Productiviteitstrucs waar Beyoncé trots op zou zijn (met Tucker Sauer-Pivonka van Crema)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typfouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston:

Bedankt dat je luistert. Ik ben Ben Aston en dit is “The Digital Project Management Podcast”. Vandaag praat ik met Tucker Sauer-Pivonka. Tucker, heel erg bedankt dat je bij ons bent.

Tucker Sauer-Pivonka:

Bedankt voor de uitnodiging.

Ben Aston:

Het lijkt erop dat Beyoncé het equivalent is van twintig mensen. Ze lijkt altijd overal tegelijk te zijn en magie te creëren. Dat komt waarschijnlijk doordat ze een enorm team heeft, maar vandaag gaan we het hebben over tijdmanagementtrucs die we kunnen gebruiken om net zo productief te zijn als Beyoncé.
We worden heel praktisch en bespreken een aantal dingen die we kunnen doen om meer tijd op een dag te creëren. Dit zijn eenvoudige trucs die je enorm veel tijd besparen en je helpen om je projectmanagementspel te verbeteren.
Maar eerst stel ik Tucker goed voor. Tucker is projectmanager bij Crema. Zij werken met allerlei verschillende klanten, gefinancierde start-ups en zakelijke klanten, en doen veel prototyping en testen voor mobiele en webapplicaties. Tucker, vertel eens wat over jezelf buiten kantoor. Wat doe je graag?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker. Ik ga meestal graag op vakantie. Ik wandel graag. Ik heb onlangs ook een nieuw huis gekocht. Dat zijn de dingen waar ik mijn vrije tijd aan besteed. Ik ben net terug uit de Bahama’s.

Ben Aston:

O, heel mooi.

Tucker Sauer-Pivonka:

Afgelopen donderdag, dus ik kom net terug van vakantie.

Ben Aston:

Waren de Bahama’s een goede vakantie voor een projectmanager?

Tucker Sauer-Pivonka:

Het was een geweldige vakantie. We hebben eigenlijk vrijwel niets gedaan. We lagen gewoon op het strand en genoten van de zon. Wat wil je nog meer tijdens een vakantie?

Ben Aston:

Mooi. Je zei dat jullie aan het verbouwen zijn. Ben jij de projectmanager van die verbouwing?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja, tot ongenoegen van mijn man, zeker weten. Ja, ik manage ons huis absoluut alsof mijn leven ervan afhangt. We hebben in augustus een huis gekocht. Tot nu toe hebben we niets groots gedaan. Maar nu de lente is begonnen, zetten we een paar projecten klaar, zodat we buiten aan de slag kunnen.

Ben Aston:

Zet je thuis je zakelijke stem en projectmanagementpet op wanneer je probeert het project op orde te krijgen, tot ongenoegen van je man?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker weten. Af en toe moet ik mezelf even corrigeren en eraan herinneren dat dit geen klant is, maar mijn persoonlijke leven. Ik moet mijn man daarin ook wat ruimte geven. Ik heb niet voor alles schriftelijke goedkeuring van hem nodig. Het is allemaal dat leuke projectgedoe.

Ben Aston:

“Onderteken gewoon de opdrachtomschrijving. Onderteken de opdrachtomschrijving,” ja. Goed. Vertel ons jouw verhaal. Hoe ben je in digitaal projectmanagement terechtgekomen? Ik heb snel op je LinkedIn gekeken en het lijkt erop dat je lang geleden als stylist bent begonnen.
Hoe wordt een stylist een DPM?

Tucker Sauer-Pivonka:

Stylist was eigenlijk een baan die ik tijdens mijn studie had. Ik werkte in een kleine boetiek. Ik vond het erg leuk om mijn klanten zich goed over zichzelf te laten voelen door ze kleding aan te trekken waarin ze zich prettig voelden. Daar zitten eerlijk gezegd parallellen in met de wereld van projectmanagement: je klant er goed laten uitzien tegenover diens baas en de baas van diens baas. Die parallel kwam goed van pas toen ik projectmanagement in ging.
Na mijn afstuderen begon ik als accountcoördinator bij een traditioneel reclamebureau hier in Kansas City. Het was een traditionele omgeving, niet echt digitaal. Ik werkte aan veel drukwerk, winkelmateriaal en dergelijke.
Al snel na mijn start ontdekte de leiding dat ik digitale vaardigheden had. Voor ik het wist ontwikkelde ik een lokaal marketinginformatieplatform dat we binnen dit reclamebureau hadden opgezet. Daar begon mijn digitale wereld vanuit professioneel oogpunt.

