Geef je Agile-traject een boost (met Alexa Huston van Crema)

Lees de transcriptie:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston:

Of je nu een ‘agilista’, een fanatieke Scrum-fan of misschien een wat voorzichtiger ‘agiler’ bent, er zijn altijd manieren om Agile beter toe te passen. Een manier om dat te doen is je vergaderingen, of ceremonies, effectiever te maken. Daarom gaan we het vandaag hebben over sprintplanning, dagelijkse stand-ups, sprintreviews en sprintretrospectives, zodat je inzicht krijgt in hoe je ze beter kunt uitvoeren en je Agile-aanpak effectiever kunt maken.

Bedankt dat je luistert. Ik ben Ben Aston en dit is de podcast van The Digital Project Manager. Deze podcast wordt mogelijk gemaakt door Clarizen, de leider op het gebied van software voor enterpriseproject- en portfoliomanagement. Ga naar clarizen.com voor meer informatie. Vandaag praat ik met Alexa, een van onze vaste DPM-experts bij The Digital Project Manager.

Alexa is geweldig. Je vindt haar bij onze DPM-school die we momenteel organiseren, en in september lanceren we ook een nieuwe cursus van de DPM-school. Dus als je je nog niet hebt ingeschreven, ga dan een kijkje nemen. Alexa werkt bij Crema in Kansas City. Alexa, bedankt dat je weer in de show bent.

Alexa Huston:

Bedankt dat je me opnieuw hebt uitgenodigd.

Ben Aston:

Mooi. Alexa, je bent voormalig projectmanager. Het is dus controversieel dat we met een voormalig projectmanager praten, maar vertel ons eens wat over je werk.

Alexa Huston:

Ja. Ik hoop niet dat ik al te controversieel ben, want de overgang van digital projectmanager naar businessdevelopmentprofessional gebeurde heel natuurlijk. Ik werk bij een bureau dat maatwerkwebapplicaties en mobiele apps bouwt. Ik was veel bezig met het uitbreiden van klantaccounts via een soort interne verkoop voor de klanten aan wie ik werkte.

Toen ik terugkeek op 2017 en nadacht over wat eraan kwam, wist ik het niet zeker. Ik sprak met de businessdevelopmentcollega met wie ik samenwerkte en hij zei: “Je zou bij me in het verkoopteam moeten komen.” Ik dacht: “Dat klinkt leuk en anders.” Ik voel me er goed voor uitgerust dankzij de projecten die ik heb gemanaged, lang voordat ik deze stap zette. Het is fijn om nog steeds deel uit te maken van de DPM-community en het houdt me scherp.

Ben Aston:

Je bent altijd welkom, Alexa. Maar ik ben benieuwd. Stel dat je de CEO van het bedrijf bent. Wat houdt je dan ’s nachts wakker als je nadenkt over de toekomst van je bedrijf? Wat baart je zorgen?

Alexa Huston:

Het bedrijf waarvoor ik werk?

Ben Aston:

Ja. Als je nadenkt over de toekomst van digitaal en waar het naartoe gaat.

Alexa Huston:

Dat is interessant. We groeien snel. Ik zeg “we” omdat ik er deel van uitmaak, maar ik zeg nu “ik” omdat ik in dit scenario de CEO ben. We nemen heel bewust mensen aan. Wat me ’s nachts wakker zou houden, is ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers die we sneller dan normaal moeten aannemen nog steeds bij onze cultuur passen.

Ze moeten over de juiste vaardigheden beschikken, maar ook passen bij de teamdynamiek en samenwerkingsstijl die ons maken tot wie we zijn. Dat zou me waarschijnlijk ’s nachts wakker houden. Er zijn veel getalenteerde mensen, maar cultuur is zo belangrijk voor het succes van een bedrijf. Bij Crema houden we daar sterk aan vast. Dat zou me zorgen baren.

Ben Aston:

Ja. Goede mensen aannemen is al lastig, maar mensen aannemen die ook echt bij je passen is nog moeilijker.

