Hoe je een betere PM wordt door mentorschap van collega’s

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft het niet altijd voor 100% goed.

Michael Mordak: Hé, dit is Michael van The Digital Project Manager en welkom bij de Member Spotlight van vandaag. We zijn erin geslaagd om de grootste en beste verzameling projectmanagers bijeen te brengen die verandering creëren en de paradigma's uitdagen die tegenwoordig in projecten bestaan. Wat interessant is aan deze gemeenschap, is dat ze vol zit met mensen die waarschijnlijk iets anders met hun leven wilden doen.

Hoewel we allemaal uit uiteenlopende achtergronden, functies en sectoren komen, hebben we een roeping gevonden in het organiseren van de chaos die projecten nu eenmaal zijn. Onze unieke verhalen zijn gevormd door de lessen die we hebben geleerd, de vaardigheden die we hebben ontwikkeld en de mensen die we onderweg hebben ontmoet. Als je lid wilt worden, of gewoon meer wilt weten over de gemeenschap, bezoek dan onze website op thedigitalprojectmanager.com/membership.

Vandaag spreken we met gewaardeerd gemeenschapslid en manager Projectmanagement, Keegan McCready. Keegan was een van de vele mensen die in 2023 door ontslagen werden getroffen, maar hij wist steun te vinden en te profiteren van het advies en de inzichten van een vertrouwd netwerk van collega's in zijn mastermindgroep en de gemeenschappen waarbij hij betrokken is. We gaan Keegans verhaal horen over gemeenschap en de invloed daarvan op zijn professionele carrière.

Keegan, ik ben blij dat je erbij kon zijn. Bedankt dat je dit vandaag met me wilt doen. Laten we er meteen induiken. Ik zou graag van je horen bij wat voor soort gemeenschappen je betrokken bent. Je bent natuurlijk betrokken bij de DPM-gemeenschap, dus die hoeven we niet te bespreken, maar bij welke andere soorten gemeenschappen ben je betrokken?

Keegan McCready: Ja, uitstekende vraag. Allereerst bedankt voor de uitnodiging. De andere gemeenschappen waarbij ik betrokken ben, hebben allemaal met projectmanagement te maken, maar ik zou zeggen dat ze lokaler en niet-virtueel of niet op afstand gebaseerd zijn. Ik ben dus lid van het lokale hoofdstuk van mijn PMI- of Project Management Institute-gemeenschap, voornamelijk fysiek in plaats van virtueel.

De waarde die ik specifiek uit DPM haal, is volgens mij dat het een gemeenschap is die op afstand werkt en in de eerste plaats op afstand is gebaseerd. In plaats van dat ik alleen kennismakingen en relaties heb met mensen die in de omgeving wonen, kan ik nu relaties, kansen en kennismakingen ontwikkelen met mensen die letterlijk overal ter wereld wonen.

De enige andere gemeenschap waarvan ik deel uitmaak, loopt dus via PMI.

Michael Mordak: Juist. Geweldig. En je zei dat je naar de lokale hoofdstukken gaat. Waar ben je gevestigd?

Keegan McCready: Ik ben gevestigd in West-Michigan, net buiten Grand Rapids.

Michael Mordak: Perfect. Dat is echt leuk om te zien. Je hebt dus eigenlijk zowel het fysieke als het externe aspect afgedekt. En in deze gemeenschappen: is er iets waar je graag over praat? Zijn er onderwerpen waarop je je richt of dingen die je graag bespreekt?

Keegan McCready: Voor mij draait het altijd om de grote, ingewikkelde problemen die ik in mijn functies ervaar. En ik ben ervan overtuigd dat meer hoofden beter zijn dan één wanneer je die problemen probeert op te lossen.

Of het nu gaat om: hé, ik gebruik een nieuw hulpmiddel in een nieuwe functie en ben er niet erg vertrouwd mee; of ik schaal een hulpmiddel of platform op en wil ideeën over best practices van anderen die dat al hebben gedaan; of het delen en ontvangen van sjablonen, hulpmiddelen en best practices. Ik ben er groot voorstander van om groei, ontwikkeling en opleidingsmogelijkheden bij andere PM's te zoeken en te kijken wat zij hebben gedaan, hoe ze hun vaardigheden hebben aangescherpt en op welke manieren ze dat hebben aangepakt.