Ben Aston:

Mooi. Waar kwamen je digitale vaardigheden vandaan? Ik ben daar altijd nieuwsgierig naar. Het voelt alsof jouw reis lijkt op die van mij, maar waar ontwikkelde je op de achtergrond in het geheim je digitale vaardigheden?

Tucker Sauer-Pivonka:

Sinds ik een kind was, had ik altijd al interesse in computers en in hoe ze werken. Toen ik heel klein was — ik denk dat ik vijf was toen ik mijn eerste computer kreeg — haalde ik hem uit elkaar en zette ik hem weer in elkaar, zodat ik begreep hoe hij werkte, op een heel basaal niveau.

Ben Aston:

Ja. De harde schijf eruit halen.

Tucker Sauer-Pivonka:

Precies. Daarna kwam het eigenlijk gewoon door te experimenteren met verschillende softwareonderdelen en doordat ik bepaalde knoppen of opdrachten niet kon indrukken, of wat het ook mocht zijn. Zo groeide het verder.
Op de middelbare school ontwikkelden die vaardigheden zich verder. Toen ik ging studeren, kwam ik op een kruispunt terecht: ik moest beslissen wat ik professioneel wilde doen. Ik koos voor communicatie, omdat dat algemener was en ik nog niet precies wist wat ik wilde.
Ik hield mijn digitale vaardigheden op de achtergrond bij door tijdens mijn studie allerlei losse of parttimebanen te doen. Ik wist dat ik die richting op wilde in mijn carrière; het was alleen de vraag welke tussenstappen ik moest zetten om daar te komen.
Gelukkig gebeurde dat vanzelf bij mijn eerste baan bij dat reclamebureau.

Ben Aston:

Mooi. Ik ben altijd geïnteresseerd in mensen die al hun hele leven belangstelling hebben voor digitale zaken. Je vertelde over kleine nevenprojecten tijdens je studie. Werk je nu aan eigen digitale nevenprojecten?

Tucker Sauer-Pivonka:

Op dit moment niet.

Ben Aston:

Heb je een eigen website?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ik heb in het verleden een website gehad.

Ben Aston:

Die heb je toch?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ik heb op dit moment niets waarop ik me richt. Het afgelopen jaar was enorm belangrijk in mijn persoonlijke leven: een nieuw huis, trouwen en een nieuwe baan. Dat brengt allemaal zijn eigen uitdagingen met zich mee en je moet wennen aan je nieuwe ritme. Ik heb nu dus geen nevenprojecten, maar ik weet zeker dat er binnenkort wel weer iets opduikt.

Ben Aston:

Mooi. Vertel eens wat je bij Crema doet. Spreek je het uit als Crema of Crema?

Tucker Sauer-Pivonka:

Crema.

Ben Aston:

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja. Ik wilde je eerder niet corrigeren, maar het is inderdaad … We heten Crema.

Ben Aston:

Ik zat midden in mijn verhaal en dacht: “Ik weet niet hoe ik dit woord moet uitspreken.” Sorry als ik je achternaam ook verkeerd heb uitgesproken.

Tucker Sauer-Pivonka:

Geen probleem.

Ben Aston:

Was dat goed of fout?

Tucker Sauer-Pivonka:

Nee, je hebt het helemaal goed. Je sprak het precies goed uit: Tucker Sauer-Pivonkavonka. Ja, Crema … We heetten vroeger Crema Lab, maar mensen haalden ons steeds door elkaar met Criminal Lab, dus hebben we de naam verkort tot Crema.
Ik ben hier projectmanager, maar omdat we in de eerste plaats een productgericht bureau zijn, staat er niet echt “digitaal” voor onze functietitel. Dat is immers waar we ons toch al op richten, dus het wordt verondersteld.
Als projectmanager vervul ik hier meestal de rol van scrummaster en soms zelfs van producteigenaar, afhankelijk van de opdracht en de behoeften van de klant. Naast die verantwoordelijkheden zorg ik er voortdurend voor dat mijn team heeft wat het nodig heeft om vooruitgang te boeken, dat we onze doelen en de behoeften van onze klanten halen en dat we steeds zoeken naar procesverbeteringen. Gewoon algemeen werk als digitaal projectmanager.