Alexa Huston:

Precies. En wat technologie betreft: die verandert zo veel en zo snel. In dit hypothetische scenario zou het vinden van de juiste balans voor experimenten me wakker houden. We zijn een erg experimentele groep, maar we willen niet per se de eersten zijn die iets op een klantproject uitproberen. Hoe beloon en stimuleer je experimenten en vindingrijkheid? En hoe zorg je er tegelijkertijd voor dat je altijd de hoogste kwaliteit levert?

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Dus ja.

Ben Aston:

Daarmee samenhangend is de vraag: er is zoveel nieuwe technologie, maar op welke ontwikkelingen zet je in? Denk je vanuit digitaal perspectief na over de toekomst en waar die naartoe gaat? Kies je voor machine learning, kunstmatige intelligentie of iets anders?

Alexa Huston:

Of achterstanden, of wat dan ook de nieuwste hype is.

Ben Aston:

Of spraaktechnologie.

Alexa Huston:

Dat is een betere manier om te herformuleren wat ik net zei.

Ben Aston:

Maar ik ben benieuwd naar jouw huidige situatie. Je bent niet langer de CEO, maar gewoon Alexa. Wat vind je lastig? Met welke uitdagingen krijg je in je huidige rol te maken?

Alexa Huston:

Goede vraag. Ik sta momenteel voor de uitdaging om een uitgaande strategie op te bouwen. We doen het goed met het opbouwen van ons bedrijf via aanbevelingen en mond-tot-mondreclame. Dat is geweldig, maar niet altijd het meest duurzaam.

Ik probeer daarom een strategie te vinden om de bovenkant van de verkooptrechter te laten groeien en meer bekendheid te creëren. Ik ben eerlijk gezegd geen marketeer, maar dat maakt niet uit. Ik probeer te bedenken wie onze klanten zijn, waar ze zich bevinden en waar ik moet zijn. Waar moet onze boodschap zichtbaar zijn?

En ik wil ervoor zorgen dat die boodschap bij iedereen hetzelfde is. Veel mensen binnen het bureau werken hieraan. Omdat we groeien, moeten we ervoor zorgen dat onze boodschap naar de buitenwereld overeenkomt met wie we vandaag zijn.

Niet met wie we drie jaar geleden waren, toen we een derde of een kwart van deze omvang hadden. Het is interessant geweest. Vooral in een verkooprol wil ik er zeker van zijn dat ik steeds dezelfde boodschap vertel en bij mensen de juiste toon aansla.

En dat ik de echte waarde van het werken met ons team duidelijk maak. Ik werk met de meest getalenteerde mensen. Ik probeer jullie hier niet iets aan te smeren; ik zeg alleen dat ik samenwerk met geweldige mensen die groeien en geweldige producten maken. Ik wil een goede strategie hebben om die boodschap bij de juiste mensen onder de aandacht te brengen.

Ben Aston:

Je werkt dus aan geweldige producten met geweldige mensen. Kun je iets vertellen over een van die producten?

Alexa Huston:

Ik hoop dat andere bureaumensen dit herkennen: over sommige van onze interessantste projecten mogen we niet praten. Dat is jammer. Maar er zijn interessante dingen in ontwikkeling. We maken veel platforms voor tweezijdige markten. Een ervaring creëren waarmee twee verschillende gebruikersgroepen kunnen samenwerken is onze kernactiviteit.

We hebben bijvoorbeeld veel wervingsplatforms gebouwd. Aan de ene kant moeten werkzoekenden een goede ervaring hebben. Aan de andere kant moeten werkgevers het platform kunnen gebruiken, de juiste taken kunnen beheren en de juiste mensen kunnen opvolgen.

Dat is leuk. Maar er zijn nog zoveel andere dingen waarover ik graag zou vertellen. Ik heb niet eens toestemming om erover te praten.

Ben Aston:

Topgeheim. Dat is altijd het leukste.

Alexa Huston:

Ja.

