De Terugblik: Hoe je promotie krijgt en senior projectmanager wordt

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft het niet altijd 100% bij het juiste eind.

Kelsey Alpaio: Hallo! Ik ben Kelsey. En welkom terug bij De Terugblik op de podcast van The Digital Project Manager—waar we dieper ingaan op lessen uit het verleden, trends voor de toekomst en wat die betekenen voor je carrière.

Als je naar deze aflevering luistert, ben je waarschijnlijk op zoek naar een functie als senior projectmanager. Die stap is niet altijd gemakkelijk. Je zult obstakels tegenkomen. Je zult vaker "nee" horen dan je zou willen. En misschien voel je je al vastzitten—je vraagt je af wat er ontbreekt of waarom je die promotie of dat baanaanbod niet krijgt. Dat is precies wat we hier vandaag uitpluizen.

Ik heb Logan Langin bij me. Hij is senior projectmanager bij Sanford Health, dus hij heeft precies meegemaakt waar jij nu doorheen gaat. Hij ontdekte hoe hij zijn vaardigheden kon positioneren en zijn mindset kon veranderen om de stap naar senior projectmanager te maken. Hij runt ook een programma genaamd “30 dagen naar projectmanager” voor mensen die het vakgebied willen betreden—dus hij weet waar hij het over heeft.

Logan, welkom bij de show!

Logan Langin: Bedankt dat ik er mag zijn.

Kelsey Alpaio: Vertel ons eens wat meer over jezelf en het werk dat je doet.

Logan Langin: Ik werk nu bijna tien jaar in projectmanagement. Oorspronkelijk begon ik ongeveer een jaar als maatschappelijk werker. Daarna ging ik aan de slag als laboratoriumtechnicus en laboratoriumonderzoeker. Terwijl ik dat proces doorliep en in mijn vroege twintiger jaren echt probeerde uit te zoeken wat ik met mijn carrière wilde doen, ontdekte ik projectmanagement als een mogelijkheid binnen mijn organisatie.

Dat was ongeveer anderhalf jaar nadat ik als onderzoeker was begonnen. Ik probeerde echt uit te zoeken: oké, wat is projectmanagement? Hoe doe ik aan projectmanagement? Hoe kan ik de vaardigheden die ik hier heb vertalen en verder ontwikkelen om uiteindelijk over te stappen naar een rol in projectmanagement? In de daaropvolgende zeseneenhalf jaar werd ik laboratoriummanager en kreeg ik binnen het laboratoriumwerk dat ik al deed steeds meer ervaring met mijn eigen projecten en met grotere projecten met samenwerkende groepen.

Dat vormde de basis voor mijn stap naar researchprojectmanager in 2020, rond het begin van de pandemie. Terwijl ik dat werk deed, mijn vaardigheden verder verfijnde en probeerde te bepalen wat de volgende stap was, leek senior projectmanager de logische keuze. Voor mij ging het er dus om uit te zoeken wat de volgende stap was om senior projectmanager te worden en hoe je dat wordt.

Door deze complexere en grotere projecten als researchprojectmanager op me te nemen, kon ik de kloof overbruggen naar een nieuwe mogelijkheid buiten onderzoek: projectmanagement in de gezondheidszorg als senior projectmanager. Dat doe ik sinds 2021. Dat is in het kort mijn carrière tot nu toe.

Kelsey Alpaio: Zoals je zegt, heb je nu de felbegeerde titel van senior projectmanager. Kun je ons meenemen in wat je moest doen om die titel te krijgen? Hoe zag dat proces er voor jou uit?

Logan Langin: Ja, er waren een paar dingen. Allereerst ontdekte ik wat projectmanagement inhield terwijl ik vanuit mijn oorspronkelijke onderzoek werkte.

Mijn oorspronkelijke functie als projectmanager zou me echt onderscheiden in het vakgebied. Ik heb mijn PMP behaald, mijn certificering als professioneel projectmanager, in 2018. Ik heb het gevoel dat dit deuren voor me heeft geopend naar de functie van senior projectmanager. Het bevestigt en verifieert het ervaringsniveau dat je hebt.