Ben Aston:

Kun je iets vertellen over interessante projecten waaraan je momenteel werkt en waarover je mag praten?

Tucker Sauer-Pivonka:

Over sommige projecten kan ik vanwege vertrouwelijkheid niets zeggen, maar ik werk aan een aantal echt spannende en complexe projecten. Complexe projecten zijn eerlijk gezegd mijn favoriet. Daarom wilde ik de digitale wereld in: vaak heb je een heel complex idee, maar moet je een manier vinden om het voor de eindgebruiker over het algemeen eenvoudig te maken, zodat het voor die persoon niet complex is.
Ik werk momenteel aan een paar projecten die precies in dat straatje passen. Dat zijn enkele van de leukste projecten om aan te werken.

Ben Aston:

Goed. Laten we het hebben over het artikel dat je hebt geschreven. Het doet het geweldig in de statistieken. We hadden het er eerder, voordat we online kwamen, al over. Ik denk dat het helpt dat het over Beyoncé gaat. Misschien komt het doordat Beyoncé net gebeten is.

Tucker Sauer-Pivonka:

Goede timing.

Ben Aston:

Mensen zijn momenteel erg enthousiast over Beyoncé. Als je het nog niet hebt bekeken, lees het dan even. We hebben zelfs een kleine infographic gemaakt die jullie allemaal kunnen delen, dus doe dat vooral. Zeker als je denkt: “Dit was geweldig, maar ik heb eigenlijk geen tijd om vandaag naar deze twee kletskousen te luisteren.” Deze podcast is speciaal voor jou.
Waar we het vandaag over hebben, is productiever worden — niet door meer te doen, maar door slimmer te werken. Het gaat niet om druk bezig zijn. Het gaat erom dat je je kunt concentreren op de juiste taken zonder afgeleid te worden.
In je artikel bespreek je vijf verschillende technieken die we kunnen gebruiken: je agenda blokkeren, afleidingen verminderen, energie managen, prioriteiten stellen en doelen vastleggen. En ook dingen gedaan krijgen tijdens vergaderingen. Als je het artikel nog niet hebt gelezen, bekijk het dan.
Kun je voor de mensen die nu alleen luisteren uitleggen wat het blokkeren van je agenda inhoudt? Hoe werkt dat?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker. Dit is een van mijn favoriete dingen om te doen binnen de verschillende strategieën die ik in de loop van de tijd toepas. In essentie is het een vrij eenvoudig concept. Mensen denken vaak dat ze het niet kunnen doen omdat ze voortdurend brandjes blussen, maar ik heb ook in die wereld gezeten en weet dat het lastig kan zijn. Toch zou ik die mensen willen aanmoedigen deze strategie te proberen, zodat ze niet steeds brandjes hoeven te blussen.
Ik denk dat het grootste voordeel van het blokkeren van je agenda is dat je intern en extern verwachtingen schept: je hebt tijd nodig om je werk te doen en je kunt je werk niet doen als je voortdurend in een miljoen richtingen wordt getrokken.
Ik heb dit vaak meegemaakt. Aan het einde van de dag heb je de hele dag vergaderingen gehad of ben je alle kanten op getrokken, en heb je geen tijd gehad om je eigenlijke werk te doen. Door eenvoudig tijdsblokken in je agenda te reserveren — tijd om dingen gedaan te krijgen, ofwel GTD-tijd — reserveer je als het ware vergaderingen voor jezelf om je eigen werk te doen. Dat vind ik ontzettend belangrijk.

Ben Aston:

Ja, dat is heel nuttig. Voor de mensen die dit nog niet kennen: waar staat GTD voor, Tucker?

Tucker Sauer-Pivonka:

Dingen gedaan krijgen.

Ben Aston:

Dingen gedaan krijgen. Is dat een … Ik kende die term niet. Nou ja, ik kende hem eerst niet. Ik dacht: “GTD, GTD,” en toen begreep ik het. Ben ik de enige die het niet GTD noemt?