Ben Aston:

Als je nadenkt over je ontwikkeling: projectmanagers vragen zich soms af wat hun volgende stap is. Je kunt de managementroute kiezen en leidinggeven aan het projectmanagementteam. Jij bent echter de wereld van business development ingegaan. Maar ik ben benieuwd: wat wil je later worden?

Alexa Huston:

Dat is een goede vraag. Ik wil een geweldige moeder worden. Ik wil kinderen krijgen, maar ook blijven werken en actief blijven in de technologiesector. Daar krijg ik energie van en ik ben blij dat ik er nu deel van uitmaak.

Ik kan me alleen maar voorstellen hoeveel anders het er over vijf jaar uitziet. Maar ik wil ook een gezin stichten. Daar ben ik altijd gepassioneerd over geweest. Ik probeer alleen af te wegen wanneer het juiste moment daarvoor is.

Ben Aston:

Wat doet je moeder?

Alexa Huston:

Mijn moeder is persoonlijk assistent van een miljardair.

Ben Aston:

Wauw.

Alexa Huston:

Ja. Ze kreeg die baan aan het begin van het jaar. Het is een heel bijzondere en vreemde functie. Ik bezocht haar een paar weken geleden. Hij heeft verschillende ondernemingen, waaronder een fastcasualrestaurant met bizonvlees in Omaha, Nebraska. Jullie zouden het eens moeten proberen.

Ben Aston:

Wauw.

Alexa Huston:

Het is een interessante baan. Daarvoor werkte ze jarenlang als proeflezer en juridisch medewerker. Ze heeft geweldig werk geleverd door een carrière te combineren met het opvoeden van een gezin.

Ben Aston:

Kijk eens hoe goed je terecht bent gekomen, Alexa.

Alexa Huston:

Dat komt door mijn moeder.

Ben Aston:

Goed gedaan, Alexa’s moeder. Een shout-out naar Alexa’s moeder. Wat inspireert je nog meer? Wie inspireert je?

Alexa Huston:

Er zijn zoveel geweldige en inspirerende dingen. De laatste tijd ben ik geïnteresseerd geraakt in interieurontwerp en het stylen van mijn eigen huis. Ik heb mijn Pinterest-account de afgelopen zes maanden opnieuw leven ingeblazen en ben me gaan verdiepen in allerlei mooie dingen.

Dat inspireert me echt. Een van de dingen die ik thuis probeer te bereiken en die ook doorwerkt in mijn werk, is een ruimte eenvoudiger maken en opruimen. Zo probeer ik ook met prospects en het team te communiceren: hoe kan ik deze boodschap vereenvoudigen?

Of hoe kan ik de rommel om me heen verwijderen, of die nu fysiek of mentaal is?

Ben Aston:

Dat is een goed idee. Ik zou je nu naar mijn kantoor moeten laten komen. Mijn vrouw vroeg vandaag: “Waarom staat je bureau midden in de kamer?” Ik zei: “Omdat dat de enige plek is waar het past.” We voeren dus een discussie over de beste plek voor een bureau. Pinterest bestaat nog steeds, toch?

Alexa Huston:

Blijkbaar wel. Grappig dat je dat zegt, want ik dacht dat het voorbij was. Maar sinds ik het opnieuw ben gaan gebruiken, vind ik het geweldig. Het is beter dan ooit en er staan zoveel mooie, esthetisch aantrekkelijke dingen op. Vanuit het perspectief van mijn huis vind ik het geweldig.

Ik help ook een vriendin met haar aanstaande bruiloft. Vanuit het oogpunt van bruiloftsplanning is het heel handig. Het is daar een geweldige community.

Ben Aston:

Kijk eens aan. Ik was vroeger een pinner, maar ben er net als jij mee gestopt. Misschien wordt 2019 het jaar waarin ik weer begin te pinnen.

Alexa Huston:

Je weet maar nooit.

Ben Aston:

Los van Pinterest: is er iets dat je onlangs hebt ontdekt of gebruikt waarvan je dacht: “Dit is geweldig, iedereen moet hiervan weten?”

