5 tips voor het beheren van meerdere projecten

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typfouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Galen Low Ik herinner me dat ik op mijn eerste werkdag als projectmanager enthousiast aankwam om meer te leren over dat ene project waaraan ik zou gaan werken. Maar het was niet slechts één project. Het waren er zes. En die opwinding sloeg al snel om in angst.

Hoe moest ik in hemelsnaam al die ballen in de lucht houden? Ik was hier niet voor opgeleid!

Naarmate de tijd verstreek, besefte ik dat dit voor projectmanagers geen uitzondering was, maar de norm. En het ging niet alleen om het beheren van meerdere projecten, maar ook om de stress en overweldiging die daarmee gepaard gingen.

Dus als jij een van de vele projectmanagers bent die, net als ik, op zoek zijn naar een betrouwbare manier om meerdere gelijktijdige projecten te beheren, blijf dan luisteren. We bespreken vijf tips om meerdere projecten effectief te beheren, zodat je niet langer je avonden en weekenden hoeft op te offeren.

Hallo allemaal, bedankt dat jullie luisteren. Mijn naam is Galen Low van The Digital Project Manager. Wij zijn een gemeenschap van digitale professionals met als missie elkaar te helpen vaardigheden en zelfvertrouwen op te bouwen en met elkaar in contact te komen, zodat we de waarde van projectmanagement in een digitale wereld kunnen vergroten. Wil je daar meer over horen, ga dan naar thedigitalprojectmanager.com.

Vandaag hebben we het over het vergroten van je capaciteit als projectmanager en over hoe je niet alleen kunt overleven, maar ook kunt floreren in een omgeving waarin je meerdere gelijktijdige projecten beheert.

Bij mij is vandaag de enige echte Elizabeth Harrin, oprichter van Rebel’s Guide To Project Management en auteur van verschillende boeken, waaronder “Managing Multiple Projects”, “Engaging Stakeholders on Projects”, “Customer-Centric Project Management” en verschillende andere veelgeprezen boeken over projectmanagement.

Elizabeth, wat fijn dat je vandaag te gast bent.

Elizabeth Harrin Heel erg bedankt voor de uitnodiging. Fijn om hier te zijn.

Galen Low Het is een eer. Ik volg je al een tijdje. Ik ben een beetje een fan van Rebel's Guide, dat voorheen Girl's Guide to Project Management heette. Ik vind geweldig wat je doet en kijk ernaar uit om erin te duiken.

Elizabeth Harrin Ik ben benieuwd wat je me gaat vragen. Ik denk dat dit geweldig wordt.

Galen Low Ik wil je uitgebreid ondervragen over het beheren van meerdere projecten, maar ik wil rustig beginnen. Misschien kunnen we eerst wat context geven aan onze luisteraars.

Veel mensen, waaronder veel van onze luisteraars, kennen je als de oprichter van Rebel's Guide to Project Management, dat eerder Girl's Guide to Project Management heette. Kun je vertellen waarom je hiermee bent begonnen en waar Rebel's Guide naartoe gaat?

Elizabeth Harrin Zeker. Je noemde al dat we de naam hebben veranderd. Dat deden we in januari van dit jaar. Voor luisteraars die dit in 2022 horen: aan het begin van 2022 hebben we de naam gewijzigd. Jarenlang heette het Girl's Guide to Project Management.

Ik ben ermee begonnen omdat ik altijd van schrijven heb gehouden. Toen ik begon te schrijven over projectmanagement waren er niet zoveel websites of blogs die spraken over de ervaringen van vrouwen als projectmanager. Er waren tijdschriften, conferenties, websites en dergelijke, maar als je naar de auteurs keek of naar wie er op panels en podia zat, waren dat voornamelijk mannen.

Dat was niet mijn ervaring met werken in projectmanagement. Ik werkte in een team dat gemakkelijk voor 50% uit vrouwen bestond, waarschijnlijk meer. Ik dacht dat ik iets te zeggen had over projectmanagement. Natuurlijk heb ik nooit namens alle vrouwen gesproken, maar ik dacht dat ik mijn ervaring als vrouw in projectmanagement kon delen.

Zo is het eigenlijk begonnen. De blog was voor mij een plek om over mijn werk, mijn rol en mijn carrière te praten. Er was ook nog een andere reden. Rond de tijd dat ik de blog begon, schreef ik ook mijn eerste boek. Ik las ergens dat auteurs een platform moesten hebben en dat we allemaal blogs zouden moeten hebben.