Tucker Sauer-Pivonka:

Dat denk ik niet. Vroeger noemde ik het volgens mij op verschillende manieren, maar bij Crema gebruiken veel mensen dezelfde taal. Daarom ben ik die benaming ook gaan gebruiken.

Ben Aston:

Hoeveel tijd reserveer je voor je GTD-tijd?

Tucker Sauer-Pivonka:

De tijdstippen en de hoeveelheid tijd die ik kies, veranderen van week tot week. Het hangt vaak af van mijn werklast of van de vergaderingen die al in mijn agenda staan. Het varieert dus. Soms heb ik maar een paar blokken van misschien een paar uur, of zelfs maar dertig minuten. Het hangt echt af van wat er op mijn programma staat.
Wat ik vaak merk, is dat ik, als ik een groot tijdsblok reserveer — bijvoorbeeld twee of drie uur — alles wat ik moet doen binnen de helft van die tijd af krijg, of zelfs binnen driekwart van die tijd, als ik me echt kan concentreren. Dan houd ik daarna vrije tijd over, omdat ik mezelf de tijd geef om diep te focussen.

Ben Aston:

Ja. Ik vind het altijd verbazingwekkend hoe weinig tijd het eigenlijk kost om iets gedaan te krijgen als je je echt op één ding richt.

Tucker Sauer-Pivonka:

Ja.

Ben Aston:

Maar meestal gedijen we als projectmanagers juist in een omgeving waarin we luchtverkeersleider zijn: we leiden al onze vliegtuigen naar de landingsbaan en zien andere opstijgen. We draaien rond in onze stoel en doen tien dingen tegelijk.
De reden dat we denken dat het uren duurt om een statusrapport te maken, is dat we ons er niet op concentreren. We zouden het in tien minuten kunnen doen als we gewoon gingen zitten en ons concentreerden. Die focus is volgens mij een heel belangrijk onderdeel.

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker. Als je niet kunt gaan zitten en je echt kunt verdiepen in wat je moet doen, ben je uiteindelijk erg inefficiënt met je tijd. Ik daag mensen die graag multitasken daarom uit om het juist om die reden terug te brengen tot één ding tegelijk.

Ben Aston:

Een deel hiervan hangt ook samen met prioriteiten stellen en doelen vastleggen. Dat is nog een van je punten in het artikel. Kun je uitleggen hoe jij prioriteiten en doelen bepaalt? Hoe bepaal je wat belangrijk is om aan te werken en wat kan wachten?
Je zei daarnet dat het anders is dan alleen maar brandjes blussen. Hoe bepaal je welke brandjes het waard zijn om te blussen en welke je op de achtergrond kunt laten smeulen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ik heb het op verschillende manieren gedaan, maar volgens mij ben ik het succesvolst wanneer ik heel streng ben in de manier waarop ik waarde koppel aan een specifieke taak of een reeks taken.
Met waarde bedoel ik: hoeveel waarde levert iets mijzelf, mijn team of mijn klanten op? Door mijn taken vanuit dat perspectief te bekijken, kan ik snel bepalen wat ik moet doen en in welke volgorde. Vaak dacht ik dat ik iets moest doen, terwijl het in werkelijkheid minder waardevol was om die taak uit te voeren dan taak X, of dan iets wat de klant nodig had.
Dat is één strategie die ik gebruik. Daarnaast bekijk ik elke ochtend mijn takenlijst en begin ik met prioriteiten stellen volgens die methode.
Ik zie mijn dag als een minisprint. ’s Ochtends is het mijn minisprintplanningssessie en daarna begin ik aan mijn dag. Die hele dag is mijn sprint. Meestal wordt mijn sprint niet al te vaak onderbroken als ik goed plan.

Ben Aston:

Dat is goed. Wat ik nuttig vind, vergelijkbaar met wat jij zegt, is nadenken over activiteiten met een hoge waarde. Eerst bepalen: wat zijn mijn activiteiten met de hoogste waarde?
Vervolgens: wat kan ik doen, en wat kan alleen ik doen, dat echt een verschil maakt? Soms kunnen we delegeren, en dat zouden we ook moeten doen.

Tucker Sauer-Pivonka:

Precies.