Alexa Huston:

Ja. Het sluit aan bij dat thema van eenvoud. Er is een tool genaamd Notion. Ken je die?

Ben Aston:

Nee.

Alexa Huston:

Het is geweldig. Het lijkt een beetje op een wiki, een soort Google Docs en een heel flexibele Asana-omgeving.

Ben Aston:

Juist.

Alexa Huston:

Het ontwerp is heel eenvoudig en je kunt het voor alles aanpassen. De gebruikersinterface is strak en er is een goede webapp, mobiele app en Mac-app. Ik zou het iedereen aanraden. Veel mensen vragen waar ze hun taken kunnen bijhouden, maar het maakt eigenlijk niet uit. Het antwoord is: waar je ze ook kunt terugvinden.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Notion is een goede plek voor takenlijsten en het plannen van reizen. Je kunt het professioneel en privé gebruiken, afhankelijk van wat je nodig hebt. Dus bekijk Notion eens.

Ben Aston:

Daar gaan we. De Notion-app. Mooi. Laten we het hebben over je artikel. Voor wie het nog niet heeft gelezen: Alexa schreef eerder een geweldig artikel over projectretrospectives. We bouwen vandaag op dat gesprek voort.

Alexa heeft een nieuw artikel geschreven over Agile-vergaderingen waarmee we projecten beter kunnen uitvoeren. We willen allemaal efficiënter en effectiever worden in de manier waarop we Agile-projecten uitvoeren. Scrum is behoorlijk voorschrijvend als het gaat om Agile-methodologieën en de vergaderingen die je moet houden.

In Scrum worden deze bijeenkomsten ceremonies genoemd. Alexa, wat vind je van dat idee? Waarom noemen we het ceremonies?

Alexa Huston:

Dat is interessant. Iemand moet dit misschien controleren, maar volgens mij kun je ze ceremonies blijven noemen; het is synoniem voor een vergadering of activiteit. Ik probeer Scrum als proces anders te bekijken dan Agile. Ik neem daar een meer aanpasbare houding in aan. Ik wil niet dat dit voorschrijvend klinkt, want dat is niet de bedoeling. Het idee is eenvoudig, maar moeilijk onder de knie te krijgen en goed uit te voeren. Je kunt niet simpelweg een recept volgen en precies het bedoelde resultaat krijgen zonder iets aan te passen.

Ben Aston:

Ja.

Alexa Huston:

Ik kan niet volledig meegaan in Scrum, omdat ik niet denk dat een volledig uitgewerkte Scrum-aanpak voor de meeste situaties realistisch is. Je moet die aanpassen aan je cultuur, organisatie en project.

Ben Aston:

Maar je hebt wel je Scrum Master-certificering behaald, toch?

Alexa Huston:

Ja. Ik ben vorig jaar gecertificeerd.

Ben Aston:

Toen je de cursus voor gecertificeerd Scrum Master volgde, vond ik het interessant dat de bijeenkomsten ceremonies worden genoemd. Scrum is erg voorschrijvend. Tijdens de cursus leer je de rollen, artefacten en ceremonies. Je moet die dingen doen; anders is het niet echt Scrum.

Alexa Huston:

Ja, dat is een goed punt. Het is inderdaad heel strikt en ik begrijp waarom. Om het goed te begrijpen, moet je je aan het script houden. Je moet het volledig kennen, zodat je kunt herkennen wanneer je moet aanpassen. Het doel van deze ceremonies is goed werk opleveren dat je kunt voorspellen, inspecteren en aanpassen. Dat is het hele idee achter Scrum.

Je hebt dus gelijk: tijdens de cursus is het erg voorschrijvend. Ik raad de cursus aan. Het kost niet enorm veel tijd of geld en helpt je het volledige verhaal te begrijpen: waarom Scrum bestaat en hoe je het kunt toepassen.