Iets wat ik elke projectmanager zou willen meegeven die de stap wil maken van projectmanager naar de volgende promotiekans—senior projectmanager of zelfs verder—is dat je allereerst ervaring met een diversiteit aan beheerde projecten nodig hebt. Ik deed niet steeds hetzelfde opnieuw.

Ik werkte aan veel verschillende projecten met veel verschillende belanghebbendengroepen, uiteenlopende complexiteitsniveaus, grotere budgetten en een hogere zichtbaarheid. Dat was belangrijk om te worden aangenomen als senior projectmanager, want je zult niet voortdurend hetzelfde soort projecten doen. Je werkt niet alleen met diverse belanghebbendengroepen, maar doorgaans ook met veel grotere groepen.

Je werkt bovendien met grotere budgetten en hebt meer zichtbaarheid bij het uitvoerend management. Daarom raad ik projectmanagers echt aan om mogelijkheden te zoeken om verschillende soorten projecten te beheren—verschillende typen projecten in verschillende sectoren, en zaken die in die domeinen breed toepasbaar zijn.

Neem feedback echt ter harte. Je werkt met complexe teams en rapporteert aan hoger management. Je hebt bijna altijd een bepaalde zakelijke of strategische impact. Je moet je dus goed bewust zijn van die taal, van de zichtbaarheid daarvan en van hoe je er effectief over rapporteert.

Daarnaast denk ik dat het vertellen van verhalen een groot onderdeel hiervan is: je moet je ervaring effectief kunnen overbrengen en kunnen laten zien hoe die aansluit bij de behoeften van de functie die je nastreeft. Dit is wat ik in het verleden heb gedaan en dit is hoe ik denk dat het zich vertaalt naar deze volgende kans als senior projectmanager, waarin ik kan floreren.

Kelsey Alpaio: Dat is geweldig advies.

Daardoor vraag ik me af hoe lang dat proces bij jou duurde—vanaf het moment waarop je besloot dat je een hogere functie wilde tot het moment waarop je daadwerkelijk in die rol stapte. Hoe lang duurde dat proces en hoeveel afwijzingen kreeg je onderweg? Of ging het bij jou gemakkelijk? Was het meteen een ja?

Logan Langin: Nee, dat was het niet. Eerlijk gezegd werd ik in 2020 researchprojectmanager. Ik begon in die rol opgebrand te raken. Als projectmanager nemen de meeste mensen, wanneer ze niet binnen een formele projectmanagementorganisatie werken, veel verschillende petten op. Dat deed ik ook.

Je doet veel projectwerk boven op veel managementwerk, en dat kan zwaar zijn. Het kostte me ongeveer drie jaar om van researchprojectmanager naar senior projectmanager te gaan en me echt comfortabel te voelen in die seniorrol. Eerlijk gezegd kreeg ik onderweg veel afwijzingen.

Ik heb waarschijnlijk gemakkelijk op 40 of 50 interne functies gesolliciteerd en daarnaast op nog eens 40, 50 of meer externe functies. Daarvan kreeg ik waarschijnlijk minder dan tien echte sollicitatiegesprekken. Het kostte dus tijd. Maar ik wil wel zeggen—en misschien komen we hier later nog wat uitgebreider op terug—dat je doorgaans meerdere kansen tegelijk ontsluit zodra je echt begrijpt wat je kunt bijdragen en waarnaar werkgevers op zoek zijn. Dat was zeker mijn ervaring. Ik kreeg onderweg veel afwijzingen, maar toen het erop aankwam de juiste kans na te streven, had ik uiteindelijk drie kansen en drie aanbiedingen tegelijk.

Als je het goed doet, laat dat echt resultaat zien.

Kelsey Alpaio: Wauw. Drie tegelijk. Dat is zeker overweldigend.

Het is duidelijk dat je op een bepaald moment ontdekte welke onderdelen van je cv je moest benadrukken. Over welke zaken moest je het tijdens die gesprekken hebben? Kun je ons daar wat meer over vertellen? Welke belangrijke veranderingen heb je aangebracht?