Daarom dacht ik dat het misschien een goede marketingtechniek was om een blog te starten, als manier om te oefenen met schrijven en mijn werk te publiceren.

Galen Low Eerlijk gezegd is dat een geweldige manier om ideeën te ontwikkelen. Jij hebt inmiddels meerdere boeken geschreven en ik nul, maar voor zover ik begrijp is het een enorme onderneming om te zeggen: ik ga een heel boek schrijven, honderden pagina's over dit onderwerp. Was de blog behalve marketing ook een manier om input te verzamelen?

Elizabeth Harrin Niet voor dit boek, maar voor eerdere boeken wel. Ik begon met een onderwerp of nam delen van artikelen die ik voor een boek had geschreven en werkte die verder uit. Toch zou je ervan opkijken.

Voor iemand die van schrijven houdt, is een boek schrijven inderdaad een enorme onderneming. Het gaat om ruim zestigduizend woorden. Ik praat momenteel met een paar mensen die een opleiding volgen en essays van twaalf- of vijftienduizend woorden moeten schrijven. Ze raken daar allemaal volledig door overweldigd.

En ik denk dan: eigenlijk is het moeilijker om iets korts te schrijven als je veel woorden tot je beschikking hebt. Als je iets heel bondigs moet schrijven, is dat lastiger. Dat weet je ook van het redigeren van blogberichten voor The Digital Project Manager: binnen een bepaald woordenaantal blijven is moeilijk.

Maar ik test inderdaad een deel van mijn ideeën uit op de blog.

Galen Low Dat vind ik geweldig. En je noemde je nieuwe boek Managing Multiple Projects. Ik moet het vragen: waarom is dit zo'n belangrijk onderwerp voor je?

Elizabeth Harrin Omdat er eigenlijk niets anders over bestond. Het begon toen ik een enquête hield en mensen vroeg waar ze aan werkten, om erachter te komen wat waardevol zou zijn voor bloglezers. Het beheren van meerdere projecten bleek iets te zijn wat iedereen deed.

Toen dacht ik: niemand heeft me geleerd hoe ik dit moet doen, maar ik doe het wel. En ik denk graag dat ik er behoorlijk goed in ben: alles beheren en alle ballen in de lucht houden. Daarom stelde ik een trainingsprogramma van zes maanden samen. Elke maand behandelden we een ander aspect van het beheren van meerdere projecten.

Ik heb de cursus daarna nog twee keer gegeven. Toen realiseerde ik me dat projectmanagementtraining ons meestal leert hoe we één project van begin tot eind beheren. Maar op je eerste werkdag krijg je vaak zes dingen tegelijk overhandigd. Het echte leven bestaat niet uit één project van begin tot eind beheren. De meesten van ons werken in digitale teams, bureaus of bedrijfsomgevingen en moeten meerdere zaken tegelijk beheren.

Dat vond ik een grote leemte. Daarom wilde ik onderzoeken hoe je slimmer kunt werken.

Galen Low Ik vind die observatie geweldig. Toen ik werd opgeleid, ging het ook over één project en wat je binnen dat project moest doen. Daarna kwam ik bij mijn eerste digitale bureau terecht en hoorde ik: er lopen twaalf projecten tegelijk, allemaal in verschillende fases. Daarnaast komen er drie nieuwe binnen. Kun je hiermee helpen? En dan moet je ook nog ondersteuning en onderhoud regelen.

De realiteit van het werk bestaat voor veel mensen uit een groot aantal projecten waarop je niet allemaal afzonderlijk kunt focussen.

Elizabeth Harrin Precies. Vanaf dag één heb je het gevoel dat je faalt, omdat je denkt dat je al die documenten moet invullen, alle vergaderingen moet houden, stakeholders moet betrekken en aan risicobeheer moet doen. In werkelijkheid ben je vooral bezig met vergaderen, brandjes blussen en alles opruimen wat elke dag op je bureau belandt.

Ik wilde strategieën samenbrengen die daarbij kunnen helpen. Niet alleen mijn eigen ideeën, maar ook onderzoek, enquêtes, casestudy's, citaten en anekdotes van anderen. Hopelijk is het boek daarmee een gids geworden voor hoe je niet verdrinkt in al je werk.

Galen Low In het boek en in onze gesprekken deelde je vijf tips om je hoofd boven water te houden en uiteindelijk niet alleen te overleven, maar ook te floreren. Kun je die vijf tips uitleggen?