Ik moet lachen omdat Scrum natuurlijk voor softwareontwikkeling is bedoeld, maar de instructeur van mijn cursus zei dat hij thuis met zijn kinderen een Scrum-bord gebruikt voor andere taken. Dat is interessant.

Ben Aston:

Ik vraag me af waarop ze itereren: op het leven?

Alexa Huston:

Op het schoonmaken van hun kamer?

Ben Aston:

Maar deze ceremonies of Agile-vergaderingen zijn toch niet exclusief voor Scrum? Daarom begon ik met de opmerking dat we allemaal beter Agile willen werken. Scrum is een Agile-methodologie.

De onderwerpen die we bespreken zijn sprintplanning, stand-ups, sprintreviews en sprintretrospectives. We zetten overal het woord ‘sprint’ voor, maar ze hoeven niet exclusief voor Scrum te zijn, toch?

Alexa Huston:

Nee, dat klopt. Ik ben blij dat je dit benadrukt, want de kern van het artikel en de podcast is dat mensen zich niet moeten laten afschrikken door Scrum. Deze bijeenkomsten kunnen worden toegepast op elk soort Agile-team of project dat baat kan hebben bij deze vergaderingen.

Ben Aston:

Mooi. Laten we de vergaderingen bespreken. Kun je kort uitleggen wat sprintplanning inhoudt?

Alexa Huston:

Sprintplanning spreekt bijna voor zich. Je plant het werk dat je tijdens de sprint gaat uitvoeren, of de periode waarin je samen hebt bepaald waaraan je werkt. Het doel is ervoor te zorgen dat iedereen voorbereid is om de juiste dingen te doen.

Dat hangt van veel dingen af. Er moet een werkachterstand beschikbaar zijn voor het team, die volledig is gedefinieerd door de producteigenaar en belanghebbenden die input moeten geven. Daarna moet het werk waarschijnlijk op prioriteit worden geordend.

De sprintplanningvergadering bestaat zodat mensen kunnen onderhandelen en zeggen: “Op basis van deze variabelen en vereisten denk ik dat ik dit kan afronden. Dit neem ik op me.” Het team stemt daarmee in. Zo creëer je een sprintachterstand en een sprintdoel.

Het idee is dat iedereen samen overeenkomt dat we gedurende de komende twee weken, als dat de sprintduur is, deze dingen gaan afronden.

De vergadering bestaat uit twee delen. Eerst bekijk je de items in de productachterstand. Daarna bepaalt het team welke items naar de sprint gaan.

Ben Aston:

Wat is jouw ervaring hiermee? In je artikel schrijf je dat je voor sprintplanning ongeveer één uur per sprintweek moet rekenen. Voor een sprint van twee weken zou je dus een planningssessie van twee uur hebben.

Worden sprintplanningssessies in de praktijk vaak een discussie over scope of vereisten?

Alexa Huston:

Dat kan zeker.

Ter verduidelijking: volgens mij duurt de sessie twee keer de lengte van de sprint, uitgedrukt in uren. Als de sprint twee weken duurt, zou de vergadering maximaal vier uur mogen duren. Dat hoeft niet, maar het kan, omdat twee weken voldoende tijd is om te bepalen wat er gedaan kan worden.

Ben Aston:

Dus een vergadering van vier uur?

Alexa Huston:

Ja.

Ben Aston:

Hoe pak je dat aan?

Alexa Huston:

Je moet vooraf zorgen dat de acceptatiecriteria, vereisten en definitie van gereed voor elk backlogitem beschikbaar zijn. In een ideale wereld verloopt de vergadering dan goed.

Je opent het ticket, de producteigenaar loopt het door en het ontwikkelteam stelt vragen. Zo worden onduidelijkheden en aannames opgehelderd en begrijpt iedereen wat het item betekent.

De vergadering kan zeker uitlopen. Als er onvoldoende duidelijkheid is, probeer ik dat te markeren om later op terug te komen. We hoeven het item dan misschien niet in de sprint op te nemen.