Logan Langin: Om te beginnen presenteerde ik mijn cv niet goed. Het eerste wat ik zou zeggen is—en hopelijk doen mensen dit niet—dat je niet voor elke functie waarop je solliciteert hetzelfde standaard-cv kunt gebruiken. Dat deed ik destijds zeker vaak.

Elke functie is net iets anders. Ze hebben net iets andere behoeften. Daarom hebben ze allemaal verschillende functieomschrijvingen met verschillende aandachtsgebieden. Je moet dus heel specifiek zijn, goed je huiswerk doen en bewust omgaan met de functies waarop je solliciteert.

Heb ik de ervaring waarnaar ze op zoek zijn? Is dit iets wat mij motiveert en waar ik echt plezier in zal hebben? Is het iets waar ik gepassioneerd over ben? Vervolgens moet je de functieomschrijving erbij pakken en je ervaring er effectief naast leggen. Dat ben ik gaan doen.

Een ander belangrijk punt: tijdens al die afwijzingen, gesprekken en dergelijke kreeg ik feedback als: je hebt niet zoveel ervaring met complex teamleiderschap als we zouden willen, of je laat niet de leiderschapskwaliteiten, zichtbaarheid en rapportage van je projecten zien die we zouden verwachten van een kandidaat voor een seniorfunctie die we willen aannemen.

Ik nam die feedback ter harte en vroeg me af: oké, A, hoe kan ik dit binnen mijn huidige functie opbouwen met de vaardigheden die ik heb? En B, ik moet dit zeker meer in mijn cv verwerken, want het is niet alleen voor deze kans waardevol, maar voor de meeste kansen als senior projectmanager.

Daarom ben ik die informatie gaan toevoegen. Een ander belangrijk punt waar ik het vaak over heb, zijn meetbare resultaten. Je kunt mensen vertellen wat je hebt gedaan, maar pas wanneer je echt duidelijk maakt wat de zakelijke impact was en welke strategie erachter zat, wordt duidelijk waarom het waardevol is voor het bedrijf. Ik zeg niet dat het anders niets betekent, maar dat is waar het bedrijf naar zoekt en wat senior projectmanagers leveren.

Zij leveren strategische waarde. Op je cv moet je dat dus laten zien. Met welke budgetten heb je gewerkt? Hoe groot waren de afdelingen waarmee je werkte? Wat heb je uiteindelijk opgeleverd? Was het omzet, efficiëntie of standaardisatie? En hoe heb je dat gedaan?

Wat was de impact op de eindklant? Door meetbare resultaten te benadrukken die de impact van je projecten aantonen, kom je verder dan alleen een opsomming als ‘risicomanagement uitgevoerd’. Ik zou ook zeker aanraden om je cv zo op te maken dat het die impact duidelijk benadrukt, want dat is misschien een kleiner detail, maar cv's zijn gemakkelijker te lezen wanneer ze dat doen.

Probeer ze op te stellen volgens de structuur: wat heb je gedaan, hoe heb je het gedaan en waartoe heeft het geleid? Dat helpt meer dan de generieke formuleringen: risicomanagement uitgevoerd, verandermanagement uitgevoerd, communicatiestrategie ontwikkeld. Als je je cv actiegericht en op de juiste manier opstelt, zien personeelsmanagers de waarde die je hebt geleverd. Nog vóór het gesprek kunnen ze al zien hoe je in hun team zou passen.

Het andere punt dat ik wil noemen en dat me naast mijn cv hielp om promotie te maken, is jezelf ontwikkelen en gebruikmaken van een netwerk. Ik ben nu erg actief op LinkedIn, maar dat was ik toen niet. Zelfs binnen mijn eigen organisatie, toen ik probeerde door te groeien naar een seniorfunctie en begon te beseffen dat onderzoek waarschijnlijk niet het gebied was waarin ik dat kon doen, ging ik netwerken met mensen binnen mijn organisatie die A, de overstap van onderzoek naar een ander gebied hadden gemaakt, en B, projectmanager waren binnen mijn organisatie.