Elizabeth Harrin Ten eerste: plan op basis van mijlpalen en leg vervolgens je mijlpalen over elkaar heen, zodat je één groot mijlpaalplan voor meerdere projecten hebt. Ten tweede: let op de afhankelijkheden tussen je projecten, want die overlappen waarschijnlijk meer dan je verwacht. Ten derde: richt governance voor meerdere projecten in, zodat je rapportages en vergaderingen kunt stroomlijnen.

Ten vierde: richt stakeholdermanagement voor meerdere projecten in en kijk naar je communicatiekanalen, zodat je alles kunt samenbrengen. En tot slot: word heel goed in het effectief beheren van je eigen tijd.

Galen Low Dat zijn allemaal goede, grote onderwerpen. Misschien makkelijker gezegd dan gedaan, maar je hebt een hele reeks technieken en tips verzameld uit je gemeenschap en je eigen ervaring.

Laten we ze één voor één bekijken. Wat betekent het in de context van meerdere gelijktijdige projecten om op basis van mijlpalen te plannen, en waarom zou iemand dat doen?

Elizabeth Harrin Stel dat je vijf of zes projectschema's hebt. Als je alle details hebt, is dat nuttig, maar het is moeilijk om alle details helder te houden wanneer er veel tegelijk gebeurt. Plannen op basis van mijlpalen helpt je het grotere geheel te zien.

Je hebt misschien nog steeds een gedetailleerd schema nodig, maar als je daarnaast een lijst hebt met de grote gebeurtenissen en belangrijkste activiteiten, kun je de mijlpalen van alle projecten naast elkaar bekijken. Dat helpt je je tijd te beheren, omdat je ziet wanneer de grote stappen plaatsvinden en wat er in al je projecten aankomt.

Je kunt bijvoorbeeld een spreadsheet maken met je projecten bovenaan en de datums aan de zijkant, of andersom. Vervolgens noteer je in de vakken zaken als: startbijeenkomst, belangrijke stakeholdervergadering, start van gebruikersacceptatietests, projectafsluiting, evaluatie of audit.

Je hoeft dit met niemand te delen. Maar zodra je de grote zaken van al je projecten hebt gegroepeerd, krijg je een matrix van hoe je leven er de komende maanden uit zal zien. Daardoor kun je beter plannen.

Als twee projecten tegelijk starten, kun je misschien vragen of één start met twee weken kan worden uitgesteld. Of als twee projecten tegelijk eindigen, kun je de afsluitende vergaderingen misschien combineren. Zo leer je door al je planningen samen te bekijken waar mogelijke knelpunten zitten.

Galen Low Honderd procent. Ik vind het geweldig dat je hulpmiddel zo eenvoudig kan zijn. Ik dacht eerst dat we ClickUp of Asana moesten openen en een overzicht van alle projectplannen moesten maken, met veel technologie en kosten. Maar die spreadsheetmethode met datums kan al voldoende zijn.

Elizabeth Harrin Het kan uitgebreid zijn, maar je kunt dit ook in tien minuten in een notitieboek doen.

Galen Low En hoe houd je dit bij wanneer projecten al lopen en zaken veranderen?

Elizabeth Harrin Je moet het flexibel houden. Alle projecten veranderen. Als je een maandelijks schema hebt gemaakt, moet dat worden bijgewerkt. Maar wanneer je iets eenvoudigs hebt, kun je relatief gemakkelijk wijzigingen aanbrengen en de gevolgen bekijken.

Het belangrijkste is zichtbaarheid. Als ik weet wat eraan komt, kan ik mijn maaltijden plannen, kinderopvang regelen, boodschappen laten bezorgen en andere kleine zaken organiseren die ons dagelijks stress bezorgen. Hoe meer je vooraf kunt voorbereiden, hoe kalmer en veerkrachtiger jij en je team verder kunnen gaan.

Galen Low Dat is een belangrijk punt. Het gaat niet alleen om je werk. Je privéleven, je gezin en alle andere verantwoordelijkheden hebben invloed op waarom je niet te veel mijlpalen tegelijk wilt plannen.

Elizabeth Harrin Tegenwoordig spreken we vaker over integratie van werk en privéleven dan over balans tussen werk en privéleven. Als je werk kunt integreren met hoe je wilt leven, wat belangrijk voor je is en welke waarden je hebt, ben je gelukkiger. We besteden zoveel tijd aan werk dat het een plek moet zijn waar we ons beste werk kunnen doen, niet een plek waar we voortdurend verdrinken.

Galen Low Laten we naar de volgende tip gaan: aandacht besteden aan afhankelijkheden. Wat is de meest voorkomende afhankelijkheid die je over het hoofd ziet bij het beheren van meerdere projecten?