Is het bedrijfskritisch, dan zorgen we ervoor dat we het later behandelen. Dat kan tijdens een volgende sprintplanningssessie of in voorbereidende sessies voorafgaand aan de sprintplanning. Als het niet kritisch is, geven we het meer tijd om duidelijker te worden.

Ben Aston:

Van alle vergaderingen is sprintplanning volgens mij de belangrijkste en ook de moeilijkste om goed te managen. De productachterstand, oftewel de lijst met werk dat je wilt of moet doen, moet goed zijn gedefinieerd door de projectmanager of degene die bepaalt wat er wordt gemaakt.

Tijdens de sprintplanning neem je die items en breek je ze op in taken. Dat is de sprintplanningsvergadering: een backlogitem naar de sprint halen en het opdelen in taken.

Als het item te vaag is en de definitie van ‘gereed’ niet duidelijk genoeg, kan de hele vergadering ontaarden in een discussie van een uur over één onbelangrijk item. Als projectmanager moeten we ervoor zorgen dat de productachterstand vooraf zo goed mogelijk is gedefinieerd.

Daarna moet je rekening houden met het aantal verhaalpunten en de verwachte inspanning. Soms bestaat de verleiding om tijdens de sprintplanning al de daadwerkelijke oplossing uit te werken. Maar het gaat erom de taken te bepalen die tijdens de sprint voor dat item moeten worden uitgevoerd.

De uitdaging is de discussie goed te doseren. Neem je iets op in de sprint zonder voldoende duidelijkheid, dan kan een ontwikkelaar later zeggen dat hij niet weet wat er moet gebeuren. Het is dus een lastige balans.

Alexa Huston:

Dat klopt. Het is de belangrijkste vergadering, maar ook de lastigste om iedere keer goed te doen. Ik moedig iedereen aan om werk op te delen in kleinere stukken. Breek grotere backlogitems op in gebruikersverhalen, werk ze uit en voeg bugs of andere geschikte items toe.

Hopelijk ken je de snelheid van je team. Je moet een uitgangssnelheid hebben waarvan je weet dat die doorgaans per sprint wordt behaald. Dat helpt bepalen hoeveel werk je echt kunt opnemen.

Houd ook rekening met vrije dagen, feestdagen en vakanties. Als er een grote sprintreview aankomt waarbij belanghebbenden aanwezig zijn, plan dan tijd in voor een repetitie. Hoe beter je voorbereid bent op sprintplanning, hoe beter dat is voor iedereen.

Ben Aston:

Hoe zorg je ervoor dat het team overeenstemming bereikt over hoeveel werk het in de sprint opneemt? In mijn ervaring willen mensen zo weinig mogelijk taken opnemen. Hoe stimuleer je ambitie?

Alexa Huston:

Ik heb ook sprintplanningssessies meegemaakt waarin we te veel werk aannamen. Soms onderschatten teamleden een item. Omdat ik niet over alle technische kennis beschik, kan ik dat niet altijd direct beoordelen, maar soms heb ik een onderbuikgevoel en vraag ik: “Weet je het zeker? Dit is een behoorlijk groot item.”

Ik probeer onderweg voortdurend te controleren hoe iedereen ervoor staat. Je hoeft niet tot het einde te wachten om te vragen of iedereen akkoord is. Doe tussentijdse controles: “We nemen dit item op. Voelt iedereen zich daar goed bij?” Ga daarna door naar het volgende item en blijf peilen hoe het team ervoor staat.

Teamleden kunnen verschillende meningen hebben. Laat iedereen uitleggen waarom ze denken dat het team wel of niet verder kan gaan.

Ben Aston:

Het is inderdaad een balans. Het is geweldig als je aan het einde van de sprint alles uit de sprintachterstand hebt afgerond. Je kunt altijd meer werk aan de sprint toevoegen, maar zonder een goed planningsproces met het hele team moet je opnieuw een mini-sprintplan maken.

