Hoe een giftige werkplek me een betere projectmanager maakte

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd voor 100% correct.

Michael Mordak: Hoi, dit is Michael van The Digital Project Manager en welkom bij de Spotlight op een lid van vandaag! We zijn erin geslaagd om de grootste en beste verzameling projectmanagers bijeen te brengen die verandering creëren en de bestaande paradigma's in hedendaagse projecten uitdagen. Wat ik geweldig vind aan deze gemeenschap, is dat ze vol zit met mensen die waarschijnlijk iets totaal anders met hun leven wilden doen.

Maar hoewel we allemaal uit uiteenlopende achtergronden, functies en sectoren komen, hebben we onze roeping gevonden in het organiseren van de chaos die projecten heet. Onze unieke verhalen zijn gevormd door de lessen die we hebben geleerd, de vaardigheden die we hebben ontwikkeld en de mensen die we onderweg hebben ontmoet. Als je je wilt aansluiten, of gewoon meer wilt weten over lidmaatschap, bezoek dan onze website op thedigitalprojectmanager.com/membership.

Vandaag spreken we met gewaardeerd gemeenschapslid en senior programmamanager Karen Chong. Karen was oorspronkelijk van plan een carrière in de psychologie na te streven. Ze voelde zich echter van nature aangetrokken tot het optimaliseren van processen. Dit leidde haar op een pad waarop ze haar vaardigheden in het organiseren van chaos en het begrijpen van gedrag kon combineren. Inmiddels houdt ze zich bezig met het managen van interculturele teams. We horen meer over Karens reis als digitale projectmanager, de uitdagingen van het werken in kleine teams, hoe giftige bedrijven je een betere PM kunnen maken en waarom het goed kan zijn om elk project anders te benaderen.

Karen, heel erg bedankt. Fijn je hier te zien. Ik weet dat onze luisteraars je niet kunnen zien, maar het is prettig voor mij om je tijdens ons gesprek te kunnen zien. Laten we er meteen induiken, want je hebt een zeer interessante achtergrond en werkt in een heel internationale omgeving.

Je vertelde me dat je met mensen uit allerlei verschillende culturen hebt gewerkt en op verschillende manieren met taalbarrières bent omgegaan. Maar voordat we daarop ingaan, zou ik graag willen weten wat je dacht dat je zou worden toen je opgroeide. Wat was, toen je jonger was, de droombaan die je op een dag hoopte te bereiken?

Karen Chong: Bedankt dat je me hebt uitgenodigd, Michael. Ik vind het erg leuk om mijn ervaringen met onze leden te delen. Ik dacht na over wat ik wilde worden toen ik opgroeide. Toen realiseerde ik me dat ik eigenlijk maar over één ding had nagedacht. Het moest me geld opleveren, ik moest er niet eeuwig voor naar school hoeven en het moest legaal zijn.

Ik denk dat dat de drie dingen waren waar ik daadwerkelijk over had nagedacht. Afgezien daarvan was er nooit echt een beroep waar ik sterk genoeg voor voelde om het in een opstel te schrijven, of wat er ook van ons gevraagd werd. Dus zelfs toen ik klein was, wilde ik gewoon doen wat er gedaan moest worden.

Michael Mordak: Ja, dat is logisch. Ik vraag me af: was er iets dat je wilde doen, maar dat vanwege een van die regels afviel?

Karen Chong: Ja, ik wilde psychologie doen. Ik heb psychologie een tijdje overwogen. Ik liet het op de universiteit vallen omdat ik niet van essays schrijven hield en er heel veel essays geschreven moesten worden. Ik dacht: als ik op school moet blijven of als een bacheloropleiding me niet helpt en ik een master of iets dergelijks moet halen, dan zou ik nog langer op school moeten blijven. En waar ik nu ben beland, zit ik meer aan de marketingkant van projectmanagement, en dat heeft met psychologie te maken. Dat is dus het zwakste verband dat ik kan leggen.

Michael Mordak: Ja. Ik wilde precies dezelfde opmerking maken: ik denk dat een achtergrond in psychologie je een behoorlijk groot voordeel geeft bij projectmanagement, omdat je bijvoorbeeld moet begrijpen hoe mensen samenwerken en hoe ze dat juist niet doen.

Veel daarvan komt neer op psychologie en het begrijpen van gedrag en mensen. Merk je dat je die achtergrond in psychologie vaak gebruikt wanneer je aan je projecten werkt?

Karen Chong: Absoluut. Ik denk dat het me helpt om mezelf in de schoenen van de ander te plaatsen. Dat kan een klant zijn of een collega, maar ik probeer na te denken over wat hun volgende stap zal zijn.