Elizabeth Harrin Ik denk dat het om middelen gaat. Mensen kunnen niet alles tegelijk doen. Als dezelfde persoon aan meerdere projecten werkt, is er een neiging om geïsoleerd te plannen en te denken dat het wel goed komt. Plotseling raakt die persoon overbelast.

Het is daarom belangrijk om te weten welke mensen je voor je projecten inzet of van wie je input nodig hebt. Daarnaast ben je soms afhankelijk van projecten van anderen. Wanneer iets wat jij doet onderdeel wordt van het werk van iemand anders, moeten die afhankelijkheden zorgvuldig worden beheerd.

Galen Low Hoe pak je dat in de praktijk aan?

Elizabeth Harrin Door met mensen te praten. We hebben regelmatig overleg met projectteams en projectmanagers. We bespreken wie aan welke projecten werkt en wie dezelfde mensen of middelen nodig heeft.

Vraag aan het begin van je project aan de andere projectmanagers: ik sta op het punt dit werk te starten; heeft dat gevolgen voor jullie? Zodra je je bewust bent van de afhankelijkheid, kun je eromheen plannen.

Galen Low Ik vind het goed dat je benadrukt dat documentatie niet ingewikkeld hoeft te zijn.

Elizabeth Harrin Je hoeft geen ingewikkelde kaart te tekenen. Het kan een lijst zijn of gewoon iets in je notities. Elke afhankelijkheid kan een risico zijn. Als het zichtbaar is, kun je af en toe je aannames controleren: geldt dit nog steeds en liggen we nog op schema?

Galen Low Dat sluit mooi aan bij de volgende tip: governance voor meerdere projecten. Wat betekent dat in de praktijk?

Elizabeth Harrin Governance is de proceslaag rond controle en toezicht: ervoor zorgen dat je het juiste doet. Bij meerdere projecten kun je projectrapporten en stuurgroepen combineren, zeker wanneer de projecten dezelfde opdrachtgever of hetzelfde bredere werkgebied hebben.

Als je over meerdere projecten tegelijk met dezelfde stakeholders praat, kun je rapportages, risicobeheer en vergaderingen bundelen. Dat vermindert de hoeveelheid rapporten die je moet schrijven en maakt het voor stakeholders overzichtelijker.

Het belangrijkste is dat je governance aanpast zodat die eenvoudig en slim werkt. Blijf niet vastzitten aan wat er in studieboeken staat. Als je een beetje creatief bent, kun je tijd besparen, professioneler overkomen en meer waarde toevoegen.

Galen Low Waar kan iemand beginnen die nog geen formeel governancemodel heeft?

Elizabeth Harrin Begin met een stuurgroep of projectbestuur: een groep mensen die je kunt raadplegen en die je kan helpen bij besluitvorming. Maak rapporten, zelfs als je organisatie rapportages niet erg waardeert. Ze helpen je om later zichtbaar te maken wat je hebt bereikt.

Governance gaat uiteindelijk over eerlijkheid en transparantie: de waarheid vertellen over de staat van je project, hulp vragen wanneer dat nodig is en zorgen dat er een kader is waarin mensen je kunnen helpen.

Galen Low De volgende tip gaat over stakeholdermanagement en communicatie. Waarom is dat zo belangrijk?

Elizabeth Harrin Je communicatie en stakeholderbetrokkenheid op een samenhangende manier beheren over al je projecten heen sluit aan bij governance. Je kunt vergaderingen combineren, één briefing sturen in plaats van drie en informatie hergebruiken die een andere projectmanager al heeft verzameld.

Projecten worden door mensen uitgevoerd. Als je meer dan één project tegelijk hebt, kun je niet altijd alle communicatie doen die je zou willen. Door proactief te zijn, goede relaties op te bouwen en mensen niet te overspoelen met vergaderingen en berichten, vergroot je de kans dat ze betrokken blijven.

Galen Low Welke communicatie kun je wel en niet combineren?

Elizabeth Harrin Het gaat om maatwerk en slimme keuzes. Je kunt vergaderingen, projectrapporten, nieuwsbrieven en briefings combineren wanneer dat zinvol is. Maar als je te veel onderwerpen in één e-mail zet, beantwoorden mensen vaak alleen het eerste onderwerp. Daarom kan één onderwerp per e-mail soms beter zijn.

Galen Low Dan komen we bij de laatste tip: je eigen tijd effectief beheren. Wat betekent dat voor jou?