Laten we het hebben over iets waarmee waarschijnlijk meer mensen vertrouwd zijn: de dagelijkse stand-up. Wanneer mensen zeggen dat ze Agile willen werken, bedoelen ze vaak simpelweg dat ze een dagelijkse stand-up willen houden. Voor sommigen staat dat symbool voor Agile. Hoe houd je stand-ups betekenisvol, nuttig en fris?

Vaak komt iedereen naar de stand-up en vertelt alleen wat hij gisteren deed. Niemand heeft blokkades en je vraagt je af wat het nut van de vergadering was. Wat zijn jouw tips?

Alexa Huston:

Ik heb zeker stand-ups meegemaakt waarin weinig inhoud zat. Dan moet je informatie naar boven halen, want de vergadering is waardevol. Ik heb ook stand-ups meegemaakt waarin ik mensen juist moest afremmen.

Het hoort geen statusvergadering te zijn waarin je regel voor regel alles bespreekt. We moeten nagaan of er iets in de weg staat van het werk dat nodig is om het sprintdoel te bereiken.

Om de stand-up fris te houden kun je soms een paar grappen maken. Ook helpt het om de verwachtingen opnieuw te verduidelijken en uit te leggen waarom deze vergadering bestaat. Als iemand weinig informatie deelt, kun je hem eraan herinneren dat bepaalde details belangrijk zijn of hem aanmoedigen meer te vertellen.

We hebben geëxperimenteerd met Duke Bot, een asynchrone tool voor stand-ups via Slack. Ik raad dat niet altijd aan, want er is veel waarde in fysiek of virtueel samenkomen. Maar asynchrone stand-ups geven het team meer flexibiliteit.

Duke Bot verzamelt de informatie en maakt er schriftelijke rapporten van. Je kunt rapporten genereren over de stand-up van iedereen. Als je meer informatie nodig hebt, kan dat een interessante manier zijn om die te krijgen, omdat alles wordt vastgelegd.

Ben Aston:

Een ander punt is dat je mensen moet herinneren aan het waarom. Als iemand een luie update geeft, kun je na afloop zeggen: “Kun je je voor de stand-up van morgen beter voorbereiden en meer details delen?”

Het gaat niet alleen om een statusupdate, maar om een peiling van de situatie. We willen obstakels die eraan komen zichtbaar maken. Dat vereist dat mensen nadenken.

Laten we het hebben over sprintreviews. Daar demonstreren we het werk dat tijdens de sprint is uitgevoerd. Doe je die meestal rechtstreeks met de klant of eerst intern?

Alexa Huston:

Traditioneel nodigen we onze klanten uit voor het hele proces. Ze zijn aanwezig bij de sprintplanning, bereiden backlogitems voor met onze producteigenaar en kunnen bij de stand-ups aanwezig zijn. Daarom wonen ze meestal ook de sprintreview bij.

Soms is er een grote release waarbij meer deelnemers aanwezig zijn, zoals externe belanghebbenden, managers of leden van andere ontwikkelteams. Maar dat is niet altijd de beste besteding van tijd. Iemand vertelde me onlangs dat ze elke twee weken bij elke sprintreview van ieder Scrum-team moet zitten. Dat kost haar een hele dag.

De sprintreview is een goede manier voor het team om te laten zien wat er is afgerond. Het werk moet voldoen aan de criteria en de definitie van gereed. Het is geen moment om het uitgevoerde werk te verdedigen. Het is een demonstratie waarin vragen kunnen worden gesteld en nieuwe backlogitems kunnen ontstaan.

Als Scrum Master of projectmanager is het belangrijk aanwezig te zijn en alles goed op te nemen. Als er nieuwe items ontstaan, zorg je ervoor dat die worden vastgelegd en later worden uitgewerkt.

Ben Aston:

Ik kan me voorstellen dat het vervelend is om een hele dag sprintreviews bij te wonen. Soms is de definitie van gereed niet duidelijk genoeg en worden dingen gedemonstreerd die duidelijk nog niet af zijn.

Een manier om de sprintreview efficiënter te maken, is duidelijke criteria vaststellen voor wat gereed betekent. Het werk moet volledig door kwaliteitscontrole zijn gegaan en volledig werken voordat je goedkeuring vraagt.