Dan kan ik inschatten wat hun reactie zal zijn op wat ik hun ga vertellen of op wat ze moeten doen. Vervolgens kan ik mijn verzoek of mijn boodschap op een andere manier formuleren. Als ik weet dat ik met iemand praat die de neiging heeft onmiddellijk te reageren, dan vertel ik het op de meest kalmerende manier die mogelijk is, een beetje zoals een arts die je moet vertellen dat je een probleem hebt.

Maar als het iemand is die alles wil begrijpen en alle informatie wil hebben, dan bereid ik natuurlijk alles voor voordat ik die persoon iets vertel of benader.

Michael Mordak: Ik zou graag willen weten: je had dus de wens om iets in de psychologie te doen, maar je bent daar een beetje van afgeweken en een ander pad ingeslagen.

Kun je ons wat meer inzicht geven in je reis en hoe je per ongeluk projectmanager bent geworden?

Karen Chong: Ja. Ik denk dat al mijn banen draaiden om coördineren en ervoor zorgen dat de mensen die hun werk moesten doen of beslissingen moesten nemen, hadden wat ze nodig hadden om hun werk te kunnen doen. Het was dus altijd een soort faciliterende rol.

De baan die het meest verwant was aan programmamanagement of projectmanagement, was toen ik accountmanager was bij een reclamebureau. Ik merkte dat ik meer bezig was met ervoor zorgen dat al onze campagnes goed verliepen en dat al onze projecten goed werden uitgevoerd dan met het opbouwen van een relatie met de klant.

Ik denk dus dat het mijn natuurlijke neiging is om dingen af te maken en dat ik er meer om geef dat alles goed wordt gedaan. Dat was volgens mij het moment waarop ik echt een baan kreeg die hiermee verband hield. Pas bij de volgende carrièrekans was mijn functietitel daadwerkelijk projectmanager: projectmanager digitale marketing bij een financiële instelling.

Dat was behoorlijk anders dan een omgeving bij een reclamebureau, maar de benodigde vaardigheden waren hetzelfde. Je moet boven op alles zitten en goed communiceren. Je moet ervoor zorgen dat alles goed wordt gedaan, vooral in een financiële instelling, omdat er veel regelgeving is. Zelfs voor marketing moet je een audit kunnen doorstaan als je gegevens moet wijzigen, of je zaken gewoon op orde hebben wanneer er iets wordt gecontroleerd.

Michael Mordak: Ja, dat is logisch. Ik wil teruggaan naar de functie die je daarvoor had bij het reclamebureau. Deed je in je rol als accountmanager eigenlijk al aan projectmanagement? En bestond de rol van projectmanager bij dat bureau, of heb je die gaandeweg zelf gecreëerd?

Karen Chong: Die rol bestond niet. En op dat moment besefte ik niet eens dat accountmanagers en projectmanagers twee verschillende functies waren, omdat ik beide deed. Het bestond dus zeker niet, maar de accountmanager moest er in feite gewoon voor zorgen dat de klanten tevreden waren en dat het team leverde.

Dat is ook grotendeels de rol van een projectmanager. Er was op dat moment maar één persoon voor beide rollen. Het bureau was bovendien een kleiner kantoor van een groter Omnicom-bureau. We konden het ons dus niet veroorloven om voor elke rol een aparte persoon te hebben.

Michael Mordak: Ja, dat komt heel vaak voor. Ik hoor mensen in de discussies binnen de gemeenschap daar voortdurend over praten: hoe fijn het zou zijn om één persoon te hebben voor de PM-rol en één persoon voor accountmanagement.

Maar realistisch gezien heb je, vooral in kleinere teams, iemand die al die verschillende rollen uitvoert. In jouw geval begreep je misschien niet eens dat je meerdere rollen vervulde.

Karen Chong: Nee, dat begreep ik inderdaad niet.

Michael Mordak: Fijn dat het uiteindelijk goed is gekomen. En toen je bij de financiële instelling kwam, kon je eindelijk PM in je titel hebben en kreeg die functie ook meer een eigen identiteit.

Ik zou ook graag willen weten: toen je in deze PM-rol terechtkwam, zei je dat je van nature de neiging had om mensen en dingen te organiseren en ervoor te zorgen dat alles volgens een planning verliep. Waren er nog andere manieren, vaardigheden of concepten uit eerdere ervaringen die je een voordeel gaven toen je aan projectmanagement begon?