Elizabeth Harrin Slim werken en niet bang zijn om regels te doorbreken. Zoek naar wat je kunt hergebruiken en stroomlijnen. Hoe kun je werk verwijderen in plaats van dupliceren? Wat kun je één keer doen en vervolgens opnieuw gebruiken voor een ander project?

Er bestaat geen toverstaf die de werklast laat verdwijnen. Het gaat vaak om je houding tegenover het werk.

Galen Low Hoe kunnen projectmanagers voorkomen dat ze lange uren werken en hun privéleven opofferen?

Elizabeth Harrin Bepaal wat je bereid bent te accepteren. Als drie lanceringen in één week een eenmalige gebeurtenis zijn, doe je misschien wat nodig is. Maar als het een gewoonte wordt en de cultuur voortdurend bestaat uit brandjes blussen en last-minute werk, is dat giftig.

Je levensfase verandert ook. Toen ik jonger was, stak ik meer uren in mijn carrière. Nu heb ik een gezin en ben ik beter in het stellen van grenzen. Aan het einde van mijn werkdag stop ik. Het duurde lang voordat ik begreep dat dat prima is.

Je beoordeelt jezelf vaak aan de hand van wat anderen doen, maar je weet niet altijd waarom zij dat doen. Dus als je naar huis wilt, ga dan gewoon naar huis.

Galen Low Ik vind dat geweldig. Geen aannames doen over anderen en ook niet automatisch denken dat overwerken iets is om na te streven.

Elizabeth Harrin We zouden dat niet moeten nastreven. Projectmanagement kent pieken en dalen. Er zijn drukke periodes en rustigere periodes. Flexibiliteit is waardevol, maar we moeten niet in de val lopen dat we altijd beschikbaar moeten zijn of dat we altijd moeten werken omdat we dat kunnen.

Het is belangrijk om comfortabel te worden met uitschakelen en te beseffen dat jij én je organisatie er baat bij hebben wanneer je de volgende dag uitgerust begint.

Galen Low Heb je nog een belangrijke tijdmanagementtip?

Elizabeth Harrin Wees vriendelijk voor jezelf en gebruik je tijd verstandig. Plan e-mails op momenten waarop mensen waarschijnlijk aan hun bureau zitten. Houd rekening met de verantwoordelijkheden van anderen. En plan je maaltijden. Ik gebruik mijn projectmanagementvaardigheden zelfs voor maaltijdplanning.

Galen Low Een productbacklog met maaltijdideeën.

Elizabeth Harrin Precies. Ik heb een notitieboek.

Galen Low Elizabeth, enorm bedankt dat je hier was en je kennis met ons hebt gedeeld. Als mensen meer willen leren over jou en je boek, waar kunnen ze dan terecht?

Elizabeth Harrin Ze kunnen naar mijn website gaan: elizabeth-harrin.com/mmp. Daar staat alle informatie en kunnen ze bekijken waar ik nog meer mee bezig ben.

Galen Low En hoe kunnen mensen meer leren over Rebel's Guide to Project Management?

Elizabeth Harrin Ga naar rebelsguidetopm.com. Daar vind je ook links naar Facebook en andere plekken waar je me op sociale media kunt vinden.

Galen Low Geweldig. Daar heb je het. Bedankt, Elizabeth. Dit was erg leuk.

Elizabeth Harrin Bedankt dat ik te gast mocht zijn. Het was geweldig om vandaag met je te praten.

Galen Low Wat denk jij?

Is het beheren van meerdere projecten een vaardigheid die je door ervaring en tijd moet opbouwen? Of kunnen de juiste hulpmiddelen en technieken je helpen om georganiseerd te blijven en niet overweldigd te raken?

Vertel ons jouw verhaal: wat is het grootste aantal gelijktijdige projecten dat je hebt beheerd en hoe hield je het overzicht?

Laat je gedachten achter in de reacties hieronder!

Wil je je vaardigheden als strategisch projectleider aanscherpen? Sluit je dan aan bij onze gemeenschap!

Ga naar thedigitalprojectmanager.com/membership voor toegang tot een ondersteunende gemeenschap die kennis deelt, complexe uitdagingen oplost en samen de toekomst van ons vak vormgeeft.

Van uitgebreide sjablonen en maandelijkse trainingen die je tijd en energie besparen tot ondersteuning van collega's via ons Slack-kanaal, community-evenementen en mastermindgroepen: lid zijn van onze gemeenschap betekent dat meer dan duizend mensen achter je staan terwijl je je loopbaan in digitale projectoplevering ontwikkelt.

Als je hebt genoten van deze aflevering, abonneer je dan en blijf op de hoogte via thedigitalprojectmanager.com.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren.