Hoe je voorkomt dat slechte vergaderingen goede projecten vertragen (met John Furneaux van Hive)
Galen Low wordt vergezeld door John Furneaux, CEO en medeoprichter van Hive, om Johns recente artikel te bespreken over hoe je vergaderingen productief, samenwerkend en duidelijk houdt, zodat je bij elk project steeds vooruitgang boekt.
Hoogtepunten uit het interview:
- John Furneaux is de medeoprichter en CEO van Hive. Een op samenwerking gericht bedrijf dat een op AI gebaseerde tool voor projectmanagement heeft ontwikkeld, die wordt gebruikt door merken als Uber, Starbucks, WeWork, IBM en meer. [0:23]
- Hij heeft een masterdiploma in wiskunde en rechten van de Universiteit van Cambridge. Hij kan een vliegtuig besturen. Hij fietst trouw door East Village en leerde zichzelf programmeren, specifiek zodat hij zijn product kon bouwen. [0:35]
- Sommigen zeggen dat hij een man van pure wilskracht is, anderen noemen hem ontwrichtend, maar bovenal is hij naar eigen zeggen een nerd op het gebied van teamwerk en heeft hij een enorme passie voor samenwerkingscultuur en effectief vergadermanagement. [0:45]
- Ze gaan het hebben over zijn recente artikel op The Digital Project Manager met de titel Hoe slechte vergaderingen een goed project kunnen laten mislukken en verder in het algemeen bespreken hoe we vergaderingen minder tijdrovend en meer een motor voor samenwerking en vooruitgang voor onze projecten kunnen maken. [0:56]
- John is geobsedeerd door menselijke psychologie en meer specifiek door de manier waarop mensen samenwerken. Hij vond rechten erg interessant omdat het ons helpt geschillen tussen mensen op te lossen. Hij is ook geobsedeerd door de manier waarop tools een team op het meest basale niveau kunnen helpen om samen meer te bereiken. [1:54]
- John keek naar Het damegambiet en hij is geïnteresseerd in schaken.
- Bij Hive streven ze er niet naar om degene op het middelpunt van de belangstelling te zijn. Ze willen de mannen en vrouwen in zwarte outfits zijn die ervoor zorgen dat alles op het podium klaarstaat, zodat de acteurs kunnen schitteren. [8:32]
- Hive zal nooit een prachtige afbeelding voor je maken, dat is jouw taak. Hive kan ervoor zorgen dat die naadloos bij je klant terechtkomt, dat de goedkeuring ervan heel eenvoudig is en dat je je manager nooit hoeft te vertellen dat je het hebt gedaan, omdat Hive dat voor je afhandelt. [9:33]
Als we ons werk goed doen, besteed je zoveel mogelijk van je dag aan wat je leuk vindt en waar je uitzonderlijk goed in bent.
John Furneaux
- De uitdaging waar de organisatie vandaag de dag mee te maken heeft, is cultuur. [11:04]
- Twee voorbeelden van rituelen die belangrijk zijn voor onze cultuur. Het eerste leerde John van een man die David Politis heet. Hij runt een geweldig bedrijf genaamd BetterCloud. Zij noemen ze Gebruikershandleidingen. [12:46]
- Het tweede ritueel dat ze persoonlijk bij Hive hebben, heet Happy Hive op vrijdag. Het hele bedrijf neemt deel via Zoom. [13:50]
- Een van de eerste investeerders van Hive is Michael Scott Owen van Rembrandt Venture Partners. [15:07]
Je moet nooit bij jezelf denken: we proberen allemaal hetzelfde te zijn, of: wat is de juiste manier om dit voor iedereen te doen? Je erkent het feit dat mensen als machines en personen van elkaar verschillen, en je moet dat altijd voor ogen houden om succesvol te zijn.
JOHN FURNEAUX
- John zag lange tijd niet in hoe belangrijk de vergadering is voor succesvol projectmanagement. De reden waarom dat plotseling zo overduidelijk werd, is dat een slechte Zoom-vergadering op de een of andere manier nog erger is dan een fysieke vergadering. [18:13]
- Pijlers van een goede vergadering: de eerste is de deelnemers. De tweede is het doel en de derde is de vraag of er iets aan de wereld is veranderd. [22:13]
- Terugkerende vergaderingen zijn altijd het slechtst. Omdat deze dingen een soort onsterfelijk leven leiden. Ze blijven maar terugkomen. [23:40]
Het doel van de vergadering is om blokkades in het project op te heffen. Je moet de geblokkeerde zaken vinden en bespreken hoe je ze kunt deblokkeren.