Karen Chong: Ik denk dat elke functie iemand onderweg ervaring laat opdoen. Maar de ervaring die me het meest heeft geholpen, deed ik op in een zeer giftig bedrijf. Daarmee bedoel ik dat op alles werd gereageerd met 'nee' of iets negatiefs. Het was een omgeving met een zeer gesloten manier van denken. Ik leerde daardoor te anticiperen op tegenwind en klaar te staan om de zaak te verdedigen of te leren samenwerken met de mensen die overal tegen zijn.

Ik heb in die omgeving ook op de harde manier geleerd. Als ik bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze, verandering of procedure moet invoeren, moet ik praten met de mensen die erdoor worden geraakt. In plaats van gewoon iets uit te rollen, had ik met hen moeten brainstormen, of op zijn minst het idee moeten voorleggen en moeten begrijpen welke gevolgen het voor hen zou hebben en hoe we het konden verbeteren. Ik werkte namelijk in feite alleen samen met de president van het bedrijf.

We brainstormden iets, kwamen met deze nieuwe werkwijze die volgens ons onze projecten zou verbeteren en rolden die uit. Vervolgens tikte iemand me op de schouder; zijn oren waren helemaal rood omdat hij zo boos was toen hij de e-mail las. Als ik met verschillende afdelingen had gesproken en had begrepen: oké, we willen dit doen, wat hebben we nodig om dat te ondersteunen?

Er waren verschillende afdelingen, vijf in totaal. Het bedrijf was niet zo groot, maar in een klein bedrijf doet iedereen van alles. Als we iets nieuws moeten afdwingen, zijn de mensen vaak al voor 150% ingepland. Er is dan echt geen tijd om er nog iets bij te doen.

Ik denk dus dat die natuurlijke ervaring en het werken in een zeer harde omgeving me hebben geholpen mijn vaardigheden verder aan te scherpen.

Michael Mordak: Veel van wat je zegt heeft inderdaad rechtstreeks te maken met inzicht in verandermanagement en weten met welke mensen je moet praten. En opnieuw komen we terug bij psychologie: begrijpen hoe mensen in zulke situaties zullen reageren en hoe ze zich daarbij zullen voelen.

Dat is interessant. Ik vind het mooi hoe je dat allemaal met elkaar verbindt. Ik wil ook graag horen over de gebieden waarin je nog vaardigheden moest ontwikkelen toen je projectmanager werd.

Waar merkte je dat je nog tekortkwam en waar wist je dat je nog aan moest werken om echt impact te kunnen maken?

Karen Chong: Ik denk dat het vooral ging om het formaliseren van mijn methodologie. Pas ongeveer twee banen na mijn functie als projectmanager digitale marketing volgde ik lessen in projectmanagement en behaalde ik uiteindelijk een certificering.

Ik denk dat de certificering vooral belangrijk is omdat je dan de titel hebt, maar tijdens de opleiding realiseerde ik me dat de dingen die ik al die jaren had gedaan, eigenlijk een echt proces vormden. De opleiding gaf me het inzicht en leerde me hoe ik het iedere keer consequenter kon doen. Ik wist bijvoorbeeld dat ik een tijdlijn moest plannen, maar ik kon voortaan op bepaalde input vertrouwen om die tijdlijn nauwkeuriger en realistischer te maken.

Ook leerde ik welk proces ik kon doorlopen om wijzigingen aan te brengen. Ik wilde niet zomaar iets naar buiten brengen omdat een webdesigner bijvoorbeeld meer dagen nodig had. Het hielp enorm om wat ik al wist te verduidelijken en te onderbouwen, ook al deed ik het eerst vooral omdat het als het juiste voelde. Vooral in grotere organisaties komt dat goed van pas. In een heel kleine start-up van bijvoorbeeld vijf mensen worden zulke zaken vaak terzijde geschoven.

Michael Mordak: Dat is geweldig inzicht. Ik wil terugkomen op iets dat je zei over het gebruiken van wat je hebt geleerd, of dat nu vaardigheden waren die je meebracht of gebieden waarop je je verder kon ontwikkelen toen je eenmaal in deze rol zat.

Ik wil graag weten hoe je die dingen toepast. Hoe gebruik je de natuurlijke vaardigheden en concepten die je in eerdere functies hebt geleerd, samen met de gebieden waaraan je hebt gewerkt nadat je in deze rol terechtkwam?

Hoe combineer je die dingen en hoe verander je daarmee digitaal projectmanagement? Of is er een manier waarop je het gevoel hebt dat je digitaal projectmanagement daadwerkelijk verandert? Doe je momenteel iets anders dan de standaardwerkwijzen voor PM's binnen je bedrijf?