Ben Aston:

En ten derde: wat is op dit moment de waardevolste manier om mijn tijd te gebruiken? Voor mij betekent dat bepalen: “Er zijn al die urgente dingen die ik zou kunnen doen en om me heen woeden brandjes, maar eigenlijk zijn ze niet noodzakelijk belangrijk.” Je moet dus heel duidelijk zijn over wat belangrijk is en wat urgent is — en dat zijn helemaal niet altijd dezelfde dingen.
Urgente dingen voelen altijd belangrijk, maar vaak zijn ze dat in werkelijkheid niet.

Tucker Sauer-Pivonka:

Inderdaad. Een perfect voorbeeld is dat je als projectmanager dagelijkse taken hebt die belangrijk zijn voor het proces en die je moet uitvoeren. Urgent is echter wanneer je tijdens een stand-up met ontwikkelaars ontdekt dat zij blokkades hebben die de voortgang verhinderen.
Dat is voor mij een voorbeeld van iets dat heel urgent is en onmiddellijk moet worden opgelost. Je moet je daarvan bewust zijn en je dag aanpassen om ermee om te gaan.

Ben Aston:

Ja. In je artikel behandelen we eigenlijk het hele spectrum aan ideeën. Een van de dingen die je bespreekt, is het verminderen van afleidingen. Dat brengt ons terug bij die focus waar we het over hadden.
Je wordt heel praktisch over het opschonen van meldingen. Ik weet dat die een enorme afleiding kunnen zijn wanneer er e-mailmeldingen verschijnen, berichten in Slack binnenkomen, waarschijnlijk nog een paar andere berichtenapps actief zijn en onze telefoons ook meldingen geven.
Je schrijft over het opschonen van meldingen op je telefoon. Hoe kwam je op het punt waarop je dacht: “Wacht eens, ik moet hier iets aan doen”? Hoe weet je wanneer het tijd is om de meldingen op je telefoon op te schonen?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker. We noemden dit eerder al een beetje. Ik merkte dat ik me niet op één taak kon blijven concentreren. Dat gebeurt nog steeds wel eens, maar ik merkte dat ik een melding zag, die ging bekijken en vervolgens in een konijnenhol terechtkwam — of in drie verschillende konijnenholen. Voor ik het wist, was ik helemaal kwijt waar ik daarvoor mee bezig was.
De kosten van het wisselen tussen taken kunnen zich in de loop van de tijd opstapelen. Ik merkte dat mijn taken zich opstapelden. Ik onderzocht waarom dat gebeurde en realiseerde me dat ik alle kanten op werd getrokken, omdat meldingen daarvoor ontworpen zijn.
Meldingen zijn ontworpen om je aandacht te trekken naar waar de melding vandaan komt. Ze concurreren om je aandacht. Ik heb daarom goed gekeken naar de meldingen die ik ontving. Daardoor kon ik bepalen welke meldingen ik echt nodig had en waarde opleverden, en welke soorten meldingen konden wachten.
Dat is de manier waarop ik ontdekte dat mijn meldingen een probleem begonnen te worden.
Ja, voor mij was het heel verhelderend. Ik ben een hulpmiddel gaan gebruiken dat RescueTime heet. Ken je RescueTime?
Ik niet. Dat moet ik eens bekijken.

Ben Aston:

Het is een hulpmiddel dat … Het is een beetje eng, maar als je niet bang bent voor enge dingen … Je installeert het op je computer en het analyseert alles wat je doet. Het kijkt naar de websites die je bezoekt, de toepassingen die je gebruikt, hoeveel tijd je typt en hoeveel tijd je duidelijk alleen maar met de muis rondklikt en verspilt.
Voor mij was het echt onthullend toen ik na een week keek naar het aantal uren dat ik per week op Facebook had doorgebracht. Ik dacht: “Wat? Ik besteed zes uur per week aan Facebook,” of hoeveel het ook was. Ik dacht: “Dat is een vreselijke manier om mijn tijd te gebruiken.”
Op het moment zelf voelt het natuurlijk niet alsof je zegt: “Ik heb deze week zes uur op Facebook te besteden, dus ik kan maar beter doorgaan.” Niemand is van plan zoveel tijd te besteden. Maar als je inzicht krijgt in je gemiddelde week — “Ik besteed een derde ervan aan e-mails schrijven. Dat is prima. Ik besteed zoveel tijd aan Excel, zoveel aan Project en zoveel aan Word” — krijg je een beter beeld.
Je kunt de gegevens ook groeperen om op basis van trefwoorden en dergelijke een idee te krijgen voor welke verschillende klanten je werkt. Als je denkt: “Volgens mij heb ik geen probleem met tijd verspillen,” daag ik je uit om RescueTime te installeren.
Een van de dingen die jij bespreekt, is je tijd evalueren en urenstaten bijhouden. Zelfs als je geen urenstaten hoeft bij te houden, probeer het dan toch. Je zult plotseling beseffen hoeveel tijd je aan allerlei dingen besteedt. Ik vind Toggl erg prettig. Ik weet niet welk hulpmiddel jij voor urenregistratie gebruikt, maar Toggl heeft een timer. Je start de timer, selecteert het project en gaat aan de slag.
Als je de klok in de hoek ziet lopen en denkt: “Ik hoor aan deze taak te werken, want de klok loopt,” kan dat echt helpen.

