitblinker had willen zijn, al kost het wat meer werk, is het onderdeel van middelenplanning en financiële prognoses.

Dat is het gedeelte waarvoor ik aan mijn kant meer werk moet doen om ervoor te zorgen dat mijn cijfers kloppen. Dat betekent dat het meer tijd kost, meer vallen en opstaan vereist en dat ik ervoor moet zorgen dat mijn getallen juist zijn. Ik zou dus zeggen dat dit niet mijn grootste kracht is. Maar na verloop van tijd heb ik geleerd hulpmiddelen en tijd zo te gebruiken dat ik mezelf genoeg ruimte geef om ervoor te zorgen dat ik de juiste focus leg op mijn prognoses.

Het vraagt om planning en om bewustzijn. Wanneer je het oplevert, moet je de tijd en energie erin hebben gestoken om ervoor te zorgen dat het een goed rapport is dat je verstuurt. Dus ik zou tegen projectmanagers voor wie dit niet vanzelfsprekend een sterke vaardigheid is, willen zeggen: gebruik hulpmiddelen, gebruik de tijd die je hebt om dit goed te doen en ontdek wat voor jou werkt. Wees zelfbewust.

Michael Mordak: Ja, ik vind dat eigenlijk heel interessant, want wat je beschrijft is dat je de zachte vaardigheden al meebracht. Je bent benaderbaar, kunt veilige ruimtes creëren en hebt geduld met mensen. Terwijl sommige meer technische of harde vaardigheden, zoals planning en budgetten opstellen, gebieden zijn waarin je je vaardigheden moet bijspijkeren.

Maar is dat volgens jou het ideale pad? Of is er een deel van jou dat wenst dat je zowel de harde als de zachte vaardigheden al had? Zou dat voordeliger zijn geweest toen je begon?

Ryan Gilbreath: Dat is een goede vraag. Een heel goede vraag.

Ik zou ja en nee zeggen. In het begin waren het de zachte vaardigheden die me de kans gaven om binnen te komen, te leren en me aan te passen, en om snel en verstandig te denken. Als ik alleen met harde vaardigheden was binnengekomen en geen zachte vaardigheden had gehad, zou ik niet zijn blijven hangen.

Dus ja en nee. Ik ben nu op een punt waarop ik die vaardigheden de afgelopen bijna tien jaar heb kunnen verfijnen. Planning, middelenplanning en budgettering voelen inmiddels natuurlijk voor me. Maar het heeft tijd gekost om daar te komen. Ik zou zeggen: ja, ik had graag gewild dat ik die harde vaardigheden al vroeg beter beheerste. Tegelijkertijd ben ik dankbaar dat mijn zachte vaardigheden vanzelf kwamen. Ik heb ze kunnen verfijnen en er ook tijd aan kunnen besteden.

Michael Mordak: Dat is een geweldig punt. Ik vind het mooi hoe je dat verwoordt. Ik wil nog zoveel meer bespreken. Dit was een geweldig gesprek. Helaas is onze tijd om. Die is echt voorbijgevlogen.

Maar ik wil je bedanken, Ryan, dat je vandaag bent gekomen en je verhaal en ervaring hebt gedeeld. Misschien ben ik bevooroordeeld en egoïstisch, maar ik denk echt dat mensen hier veel aan zullen hebben. Het helpt mensen om te horen dat dingen tijd kosten.

Mensen hebben niet altijd vanaf dag één alles uitgedacht, en het is oké om je aan te passen. Het is oké om soms het gevoel te hebben dat je een achterstand moet inhalen, want de hulpmiddelen zijn er. Of het nu om een community gaat, een certificering behalen of simpelweg vallen en opstaan: de hulpmiddelen zijn beschikbaar om je kennis bij te spijkeren.

Het was geweldig. Bedankt voor het delen van dit alles.

Ryan Gilbreath: Als ik nog één ding mag toevoegen: geef jezelf ook genade. En om op jouw punt terug te komen: weet dat je bij DPM binnenkomt met veel vaardigheden en uiteenlopende ervaringen. Soms heb je niet altijd de tijd om die vaardigheden te verfijnen, dus geef jezelf wat ruimte. Weet waar je staat, weet waarin je je moet ontwikkelen en verbind je aan het proces.

Michael Mordak: Geweldig advies. Heel erg bedankt voor het delen daarvan.

Ryan Gilbreath: Absoluut, Michael. Dank je wel.

Michael Mordak: Bedankt voor het luisteren naar onze Spotlight op leden met Ryan. Hij heeft nog zoveel meer kennis en inzichten met jullie te delen. Kom dus met ons praten in het Slack-kanaal, samen met onze volledige community van digitale projectmanagers. Je kunt meer lezen over het lidmaatschap op onze website: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.