JOHN FURNEAUX
- Als een vergadering moet worden gezien als een miniproject, dan moeten we plannen, uitvoeren en evalueren. [26:08]
- Voorafgaand aan de vergadering zijn er twee belangrijke zaken. Je kunt al het andere verknoeien, maar als je de agenda en de lijst met deelnemers goed hebt, doe je het beter dan 75% van de mensen die die vergadering leiden. [26:31]
- Om ervoor te zorgen dat iedereen in de vergadering de kans krijgt om bij te dragen. Een techniek die John in het bijzonder aanbeveelt, is om mensen bij naam aan te spreken. [29:12]
- Een eenvoudige agenda, een eenvoudige lijst met deelnemers, de vergadering eenvoudig vastleggen, ieders inbreng eenvoudig verzamelen, die daarna eenvoudig aan hen laten zien en er eenvoudig voor zorgen dat iedereen heeft gedaan wat hij of zij zei te zullen doen: dat zijn de drie pijlers die Hive probeert te bieden. [30:30]
Groepen presteren doorgaans langzamer dan individuen op zichzelf.
JOHN FURNEAUX
- Het is belangrijk dat het voorbereidende werk vóór de vergadering wordt gedaan, zodat we, wanneer we onszelf dwingen om in het tempo van de hele groep te werken, dat doen omdat het nodig is. [34:09]
- In Johns ervaring is het echt succesvolle element de milde sociale druk van de wetenschap dat wat hij heeft gedaan voor iedereen op tafel zal worden gelegd. [34:41]
- John werkte bij Capgemini, een adviesbureau in het VK waar hij leerde hoe je een ontwerptraject uitvoert en een geweldige vergadering leidt. Een van de dingen waar de mensen bij Capgemini waarschijnlijk zelfs het beste in zijn, is het uitvoeren van geweldige implementatieprogramma’s en het samenbrengen van feiten voor effectieve vergaderingen. [44:25]
- Wat samenwerking betreft, gelooft John dat, als je kijkt naar productiviteitsonderzoeken in de VS van het Bureau of Labor Statistics, die sinds ongeveer 1953, na de oorlog, eigenlijk maar heel weinig vooruitgang hebben geboekt. John geloofde dat een van de redenen daarvoor is dat samenwerking in feite voor te veel onderbrekingen zorgt. [48:32]
Biografie van de gast:
John Furneaux leidt Hive als CEO en medeoprichter. Hij behaalde zijn masterdiploma in wiskunde en rechten aan de University of Cambridge en is een enthousiaste piloot en fietser. Hij begon zijn loopbaan als strategieconsultant voor Fortune 500-bedrijven en zag de ernstige uitdagingen waarmee teams te maken kregen wanneer ze effectief probeerden samen te werken. Dat vormde de aanzet voor een specialisme gedurende zijn hele loopbaan: de hulpmiddelen die teams gebruiken om hun doelen productief te bereiken. Nadat hij de landelijke implementatie van Sharepoint voor het Britse Department of Education had geleid, verliet John de advieswereld om zich als twaalfde medewerker aan te sluiten bij Huddle, een klein samenwerkingsplatform uit het VK.
John begon aan de frontlinie en groeide door tot hoofd van Global Customer Success. Hij bouwde een groot team van specialisten op in de VS en het VK terwijl Huddle via Series D doorgroeide tot het grootste samenwerkingsplatform van Europa. John maakte gebruik van een enorme aangrenzende kans op het gebied van teamsamenwerking, leerde zichzelf programmeren en bouwde in 2015 de eerste versie van Hive, een samenwerkingshub en hulpmiddel voor projectmanagement. Hive is inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met meer dan 50 medewerkers in de VS en nog enkele medewerkers in het buitenland, en heeft klanten als Starbucks, Google, EA en Toyota.
Een goed geleide vergadering is effectiever, ongeacht of je cultuur al goed of slecht is.
JOHN FURNEAUX
Bronnen uit deze aflevering:
- Word lid van de community van Digital Project Manager
- Bekijk Hive
- Bekijk Huddle
- Maak contact met John op LinkedIn
- Volg John op Twitter
- Volg Huddle op Twitter
Gerelateerde artikelen en podcasts:
- Over de podcast
- Artikel waarin wordt uitgelegd hoe je projectstartbijeenkomsten organiseert: de ultieme gids
- Verbeter de teamsamenwerking met oplossingen voor projectmanagement
- Video over tips voor nieuwe projectmanagers om vanaf dag één succesvol te zijn
- Podcast over het beheren van stakeholderdynamiek: waarom vergaderstrategie belangrijk is
Lees het transcript:
We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.