Karen Chong: Misschien moeten we het niet hebben over het veranderen van digitaal projectmanagement, maar gewoon over veranderen. Ik weet niet precies hoe we dat moeten formuleren.

Michael Mordak: De echte vraag is denk ik: zijn er processen die je anders uitvoert en die misschien afwijken van de norm, op basis van wat je uit eerdere ervaringen hebt geleerd?

Karen Chong: Ik denk dat het gaat om het aanpassen van de standaard aan de mensen met wie je werkt en aan de teamcultuur. Dat doe ik anders. Ik start niet elk project op precies dezelfde manier. Ik gebruik wel hetzelfde sjabloon om de presentatie voor de kick-off te maken, maar verder hangt alles af van het team, het project en de mensen die bij de kick-off aanwezig zullen zijn.

Ik pas dat dus aan, net als de manier waarop ik met het team omga. Dat hangt af van zowel het soort project als de persoonlijkheden in het team. Een dagelijkse stand-up kan nuttig zijn, maar soms merk je dat mensen ertegenop zien en dat die geen waarde toevoegt. Mijn aanpak is daarom iets anders.

Sommige PM's doen misschien altijd precies hetzelfde. Het is prettig dat iets consistent is, maar een consistente methode met verschillende spelers werkt niet altijd. Als je het bedrijf traint om alles exact op dezelfde manier te doen en alles consistent moet zijn, dan moet ik misschien minder maatwerk leveren. Zolang de algemene aanpak consistent is, neem ik voor de dagelijkse uitvoering bij elk project een andere aanpak.

Michael Mordak: Dat is geweldig. Het is logisch en ik hoor duidelijk hoe dit aansluit bij je achtergrond in de psychologie: begrijpen en weten dat mensen informatie op verschillende manieren opnemen en verwerken. Je kunt je dus snel aanpassen en zaken afstemmen op het team en het project waaraan je werkt.

Dat is een heel interessante aanpak. Voordat we afronden, wil ik je de gelegenheid geven om recente successen in je rol te delen. Wat is het leukste waar je momenteel aan werkt, of wat heb je onlangs opgeleverd?

Karen Chong: Ik werk sinds het begin van het jaar aan een intern implementatieproject.

Het zou rond Nieuwjaar worden gelanceerd, maar ik heb het uiteindelijk begin oktober gelanceerd. Omdat het een intern project is, vindt het bedrijf het belangrijker om het goed te doen dan simpelweg een deadline te halen. Dat was fijn, want er waren tussentijds interne veranderingen. Kort gezegd gaat het om contractlevenscyclusbeheer.

Omdat we intern onze werkstromen wijzigen, moeten we de implementatie aanpassen zodat die nog steeds aan de behoeften van de organisatie voldoet. Prioriteit geven aan de juiste uitvoering en het bruikbaar maken, in plaats van alleen een deadline te halen, was volgens mij een uitstekende beslissing. We hebben het nu ongeveer drie weken geleden uitgerold. De gebruikers lijken tevreden. Er zijn uiteraard nog problemen die moeten worden opgelost, maar we hebben een goed ritme gevonden waarmee het bedrijf een hulpmiddel kan invoeren dat ons helpt een uiterst handmatig proces te stroomlijnen. Dat was dus een succes.

Michael Mordak: Geweldig. Het is altijd een overwinning wanneer je iets uiteindelijk oplevert. Ik noem het maar het eindproduct. Natuurlijk zijn er altijd iteraties, verbeteringen en bugs die moeten worden opgelost, maar iets opleveren, zelfs als het iets achterloopt op schema, is altijd een groot succes. Fijn dat het is gelukt.

Er is nog één onderwerp waar ik op wil ingaan. Je vertelde dat je een zeer unieke achtergrond hebt en in een internationale omgeving werkt. Werk je in je huidige rol met mensen uit verschillende culturen of met mensen die verschillende talen spreken? Moest je bij dit project dat interne project managen terwijl je communiceerde met mensen die misschien niet dezelfde taal spreken of dezelfde waarden hebben?

Karen Chong: Het project dat ik noemde speelde zich voornamelijk in de Verenigde Staten af, maar de andere projecten waar ik nu aan werk zijn internationaler. Mijn bedrijf heeft collega's in Australië, Nieuw-Zeeland, Colombia, Israël, Canada en de Verenigde Staten. Dan heb je het over heel verschillende bevolkingsgroepen. Zelfs binnen de Verenigde Staten alleen al werken allerlei mensen met verschillende achtergronden.