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker. Hier bij Crema gebruiken we een hulpmiddel genaamd Harvest om al onze tijd bij te houden, en Harvest Forecast om onze tijd te voorspellen. Ik merk dat ik vaak evalueer waaraan die tijdsblokken worden besteed. Vooral wanneer ik een stap terug doe en kijk …
Als ik me bijvoorbeeld erg overweldigd voel, kijk ik naar Forecast om te zien hoeveel tijd ik contractueel aan iets zou moeten besteden. Daardoor kan ik een stap terug doen, mezelf controleren en opnieuw beoordelen waar en hoe ik mijn tijd gedurende de dag besteed.
Na die oefening voel ik me altijd beter.

Ben Aston:

Goed. Laten we tot slot praten over iets wat volgens mij heel interessant is als je meer tijd wilt hebben: dingen gedaan krijgen tijdens vergaderingen. Ik ben benieuwd hoe je dit praktisch aanpakt.
Zoals ik het begrijp, zit je in een vergadering en realiseer je je dat we iets bespreken. Dan zeg je: “Oké, dat kan ik nu meteen uitvoeren. Wacht even, ik ga dit regelen.” Hoe doe je dat zonder dat de flow van de vergadering wordt verstoord en mensen op je zitten te wachten terwijl je een taak of e-mail afmaakt? Ik zie je al in een ruimte zitten, driftig typen op je laptop, terwijl iedereen naar je staart en wacht tot je klaar bent.
Hoe zorg je dat dit werkt?

Tucker Sauer-Pivonka:

Er zijn hier een paar punten. Het eerste is dat alles zijn tijd en plaats heeft. Er zijn natuurlijk bepaalde soorten vergaderingen waarin je dit niet wilt doen. Maar stel dat het bijvoorbeeld om een interne vergadering gaat waarin je een sprint afsluit en een paar vragen beantwoord moet krijgen. Dan kan ik die vraag in ongeveer vijf seconden versturen. Meestal heb ik het antwoord dan voordat de vergadering eindigt en heeft het een grote invloed op de richting die we opgaan.
Hoewel het me vijf seconden kan afleiden om dat bericht te typen, is de opbrengst groter. Het gaat erom dat je begrijpt wat je wel en niet kunt doen. Ik ga natuurlijk geen lange e-mail typen of midden in een vergadering feedback op ontwerpen vragen. Het hangt volgens mij volledig af van het soort dingen dat je doet.
Een belangrijk punt is dat het uitvoeren van dingen tijdens een vergadering je focus op die vergadering niet mag wegnemen. Je moet respect hebben voor de tijd van iedereen in de ruimte, want ieders tijd is ontzettend waardevol. Als je die verspilt door je eigen ding te doen, is dat niet respectvol.
Dat is mijn kijk erop. Meestal gaat het gewoon om een Slack-bericht dat ik snel moet versturen. Dat kan tijdens de vergadering vijf seconden kosten, maar later misschien drie minuten, omdat ik dan weer moet omschakelen en moet onthouden wat ik wilde vragen. Het kost tijd om er opnieuw over na te denken.
Zo krijg ik dingen gedaan tijdens een vergadering. Ik wil de vergadering absoluut niet verstoren.