Omdat dat volgens mij veel verschillende mogelijkheden aan het licht heeft gebracht waarvoor je cursussen of certificeringen kunt volgen, en dingen waarvan ik anders nooit gehoord zou hebben. Daarom wend ik me tot een gemeenschap van gelijkgestemde mensen en benut ik hun expertise op dat soort gebieden.

Michael Mordak: Ik vind het geweldig dat je die gemeenschappen echt gebruikt om je eigen behoeften en doelen op te lossen. In feite breng je je problemen naar hen toe en maak je van iedereen daar je team.

Keegan McCready: Zo kijk ik er eigenlijk ook naar. Ik ben alleen zo deskundig als de functies, posities en sectoren waarin ik ervaring heb opgedaan.

Vaak kom je in functies terecht waarin ze een hulpmiddel gebruiken dat je nog nooit eerder hebt gebruikt. Ze hebben hun projecten op een andere manier beheerd, en het opvragen van ideeën en feedback van andere PM's die ook in allerlei verschillende sectoren hebben gewerkt, is echt een geweldige manier geweest om de tijd te verkorten van: hé, ik heb een groot probleem dat ik probeer op te lossen, naar een V1-oplossing voor dat probleem. Door dat net zo breed mogelijk uit te werpen en een aantal PM's te vinden met verschillende vaardigheden en ervaringen, kunnen zij hun mening geven over hoe je bepaalde zaken kunt aanpakken.

Historisch gezien was ik beperkt tot het bedrijf waarvoor ik werkte of de lokale hoofdstukken van deze gemeenschappen. Zelfs dan is je steekproef volgens mij behoorlijk klein. Wanneer je vervolgens iets als DPM ontsluit, krijg je toegang tot honderden andere PM's over de hele wereld. Daar bevindt zich een enorme hoeveelheid kennis waar je uit kunt putten.

Michael Mordak: Ja, daar ben ik het mee eens. Wat ik daaruit vooral wil benadrukken, is dat mensen overal ter wereld zitten. Het zijn letterlijk niet alleen mensen die misschien in jouw sector of stad zitten, maar mensen: we hebben veel leden in de EMEA-regio, maar ook leden in Nieuw-Zeeland en Zuid-Amerika.

Het zijn dus allerlei verschillende perspectieven uit verschillende culturen en regio's van de wereld die daarop kunnen voortbouwen en je kunnen helpen hun problemen op te lossen. Maar wat ik echt graag wil weten: waren er specifieke problemen, grote problemen die je dankzij een gemeenschap hebt kunnen oplossen? Is er iets dat eruit springt?

Keegan McCready: Ik denk dat er een paar zijn. In een eerdere functie waren we Asana aan het opschalen als projectmanagementplatform. Ik kende het hulpmiddel nog niet goed en had het in het verleden slechts op zeer oppervlakkig niveau gebruikt. Dus wendde ik me tot de gemeenschap en zei: hé, we willen dit binnen de hele organisatie opschalen; wat zijn tips, trucs en best practices over hoe jullie dat in het verleden hebben aangepakt?

Veel mensen kwamen niet alleen met zaken die we absoluut moesten prioriteren en uitvoeren, zoals: hé, zorg dat je je portfolio's en projecten op deze manier inricht, zodat alles met elkaar verbonden is. Veel mensen deelden ook waardevolle lessen, bijvoorbeeld: hé, ik heb dit in het verleden gedaan.

Dit was een grote valkuil waar wij en ons team tegenaan liepen. Het was dus een goed voorbeeld van een situatie waarin ik wist dat ik het moest doen voor de functie die ik bekleedde, en waarin het ongelooflijk waardevol was om advies te vragen aan mensen die zo'n implementatie zelf letterlijk hadden meegemaakt. Een recenter voorbeeld is mijn huidige functie, waarin we Salesforce gebruiken als projectmanagementtool.

Daar zitten bepaalde beperkingen aan en ik ben niet zo vertrouwd met die toolset. Daarom wend ik me tot de gemeenschap van andere mensen die het hebben gebruikt, om tips en trucs te krijgen over de verschillende manieren waarop zij het hebben ingezet, zodat ik die kennis kan meenemen in mijn huidige functie en succesvol kan zijn.

Michael Mordak: Dat is geweldig. Ja, ik vind het leuk hoe je dat kunt gebruiken.