Ik vroeg bijvoorbeeld: hé, ik zie dat je senior projectmanager of programmamanager bent, of een projectmanagementgroep leidt. Wat zijn belangrijke gebieden en dingen waar ik aan zou moeten werken? Hoe kan ik mijn eigen profiel versterken? Nogmaals: wat kan ik opbouwen? Welke dingen moet ik benadrukken om mezelf deze mogelijkheid voor die volgende stap te geven?

Dat helpt volgens mij echt. Als je die mogelijkheid niet binnen je organisatie hebt, raad ik LinkedIn sterk aan als plek om contact te zoeken met gekwalificeerde professionals in de projectmanagementwereld. Een geweldige lokale mogelijkheid loopt via lokale PMI-afdelingen, via het Project Management Institute en je plaatselijke afdeling.

Ik woon in Sioux Falls, South Dakota, wat voor de meeste luisteraars waarschijnlijk klein is. In mijn lokale PMI-afdeling zitten bijna 300 projectmanagers. Het is dus een geweldige mogelijkheid om contact te leggen met andere projectmanagers en open te staan voor kansen.

Kelsey Alpaio: Absoluut. En wij hebben ook een community bij DPM. We hebben onze Slack-community, waarin altijd mensen actief zijn. Het is zo'n geweldige manier om niet alleen contacten te leggen, maar ook het gevoel te hebben dat je steun krijgt. Zoals je zegt, is dit een rol waarin veel mensen opgebrand raken. Het is een rol die soms erg eenzaam kan voelen. Zulke communities kunnen dus enorm helpen.

Logan Langin: Mee eens. Honderd procent.

Kelsey Alpaio: Je had het over de vaardigheden die senior projectmanagers nodig hebben. Je noemde leiderschapsvaardigheden en vaardigheden om verhalen te vertellen. Kun je, als het gaat om het sollicitatieproces, iets meer vertellen over de belangrijkste vaardigheden die een projectmanager volgens jou moet hebben om een seniorfunctie te bemachtigen en er succesvol in te zijn? En ook over hoe ze die vaardigheden kunnen ontwikkelen?

Logan Langin: Zeker. Het interessante is dat je, zodra je senior projectmanager wordt—althans in mijn ervaring—echt gaat zien welke belangrijke rol sociale vaardigheden spelen in je werk. Het gaat veel meer om de kunst van projectmanagement dan om de wetenschap ervan. Die menselijke vaardigheden brengen je ver en moet je ontwikkelen om je projecten effectief vooruit te helpen.

Als senior projectmanager klinken ze misschien wat abstract, maar probleemoplossend vermogen is belangrijk. Communicatie is een enorm belangrijke vaardigheid. Je werkt met complexere teams. Meestal rapporteer je aan het management of uitvoerend management op een manier die voorheen misschien niet nodig was. Je werkt met complexere teams, begeleidt soms andere projectmanagers en communicatie is dus vanzelfsprekend een belangrijk onderdeel, anders dan in een meer juniorfunctie, waarin je simpelweg niet aan hetzelfde niveau of aantal teams en afdelingen wordt blootgesteld.

Een belangrijke vaardigheid die ik toepas, is actief luisteren. Vaak begeleid je gesprekken en vergaderingen en faciliteer je besluitvorming. Vanuit jouw perspectief weet je, tenzij je bijvoorbeeld inhoudelijk expert bent op dat gebied, niet wat er allemaal speelt.

Je weet niet alles waarover ze praten. Misschien ken je niet alle afkortingen die worden gebruikt of alle specifieke inzichten en expertise waarover ze beschikken. Als projectmanager moet je dus de vaardigheid ontwikkelen om de belangrijkste punten eruit te halen die nodig zijn om zaken vooruit te helpen.

Waar zijn de actiepunten? Wat zijn de volgende stappen? Welke belangrijke context is nodig om verder te kunnen? Daarvoor moet je heel goed zijn in actief luisteren: luisteren om te begrijpen en vervolgens in staat zijn om zaken op de juiste manier te herformuleren. Emotionele intelligentie is ook belangrijk.