Ben Aston:

Ja, dat is heel nuttig. Een van de dingen die we als projectmanagers niet mogen onderschatten, is de kracht van momentum. Vaak zitten we in een vergadering en bespreken we iets, maar lopen we vast omdat we het antwoord op een vraag niet weten. Het slechtste wat je dan kunt doen, is de vergadering uitstellen totdat dat gegeven is opgelost, waarna je weer een nieuwe vergadering moet plannen om iedereen het antwoord te vertellen.
Probeer dus alles te doen wat je kunt om momentum op te bouwen. Er zullen meestal blokkades zijn wanneer we in vergaderingen zitten en mensen zeggen: “Ik kan dat niet inschatten, want ik weet dit niet.” Als we die barrières zo veel mogelijk in realtime wegnemen, krijgen onze projecten en vergaderingen momentum en zorgen we ervoor dat mensen actie ondernemen in plaats van weg te gaan om meer informatie te zoeken. Dat vind ik een heel nuttige opmerking.

Tucker Sauer-Pivonka:

Zeker.

Ben Aston:

We hebben het over twee of drie hulpmiddelen gehad, zoals Harvest en Forecast. Maar ik ben benieuwd: zijn er nog andere tijdgerelateerde hulpmiddelen? Wat zit er in jouw projectmanagementgereedschapskist?

Tucker Sauer-Pivonka:

Wat betreft tijd, vergaderingen en dergelijke gebruiken mijn teamleden en ik de laatste tijd een hulpmiddel genaamd Meetingbird. Dat helpt ons voorkomen dat we al onze tijd besteden aan het coördineren van vergaderingen. Je stelt eenvoudig beschikbare tijden in en het hulpmiddel kijkt naar jouw agenda en die van de deelnemers om een geschikt moment te vinden. Dat werkt heel goed voor ons en onze klanten, zodat we niet steeds per e-mail tijden heen en weer hoeven te sturen.
Daarnaast gebruiken we Harvest en Harvest Forecast. Ik gebruik Asana veel voor ons projectmanagementwerk. Voor veel van onze ontwikkelingsprojecten gebruiken we ZenHub en natuurlijk Slack en Dropbox Paper. Ook gebruiken we klantgebonden hulpmiddelen wanneer dat nodig is, zoals Jira. Sommige klanten willen liever dat we in hun omgeving werken, dus dat doen we dan. En natuurlijk is e-mail vrij standaard.
Dat zijn enkele hulpmiddelen in mijn gereedschapskist waarop ik waarschijnlijk minstens een paar keer per dag inlog.

Ben Aston:

Ik ben benieuwd naar Dropbox Paper, omdat ik het altijd zie. Ik zie Dropbox Paper in mijn Dropbox, maar ik heb het nog nooit geopend of gebruikt. Waarvoor gebruiken jullie het?

Tucker Sauer-Pivonka:

Het is een geweldig samenwerkingshulpmiddel. Zie het als iets dat vergelijkbaar is met Google Docs: meerdere mensen kunnen tegelijk in een document werken, opmerkingen plaatsen en dergelijke, maar dan in een veel intuïtievere interface.
Omdat het bovendien gedeeld wordt via Dropbox en we veel bestanden op Dropbox opslaan, is het ook relatief eenvoudig om klanten toegang te geven. Over het algemeen slaan we daar al onze projectdocumenten, projectjournalen en dergelijke op. Het biedt gewoon snelle en eenvoudige toegang.
Het heeft nog enkele andere handige functies, zoals ondersteuning voor Markdown. Ik gebruik een app genaamd Bear voor al mijn notities, die ook Markdown ondersteunt voor de opmaak. Die dingen sluiten dus goed op elkaar aan en maken het heel eenvoudig om van het ene hulpmiddel naar het andere over te stappen.

Ben Aston:

Dat moet ik proberen. Ik ga het bekijken. Goed.
Tucker, heel erg bedankt dat je bij ons was. Het was geweldig om je vandaag te spreken.

Tucker Sauer-Pivonka:

Bedankt voor de uitnodiging. Ik vond het erg leuk om met je te praten.

Ben Aston:

Mooi. Als je aan het gesprek wilt bijdragen, laat dan een reactie achter bij het artikel en ga naar de bronnensectie van thedigitalprojectmanager.com om lid te worden van ons Slack-team. Daar vind je ook allerlei interessante gesprekken.
Tot de volgende keer. Bedankt voor het luisteren.