Alexa Huston:

Zorg ervoor dat dit aansluit bij de behoeften van alle anderen en bij de mijlpalen van het project. Het is nooit prettig om een sprintreview af te dwingen wanneer sommige of alle items nog niet volledig af zijn.

Ben Aston:

Dat is inderdaad deprimerend.

Alexa Huston:

Dat is het echt. Hopelijk demonstreert het team onderweg al zaken met kwaliteitscontrole, klanten en anderen. Idealiter heeft iedereen vóór de sprintreview het gevoel dat het goed gaat komen.

Ben Aston:

Laten we de laatste bijeenkomst bespreken: de retrospective. Officieel is dat eigenlijk geen ceremony, toch? Je hebt hier eerder over gesproken. Kun je een korte samenvatting geven?

Alexa Huston:

Ik klink misschien als een fan van sprintretrospectives, maar ze zijn geweldig. Het is niet echt een ceremony. Als je Agile begint toe te passen of een meer Agile-team wilt worden, is dit een goede plek om te beginnen, naast dagelijkse stand-ups.

Na afloop van de sprintreview, wanneer mensen van buiten het team zijn vertrokken, kijk je terug en vraag je: “Wat ging goed? Wat had beter gekund? Wat kunnen we anders doen om te verbeteren?” Er is altijd ruimte voor verbetering.

Deze bijeenkomsten zullen niet altijd perfect verlopen, en dat is prima. De retrospective geeft het team de kans om eerlijk te zijn en successen te vieren.

Als het team iets moeilijks heeft bereikt, laten we dat vieren. Benoem mensen positief vanwege hun samenwerking, probleemoplossend vermogen of flexibiliteit.

Waarschijnlijk zijn er ook zaken die onderweg naar voren kwamen en moeten worden aangepakt. Hopelijk zijn er concrete acties die het team kan uitvoeren. Als Scrum Master of projectmanager leg je de successen, verliezen en kansen vast.

Zorg ervoor dat mensen weten wie verantwoordelijk is voor concrete acties en dat het team daarmee instemt. Soms heeft iemand een legitieme suggestie die niet de aandacht van het hele team vereist. Dan verzamelt het team die suggestie en wordt achter de schermen bekeken wat die voor de betreffende rol betekent. De retrospective is bedoeld om het productteam stapsgewijs te verbeteren.

Ben Aston:

Dat is precies het punt: het gaat om stapsgewijze verbetering. Als je nieuw bent met Agile of Agile-er wilt werken, is de retrospective een geweldige plek om te beginnen.

De kern van Agile is itereren en stapsgewijze verbeteringen doorvoeren. We weten niet volledig wat de beste aanpak is. Combineer de dagelijkse stand-up met de retrospective en je hebt een goede manier om Agile-elementen in je werk te introduceren.

Alexa Huston:

Daar ben ik het mee eens.

Ben Aston:

Alexa, bedankt dat je bij ons was. Het was geweldig je vandaag te spreken.

Alexa Huston:

Bedankt dat je me hebt uitgenodigd.

Ben Aston:

Zoals ik aan het begin zei, verschijnt Alexa als een van onze DPM-experts in onze aankomende cursus digitale projectmanagement beheersen. Als je niet weet waar ik het over heb en je PM-training nodig hebt of meer wilt leren over Agile, ceremonies en vergaderingen, bekijk dan onze intensieve cursus van zeven weken.

De cursus bevat interactieve video's, wekelijkse lessen, opdrachten, groepsdiscussies en coachingssessies. Ga naar digitalprojectmanagerschool.com en schrijf je in voordat de cursus vol zit.

Wil je bijdragen aan het gesprek over Scrum-ceremonies, laat dan een reactie achter bij het artikel. Ga daarna naar het bronnengedeelte van digitalprojectmanager.com en naar de Slack-community, waar nog allerlei interessante gesprekken plaatsvinden. Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.