Over het algemeen zijn die menselijke vaardigheden met betrekking tot empathie, mensen begrijpen en met mensen kunnen omgaan erg belangrijk. Aanpassingsvermogen is gedurende je hele loopbaan van groot belang. Dat geldt zeker ook voor junior projectmanagers, maar aanpassingsvermogen is enorm belangrijk. Naarmate je projecten complexer worden, wordt hun succes ook veel belangrijker.

Als projectmanager ligt het dus bij jou om uit te zoeken waar we flexibel kunnen zijn, hoe we veranderingen goed kunnen verwerken en hoe we risico's kunnen beperken voordat ze zich voordoen. Daarvoor heb je aanpassingsvermogen nodig. Ik had het ook al even over verhalen vertellen.

Ik vind dat zeker een geweldige vaardigheid voor een senior projectmanager. Vaak ben je de schakel tussen het management en projectteams. Het management is niet altijd volledig geïnformeerd over wat er gebeurt of over het volledige proces. Ze hebben niet de tijd om zich daarin te verdiepen. Als senior projectmanager neem je daarom vaak complexe informatie en verspreid je die op een manier waarop het management de belangrijkste punten begrijpt.

Als senior projectmanager moet je die informatie kunnen vertalen naar taal die zij begrijpen en die idealiter verweven in een verhaal dat ze kunnen volgen. Dat zal je enorm helpen. Het helpt ook zeker bij de voorbereiding op gesprekken, bij je cv en bij al die andere zaken.

Tot slot zou ik enkele belangrijke basisprincipes benadrukken die standaard zijn binnen projectmanagement, maar op seniorniveau bijzonder belangrijk worden: risico- en verandermanagement. Als junior projectmanager kun je soms door zulke zaken heen werken zonder gestandaardiseerde processen of zonder er bewust voor te zorgen dat veranderingen binnen je proces worden beheerst en risico's goed worden gemanaged.

Op het niveau waarop je als senior projectmanager werkt, zal het succes van je projecten impact hebben op het bedrijf als geheel. Als je verandermanagement dus niet goed uitvoert, niet controleert hoe veranderingen het totale project beïnvloeden en daar niet goed over communiceert, krijg je problemen.

Hetzelfde geldt voor risico's. Je zult moeite hebben om het project beheersbaar te houden en ervoor te zorgen dat het succesvol wordt opgeleverd.

Kelsey Alpaio: Als ik je al die vaardigheden hoor bespreken, wordt het me duidelijk dat de rol van senior projectmanager waarschijnlijk niet voor iedere projectmanager geschikt is. Zijn er andere richtingen die je projectmanagers zou aanraden te verkennen als ze promotie willen maken of in hun carrière willen groeien, maar niet het gevoel hebben dat een seniorrol bij hen past? Of zijn er andere richtingen die je zelf hebt verkend?

Logan Langin: Het voordeel van de vaardigheden van projectmanagers, ongeacht of ze doorgroeien naar een seniorrol, is dat ze breed toepasbaar zijn. Sterke sociale vaardigheden en het vermogen om zaken op tijd op te leveren en effectief aan het management over te brengen, zijn gewenst in elke sector, elk vakgebied en elke functie.

Als projectmanagers zeggen: ja, ik houd van projectmanagement en denk dat ik het kan gebruiken binnen de verantwoordelijkheden van een functie, maar ik wil niet uitsluitend projecten managen, dan denk ik zeker dat leidinggevende functies, meestal op operationele gebieden binnen een organisatie, een goede bestemming zijn.

Je kunt die menselijke vaardigheden en de organisatie die vanuit een leiderschapspositie zo gewenst zijn combineren met operationele expertise die je in de loop der tijd opdoet of als projectmanager hebt ontwikkeld.

In mijn geval lag mijn expertise vroeger in onderzoek. Een leidinggevende functie—een managementfunctie of misschien later zelfs een directiefunctie—waarin ik mijn projectmanagementexpertise kon combineren met de onderzoeksexpertise die ik vóór mijn tijd als projectmanager had opgebouwd, zou goed aansluiten bij zulke mogelijkheden.