Het gaat bovendien niet alleen om cultuur, maar ook om het vakgebied waarin iemand werkt. De combinatie daarvan leert je hoe je effectief met verschillende partijen communiceert. Wat mij persoonlijk betreft: ik groeide op in San Francisco, maar ben geboren in Hongkong. Daarna verhuisde ik naar Japan en heb ik ook in Hongkong gewoond.

Vervolgens verhuisde ik terug naar San Francisco en nu woon ik in Londen, in het Verenigd Koninkrijk. Ik heb dus met veel verschillende mensen gewoond en gewerkt. Sommige culturen communiceren met weinig context en andere met veel context. Soms heeft het niet eens zozeer met etniciteit te maken, maar met de manier waarop iemands brein werkt. Je hoeft niet alles uit te spellen zolang het duidelijk is.

Bij sommige mensen moet je echt stap voor stap uitleggen wat je bedoelt voordat ze je vragen op de manier beantwoorden waarop je ze stelde. Dat inzicht helpt me om dingen eenvoudig te houden, want het kan geen kwaad als je zinnen eenvoudig zijn. Als je een belanghebbende probeert te overtuigen, is dat natuurlijk anders.

Maar als je wilt overbrengen wat de uitkomst van een vergadering is en wat mensen moeten doen, denk ik dat eenvoud beter is. Als projectmanager is communicatie de sleutel tot succes. Je moet met ontwikkelaars praten, maar misschien ook met senior leidinggevenden. Dat zijn heel verschillende functies en het informatieniveau dat je met hen deelt, verschilt volledig.

Ervaring met het spreken met verschillende mensen uit verschillende culturen en in verschillende situaties helpt daarbij. Als je een ontwikkelaar uit Colombia vergelijkt met een bakker uit Japan die in New York werkt, praat je met die twee mensen op een totaal verschillende manier. Niemand weet meteen hoe hij met iedereen moet praten, tenzij je taalkundige bent en zeer welbespraakt in allerlei culturen over de hele wereld.

Je moet signalen oppikken en misschien de eerste paar keer dat je met iemand communiceert goed observeren hoe die persoon reageert. Als je een vraag stelt en iemand antwoordt op iets anders dan wat je vroeg, moet je niet gewoon exact herhalen wat je zei.

Wat ik doe, is iets anders vragen om te begrijpen waarom die persoon op die manier antwoordde. Soms realiseer ik me dan: hij dacht dat ik dat andere woord zei. Maar nee, ik bedoelde iets anders. Ik probeer dan uitgebreider uit te leggen wat ik vraag, in plaats van de vraag op precies dezelfde manier te herhalen. Anders blijft de verwarring voortduren.

Michael Mordak: Geweldig. Wat ik hieruit begrijp, is dat je een uitstekende bron zou zijn voor iedereen die met een internationaal team werkt of met mensen uit verschillende culturen. Misschien kan ik hen naar jou doorsturen als ze vragen hebben over hoe ze het beste met hun verschillende teams kunnen communiceren.

Karen Chong: Ik kan ze misschien geen voorgeschreven actieplannen geven, maar ik kan ze wel helpen begrijpen dat ze bijvoorbeeld de helft van het aantal woorden kunnen gebruiken en toch hetzelfde bedoelen.

Michael Mordak: Dat is geweldig. Ik ben blij dat we dit konden delen. Ik wil je nogmaals bedanken dat je tijd hebt vrijgemaakt.

Ik weet dat het in Londen inmiddels wat later is. Ik waardeer het dat je na werktijd met me hebt afgesproken om over je ervaringen te vertellen, over wat je hebt geleerd en om mensen de kans te geven je beter te leren kennen. Als ze vragen hebben over deze onderwerpen, kunnen ze je in de gemeenschap benaderen.

Ik waardeer ook alle inzichten die je hebt gedeeld. Het is geweldig. Bedankt dat je zo behulpzaam bent binnen de gemeenschap en dat je vandaag je kennis en tijd hebt gedeeld.

Karen Chong: Heel erg bedankt dat je me hebt uitgenodigd. Ik deel mijn ervaringen graag met de gemeenschap.

Michael Mordak: Geweldig. We spreken elkaar snel weer in Slack.

Bedankt dat je hebt geluisterd naar onze Spotlight op een lid met Karen. Ze heeft nog veel meer kennis en inzichten met jullie te delen, dus kom met ons chatten in het Slack-kanaal, samen met onze volledige gemeenschap van digitale projectmanagers. Meer informatie over lidmaatschap vind je op onze website: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.