En ik denk dat de belangrijkste conclusie is dat je de fouten van anderen kunt vermijden. Je loopt dus deze situaties binnen, en je bent niet de eerste persoon die Asana opschaalt, toch? Je bent niet de eerste die het over verschillende afdelingen van je organisatie verspreidt.

Je kunt advies krijgen van mensen die het al hebben gedaan en, zoals je zei, die momenten hebben meegemaakt waarop er iets misging. Vervolgens kun je sneller naar een betere oplossing toewerken en veel van de hoofdpijn vermijden die kan ontstaan wanneer je het helemaal alleen doet.

Nog een vraag over je betrokkenheid bij gemeenschappen, of dat nu PMI of DPM is: waren er belangrijke carrièrestappen of kansen die alleen voor jou beschikbaar kwamen omdat je deel uitmaakte van die gemeenschappen?

Keegan McCready: Het korte antwoord op de vraag is ja. Ik denk dat er verschillende kansen voor mij beschikbaar zijn gekomen. Ik heb geen van die kansen benut of functies naar aanleiding daarvan aanvaard, maar dat betekent niet dat ze niet bestaan.

Zoals ik eerder al zei, werd ik in de zomer van 2023 ontslagen. De eerste plek waar ik me toe wendde, waren de gemeenschappen. Ik zei: hé, ik maakte deel uit van een personeelsreductie en zoek een nieuwe kans. Dit zijn de vaardigheden en ervaring die ik meebreng. Dit is, in grote lijnen, waar ik naar op zoek ben. Weet iemand iets?

Het aantal mensen dat reageerde was enorm. Niet alleen met kansen op zich, bijvoorbeeld: hé, mijn bedrijf neemt mensen aan, hier is de vacaturetekst. Maar ook met algemene steun, coaching, mentorschap, aanbevelingen voor mensen met wie ik kon praten en websites die ik kon bezoeken tijdens mijn zoektocht naar werk en het verwerken van dat ontslag. Dat was onbetaalbaar.

Tot op de dag van vandaag ben ik enorm dankbaar voor iedereen die contact met me heeft opgenomen en die kansen heeft geboden. Hoewel ik uiteindelijk ergens anders een functie vond die niet uit een van die connecties voortkwam, is het feit dat zoveel mensen contact opnamen met waardevolle connecties en functies iets wat je niet zomaar krijgt wanneer je alleen zoekt via LinkedIn, Indeed en allerlei andere websites.

Michael Mordak: Ja, dat is enorm. Ik vind dat geweldig. Doormaken wat jij hebt meegemaakt, ontslagen worden als gevolg van een personeelsreductie, is verschrikkelijk om alleen te moeten verwerken. Ik vind het dus echt geweldig hoe je op die gemeenschappen kon leunen. Je hoeft je niet alleen te voelen tijdens dat proces, omdat je, zoals je zei, steun van die mensen krijgt.

Voel je vrij om namen te noemen van mensen die daarin een grote rol hebben gespeeld, als je iemand specifiek wilt bedanken die je echt heeft geholpen.

Keegan McCready: Zeker. Ik denk dat mijn hele mastermindgroep — ik maak deel uit van een mastermindgroep via DPM — een enorme pluim verdient, omdat zij natuurlijk de eerste plek waren waar ik steun en coaching zocht en zij veel kansen hebben geboden.

Sarah, Kelly, Rhonda en Melinda: jullie hebben enorm geholpen en ik ben ontzettend dankbaar voor de steun die jullie in die periode hebben geboden.

Michael Mordak: Dat is supergaaf. Ik vind dat geweldig. En ja, de mastermindgroepen zijn absoluut een van mijn favoriete dingen aan deze gemeenschap. Ik weet zeker dat ze ook bij veel andere gemeenschappen beschikbaar zijn.

Wil je misschien kort uitleggen hoe jullie mastermindsessies verlopen en welke onderwerpen jullie behandelen?

Keegan McCready: Ja, natuurlijk. Om op jouw punt voort te bouwen: ik denk dat masterminds een van de verkooppunten voor mij waren. Toen ik lid werd van DPM, wilde ik deel uitmaken van een kleinere groep PM's en die groep letterlijk gebruiken als een mastermind rond specifieke situaties.