Een ander gebied dat ik wil benadrukken: als je projectmanager bent, maar meer geïnteresseerd bent in de menselijke kant van projectmanagement. Ik moet daarbij wel zeggen dat projectmanagement zeker ook mensenmanagement is, maar er is een kant van projectmanagement die sterk gericht is op projectverandering en de manier waarop die mensen beïnvloedt.

Wanneer je aan een project begint, is dat bijna altijd iets nieuws en heeft het dus gevolgen voor een proces. Daardoor heeft het gevolgen voor een persoon en verandert het de manier waarop die persoon werkt. In mijn organisatie en daarbuiten zijn er mogelijkheden om verandermanager te worden of een rol als verandermanager op je te nemen, waarbij je meer gericht bent op de menselijke kant van verandering.

Hoe betrek je mensen effectief zodat ze die verandering omarmen? Als je minder procesgericht bent—projectmanagement draait immers sterk om de stappen die we moeten nemen om van punt A naar punt B te gaan—maar je veel meer geïnteresseerd bent in hoe we mensen zover krijgen dat ze de stap van A naar B omarmen, dan is verandermanagement zeker een geweldige kans.

Die vaardigheden zijn opnieuw goed overdraagbaar, vooral wat betreft sociale vaardigheden en het werken met mensen. Ik zou dat zeker als een mogelijke richting aanraden.

Kelsey Alpaio: Wat is één ding dat onze luisteraars deze week kunnen gaan doen om dichter bij een rol als senior projectmanager te komen?

Logan Langin: Ik heb hier een wat filosofischer idee over.

Eén ding dat ze deze week kunnen doen: vanuit praktisch oogpunt zou ik zeker aanraden om tijd te nemen voor een analyse van de vaardigheidskloof tussen wat je nu wel en niet beheerst. Ga zitten en denk goed na over de projecten die je in je carrière hebt gedaan en over waar een functie als senior projectmanager naar zoekt.

Wat zie je in de functieomschrijvingen? Wat hoor je tijdens gesprekken? Wat hoor je van andere senior projectmanagers? Waar zitten voor jou de hiaten en hoe kun je die vaardigheden in de komende drie of zes maanden ontwikkelen? Stop zeker niet met solliciteren. Maar als je in die analyse hiaten ontdekt, begin er dan aan te werken en verwerk die informatie ook in je cv om een sterkere kandidaat te worden.

Wat ik projectmanagers zeker wil meegeven tijdens dit proces, is dat ze zich misschien net als ik voelen: alsof ze voortdurend worden afgewezen en zichzelf niet zo goed presenteren als ze zouden willen. Daar kan ik me absoluut in inleven.

Het is een eenzaam gevoel. Wees mild voor jezelf. Besef dat deze dingen veel tijd kosten en dat je dit grotendeels leert door vallen en opstaan. Je zult jezelf naar voren schuiven. Je zult worden afgewezen. Zorg ervoor dat je evalueert waarom je wordt afgewezen.

Waar hoor je terugkerende punten waarop je moet werken of jezelf beter moet profileren? Neem die zaken mee en verwerk ze. Als je die vaardigheden al hebt, geweldig. Verwerk ze dan in de taal die je in je cv en tijdens gesprekken gebruikt.

Als je ze nog niet hebt, denk dan na over hoe je ze zo snel mogelijk kunt opbouwen en toepassen.

Kelsey Alpaio: Geweldig. Een mooie afsluiting. Heel erg bedankt dat je vandaag tijd met ons hebt doorgebracht, Logan.

Logan Langin: Graag gedaan. Ik waardeer de uitnodiging om hier te zijn. Bedankt.

Kelsey Alpaio: Dat was De Terugblik van vandaag. Volg de show zodat je nooit een aflevering mist. En als je het gesprek wilt voortzetten met een groep van meer dan duizend projectmanagementprofessionals die begrijpen hoe het is, kom dan bij ons op thedpm.com/membership. Bedankt voor het luisteren!