Dat was voor mij dus een belangrijk verkooppunt. Ter vergelijking: bij de lokale hoofdstukken om mij heen is dat geen optie. Je zou er natuurlijk zelf een kunnen opzetten als je dat wilt, maar het is geen ingebouwd onderdeel. Onze mastermind bestaat uit een groep PM's uit heel verschillende sectoren, met verschillende ervaringsniveaus en uiteenlopende ervaringen die zij inbrengen.

We komen maandelijks samen. De onderwerpen lopen behoorlijk uiteen, maar de meeste bijeenkomsten beginnen met een soort format van successen en zorgen: hé, dit speelt er in mijn leven; dit zijn de grote successen die ik momenteel in mijn functie ervaar; dit zijn de grote zorgen die me 's nachts wakker houden en waar ik een beetje angstig van word.

Daarna lopen we die punten in een soort rondje langs en feliciteren we elkaar met de successen, waar dat van toepassing is. We gaan echt in op de zorgen: hé, wat houdt je bezig in je functie en hoe kunnen we als groep PM's helpen? Ik denk dat daar het delen van kennis, de best practices en de algemene samenwerking en coaching aan bod komen. Dat is volgens mij de grootste waarde die ik uit deze gesprekken haal.

Michael Mordak: Dat is geweldig. Ja, heel leuk om te zien. En ik vind het geweldig dat je daar via je lidmaatschap gebruik van maakt. Je hebt al uitgelegd hoeveel steun je van die mensen krijgt, dus het is echt bemoedigend om dat te zien.

Ik nodig iedereen die lid is uit om op zoek te gaan naar masterminds, want volgens mij is er enorm veel waarde uit die sessies te halen. Alleen al het contact met andere mensen: enerzijds vanwege het netwerken zelf, maar ook vanwege alle secundaire voordelen die je daar, zoals je zei, uit haalt.

De volgende vraag is een beetje een twist, en ik wil niemand afzonderlijk aanwijzen. Je hebt al een aantal leuke mensen genoemd, maar wie is de interessantste of invloedrijkste persoon die je via een gemeenschap hebt ontmoet?

Keegan McCready: Dat is een goede vraag. Ik weet niet of ik het tot één persoon kan beperken.

Ik heb mijn mastermindgroep genoemd. Die vier mensen plus ikzelf zijn zonder twijfel de interessantste en invloedrijkste mensen met wie ik regelmatig praat. Ik waardeer hun ervaring en hun toonaangevende ideeën over alles wat met PM te maken heeft enorm.

Buiten mijn mastermindgroep denk ik dat Patrice van DPM degene is door wie ik gedurende de hele periode het meest klassiek ben beïnvloed. Niet uit eerste hand — ik heb niet met haar samengezeten om ergens diep op in te gaan — maar haar inhoud is ongelooflijk nuttig geweest bij het navigeren door het dagelijkse leven als digitale PM.

Persoonlijk heb ik geworsteld met beslissingen over freelancen, hoe ik dat het beste kan beheren en hoe ik de freelancewereld binnen kan komen, zeker toen ik door dit ontslag ging. Ik ben dus van een afstand een enorme fan van Patrice en waardeer al het werk en de inzichten die je erin stopt absoluut.

Michael Mordak: Zeker. Ja, zij is een ongelooflijk waardevol persoon in de gemeenschap. Ze stelt zich voor iedereen zo beschikbaar. Als je haar nog geen privébericht hebt gestuurd, weet ik zeker dat ze je graag zou helpen. Ja, precies. Ik ken er heel wat die dat hebben gedaan, en ze maakt zich altijd beschikbaar om mensen te helpen, wat geweldig is.

Ze is ook een belangrijke voorvechter op het gebied van het vinden van werk, want ze beheert haar eigen LinkedIn-groep voor PM's die werk zoeken. Om de hoogtepunten en leuke momenten van gemeenschappen een beetje in evenwicht te brengen — ik moet het interview natuurlijk ook in balans brengen — wat is volgens jou je minst favoriete onderdeel van projectmanagement?

Keegan McCready: Dat is een goede vraag. Ik kan je alle positieve kanten vertellen. Ik weet niet of iemand me ooit naar het minst favoriete onderdeel heeft gevraagd. Voor mij is het de zegen en de vloek van het tegelijk in evenwicht proberen te houden van alle borden. Maar vreemd genoeg is dat ook de reden waarom ik voor projectmanagement heb gekozen, als dat ergens op slaat.

Misschien ben ik gewoon een masochist. Maar de reden dat ik voor projectmanagement koos, is dat ik niet elke dag hetzelfde wilde doen. Ik begon aan mijn bacheloropleiding in accountancy en kwam er al snel achter dat dat niet voor mij zou werken. Ik kon dat niet de rest van mijn leven doen. Toen kwam ik in projectmanagement terecht, maar ik kan volledig begrijpen dat het, naarmate je werkbelasting toeneemt en je gaat freelancen, bijbaantjes aanneemt en andere nevenactiviteiten doet, veel kan zijn om dat allemaal in evenwicht te houden en ervoor te zorgen dat alle borden in de lucht blijven.

Daarnaast moet je ook je persoonlijke verplichtingen in evenwicht houden, naast alles wat je de hele dag op je computer doet. Ik denk dus dat de grootste frustratie het proberen is om al die borden in de lucht te houden, terwijl je heel vaak leidinggeeft zonder formele autoriteit. Het navigeren door die relaties en ervoor zorgen dat deze projecten de eindstreep halen, kan natuurlijk een uitdaging zijn.

Michael Mordak: Ja, ik vind dat zo'n goede samenvatting en een heel interessant perspectief: het is een zegen en een vloek, toch? Je bent ermee begonnen omdat je problemen wilt oplossen, maar het is frustrerend omdat er zoveel problemen zijn om op te lossen. Het is alsof de eindstreep nooit ophoudt: die blijft zich verplaatsen terwijl jij er langzaam naartoe werkt.

Geweldig. Ik vind je perspectief op gemeenschap en alles wat je eraan hebt gehad geweldig. Eén laatste vraag voordat we afronden: kun je wat wijze woorden meegeven aan een PM die momenteel zijn weg probeert te vinden? Waar kunnen zij hulp of advies krijgen?

Keegan McCready: Ja, ik denk aan een paar verschillende gebieden. Ten eerste zou ik beginnen met het beproefde en betrouwbare Project Management Institute, projectmanagement.com. Volgens mij zijn daar veel formele mogelijkheden om opleidingen en certificeringen te volgen die als standaard in de sector gelden. Een andere les die ik heb geleerd, is: negeer dit concept van gemeenschappen niet.

Ik had nog nooit van DPM gehoord, om volledig transparant te zijn, totdat ik bij mijn vorige werkgever begon. Het is dus een relatief nieuw concept voor mij, pas sinds een paar jaar. Ik had geen toegang tot deze enorme groep mensen die hetzelfde werk doen als ik. Daardoor was het moeilijk om ideeën met elkaar uit te wisselen.

Als ik een paar aanbevelingen mag doen, zou ik vanuit academisch perspectief willen zeggen: steun op het beproefde en betrouwbare Project Management Institute en op andere cursussen die je kunt vinden via Scrum Alliance en scrum.org. Ook DPM biedt opleidingsmogelijkheden. Maar ten tweede zou ik echt inzetten op netwerken en relaties opbouwen. Dat via deze gemeenschappen doen, maakt het echt gemakkelijk en kost weinig moeite.

Het is iets wat ik eerder in mijn carrière had willen doen: een netwerk opbouwen van gelijkgestemde functies en mensen, zodat je op hen kunt leunen wanneer je dat tijdens je carrière nodig hebt.

Michael Mordak: Ja, het is een soort verzekering, een vangnet voor wanneer je steun nodig hebt. Keegan, nogmaals bedankt voor je tijd. Ik waardeer het enorm dat je al deze vragen hebt beantwoord en me een beetje hebt laten meegenieten van je ervaringen met gemeenschap. Ik zie graag je bijdragen in het kanaal en ben benieuwd hoeveel je uit de mastermindgroep haalt. Gefeliciteerd met je nieuwe functie en ik hoop dat die goed voor je uitpakt.

Keegan McCready: Dank je wel. Bedankt voor de uitnodiging.

Michael Mordak: Graag gedaan. We spreken elkaar snel.

Bedankt dat je hebt geluisterd naar onze Member Spotlight met Keegan. Hij heeft nog veel meer kennis en inzichten met je te delen, dus kom met ons chatten in het Slack-kanaal, samen met onze hele gemeenschap van digitale projectmanagers. Je kunt meer te weten komen over het lidmaatschap op onze website via thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.